民國(guó)檔案數(shù)字化研究與思考

1、民國(guó)檔案數(shù)字化研究與考慮隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)的迅速開展及其在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,社會(huì)信息流通的根底構(gòu)造發(fā)生了根本性的變化,檔案數(shù)字化的建立勢(shì)在必行。民國(guó)檔案年代長(zhǎng)遠(yuǎn),記載著民國(guó)社會(huì)歷史的原貌,反映著民國(guó)社會(huì)開展的軌跡。將館藏民國(guó)檔案數(shù)字化,對(duì)于繼承和保護(hù)人類珍貴的文化財(cái)富,無(wú)疑是最有意義的。為此,筆者就檔案數(shù)字化建立作粗淺的討論,與檔案界同行交流,以推進(jìn)檔案數(shù)字化的安康開展。一、檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化就是將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)展數(shù)字化。它利用掃描、照相及其他數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、將紙質(zhì)及其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息(模擬形式)轉(zhuǎn)換成可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字形式的過(guò)程。數(shù)字化檔案

2、的最大特點(diǎn)是可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng),徹底改變檔案的利用方式,促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息效勞職能轉(zhuǎn)變。二、檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題近些年來(lái),為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案的管理與利用效勞,檔案界對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)展了理論研究,同時(shí)全國(guó)各地的一些檔案館也開展了積極的嘗試,但是在檔案數(shù)字化過(guò)程中也面臨著一些問(wèn)題。1.標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字化建立標(biāo)準(zhǔn)和高效的保障,是穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化建立的基矗但目前檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建立還處在簡(jiǎn)單、孤立、單個(gè)的狀態(tài),還沒(méi)有形成完好的體系。全國(guó)檔案數(shù)字化無(wú)相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),不同檔案部門數(shù)據(jù)構(gòu)造格式不統(tǒng)一,盡管可以通過(guò)大量的元數(shù)據(jù)來(lái)克制這樣不一致的問(wèn)題,

3、但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下檔案信息的高效率共享。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的缺位與滯后,已成為制約檔案數(shù)字化建立的瓶頸;檔案管理軟件低程度與數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象,已成為阻礙檔案數(shù)字化開展的阻力。2.優(yōu)選問(wèn)題長(zhǎng)期以來(lái),受歷史檔案“片紙只字不得銷毀思想影響,在民國(guó)檔案接收進(jìn)館過(guò)程中,采勸有文必收,有檔定管的態(tài)度,永久保管。這樣,不免將內(nèi)容極具一般的事務(wù)性文件、零散性文件、重復(fù)性文件與表達(dá)民國(guó)時(shí)期機(jī)關(guān)主要職能的業(yè)務(wù)性文件交織在一起,這種“魚龍混雜,玉石不分的館藏現(xiàn)象,造成了“館藏的虛腫,內(nèi)容的龐雜,影響著館藏檔案的優(yōu)化管理。在當(dāng)前檔案數(shù)字化工作中哪些內(nèi)容優(yōu)先數(shù)字化,哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化,哪些全宗暫緩數(shù)字化等,這些問(wèn)題都很難明確。

4、極端的做法是盡其所能通過(guò)鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備等將其內(nèi)容全部數(shù)字化。目前,二史館共收藏有940多個(gè)全宗,計(jì)180多萬(wàn)卷檔案,排架長(zhǎng)度達(dá)5萬(wàn)余米,繞南京城墻1.5周,假如將這些檔案全部數(shù)字化,需耗時(shí)20年。3.檢索問(wèn)題檔案信息檢索是館藏檔案數(shù)字化根底工作的重中之重。數(shù)字化的館藏檔案,不僅應(yīng)該是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化整理的,而且是建立了能與全文數(shù)字化信息鉤鏈檢索的案卷級(jí)或文件級(jí)機(jī)讀目錄。因此,必須處理好館藏檔案實(shí)體整理中的遺留問(wèn)題,完善案卷級(jí)目錄的主題提醒和加強(qiáng)文件級(jí)目錄的編制以及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。三、檔案數(shù)字化對(duì)象的界定民國(guó)檔案數(shù)量浩繁,而資金和人力資源相對(duì)有限,檔案數(shù)字化不可能一步到位。因此,我們應(yīng)該從實(shí)

5、際出發(fā),采取優(yōu)先原那么進(jìn)展檔案數(shù)字化。一是館藏珍貴檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶,從保護(hù)人類歷史遺產(chǎn)和搶救的角度出發(fā),這些特藏應(yīng)該成為數(shù)字化的首選對(duì)象。二是瀕危、經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)具有重要保存和使用價(jià)值的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國(guó)時(shí)期歷史進(jìn)程、社會(huì)變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。三是具有館藏特色的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。選擇本館獨(dú)有、特有的資源進(jìn)展檔案數(shù)字化,可以突出自己的特色,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和共享。四是利用率高、需求大、開放的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅可以發(fā)揮館藏檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,而且有利于對(duì)檔案原件的保護(hù)。二史館在長(zhǎng)期的館藏建立中形成了自己

