從采購作業(yè)來談降低成本課件

1、請多指教從采購作業(yè)來談降低成本1.成本結(jié)構(gòu)2.采購作業(yè)流程3.從內(nèi)稽內(nèi)控看采購4.從采購作業(yè)來談降低成本. 從采購作業(yè)來談降低成本 - 主題4成本制度建立的步驟8(一)確定生產(chǎn)流程(二)確定采用分批或分步成本(三)確定成本 責(zé)任 中心(四)產(chǎn)品分類(五)產(chǎn)量統(tǒng)計(六)用料統(tǒng)計(七)人工統(tǒng)計(八)制造費用統(tǒng)計. 成本標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定1.標(biāo)準(zhǔn)的定義: 在最理想的作業(yè)情況下, 所設(shè)定之最經(jīng)濟、最高效率下的最低成本。2.成本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按成本要素材料、人工及制造費用三類分別訂定。制造成本三要素(一)直接原料成本(二)直接人工成本(三)制造費用成本 制造成本比例(一)直接原料成本(二)直接人工成本(三)制造費用成本

2、 65%15%25%成本差異發(fā)生原因之追查71.材料用量差異原因2.材料價格差異3.人工工作時間差異4.工資率差異5.制造費用預(yù)算差異:系實際費用與實際工作時間下與標(biāo)準(zhǔn)費用間的差異。 6.制造費用能量差異:系由于生產(chǎn)設(shè)備未能充分利用引起。7.制造費用效率差異: 系由于工作時間不符標(biāo)準(zhǔn)所引起, 與直接人工成正比, 故其差異原因同人工工作時間差異。.直接原料成本降低庫存減少浪費及報廢降低進料價格.流程圖采購管理作業(yè)范圍 企業(yè)使用之材料請購、采購有關(guān)之作業(yè)、采購方式之設(shè)訂、作業(yè)方法、供應(yīng)廠商選定、 調(diào)查/評鑒/考核、采購記錄、詢價、議價、訂購、進度控制等。 供應(yīng)廠商的選定與撤銷和資料建立4-1 (一

3、)供應(yīng)廠商資料來源大致可從電話簿、工廠名錄、報章雜志、工會名冊中查得, 必要時也可從外貿(mào)協(xié)會或其它相關(guān)機構(gòu)中洽詢。 (二)各項材料設(shè)定之供應(yīng)廠商至少應(yīng)有三家(特殊狀況如獨家供應(yīng)或總代理除外)之資料, 采購部門登載于供應(yīng)廠商資料卡, 經(jīng)采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后列入詢購對象。供應(yīng)廠商的選定與撤銷和資料建立4-2 (三)內(nèi)購供貨商之選定, 由采購人員會同生管 品管 技術(shù)部門人員實地了解廠商生產(chǎn)設(shè)備制程、產(chǎn)能、品質(zhì)水準(zhǔn)、品管情形, 填報協(xié)立廠商設(shè)定評核表, 經(jīng)篩選后, 呈（并附供應(yīng)廠商資料卡）總經(jīng)理核準(zhǔn)后列入采購對象。 (四)已設(shè)定之供應(yīng)廠商, 因交貨品質(zhì)不良、交期無法配合需要、停止?fàn)I業(yè)或由復(fù)查廠商作業(yè)中發(fā)現(xiàn)

4、重大異常等因素, 應(yīng)予撤銷, 由采購人員以簽呈記明具體異常原因呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后撤銷設(shè)定。商業(yè)談判在商業(yè)談判上要獲得最佳結(jié)果，最有效的策略并非強硬的態(tài)度，而是要求對方提出更好的條件。 談判技巧14-1 1.帶一點瘋狂酌量情勢； 2.高目標(biāo)達成要求； 3.裝得小氣一點讓步要慢； 4.不以大權(quán)在握的口吻進行談判；談判技巧14-25.不要輕易亮出底牌；6.運用競爭的力量；7.伺機喊暫停；8.當(dāng)心快速成交談判進行太快；談判技巧14-3 9.出奇不意在過程中改變方法、論點或步驟；10.兵臨城下的大膽做法，進行相逼；11.柔性哀情戰(zhàn)略；12.積砂成塔，小利也是利；談判技巧14-413.要有耐心、耐性，不要期望

