有效主導(dǎo)會(huì)議課件

1、有效主導(dǎo)會(huì)議回想最近開(kāi)的會(huì). 受邀出席的人未出席 與會(huì)者遲到或早退 與會(huì)者心不在焉想自己的事 眾人不發(fā)語(yǔ) 會(huì)議被某個(gè)人所誤導(dǎo) 會(huì)議毫無(wú)結(jié)果 會(huì)議只在重覆上回會(huì)議的主題 會(huì)議時(shí)間隴長(zhǎng) 兩手空空來(lái)開(kāi)會(huì)會(huì)議情形如果你的答案是 哇 ! 好準(zhǔn)喔! 這表示你是個(gè)不會(huì)開(kāi)會(huì)的不及格AE1 會(huì)議前準(zhǔn)備2 如何召開(kāi)及主持會(huì)議3 如何結(jié)束會(huì)議與追蹤工作4 會(huì)議技巧與工具5 會(huì)議中常見(jiàn)問(wèn)題開(kāi)會(huì)也有大學(xué)問(wèn)1 會(huì)前準(zhǔn)備Q : 每次開(kāi)會(huì)我總是不知道要準(zhǔn)備什麼,該怎麼辦?第一步 擬定議程你想做什麼？會(huì)議內(nèi)容要如何安排才最有效該邀請(qǐng)哪些人來(lái)開(kāi)會(huì)會(huì)議主題：該開(kāi)哪個(gè)會(huì)? 會(huì)議內(nèi)容：活動(dòng)目的、策略方向、 創(chuàng)意概念、媒體計(jì)劃、預(yù)算分配

2、等會(huì)議主持人： 誰(shuí)主持?與會(huì)者： 準(zhǔn)備好擋箭牌 定心丸只有細(xì)心的做好事前安排跟計(jì)畫(huà)才不會(huì)驚慌!第二步 設(shè)定目標(biāo) 是否達(dá)成你的目標(biāo)得到你要的答案？是你評(píng)估會(huì)議成敗的標(biāo)準(zhǔn) 目標(biāo)不必過(guò)大，把希望會(huì)議能達(dá)到的目標(biāo)寫(xiě)成一句話 例如：在三者中選出一種，並擬出落實(shí)提案的策略；釐清活動(dòng)目的及策略方向.等1 會(huì)前準(zhǔn)備Q : 開(kāi)會(huì)是有開(kāi)會(huì) ,可是好像沒(méi)有解決問(wèn)題!STARBUCKS技巧 : 請(qǐng)問(wèn)你要點(diǎn)中杯還是大杯? 選擇題比給申論題的好! 不但有效率還可以減少對(duì)方思考時(shí)間第三步 分配時(shí)間 會(huì)議最好不超過(guò)小時(shí)，最好在四十分鐘內(nèi)達(dá)成共識(shí) 會(huì)議主持人須擬出每個(gè)討論項(xiàng)目所需花費(fèi)時(shí)間，正確地估算總時(shí)間 時(shí)間分配須讓與會(huì)者知

3、道，以便控制使會(huì)議更有效率 1 會(huì)前準(zhǔn)備Q : 總覺(jué)得開(kāi)會(huì)的時(shí)間好長(zhǎng) 很沒(méi)有效率!今天要討論的重點(diǎn)有 1.2.3.開(kāi)會(huì)前先將整個(gè)會(huì)議確認(rèn)事項(xiàng)說(shuō)明好 可以更有效的控制時(shí)間不要太貪心的想利用次會(huì)議解決所有問(wèn)題1 會(huì)前準(zhǔn)備Q : 主管老是喜歡加班開(kāi)會(huì),辦公室沒(méi)冷氣好熱喔!第四步 該在何時(shí)開(kāi)會(huì) 自上午9:3011:30及3:005:00是人的體能及精神的高峰期，適合安排創(chuàng) 意及需要?jiǎng)幽X的會(huì)議 下午1:003:00大多數(shù)人都會(huì)感覺(jué)欲振乏力，所以適合安排輕度創(chuàng)意 會(huì)議及例行管理會(huì)議盡量利用上午時(shí)間開(kāi)會(huì)頭導(dǎo)清晰效率高會(huì)議主持人 Tips小幫手 至少提前二十四小時(shí)哈會(huì)議通知，並且附上與會(huì)者應(yīng)該為開(kāi)會(huì)事先閱讀與