6、的核心館藏,它們形成時(shí)間早、影響范圍廣、使用價(jià)值大、利用頻率高。早在上世紀(jì)六十年代,老一代檔案工作者為適應(yīng)當(dāng)時(shí)形勢(shì)的需要,從實(shí)體館藏150萬(wàn)卷,700多個(gè)全宗的根底上,精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價(jià)值檔案的全部,卻是二史館館藏最為核心檔案的一局部,成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點(diǎn)的檔案。我們應(yīng)該在尊重前人勞動(dòng)成果根底上,將這些檔案優(yōu)先進(jìn)展數(shù)字化運(yùn)作。四、檔案數(shù)字化建立1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)由于館藏檔案歷史跨度大,數(shù)量多,早期檔案整理編目工作較粗,目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量不高。例如案卷過(guò)大過(guò)厚,目錄籠統(tǒng)不準(zhǔn)確,不能反映卷內(nèi)內(nèi)容或只反映局部?jī)?nèi)容等,造成大量有價(jià)值的信息沒(méi)有

7、被提醒出來(lái),降低了檔案利用的效益。2022年4月我館正式啟動(dòng)館藏檔案數(shù)字化掃描工作,先期將教育部全宗和內(nèi)政部全宗進(jìn)展整理編目,共計(jì)36931條目錄,比原來(lái)增加了6000多條,解決了局部案卷過(guò)厚、標(biāo)題不準(zhǔn)確、檔案著錄項(xiàng)缺失(如形成時(shí)間、責(zé)任者不詳、事由不清)等問(wèn)題,使整理后案卷標(biāo)題標(biāo)準(zhǔn),主題明晰,可以全面反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。然后將這些優(yōu)質(zhì)目錄和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng),形成的新案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量大為進(jìn)步。同時(shí),也為今后數(shù)字化全文掃描準(zhǔn)確掛接,為檔案利用者快速和準(zhǔn)確查詢提供了重要保證。2.紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)對(duì)檔案原文進(jìn)展光學(xué)掃描,以圖片格式或光學(xué)字符進(jìn)入計(jì)算機(jī),形成圖像文件

8、。之后可用r識(shí)別軟件,將掃描后的圖像文件轉(zhuǎn)換成文本文件。掃描系統(tǒng)參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響,其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的明晰度和復(fù)原效果。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮,包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同,采用不同的分辨率。否那么,有的幅面明晰度好;有的幅面那么明晰度差。對(duì)大幅面的表冊(cè)和地圖等檔案資料進(jìn)展分塊掃描,形成的多幅圖像,要即時(shí)合并為一個(gè)完好的圖像,防止遺忘,以保證檔案資料數(shù)字化圖像的整體性。3.多媒體檔案數(shù)字化(1)照片檔案數(shù)字化?？刹捎靡韵聝煞N方法進(jìn)展輸入,一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計(jì)算機(jī)中的磁盤上,然后將

9、照片采用壓縮文件格式進(jìn)展縮小,解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問(wèn)題。另一種方法是采用數(shù)碼相機(jī)對(duì)照片進(jìn)展拍攝,圖像存貯在相機(jī)的磁盤上,再將圖像下載到計(jì)算機(jī)的硬盤或光盤上。對(duì)照片檔案進(jìn)展掃描轉(zhuǎn)換,照片檔案掃描采用圖形格式,一般格式為jpg、tiff,并且采用較高的分辨率,便于日后沖洗和印刷利用。(2)聲像檔案數(shù)字化。主要是對(duì)錄音帶、錄像帶進(jìn)展數(shù)字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進(jìn)展模數(shù)轉(zhuǎn)換,音頻數(shù)據(jù)采用p3、av等格式存儲(chǔ),視頻數(shù)據(jù)采用peg、v等格式存儲(chǔ)。(3)對(duì)數(shù)碼照相機(jī)和攝像機(jī)產(chǎn)生的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案,那么可直接進(jìn)入對(duì)應(yīng)的多媒體檔案管理系統(tǒng)。(4)檔案縮微品的數(shù)字轉(zhuǎn)換。使用縮微

10、膠片掃描儀進(jìn)展掃描,直接將縮微膠片轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào),防止再對(duì)紙質(zhì)原件進(jìn)展重復(fù)掃描。4.實(shí)現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的掛接通過(guò)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和掃描文件的快速掛接,系統(tǒng)就可初步實(shí)現(xiàn)對(duì)目的檔案的全文檢索。然而,真正意義上的全文檢索,不僅應(yīng)該構(gòu)建功能完備的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù),而且可以集成數(shù)據(jù)庫(kù)檢索技術(shù)、全文檢索技術(shù)、圖像內(nèi)容檢索技術(shù)以及數(shù)字化音頻和視頻信息的檢索技術(shù)等。由于數(shù)字化檔案要求必須與檔案原件完全一致,然而目前的數(shù)字轉(zhuǎn)換、識(shí)別技術(shù)又不能完全滿足這一要求,因此,要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全文檢索,還有待技術(shù)的進(jìn)一步開展。5.開展網(wǎng)上利用效勞檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng),面向應(yīng)用,建立“活性,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用,為用戶提供更好的效勞。五、完畢語(yǔ)檔案數(shù)字化是對(duì)檔案部門的挑戰(zhàn),也給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)。面對(duì)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,我們要勇于擔(dān)負(fù)起社會(huì)使命,以優(yōu)化理論為指導(dǎo),以用戶需求為導(dǎo)向,以檔案利用為目的,加快檔案數(shù)字化建立的進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)“資源共享、保護(hù)檔案、傳承歷史的愿景目的。注釋:熊飛,熊艷.城建檔案數(shù)字化建立j.城建檔案,2022(2):12-13.趙寧燕等.檔案數(shù)字化建立危機(jī)j.蘭臺(tái)世界,2022(10):6-7.王素