秘書學(xué)原理第一編秘書學(xué)概述

1、秘書學(xué)原理第一編秘書學(xué)概述 第一章 秘書學(xué)概述第一節(jié) 秘書學(xué)的產(chǎn)生秘書學(xué)作為一門獨(dú)立的學(xué)科,在中國內(nèi)地產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代.原因：1.當(dāng)代管理科學(xué)的發(fā)展，促進(jìn)了秘書學(xué)的產(chǎn)生。2.要改變秘書工作的落后現(xiàn)狀,必須把秘書學(xué)的研究提上日程。3.新技術(shù)革命浪潮的沖擊，向秘書學(xué)研究提出更高的要求。秘書學(xué)產(chǎn)生的標(biāo)志當(dāng)代秘書學(xué)誕生的標(biāo)志 1、20世紀(jì)8 0年代初期，我國首先出現(xiàn)了一批較為系統(tǒng)的秘書工作與秘書學(xué)論著。 2、秘書院校的出現(xiàn)?！局?985年，設(shè)置秘書學(xué)專業(yè)或課程的高等院校已有120多所】3、秘書學(xué)會(huì)與秘書學(xué)術(shù)活動(dòng)的出現(xiàn)。【1984年首屆高等院校秘書學(xué)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)】4、秘書雜志的出現(xiàn)?！?983年

2、秘書雜志創(chuàng)刊】第二節(jié) 秘書學(xué)的研究對(duì)象和性質(zhì)秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的科學(xué)?！狙芯繉?duì)象】秘書學(xué)的三大內(nèi)容：秘書人員、秘書機(jī)構(gòu)、秘書工作。秘書學(xué)是一門綜合性、實(shí)踐性很強(qiáng)的新興學(xué)科?！拘再|(zhì)】秘書學(xué)的綜合性強(qiáng)，表現(xiàn)在它與管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等學(xué)科有著密切的關(guān)系。文書學(xué)、檔案學(xué)被稱為是與秘書學(xué)并列的姐妹學(xué)科。秘書學(xué)的實(shí)踐性強(qiáng)，是由它的應(yīng)用（實(shí)用）科學(xué)性質(zhì)決定的。秘書學(xué)是管理學(xué)的分支秘書學(xué)與管理學(xué)的關(guān)系最密切，因此，把它說成是管理學(xué)的分支不無道理：1、秘書學(xué)的產(chǎn)生和發(fā)展，反映了當(dāng)代管理科學(xué)發(fā)展的需要；2、秘書部門是管理大系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，秘書工作是管理工作

3、的一個(gè)組成部分；3、秘書工作的核心是輔助管理，為提高管理效率和管理水平服務(wù)。秘書學(xué)不是行政管理學(xué)的分支管理學(xué)和行政管理學(xué)不同，行政管理學(xué)又叫行政學(xué)，行政管理是指中央和地方各級(jí)人民政府，亦即行政機(jī)關(guān)的行政管理工作。如果把秘書學(xué)說成是行政管理學(xué)的分支，就等于說只有行政機(jī)關(guān)才有秘書工作，這顯然于事實(shí)不符。實(shí)踐性的體現(xiàn)秘書學(xué)是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的應(yīng)用學(xué)科，它不是抽象思維的學(xué)科；也不是形象思維的學(xué)科。秘書學(xué)的知識(shí)源于實(shí)踐而又高于實(shí)踐，學(xué)習(xí)秘書學(xué)是為了從事和知道秘書工作，必須理論聯(lián)系實(shí)際，理論與實(shí)踐相結(jié)合。 第三節(jié) 秘書學(xué)的研究方法 1.理論聯(lián)系實(shí)際 2.運(yùn)用比較的方法 3.注重對(duì)其他學(xué)科尤其是相關(guān)學(xué)科的研究

4、 4.高校老師與秘書工作者合作如何理論聯(lián)系實(shí)際秘書學(xué)是應(yīng)用學(xué)科，這一特點(diǎn)，決定了它較其它學(xué)科更要注重理論聯(lián)系實(shí)際。一是要積極開展調(diào)查研究，從大量的秘書工作實(shí)踐中提煉出理論；二是理論要以指導(dǎo)實(shí)踐為依歸，堅(jiān)決摒棄熱衷于搞名詞搬家、術(shù)語爆炸的作風(fēng)。如何運(yùn)用比較的方法對(duì)秘書學(xué)進(jìn)行比較研究的領(lǐng)域很多，大致可從縱向和橫向入手。縱向是指研究中國秘書工作的發(fā)展軌跡，重點(diǎn)放在改革開放以來的秘書工作上；橫向是指了解不同地區(qū)和不同國家秘書工作的情況，以便取長補(bǔ)短，吸收新經(jīng)驗(yàn)。就目前來看，橫向比較研究顯得不足無論哪種比較研究，目的都是古為今用、洋為中用，為建設(shè)具有中國特色的秘書學(xué)服務(wù)。為何要注重對(duì)其它學(xué)科的研究學(xué)科的

