個人時間管理XXXX0626F

1、職業(yè)發(fā)展中心二一二年七月個人時間管理1講師介紹2 從今天開始我們走出校門 從今天開始我們步入社會 從今天開始我們加盟新奧 從今天開始我們?nèi)绾沃渥约旱臅r間？3課程目標目標1理解時間管理的原則與特性目標2運用時間管理的技巧與工具目標3演示制定對癥下藥的時間管理計劃 4主要內(nèi)容 一、時間管理的概念二、時間管理的目的三、時間管理的原則 四、時間管理的方法五、時間管理的工具51.時間的特性供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，無法開源 無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏，無法節(jié)流 無法取代：時間是任何活動不可缺少的基本資源，無法取代無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得，一但喪

2、失，無力挽回 時間本身是不能夠被管理的6時間管理是： （選擇題） A. 做備忘錄，在做過的事情處打勾，沒做過的事情 一件件順其自然地去完成 B. 制定計劃表，在規(guī)定的時間內(nèi)，將事情完成 C. 改進工作方法，別人用10分鐘完成的事情，而我 只需5分鐘即可 D. 選擇正確的人生方向，不怕走得慢，只怕路太彎2.時間管理的概念選擇7時間管理A強調(diào)重點D強調(diào)方向C強調(diào)效率B強調(diào)時限2.時間管理的概念8 時間管理：時間管理說到底是對單位時間內(nèi)事件的管理。不能管理時間，便什么都不能管理德魯克 2.時間管理的概念9主要內(nèi)容 一、時間管理的概念二、時間管理的目的三、時間管理的原則 四、時間管理的方法五、時間管理

3、的工具101.什么事消耗了你的時間請大家寫下來你的主要時間占用，看看能不能通過本課程得到解決、改進的思路。112.關(guān)于時間的數(shù)據(jù)假如你有80歲生命，1-20歲、60-80歲忽略不計，余40年，1年為1寸項目每天耗時（時）40年耗時（年）結(jié)余（寸）睡眠81327三餐2.5423交通1.52.520.5電話11.519看電視11.517.5娛樂11.516學(xué)習0.5115個人衛(wèi)生11.513.5找東西等0.5112.5假期/白日夢/鬧情緒/錯失機會60天/年6.56剪時間尺游戲12時間流逝（5年-1825天）我有 天可用于實現(xiàn)我的目標。活動項目花費時間（天）1. 睡覺、衛(wèi)生、美容2. 吃飯、聚會3

4、. 旅游、休閑、購物4. 交通5. 找東西、排隊6. 照顧家人、談戀愛7. 看電視、玩游戲8. 健身、鍛煉9. 學(xué)習、工作、理財10. 其它練習13效果效率確定的期待結(jié)果以最小的代價或花費獲得最佳的期待結(jié)果單位時間做更多的事或做一件事用最少的時間效能 時間管理的目的：就是將時間投入與你的目標相關(guān)的工作，達到“三效”，即效果、效率、效能。3.時間管理的目的14主要內(nèi)容 一、時間管理的概念二、時間管理的目的三、時間管理的原則 四、時間管理的方法五、時間管理的工具151.大學(xué)期間，你在諸如期末考試、四六級考試、撰寫畢業(yè)論文、考研等這些重要事項之前，是一種什么狀況？出現(xiàn)了什么囧境？2.這些狀況是什么原

5、因造成的？缺少有效計劃沒有優(yōu)先管理分享思考討論16姓名：Richard 理查德簡介：錄像中的主角，餐飲公司區(qū)域經(jīng)理任務(wù)：1、與皇家餐廳定合同 2、與新升職員工面談 3、與總經(jīng)理開會 4、向財務(wù)總監(jiān)提供新餐廳預(yù)算的報告錄像：亂了頭緒的經(jīng)理人姓名：Jane 簡簡介：Richard助理協(xié)助Richard工作姓名：Gies 吉斯簡介：Richard同事請Richard協(xié)助解決其婚禮帳篷的問題姓名：Eric 艾瑞克簡介：新升職員工與Richard面談姓名：Carol 卡羅爾簡介：財務(wù)總監(jiān)與Richard約好討論預(yù)算問題1.有效計劃171000 個人 每人都有愿望 10%100個人 有目標的人 10%10

