時(shí)間管理從執(zhí)行者的角度看執(zhí)行力優(yōu)選資料

1、時(shí)間管理 從執(zhí)行者的角度看執(zhí)行力從執(zhí)行者的角度來研究執(zhí)行力是目前管理思想的普遍著眼點(diǎn)所在， 大多數(shù)管理思想都是 在研究 執(zhí)行者如何提升執(zhí)行力。我們先簡單的講一個(gè)真實(shí)的管理故事。伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯。舒瓦普曾會(huì)見效率專家艾維。利，會(huì)見時(shí)，舒瓦普說 他自己懂 得如何管理，但事實(shí)上公司不盡如人意。他說： 應(yīng)該做什么，我們自己是清 楚的。如果你能 告訴我們?nèi)魏胃玫貓?zhí)行計(jì)劃，我聽你的，在合理范圍內(nèi)價(jià)錢由你定。 艾維。 利說可以在 10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西使他的公司的業(yè)績提高至少50%.然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說： 在這張紙上寫下你明天要做的最重要的六件 事。 過了一會(huì)又說： 現(xiàn)在用數(shù)

2、字表 明每件事情對(duì)于你和你的公司的重要性次序。 這 花了大約 5 分鐘。艾維。利接著說： 現(xiàn)在把這張報(bào)紙放進(jìn)口袋。明天早上第一件事情就是把這張紙 條拿出 來，做第一項(xiàng)。著手辦第一件事， 直至完成為止。 然后用同樣方法對(duì)待第二件事， 第三件 事直到你下班為止。如果你只做完第一件事情，那不要緊。你總是做著最重要的事情。艾維。利又說： 每一天你都要這樣做。 你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑之后， 叫你公司的人也這 樣干。 這個(gè)實(shí)驗(yàn)?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫?然后給我寄支票來， 你認(rèn)為值 多少就給我多少。 整 個(gè)會(huì)見不到半個(gè)鐘頭。幾個(gè)星期之后，舒瓦普給艾維。利寄去一 張 25 萬美元的支票，還有一封 信。信上說那

3、是他一生中最有價(jià)值的一課。五年之后，這個(gè)當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠。故事的目這是個(gè)真實(shí)的故事，舒瓦普和艾維。利是我個(gè)人比較欣賞的兩個(gè)人。顯然，講這個(gè)的并不是要介紹這兩個(gè)人給大家認(rèn)識(shí)。 我們現(xiàn)在的話題是 執(zhí)行力 中的一部分 時(shí)間管理。那么，艾維說的這個(gè)方法是什么呢？為什么會(huì)有這么大效果呢？ 在座的各位老總，時(shí)間管理的困惑不僅在舒瓦普身上有，我們身上也經(jīng)常發(fā)生。 我們是不是越來越覺得時(shí)間不夠用呢？是不是總覺得該做的沒時(shí)間做， 可身邊的事又特別的多， 總覺得無法從瑣事中擺脫 出來呢？ 作為企業(yè)高層， 我們思考的更多的應(yīng)該是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃， 是企業(yè)將來的事情， 可是 當(dāng)我們上班

4、的時(shí)候， 卻總是被這個(gè)人、 那件事無情打擾， 我們根本就沒有一段自己獨(dú)立 的時(shí)間去思考我們?cè)撓攵冀K沒時(shí)間想的問題，始終都被陷入到 現(xiàn)在 的瑣事之中?？墒窍掳嗪笥钟欣掀?、孩子，這個(gè)事情、那個(gè)事情，我們還是沒時(shí)間。 不光是我們，很多老總都是這樣，而且一般而言，我們的職位越高，權(quán)力越大，這 種痛苦也就越大。在與老總們交流的過程中， 我喜歡問同一個(gè)問題： 你覺得你最頭疼的事情是什么？ 到今天為止，答案都是統(tǒng)一的，就是時(shí)間管理問題。如何做好時(shí)間管理呢？一、 ?時(shí)間管理法則再回到剛才提到的那個(gè)故事中來，我們一起分析一下，艾維到 底講的是什么方法？艾維的話中反復(fù)強(qiáng)調(diào)了這么幾個(gè)詞： 6 件事、重要次序和明天