4、準(zhǔn)備的資料 在進(jìn)行會(huì)議前仔細(xì)思考自己需要什麼 準(zhǔn)備前去開(kāi)會(huì)時(shí)，再次確認(rèn)自己已經(jīng)帶齊所有必要的東西 扺達(dá)會(huì)議室時(shí)，迅速地確認(rèn)會(huì)場(chǎng)設(shè)備 行銷部會(huì)議議程日期： 開(kāi)會(huì)時(shí)間：上午S點(diǎn)結(jié)束時(shí)間：上午Y點(diǎn)目的： 預(yù)期成果： 與會(huì)者：A B C D會(huì)議流程：10:0010:20 RRR10:2110:45 OOO10:4510:55 CCC10:5511:00 PP1 會(huì)前準(zhǔn)備 - 總結(jié)1 會(huì)議前準(zhǔn)備2 如何召開(kāi)及主持會(huì)議3 如何結(jié)束會(huì)議與追蹤工作4 會(huì)議技巧與工具5 會(huì)議中常見(jiàn)問(wèn)題開(kāi)會(huì)也有大學(xué)問(wèn)2 召開(kāi)及主持會(huì)議Q 開(kāi)會(huì)的時(shí)候身為主持人的我,該要注意哪些小細(xì)節(jié)呢?你必須至少提前五分鐘抵達(dá)會(huì)議室如果有資訊或設(shè)

5、備要準(zhǔn)備，須提早十分鐘到場(chǎng)如果你對(duì)會(huì)議室不熟悉，抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間最好再早一點(diǎn)點(diǎn)頭必要時(shí)精簡(jiǎn)重述或總結(jié)對(duì)方的話正面的回應(yīng) 發(fā)問(wèn)，甚至可以挑戰(zhàn)對(duì)方幫助其他人發(fā)展意見(jiàn)保持中立開(kāi)放會(huì)議主持人的主要責(zé)任 維持適當(dāng)?shù)臅?huì)議節(jié)奏 循序漸進(jìn)地處理每個(gè)議程項(xiàng)目 說(shuō)明每個(gè)議程項(xiàng)目 進(jìn)行該項(xiàng)目討論該討論聚焦在議程項(xiàng)目上確認(rèn)大家都了解該項(xiàng)目的任何決議 鼓勵(lì)所有成員充分地參與2 召開(kāi)及主持會(huì)議Q 如何有效掌控會(huì)議順暢進(jìn)行? 按照議程進(jìn)行會(huì)議 共享資源針對(duì)每個(gè)議程，主持人應(yīng)該把資料盡量提供給與會(huì)者資訊應(yīng)避免太大量並且應(yīng)該是已經(jīng)整理過(guò)的在資訊提供者或主持人提出資訊後，主持人應(yīng)詢問(wèn)與會(huì)者是否有補(bǔ)充資料指揮討論開(kāi)啟討論：若遇與會(huì)者發(fā)

6、言不踴躍，主持人可以詢問(wèn)一些開(kāi)放式問(wèn)題管理參與：主持人應(yīng)鼓勵(lì)與會(huì)者表達(dá)不同觀點(diǎn)意見(jiàn)讓討論聚焦：有技巧的主持人可判斷是否容許彈性和對(duì)會(huì)議有幫助的離題結(jié)束討論達(dá)成決議檢驗(yàn)決議：如果與會(huì)者即將達(dá)成共識(shí)，主持人必須先行檢驗(yàn)這項(xiàng)決議，並且能以完整的句子說(shuō)明這項(xiàng)決議計(jì)劃行動(dòng)協(xié)助與會(huì)者決定該為這項(xiàng)決議採(cǎi)取種行動(dòng)如果可能，透過(guò)共識(shí)確立應(yīng)採(cǎi)取行動(dòng)的時(shí)間指派負(fù)責(zé)人員明確指出行動(dòng)應(yīng)有什麼樣的成果會(huì)議主持人應(yīng)該做好總結(jié)動(dòng)作1 會(huì)議前準(zhǔn)備2 如何召開(kāi)及主持會(huì)議3 如何結(jié)束會(huì)議與追蹤工作4 會(huì)議技巧與工具5 會(huì)議中常見(jiàn)問(wèn)題開(kāi)會(huì)也有大學(xué)問(wèn)3 結(jié)束會(huì)議與追蹤工作Q 開(kāi)完會(huì)後要怎麼做總結(jié)呢?總結(jié)重點(diǎn)、決議、行動(dòng)和任務(wù)主持人應(yīng)簡(jiǎn)