6、 個人 有計劃的人1 處理輕重緩急， 順利實施10% 1.有效計劃18邁克爾的故事長遠規(guī)劃 安排時間計劃短期計劃閱讀練習1.有效計劃19 確立目標 尋求達到目標的各種方案 選擇最佳方案 將最佳方案轉(zhuǎn)化為每周、每日的工作事項 列出每周、每日的工作次序并具體執(zhí)行 定期檢查目標可行性程度，根據(jù)實際情況完善計劃凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。 禮記中庸工作計劃-1.有效計劃202.優(yōu)先管理 在重要事項上，為什么有人悠閑自在還能輕松過關(guān)？而有人挑燈夜戰(zhàn)還是難盡如人意？ 問題出在了你的時間管理上，出在了你對事件的優(yōu)先管理上 能否搞好時間管理，取決于你的人生態(tài)度， 取決于你對事件的取舍工作計劃-21時間矩陣圖重要的事

7、：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會給我們帶來麻煩的事情。 緊迫的事情不一定是重要的事情。 長期規(guī)劃 發(fā)現(xiàn)問題與預(yù)防 人際關(guān)系建立等 自我表現(xiàn)培養(yǎng)與提高 危機 急迫的問題 有期限的壓力計劃 繁瑣的工作 某些信件、電話 浪費時間之事 有趣的活動 不速之客 某些電話、會議 信件與報告 必要而不重要的事等重要不重要不緊急 緊 急2.優(yōu)先管理22 壓力 筋疲力盡 危機處理 忙于收拾殘局全無責任感工作不保依賴他人或社會機構(gòu)維生短視近利危機處理缺乏自制力輕視目標與計劃人際關(guān)系浮躁 有遠見 平衡 紀律、自制 少有危機重要不重要不緊急 緊急偏重的結(jié)果2.優(yōu)先管理234D原則 Diari

8、ze（定出做的時間） 變?yōu)?Do it latter （等會兒做） Do it now！ （馬上就做） Delegate (授權(quán)別人去做) Dont do it！ （別去做了）重要不重要不緊急 緊急2.優(yōu)先管理24 在企業(yè)里重要的事情都是圍繞組織目標的實現(xiàn)而展開的，找出圍繞目標和為目標創(chuàng)造條件的事情，就掌握了重點。 能否做到居安思危，安排時間預(yù)防未來可能出現(xiàn)的危機，多做重要不緊急的事情，是衡量一個人是否有戰(zhàn)略眼光的標志。2.優(yōu)先管理25投入時間的80%(“次要的多數(shù)”問題)投入時間的20%(“重要的少數(shù)”問題)產(chǎn)出的20%產(chǎn)出的80%造成3.80/20原則26主要內(nèi)容 一、時間管理的概念二、時

9、間管理的目的三、時間管理的原則 四、時間管理的方法五、時間管理的工具27拖延是指在個人可控的時間內(nèi)，可以盡早完成的事情，但因主觀惰性使其臨近“最后關(guān)頭”。1.避免拖延賽韋特說：“拖延是人的天性”，所以是很難改變的。 分享：自己在生活中因拖延而導(dǎo)致的“不幸事件”。閱讀：小王會拖延嗎？為什么？思考：拖延對我來說是一件有好處的“天性”嗎？如何改變？28人的天性原因?qū)Σ邲]壓力計劃；監(jiān)督；臨時性地拖一下以緩解心情；自我提醒；求助、授權(quán)沒興趣沒利益沒心情完美主義拖延的原因1.避免拖延29分析某位HR專員郵箱中的郵件條目，填入對應(yīng)的郵件分類表中。序號主題自序號主題自1年度員工滿意度調(diào)查問卷 系統(tǒng)10本月招聘

10、計劃 HR上司2上半年工作回顧會議記要 HR助理 11開心一刻 朋友3*咨詢公司的“下午茶” *咨詢公司 12機票3折起春秋航空4轉(zhuǎn)發(fā)：關(guān)于系統(tǒng)升級的通知 行政助理 13著裝要求通知 行政助理5會議邀請：HR研討會HR助理 14招聘需求 銷售經(jīng)理 6本周末培訓(xùn)日培訓(xùn)通知培訓(xùn)管理員15不在辦公室 客服經(jīng)理 7招聘費用使用情況 財務(wù)專員 16放假通知行政助理 8回復(fù)：回復(fù)：食堂滿意度 行政部人員17部門團隊建設(shè)活動部門同事9轉(zhuǎn)發(fā)：下半年培訓(xùn)計劃調(diào)整 培訓(xùn)主管18回復(fù)：校園招聘方案 HR上司2.學(xué)會有效處理電子郵件30分類郵件號碼a. 來自外部的垃圾郵件b. 來自內(nèi)部的垃圾郵件c. 很長很重要的需要