5、。實(shí)際上，針對(duì)這個(gè)故事， 或者說是案例， 管理界已經(jīng)總結(jié)和提煉出了相應(yīng)的更完備 的時(shí)間 管理法則，他們分別是： 6 件事法則、要事法則和 15 分鐘法則。？ ?6 件事法則： 1 天中選擇 6 件最重要的事情，而且是這 1 天最需要完成的 6 件事，其它事情先暫時(shí)放 放，在這一天中， 把絕大多數(shù)精力都放到這 6 件事情上；？ ?要事法則：選擇好 6 件事 后，先從這 6 件事中選出 最重要最緊急的事情放在首位， 接著再在剩下的 5 件事中，選 出最重要最緊急的事情， 這樣一 步步就把辦這 6 件事情的時(shí)間順序排出來了， 我們?cè)谧?其中任何一件事情的時(shí)候，都是在做當(dāng) 時(shí)最重要最緊急的事情；？ ?

6、15 分鐘法則：以上 這些事情盡量安排在前一天下班的時(shí)候完成，只 要我們每天下班前抽出 15 分鐘做好明 天的 6 件事 和 要事 ，效率就能成倍提升。以前人們 總是在說 一日之際在于晨 ，現(xiàn) 在更多人喜歡說 一日之際在于昨夜 ，就來源于此。這就是時(shí)間管理法則。?時(shí)間管理原理上面提到的時(shí)間管理法則大家覺得有道理嗎？有啟發(fā)嗎？覺得可行嗎？呵呵，覺得有道理，有啟發(fā)是正常的，可是，覺得就這樣就 可行 了，我就有保留 意見了還是前面提到的管理思想很難落地的第二個(gè)主觀原因：只要就心理，只要 我們公司 每個(gè)人都能嚴(yán)格按照時(shí)間管理法則辦事，我們公司整體的執(zhí)行力至少能提高50%.這句話本身沒錯(cuò)，可是，這個(gè) 只

7、要卻真的很難實(shí)現(xiàn)。這個(gè)法則，在 100 年前，舒瓦普推行下去了，而且取得了成功?？墒?，你考慮過這 么幾個(gè) 問題沒有：舒瓦普的企業(yè)和你的企業(yè)真的一樣嗎？條件有多少是相同的呢？舒瓦普當(dāng)年為了推行這個(gè)法則又是怎么做的呢？又采取了哪些關(guān)鍵性的措施或者法則呢？更重要的是， 100 年前的美國和 100 年后的中國環(huán)境差異有多大？在那時(shí)可行的法 則，現(xiàn) 在到我們這就也能行嗎？如何才能行呢？在大家思考這些問題的同時(shí)，我再給大家介紹一下舒瓦普的伯利恒鋼鐵公司的現(xiàn)狀： 2001年，美國第三大鋼鐵公司伯利恒鋼鐵公司 10月 15日宣布，由于廉價(jià)進(jìn)口鋼 材的沖擊 和9。11 恐怖襲擊事件導(dǎo)致鋼材需求進(jìn)一步下降等原因

8、，該公司已于當(dāng)天 向紐約一家法院申請(qǐng)破產(chǎn)保護(hù)。2003年，新華網(wǎng)華盛頓 1月 6日電美國國際鋼鐵集團(tuán) 6日表示，有意收購美國伯 利恒鋼鐵 公司，并將由此組建北美地區(qū)最大的鋼鐵公司。大家現(xiàn)在有什么感受？我在和老總們交流的時(shí)候， 經(jīng)常提到 管理三元素 ，喜歡把管理者比作劍客， 因?yàn)?管 理不能僅僅停留在理論上， 真正的好管理一定是在實(shí)戰(zhàn)中得以體現(xiàn)的。 正如劍客， 他在實(shí)戰(zhàn)中需要一把劍，劍本身只能作為工具，如果你不會(huì)劍招，那么你的劍越鋒利，可 能傷你的 就越深。同樣，同一把劍，同一個(gè)招式，不同的劍客使出來，效果可能有天壤之別，問題就 在于不 同的人擁有的內(nèi)功不一樣，所以，管理中，同樣的方法，在別人企