5、對方立刻接受你 的新構(gòu)想；14.不要逼對方走投無路，總要留點余地；談判規(guī)則談判規(guī)則沒有哪一方是失敗者，雙方都是勝利者。非追求數(shù)學(xué)最小公倍數(shù) ；而是最大公約數(shù)。部門請購來源如下: 1.來自客戶訂單RUN MRP 2.來自銷售計劃RUN MRP 3.來自計劃性用料預(yù)先核算 4.來自研發(fā)試產(chǎn)RUN MRP 5.來自受托加工RUN MRP 請購作業(yè) 提出需求 10-1請購作業(yè) 提出需求 10-2部門請購來源如下: 6.來自批號備料結(jié)轉(zhuǎn)請購單 7.來自不足材料資料維護 8.來自不足成品(半成品)維護 9.來自安全存量結(jié)轉(zhuǎn)請購單 10.自行Key-In請購單控制重點1.物管人員是否依業(yè)務(wù)產(chǎn)銷計劃，確實擬定

6、生產(chǎn)企劃表，有無遺漏，所計算之需求數(shù)量是否正確。2.訂購單是否經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)，修改時亦同。3.供貨商之回復(fù)結(jié)果，是否經(jīng)物管人員確認無誤。4.業(yè)務(wù)需求變化時，是否立即將結(jié)果反應(yīng)于生產(chǎn)企劃表與量產(chǎn)計劃表與相關(guān)部門。5.供貨商因故無法準(zhǔn)時交貨，生企部門有否將結(jié)果反應(yīng)業(yè)務(wù)部門，進行協(xié)調(diào)。依據(jù)資料供應(yīng)廠商調(diào)查/評鑒/考核表生產(chǎn)企劃表量產(chǎn)計劃表請購單采購單檢查庫存一、作業(yè)程序 采購前應(yīng)先檢查請購之商品品名、規(guī)格、廠牌有無庫存品或替代品可替代。二、控制重點 是否有相同之庫存品未查覺而重購材料造成存貨呆滯。一般性請購一、作業(yè)程序 非材料生產(chǎn)為工程用料、零配件、機器設(shè)備、個人計算機軟硬件等請購，應(yīng)為各部門提出申

7、請，并依申請之品名數(shù)量，相關(guān)計算機請購須會簽IT部門，才能進行請購。一般性請購二、控制重點 1.一般性請購須權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)，是否須會簽相關(guān)部門再進行采購。 2.是否定期檢討請購單有無延遲采購情形，請購數(shù)量應(yīng)符合經(jīng)濟采購量要求。 3.緊急采購是否經(jīng)常發(fā)生，事后有無補開請購單，并應(yīng)追究其發(fā)生原因是否合理。采購作業(yè)查詢供貨商資料2-1 一、作業(yè)程序1.材料采購：調(diào)閱過去供貨商與采購作業(yè)，并確認記錄是否更新與最正確價格。2.一般性采購： (1)調(diào)閱供貨商資料，了解過去采購及詢價記錄。 (2)進行詢價與議價。3.重要采購合約簽訂前須經(jīng)法律專家同意對公司無不良之影響。采購作業(yè)查詢供貨商資料 2-2二、 控制

