第十章郵件處理

1、郵件處理 1教學(xué)策劃教學(xué)目的：了解收取郵件及發(fā)出郵件處 理過(guò)程的步驟和方法；教學(xué)重點(diǎn)：收取郵件處理過(guò)程的步驟和 方法；教學(xué)難點(diǎn)：郵件的恰當(dāng)呈送及輔助工作。2一、引言郵件與文件。各種信件、印刷品、郵包等，象電報(bào)、電傳、傳真都屬于郵件的范圍。 辦公室的主要工作是對(duì)信息的處理：接收信息、記錄信息、整理信息、發(fā)出信息四個(gè)環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)都與處理郵件有著極為 密切的關(guān)系。 3處理郵件簡(jiǎn)單的工作：郵件的收取、分類、拆封、登記、閱理、分送等；復(fù)雜的工作：對(duì)收到的郵件中所包含的信息作出準(zhǔn)確的判斷，并在此基礎(chǔ)上作出正確的反應(yīng)。-辦理4收取郵件處理過(guò)程的步驟和方法(重點(diǎn)） （一）分類方法：、按姓名分；2、按部門(mén)分；

2、3、按重要性分A 看姓名或單位;B 有特殊郵寄標(biāo)記;C 電報(bào)、電傳、傳真等郵件;D 私人郵件（美國(guó)） 。5（二）拆封1、郵件的拆封： 2、拆封后的檢查：3、標(biāo)注日期。 6、誤拆郵件的處理、停止閱讀。、按原樣折好、裝好。、在信封上貼一張字條，注明“誤拆”，并簽上名字。、盡快送交收信人。并當(dāng)面致歉。、吸取教訓(xùn)7誤投郵件的處理1、劃去錯(cuò)誤的地址，“該地址不對(duì)?！?、“誤拆”，自己姓名的縮寫(xiě)。3、封好退回。8（三）登記1、郵件登記表：92、預(yù)期收到郵件登記表：10（四）閱理（難點(diǎn)）秘書(shū)在分發(fā)郵件之前，必須要對(duì)郵件再次分類，主要是按由誰(shuí)處理的標(biāo)準(zhǔn)分：1、必須呈送給經(jīng)理處理的 ；2、必須轉(zhuǎn)送給有關(guān)部門(mén)或人

3、員處理； 3、按職責(zé)規(guī)定必須留下由秘書(shū)自己處理的。111、呈送郵件給經(jīng)理處理（重點(diǎn)）呈送給經(jīng)理前，應(yīng)做好下面5件事：1）再次閱讀。確保只有老板可以受理。2）附上參考資料。 3）標(biāo)出重點(diǎn)。 4）做旁注。 5）分類。分三類：A.優(yōu)先處理的（電信類郵件）； B.例行的（普通郵件）；C. 印刷品（報(bào)紙、雜志、廣告） 12呈送“文件夾”還要注意（簡(jiǎn)）1）要一事一夾。2）不要越級(jí)呈送。3）要在領(lǐng)導(dǎo)剛上班時(shí)呈送。4）文件材料較多時(shí)，要讓領(lǐng)導(dǎo)細(xì)看。5）領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)束時(shí)，要及時(shí)反饋。13 簽收： 復(fù)印： 將提示條貼在信件上或填郵件轉(zhuǎn)送單： 填郵件傳閱單： 你A你B你C 你 設(shè)計(jì)一份表格2、轉(zhuǎn)送給有關(guān)部門(mén)或人員處理

4、： 143、經(jīng)理不在時(shí)郵件的處理 原則：做好職責(zé)范圍內(nèi)的事。1）弄清變動(dòng)。 2）轉(zhuǎn)送他人。 3）自己處理。 4）填郵件摘要表。5）請(qǐng)示經(jīng)理。）把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如41、42、43)。 ）積壓的信件分袋存放標(biāo)注。 15（五）分送分發(fā)要及時(shí)，具體有三個(gè)要求：1）每天的分發(fā)次數(shù)必須與郵局每天投遞的次數(shù)一致。2）每次收到郵件后最慢也應(yīng)該在一小時(shí)之內(nèi)分發(fā)出去。3）每次分發(fā)郵件的時(shí)間也必須相對(duì)固定。16二、發(fā)出郵件、折疊信紙： 1）一般信封：三等分，文字朝內(nèi)。2）小號(hào)信封：先二等分，然后三等分。3）開(kāi)窗信、帳單信：三等分，上頭文字朝外，下頭文字朝內(nèi)。 17、信封的打?。?收信人姓名、地址 寄信人姓

5、名、地址 特殊的郵寄標(biāo)記 18英文信封（簡(jiǎn)）第1行：收信人姓名（全名）及尊稱。第2、3行：?jiǎn)挝幻Q（全稱）小 大，即部門(mén) 公司，但現(xiàn)在也有變化。第4行：街區(qū)地址（小 大），但也有例外的。第5行：城市名稱（完整）、郵編。 第6行：國(guó)家。 19最好用黑色的色帶；用規(guī)范的印刷體；英文信：左側(cè)對(duì)齊； 傳統(tǒng)首字母大寫(xiě)，或全部字母大寫(xiě)都可以； 字與字間空12字，郵編前空多些25字；用規(guī)范的信封。 信封打印要注意的問(wèn)題20、最后的檢查五項(xiàng)（包括信封、信紙）：一、檢查簽名。二、檢查地址。三、檢查郵寄標(biāo)記。四、檢查附件。五、檢查抄送標(biāo)記。 選擇發(fā)送方式21三、電子郵件1、發(fā)送 e-mail：“主題”欄要一目了然。注意尊敬、有禮、及時(shí)、保密。 2、接收 e-mail：每天檢查一次、及時(shí)刪除垃圾、下載有用文件、注意防止病毒。22電子郵件中的禮儀 1、內(nèi)容簡(jiǎn)單明了 2、語(yǔ)意清楚3、避免情緒化用詞4、適當(dāng)?shù)囊?5、記得署名 6、文法/錯(cuò)別字檢查 23