9、業(yè)里能夠起到 效果，到我們這 卻不一定能成功。 當(dāng)我們遇到問題的時(shí)候， 千萬不要對(duì)照別人類似的經(jīng) 驗(yàn)來照搬，更不要指望 別人能幫我們提供一種實(shí)際的解決自己問題的方法， 管理中沒有 萬能鑰匙。你要想真正解決你遇到的問題， 借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)是應(yīng)該的， 但一定要先透過別人成 功的 經(jīng)驗(yàn)，找出經(jīng)驗(yàn)背后更深層次的原理或道理，領(lǐng)悟這些道理（內(nèi)功）之后，再結(jié)合 自身的實(shí)際情 況，自行設(shè)計(jì)和調(diào)整真正適合自己的方法。時(shí)間管理也是如此。有些人在時(shí)間管理上存在一種誤區(qū)： 認(rèn)為抓住每一分鐘， 每一秒鐘就是做好時(shí)間管 理 了，就是合理利用時(shí)間了。實(shí)際上，關(guān)鍵不在于你是不是每分鐘都在工作，而在于你是如何安排你的時(shí)間的， 你

10、的時(shí) 間是零散的還是整塊的。這里有個(gè) 時(shí)間塊 的概念我們先說個(gè)大家都能體會(huì)的實(shí)驗(yàn)。 現(xiàn)在你要寫一篇報(bào)告， 如果給你獨(dú)立的時(shí)間， 完 整的時(shí) 間，在這段時(shí)間里你除了這件事沒有任何別的事情打擾你， 你可能只需要 5 小時(shí) 就能完成，而且 寫出的報(bào)告非常漂亮。但現(xiàn)在換一種模式，給你 5 小時(shí)的時(shí)間，但這 5 個(gè)小時(shí)不是獨(dú)立的，完整的，而是5 天中每天上午半小時(shí)，下午半小時(shí)，這么零散的，加起來一共 5 小時(shí)，這樣下來，一 星期你很 可能都不能完成這份報(bào)告。這就是 時(shí)間塊 原理。他告訴我們， 我們要把一天的時(shí)間盡量合理的分成獨(dú)立的完整的時(shí)間塊， 在每個(gè)時(shí) 間塊中 都只專心的做一件事情， 盡量不要被別的事

11、情打擾， 而且，盡量不要把同一件事 情安排在若干個(gè) 零散的時(shí)間中。這樣做，我們的效率是最高的。艾維的那段話中，關(guān)于時(shí)間管理的還有另一個(gè)原理 要事優(yōu)先 原理。他告訴我們， 我們始終要做最重要最緊急的事情， 因?yàn)楫?dāng)我們?cè)谧鲆患⒉皇亲钪?要最緊 急的事情的時(shí)候， 即使我們擁有了獨(dú)立而完整的時(shí)間塊， 我們也很難做到 專心， 因?yàn)槟切┍?這件事更重要更緊急的事情會(huì)時(shí)時(shí) 騷擾我們的 心. 所以，我們一定要做 到要事優(yōu)先 ，先 選擇最重要、 最緊急的事情去做， 當(dāng)我們時(shí)時(shí)刻刻都在做當(dāng)時(shí)最重要 最緊急的事情的時(shí)候，我們 才能獲得最大程度上的 專心 . 這就是時(shí)間管理原理。這就是時(shí)間管理法則背后的東西在實(shí)際中

12、，我們沒必要嚴(yán)格按照時(shí)間管理法則，一定要強(qiáng)調(diào) 6 件事，而是應(yīng)該更好 的理解，并結(jié)合我們的實(shí)際去運(yùn)用好這個(gè)時(shí)間管理原理，提出真正適合我們自己的時(shí)間 管理法則，只有這樣，我們才有可能做到 落地. 三、 ?時(shí)間管理 落地但是，時(shí)間管理 原理依然還是停 留在理論和思想上，到底該如何 落地 呢？我們來看看 A6 能幫我們做到哪個(gè)程度。要想真正 落地 ，我們首先就要先分析好， 落地難的真正原因。下面，我們分別 從員 工和老總兩個(gè)角度來分析時(shí)間管理的 落地. 1.? 員工的時(shí)間管理在談到這個(gè)問題 的時(shí)候， 有 不少老板很苦悶， 每天都嚴(yán)格要求每個(gè)員工寫工作計(jì)劃， 也盡量要求員工們 做到時(shí)間塊 和 要事優(yōu)先