8、重點1.材料采購：承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購廠商數(shù)量、型號須經(jīng)主管核準(zhǔn)，并確認資料是否完整，供應(yīng)、數(shù)量、價格是否考慮周詳。2. 一般性采購： (1)無采購記錄或有二家以上不同報價是否須征詢公司相關(guān)單位。 (2)請購之?dāng)?shù)量、金額是否有權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。3.是否建立可完全配合之協(xié)力廠商。 采購方式 一、作業(yè)程序 依材料管理辦法，決定應(yīng)用下列何種方式購買： 1.訪價： 金額較小，不需書面比價，但仍以訪價方式向最低價廠商購買。 2.議價、 比價：依議價、比價程序辦理，并召開議價會議。二、控制重點 1.依議價、比價辦法辦理，于召開議價會議時，應(yīng)有會計或稽核人員在場。 決定訂購事項 一、作業(yè)程序 1.由承辦人

9、員備妥資料及預(yù)擬訂購廠商數(shù)量、辦法等經(jīng)主管核準(zhǔn)后采購。二、控制重點 1.查詢供貨商記錄是否詳實。 2.價格資料收集是否完整。 3.預(yù)擬訂購廠商數(shù)量及價格考慮是否周詳。 更新記錄 一、作業(yè)程序 1. 將不同購買方式之訂購及詢價資料鍵入供貨商資料中。二、控制重點 1.請購單是否確實經(jīng)核準(zhǔn)。 2.采購人員應(yīng)建立完整之采購及廠商資料。 3.常備物品則在合約期限終止前，可先詢價。 4.新料品之詢價對象以現(xiàn)有供應(yīng)廠商為優(yōu)先考慮。 5.為便于管理，應(yīng)建立可完全配合之協(xié)力廠商。 進口作業(yè) 需結(jié)匯者申請信用狀準(zhǔn)備提貨 結(jié)匯還款 提貨 記帳 需結(jié)匯者一、作業(yè)程序 1.由采購單位計算結(jié)匯所需金額，并將所需金額申請表

10、及各類憑證一并送交主管人員核準(zhǔn)。 2.預(yù)付外購款依訂單號碼或L/C號碼逐案控制。二、控制重點 1.預(yù)付費用入帳、轉(zhuǎn)銷、收回及調(diào)整時所應(yīng)附之原始憑證是否經(jīng)核準(zhǔn)、內(nèi)容是否合理。 2.應(yīng)將進口結(jié)匯之有關(guān)原始文件、合約、憑證，核對無誤后始簽付支票。 3.己付款原憑證是否蓋付訖章，付款憑單是否有領(lǐng)款人簽章，以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。申請信用狀 一、作業(yè)程序6-11.準(zhǔn)備相關(guān)文件向銀行申請開立信用狀。2.銷售者須提供PROFORMA INVOICE。3.依采購條件，是否有進口保險單。4.開發(fā)信用狀應(yīng)避免下列條款： (1)開立保兌(CONFIRM)信用狀。 (2)押匯手續(xù)由買方負擔(dān)。 (3)可裝運于甲板板

11、上。 (4)信用狀可轉(zhuǎn)讓。 (5)指定開狀銀行或押匯銀行。 (6)可憑倉庫收據(jù)(尚未裝船)押匯等。申請信用狀 一、作業(yè)程序6-2 5.應(yīng)以采購要求及銀行合約開立信用狀。 6.上述手續(xù)無誤且無超過銀行之授信額度等。 準(zhǔn)備提貨2-1 一、作業(yè)程序 1.進出口于接獲預(yù)定到港通知后，通知報關(guān)行。 2.進出口接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預(yù)先安排人員搬運人員及存置位置。 3.財務(wù)單位于知悉預(yù)定結(jié)匯還款日后，安排調(diào)度各項財務(wù)資源，準(zhǔn)備結(jié)匯。準(zhǔn)備提貨 2-2二、控制重點 1.提貨時物品若有損壞或短少，有無立刻請公證機構(gòu)公證。 2.倉庫、財務(wù)、會計或采購單位彼此聯(lián)系是否良好。 結(jié)匯還款 一、作業(yè)程序 1.檢核利