7、短說(shuō)明： 會(huì)議的重點(diǎn)任何協(xié)議和決議任何分派的任務(wù)、完成時(shí)間、期望草擬下次會(huì)議的議程這些任務(wù)自然會(huì)成為下次會(huì)議的議程 ，所以要追蹤規(guī)劃屆時(shí)應(yīng)完成的任務(wù)。敲定下次會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)表達(dá)感謝主持人應(yīng)感謝那些在會(huì)上進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)、 提出報(bào)告、需要事前準(zhǔn)備的與會(huì)者 所做出的任何貢獻(xiàn)那些未盡全力貢獻(xiàn)的人，能在下次 會(huì)議上更努力記錄與分發(fā)會(huì)議記錄正確的會(huì)議記錄：決議事項(xiàng)、負(fù)責(zé)該行動(dòng)項(xiàng)與會(huì)者、預(yù)期成果發(fā)出記錄：24小時(shí)內(nèi)寄出將議程、會(huì)議記錄及其他重要文件歸檔理想的收尾工作1 會(huì)議前準(zhǔn)備2 如何召開(kāi)及主持會(huì)議3 如何結(jié)束會(huì)議與追蹤工作4 會(huì)議技巧與工具5 會(huì)議中常見(jiàn)問(wèn)題開(kāi)會(huì)也有大學(xué)問(wèn)找出問(wèn)題的癥結(jié)5個(gè)為什麼分析Q：企劃案為

8、什麼遲交？A：我在使用軟體時(shí)發(fā)生問(wèn)題Q：為什麼使用軟體時(shí)會(huì)發(fā)生問(wèn)題？A：因?yàn)檎也坏绞謨?cè)Q：為什麼會(huì)找不到手冊(cè)？A：因?yàn)槭謨?cè)在各個(gè)辦公室傳來(lái)傳去Q：手冊(cè)為什麼會(huì)在辦公室裡傳來(lái)傳去？A：因?yàn)闆](méi)有一個(gè)集中的地方收拾手冊(cè)反覆問(wèn)為什麼必須視情況而定，若問(wèn)題還可以繼續(xù)延下去，還可以討論到預(yù)算、意願(yuàn)或其他問(wèn)題4 會(huì)議技巧與工具發(fā)想點(diǎn)子腦力激盪腦力激盪的目的是鼓勵(lì)創(chuàng)意思考，發(fā)想出各種的點(diǎn)子，這些點(diǎn)子可以是概念、解決方向、或是思考時(shí)的任何想法。 主持人先介紹主題 開(kāi)始發(fā)言，主持人抄寫(xiě) 刪去及分類 串連Ex：主題：聖誕節(jié)活動(dòng)紅色、聖誕樹(shù)、下雪、冬天、火、熱情、雪橇、火鍋、烤爐、圍巾、滑雪、阿爾卑斯山、北海道、禮物、火雞.等4 會(huì)議技巧與工具組織、分析六頂思考帽讓所有與會(huì)者跨出平時(shí)的思考模式，幫助他們形成對(duì)情勢(shì)更完整的全貌了解白帽 把焦點(diǎn)放在既有的資訊上，觀察能從中獲得什麼紅帽 用情緒、直覺(jué)和反應(yīng)來(lái)考慮問(wèn)題，也試著感覺(jué)其他人對(duì)此問(wèn)題會(huì) 有怎麼樣的情緒反應(yīng)黑帽 檢驗(yàn)議題中所有可能的負(fù)面部份，必須批判、謹(jǐn)慎和防禦黃帽 考慮議題中所有的好處，積極地思考綠帽 放任創(chuàng)意自由發(fā)展 藍(lán)帽 思考過(guò)程，而不是議題本身4 會(huì)議技巧與工具1 會(huì)議前準(zhǔn)備2 如何召開(kāi)及主持會(huì)議3 如何結(jié)束會(huì)議與追蹤工作4 會(huì)議技巧與工具5 會(huì)議中常見(jiàn)