13、 . 剛開始的時(shí)候，大家還都這么做， 可是，慢慢就淡下來了， 總覺得計(jì)劃沒有變化 快。 每每問到怎么回事的時(shí)候， 答案都是一致的： 計(jì)劃的東西基本 沒用，真正執(zhí)行的時(shí)候， 往往同事、領(lǐng)導(dǎo)就有事情，反正不知道哪里來的事情，都是些 計(jì)劃不出來的事情，就都來了。做 計(jì)劃的時(shí)候，死活想不到，問他們也都說不上來，可 是一旦計(jì)劃寫好了，真正做的時(shí)候，什么事 就都來了。我們還是 亂了， 時(shí)間塊 對(duì)我 們來說好象沒有什么意義了。非常痛苦，卻又是非常普遍，非?，F(xiàn)實(shí)。問題在哪？a) ?傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性第一個(gè)問題就是：傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性。什么意思？就是說，在傳統(tǒng)的溝通交流方式下， 溝通的雙方必須是實(shí)時(shí)的， 必

14、須同時(shí)關(guān)注于同 一件事 情，否則就不能形成溝通。比如說，你要找小張談個(gè)事情， 你就得先看看小張現(xiàn)在有沒有空， 你如果現(xiàn)在去找 他，就 一定會(huì)打斷他手頭正在做的事情。于是，他的時(shí)間塊 就必將被你打散，對(duì)于他 而言，你就是個(gè) 突發(fā) 或者意外 事件，這個(gè)事件就很容易破壞他的 時(shí)間塊 . 反過來 也是一樣，我們的 時(shí)間塊 基本上就是被這個(gè)傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性無情的給破壞掉了。怎么辦？不可能不溝通。 而且傳統(tǒng)的溝通模式是最基本的模式， 也不可能完全拋棄， 你也 拋棄不了。這就跟以前我們的交流一樣，必須面對(duì)面的交流，后來，發(fā)明了電話，我們可以約 定好了時(shí) 間和地點(diǎn)， 進(jìn)行遠(yuǎn)距離的交流， 在傳統(tǒng)的溝通模式上

15、增加了一種新的模式， 可 以不用見面也 能交流?？墒牵娫挼慕涣鞣绞竭€是要求雙方必須都在固定的電話機(jī)邊上， 有急事很難找到 人。于 是，后來手機(jī)出現(xiàn)了，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)距離交流，而且實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)交流。現(xiàn)在，對(duì)于我們管理而言，出現(xiàn)的問題是，不管上面哪種模式，都不能解決實(shí)時(shí)性 的問題， 怎么辦？在 A6 中，進(jìn)行溝通就沒有這個(gè)實(shí)時(shí)性的問題。當(dāng)我們需要與某個(gè)或某些同事溝通一件事情的時(shí)候，我們可以直接利用 A6 特有的 柔性 流程設(shè)計(jì)根據(jù)自己的需要隨意建立適合自己的 協(xié)同 事項(xiàng)，把我們需要溝通的事 情，事項(xiàng)的背景、現(xiàn)狀、目的、要求、困難、計(jì)劃等等等等我們需要溝通的信息填寫下 來，還可以帶附件， 以串行、并

16、行或多層的溝通過程， 直接發(fā)送給我們需要溝通的同事。更為重要的是， 在這個(gè)事項(xiàng)信息中， 我們可以判斷并填寫該事項(xiàng)的處理時(shí)限， 該事 項(xiàng)的 重要程度， 系統(tǒng)會(huì)在所有需要溝通的同事 待辦事項(xiàng) 中自動(dòng)按時(shí)間的緊急性和事 項(xiàng)的重要 程度進(jìn)行排序。這樣以來， 我們同事收到信息后， 不必當(dāng)時(shí)馬上處理， 就完全可以根據(jù)自己的工作 安 排，同時(shí)根據(jù)系統(tǒng)中事項(xiàng)的重要性和緊急性進(jìn)行判斷和選擇處理。必須當(dāng)時(shí)處理的， 才馬上處 理，其他事項(xiàng)就可以放到以后，統(tǒng)一處理，這樣，既保證了自己計(jì)劃中的 時(shí) 間塊 ，同時(shí)， 又把以前無法分身的 瑣事 集中起來，形成另一個(gè) 時(shí)間塊 ，自己的時(shí) 間管理主動(dòng)性和自 由度就大大提高了。而