12、息計算是否正確。 2.結(jié)匯費用是否依銀行之收費標(biāo)準(zhǔn)。二、控制重點 1.是否有結(jié)匯費用不符規(guī)定者或金額不符之情形。 2. 浮動匯率發(fā)生溢繳時，余款是否辦妥繳還。 提貨 一、作業(yè)程序及控制重點1.每一項費用是否有合理憑證；額外項目應(yīng)查核原因是否合理。2.核算各項計算方式是否合理，計算起迄日期是否正確。3.實收數(shù)量少于裝運數(shù)量，注意有無辦理索賠；實收數(shù)量少于公證數(shù)量時，有無向貨運公司提出索賠。4.應(yīng)將同一進口采購案之有關(guān)原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。 記帳 一、作業(yè)程序1.請款條件審核無誤后，制作傳票記入臺帳。2.傳票及有關(guān)憑證交由出納開立支票；支票經(jīng)簽章后交由負責(zé)人申請開立信用狀。二、控制重

13、點1.原始文件、憑證、合約核證無誤后始簽付支票。2.預(yù)付帳款(本國幣部份)之支付應(yīng)規(guī)定以支票;美金部份應(yīng)以電匯或美金支票為主要支付方式，但受款人必須以訂單上之出售人為限。3.支付傳票是否有領(lǐng)款人簽章。 驗收作業(yè)廠商交貨 一、作業(yè)程序 廠商于交貨日備妥送貨資料、發(fā)票于指定地點交貨。 點收 一、作業(yè)程序1.卸貨完畢后，倉儲人員應(yīng)依過秤單核對其重量或依計數(shù)方式核對數(shù)量。2.點收無誤后，應(yīng)將收貨資料鍵入計算機。 檢驗 一、作業(yè)程序1.收料后，倉運人員通知檢驗部門辦理檢驗，非生產(chǎn)性材料應(yīng)通知使用部門檢驗。2.材料檢驗規(guī)范應(yīng)包括：取樣樣品數(shù)、依材料使用性質(zhì)之重要性列出檢驗項目、各檢驗項目之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及可接受

14、范圍。3.檢驗稍形加以說明，做為收用與否之參考。二、控制重點1.貨品依性質(zhì)決定是否需檢驗。2.需經(jīng)試車驗收者依合約書行之。 入庫記錄 一、作業(yè)程序檢驗合格時，檢驗部門應(yīng)將檢驗結(jié)果鍵入計算機，并由倉儲辦理入庫。 請款 一、作業(yè)程序 1.檢驗合格時，檢驗部門應(yīng)將檢驗結(jié)果通知倉儲。倉儲應(yīng)將驗收單、發(fā)票等轉(zhuǎn)送采購部門辦理請款。二、控制重點 1.如屬分批收料時，儲運人員應(yīng)在訂購單上注明分批收料日期、數(shù)量。 2.發(fā)票之品名、規(guī)格、數(shù)量、金額與送貨單及驗收單及訂單應(yīng)相符。 3.非原料性驗收時應(yīng)會同請購部門及相關(guān)部門辦理。 索賠 一、作業(yè)程序 若檢驗不合格，則依規(guī)定辦理退換貨、扣款或索賠之手續(xù)。二、控制重點

15、自國外購進之貨品抵港時，若數(shù)量不符或有損壞事項，應(yīng)請公證行出具證明以辦理索賠。 與合約不符作業(yè) 一、控制重點7-11.各項違約是否依規(guī)定處理。2.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，則其交貨日期應(yīng)以調(diào)換補送到達日期為準(zhǔn)。3.非因人力所能抗拒之災(zāi)害而申請逾期免罰者，是否事后立即檢具之認可證件。4.申請延期交貨，其原合約有保證人者，是否征得保證人之同意。與合約不符作業(yè) 一、控制重點7-2 5.依事實不能依購合約所訂裁決者，其違約案件，是否經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)。 6.所交貨品之品質(zhì)、規(guī)格與合約不符，但可使用者，如因急需勉予驗收使用，應(yīng)經(jīng)權(quán)責(zé)主管事前認可，按規(guī)定扣款或減價處理。 7.如因檢驗不合格退回更換，或因故