11、仔細閱讀的郵件d. 工作指令e. 公司政策發(fā)布、通知f. 與己直接相關(guān)的工作溝通g. 與己間接相關(guān)的信息抄送h. 其他電子郵件分類表2.學(xué)會有效處理電子郵件31內(nèi)部垃圾郵件的種類：A.與我工作任務(wù)不相關(guān) B.錯發(fā)給我的郵件 C.內(nèi)容描述不清、不知所云的郵件 D.郵件主題雙方扯皮，但卻不停給我的郵件 E.隨意群發(fā)給我的郵件 F.超過時效的郵件： G.表述不完整，需停追問： H.主題不明確，需要我花大力氣去從字里行間分析的郵件 I.完全表述自己對公司某些規(guī)定的看法 2.學(xué)會有效處理電子郵件322.學(xué)會有效處理電子郵件案例分析：閱讀案例9個內(nèi)部郵件，分析這9個內(nèi)部垃圾郵件的類型。討論：該怎么處理這些

12、內(nèi)部垃圾郵件？郵件類型郵件類型郵件1郵件6郵件2郵件7郵件3郵件8郵件4郵件9郵件533雜亂的辦公環(huán)境將浪費我們許多時間！3.個人5S管理343.個人5S管理35節(jié)約時間 保持桌面整潔 按項目分類 把主要的任務(wù)放手邊 電話伸手可及 記錄你要做的事項 清理掉可有可無的資料3.個人5S管理364.學(xué)會拒絕與放棄 學(xué)會放棄既沒有價值、又浪費時間的事 授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間 不要事求完美 將它們匯總，集中時間處理 拿錢買時間 學(xué)會說NO，不要太好面子，一個 不會說NO的人一生將會很痛苦 做正確的事比正確的做事更重要！375.學(xué)會學(xué)習你如何讀書？ 根據(jù)80/20原則，一本書最重要的部分是目

13、錄，其次是簡介和推薦語，再找感興趣的內(nèi)容看； 熟能生巧，巧能生精；書越讀越??； 溫故而知新，觸類旁通，學(xué)而時習之； 參加一些學(xué)術(shù)會議或沙龍組織，迅速接近某一學(xué)科的前沿，進而超越。當覺得忙的時候就是該學(xué)習的時候386.改變習慣 改變不好的習慣和中性的習慣，走出舒適區(qū) 列出改變習慣的計劃 寫出需要改變的習慣 列出改變習慣的方式 寫出量化的結(jié)果 創(chuàng)造一個改變習慣的環(huán)境 堅持39改變習慣的計劃表需要改變的習慣習慣存在的問題改變習慣的理由改變習慣的目標目標的量化說明：1.選出需要改變的三個習慣，列舉出習慣存在的問題、改變的理由、改變的目標，并把要改變的目標量化；2.此表適合于個人填寫。407.排除干擾

14、來自上司的干擾 對策：有自己的時間計劃，讓上司知道 你的工作及目標高一格，快一步 來自同事的干擾 對策：和他人約定一定時間內(nèi)不溝通； 站著溝通； 電話時直入主題418.進行高回報的活動你的時間價值多少？下表是以小時為單位計算你的時間價值，以每年244個工作日、每天8小時計算（假設(shè)每周工作5天，減去假日與假期）年薪（元）每小時的價值（元）每分鐘的價值（元）25，000130.2130，000150.2635，000180.3040，000200.3450，000260.4360，000310.5175，000380.64100，000510.85125，000641.0742 簡化、授權(quán)或取消其

15、他占用你太多時間的低回報例行事項和活動，這一簡單的步驟就能讓你擁有更多的時間從事優(yōu)先順序較高的活動，變得更有生產(chǎn)力。 高回報的活動就是你每分鐘創(chuàng)造的價值高于你每分鐘的時間價值的活動。8.進行高回報的活動43主要內(nèi)容 一、時間管理的概念二、時間管理的目的三、時間管理的原則 四、時間管理的方法五、時間管理的工具441.在紙質(zhì)文檔上寫計劃 月工作計劃在上月的最后一兩天填寫 周工作計劃在上周最后一天填寫 日工作計劃在前一天下班前填寫 452.在電腦、手機上寫計劃 電腦屏幕時間管理軟件 手機備忘錄 463.notes系統(tǒng)的應(yīng)用 利用notes系統(tǒng)，管理個人日、周、月的工作計劃 在notes系統(tǒng)中，填寫個人待辦事宜 善用不同顏色管理notes郵件47月工作時間安排表48周工作時間安排表