17、且，當(dāng)事項(xiàng)發(fā)起之后， 收到事項(xiàng)的人可以根據(jù)自己的情況進(jìn)一步增加流程， 讓更 多的人 加入進(jìn)來，這是 柔性流程 的一個(gè)表現(xiàn)。比如，我們大家在探討某件事情的時(shí)候， 到一定程 度， 突然發(fā)現(xiàn)某個(gè)方面單靠我們這些人是不夠的， 需要請(qǐng)另外的同事加入， 很 簡單，我們就 可以自由的將現(xiàn)有流程延續(xù)下去，讓其他人很方便的加入進(jìn)來。A6 中 這個(gè)功能了傳統(tǒng)溝通中的同時(shí)，我們可以圍繞這個(gè)事項(xiàng)，方便的跟流程中所有的參與人員進(jìn)行交流，叫做 流程震蕩 . 這樣以來，我們就能在相對(duì)快樂、邊界的交流中很好的規(guī)避 實(shí)時(shí)性問題。b) ?增加內(nèi)部信息透明度第二個(gè)問題就是，內(nèi)部信息的模糊和錯(cuò)位我們通過對(duì) 3000 多家企業(yè)的實(shí)地調(diào)

18、查， 發(fā)現(xiàn)，那些影響原有計(jì)劃的 突發(fā) 或 意外 事件有 90%以上來自我們企業(yè)內(nèi)部，主要是同事以及上下級(jí)之間產(chǎn)生的事件。而這些事件中有 50%以上是由于彼此間計(jì)劃本身的矛盾和錯(cuò)位。什么意思？雖然我們每個(gè)人都在計(jì)劃和安排自己的 時(shí)間塊 ，可是，大家知道，在一個(gè)企業(yè)里， 有80%以上的事情是需要 2 人或多人共同協(xié)作才能完成的，也就是說，我們的事件或計(jì) 劃有 80%以 上是彼此關(guān)聯(lián)的，但是，由于我們彼此在各自計(jì)劃自己的時(shí)間塊 時(shí)，沒有 做到充分的溝通，我們內(nèi)部的信息透明度不高， 使得我們彼此的 時(shí)間塊 出現(xiàn)了沖突和 錯(cuò)位。比如，小張安排明天上午 9：00 到 11： 00 完成某件事情，而完成這件

19、事情需要得 到小李 的某些數(shù)據(jù)， 或者某些幫助， 但是小李在明天上午同一時(shí)間安排了別的對(duì)他而言 更為重要的事 情，于是麻煩就來了。于是，小張的事情就成了小李的突發(fā) 或 意外 事件，這樣，小張的 時(shí)間塊 受到了影響，小李的 時(shí)間塊 也受到了影響。這就是影響時(shí)間管理的第二個(gè)問題。如何 落地？最直接的辦法就是我們企業(yè)內(nèi)部最大程度上增加信息透明度當(dāng)然，這一點(diǎn)，目前很多企業(yè)都已經(jīng)意識(shí)到了，也采用了很多可行的解決方法，只是各自的效果有所差異而已。 同樣，信息流的問題，用信息化的手段來處理，效果可能會(huì)更直 接，更徹底。 我們來看看 A6 能做什么？增加信息透明度， 其核心就在于關(guān)注以下幾個(gè)問題： 我如何知道自己近期的工作安 排和時(shí)間安排？我如何讓相關(guān)人知道我最近的工作安排和時(shí)間安排？ 我如何知道哪些人近期的工作安排和 時(shí)間安排與我有關(guān)？ 我們先看第一個(gè)問題。在 A6 中，有專門的工作安排和時(shí)間安排模 塊，叫日程 /計(jì)劃 / 會(huì)議，我們可以通過這個(gè)模塊方便的安排自己的工作和時(shí)間。到時(shí)間，系統(tǒng)將自動(dòng)給我們提示。也可以隨時(shí)查看自己已有的工作和時(shí)間安排。在安排自己的工作和時(shí)間時(shí)， 系統(tǒng)中有選項(xiàng)， 你需要選擇這個(gè)事件和時(shí)間是私人的 還是公開的， 是只對(duì)上級(jí)公開還是只對(duì)下級(jí)公開。 這樣，你就能方便的把自己的工作安 排和時(shí)間安排