16、申請延期交貨，必須事前報請公司相關(guān)主管同意，并確定逾期罰款或其它處理辦法。付款作業(yè) 請款 核對 入帳 開立支票 蓋印 領(lǐng)款 請款2一、作業(yè)程序 1.倉儲部門于辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)驗收合格后，應(yīng)將驗收單及發(fā)票轉(zhuǎn)送采購部門請款。 2.采購部門收到倉儲轉(zhuǎn)來之請款憑證，查核無誤后，即按付款之條件填妥支出憑證黏存單，經(jīng)主管簽核后轉(zhuǎn)會計部門審核。請款2 二、控制重點 1.國內(nèi)采購案是否于辦妥驗收手續(xù)后，檢齊憑證申請付款。 2.付款時，是否經(jīng)過事前審核，審核條件相符后，方簽付入帳。 3. 對交貨延期罰款及品質(zhì)不良扣款之列計，是否經(jīng)詳細核對，確認合理。 核對一、作業(yè)程序 會計部門經(jīng)上述審核程序后，若有不合規(guī)定

17、或異常之情事者，應(yīng)反應(yīng)之。二、控制重點 依會計事務(wù)處理辦法處理 入帳2-1一、作業(yè)程序1.請款程序無誤后，制作傳票。2.于每月固定日期整理貨款單據(jù)交由出納開立支票。入帳2-2二、控制重點1.確定有關(guān)核準(zhǔn)付款之內(nèi)部控制是否執(zhí)行良善。2.是否定期復(fù)核應(yīng)付帳款明細表之沖銷情形，如有已屆支付期限而未付款或性質(zhì)不明者，應(yīng)追查其原因。3.應(yīng)付帳款如有借方余額時，應(yīng)予追查其原因。4.應(yīng)付帳款之支付應(yīng)規(guī)定以支票。5.是否定期調(diào)節(jié)應(yīng)付帳款明細帳與總帳。6. 月底結(jié)帳前進貨待驗或正進行驗收中，帳入暫估應(yīng)付款者，應(yīng)密切注意期后沖帳情形。 開立支票 一、作業(yè)程序1.出納收到支出傳票后應(yīng)注意其支付程序是否齊全。2.支票

18、送蓋印鑒章時，應(yīng)在支出傳票上注明銀行帳戶、支票號碼及日期。3.支票之到期日應(yīng)配合付款條件。 蓋印 一、作業(yè)程序1.將填妥支票送權(quán)限主管審核后交印鑒保管人員蓋章。2.需先審核各項憑證是否經(jīng)主管簽核，始可蓋章。領(lǐng)款2-1一、作業(yè)程序1.付款之時間出納部門可視作業(yè)情況而排之，其方式有：掛號郵寄、定期(每個月之10、20等)、隨時。領(lǐng)款2-2 二、控制重點1.支付傳票是否有領(lǐng)款人簽章，原始憑證上應(yīng)蓋付訖章，以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。2.查閱是否有已收料，并經(jīng)檢驗合格之貨品尚未入帳者3.核對年度終了日后至查核日止，應(yīng)付帳款之償付情形。4.出納付款時，應(yīng)核對支付憑證之金額是否與支票上之金額相同。5.交貨期罰款及品質(zhì)不良罰扣之列計，須經(jīng)過詳細核對，確認合理。6.領(lǐng)款日期與列帳日期相距很久者，應(yīng)查明原因。 材料價格差異16-1(1).市價變動。(2).進料數(shù)量不按標(biāo)準(zhǔn)采購量辦理。(3).達最低存量時, 未及請購, 致