5、高度分化和高度綜合是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的重要特征之一。處于這種大環(huán)境下的秘書學(xué)，要生存下去，就必須正視這種現(xiàn)實(shí)，努力從其它學(xué)科，尤其是相關(guān)學(xué)科中吸取養(yǎng)分，豐富自己。為何高校教師與秘書工作者要合作光靠高校教師是不夠的，因?yàn)榻處熑狈γ貢ぷ鞯膶?shí)踐經(jīng)驗(yàn)，他們對(duì)秘書學(xué)的研究，往往因缺乏感性知識(shí)而抓不到要點(diǎn)；光靠秘書也是不夠的，但他們沒受過專業(yè)化訓(xùn)練，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)難免偏狹，沒有高校教師的參與，秘書學(xué)的研究難以深入和提高；因此，二者必須合作，互相學(xué)習(xí)、取長補(bǔ)短，才能開創(chuàng)秘書學(xué)研究的新局面。第二章 秘書的定義,類別和層次第二章 秘書的定義、類別和層次一, 秘書的定義秘書是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔

6、助管理、綜合服務(wù)的人員。辭海中的秘書含義1、指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手2、指官名【自秦漢以來，歷代封建王朝都設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌管奏章、函牘、宣示、圖書等工作】3、指使館中介于參贊和隨員之間的外交人員4、指宮禁里的藏書5、指讖緯圖箓二 秘書的類別1.從服務(wù)對(duì)象和經(jīng)濟(jì)來源分,可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。另外,還有一種秘書叫涉外秘書。2.從所屬部門分,可分為黨務(wù)、行政、軍事、司法、經(jīng)濟(jì)和文化秘書等。3.從具體的工作分，可分為文字秘書、機(jī)要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事物秘書、外文秘書、生活秘書等。公務(wù)秘書公務(wù)秘書泛指為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、國有企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體服務(wù)

7、，由組織和人事部門選調(diào)，從國家或集體領(lǐng)取薪酬，在編制上屬于該機(jī)關(guān)、該單位的人員。少數(shù)為一定級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)干部、專家服務(wù)的秘書，雖服務(wù)對(duì)象是個(gè)人，但也是國家編制的正式工作人員，仍屬公務(wù)秘書。稱呼：領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書或領(lǐng)導(dǎo)人的私人秘書。領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書配置黨和國家的領(lǐng)導(dǎo)人，一般配備23個(gè)專職秘書各省、市的黨政領(lǐng)導(dǎo)人，一般配備1個(gè)專職秘書私人秘書、涉外秘書涉外秘書是改革開放后大量涌現(xiàn)的新型的外向型、復(fù)合型秘書，必須掌握一門以上外語。從具體工作分秘書類別文字秘書：指以文字工作為主的秘書。負(fù)責(zé)起草公文、綜合情況、參與政策研究、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行公文把關(guān)；機(jī)要秘書：主要職責(zé)是管理領(lǐng)導(dǎo)人的文電材料和密碼，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人辦公室

8、的保密工作，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的機(jī)密事項(xiàng)，為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的幫助和服務(wù)。通訊秘書：主要任務(wù)是管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備，如電話總機(jī)電傳、傳真等。信訪秘書：職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實(shí)。事務(wù)秘書：負(fù)責(zé)總務(wù)、后勤等工作的秘書。外文秘書：翻譯秘書，主要任務(wù)是從事口頭或書面的翻譯工作。生活秘書：在生活上給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助，一般在較大的機(jī)關(guān)為級(jí)別較高的領(lǐng)導(dǎo)人設(shè)置。三， 秘書的層次秘書的層次，指兩方面內(nèi)容：一方面，秘書人員所在的機(jī)關(guān)、單位，其級(jí)別有高有低，可分為中央、省市和基層三個(gè)層次，因而相應(yīng)的有三個(gè)層次的秘書高級(jí)秘書、中級(jí)秘書、初級(jí)秘書。另一方面，即使在同一機(jī)關(guān)、

9、單位，秘書人員的職位也有高低之分，表現(xiàn)出不同的層次。以一個(gè)省市政府機(jī)關(guān)為例，高級(jí)秘書指秘書長、辦公廳主任；中級(jí)秘書一般指文字秘書；初級(jí)秘書指從事一般日常工作的秘書。秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”將秘書職業(yè)設(shè)四個(gè)等級(jí)：五級(jí)秘書（原初級(jí)）四級(jí)秘書（原中級(jí)）三級(jí)秘書（原高級(jí)）二級(jí)秘書取得大學(xué)本科畢業(yè)證書，并連續(xù)從事秘書職業(yè)工作4年以上者，可申報(bào)二級(jí)秘書（具備其它相應(yīng)條件，也可申報(bào)）。 第三章 秘書的職業(yè)道德和能力一 熱愛工作，甘于平凡 二 自尊自重，克己奉公三 謙虛謹(jǐn)慎，平等待人四 嚴(yán)守機(jī)密，提高警惕第一節(jié) 秘書的職業(yè)道德第二節(jié) 秘書的能力辦事能力、交際能力、表達(dá)能力、操作能力、速記能力聯(lián)合國

10、秘書長能力要求1991年，聯(lián)合國秘書長人選要求：具有領(lǐng)導(dǎo)、籌劃和組織眾多國家職員的管理能力；能流利使用聯(lián)合國兩種以上工作語言；具有作為領(lǐng)導(dǎo)人物感人的魅力和有效地溝通人際交流思想的能力等。辦事能力秘書的辦事能力是一種最基本的能力。辦事能力由多種能力綜合而成： 1、 理解和領(lǐng)會(huì)能力 2、分析能力 3、應(yīng)變能力交際能力秘書部門是樞紐部門，秘書只有善于交際，才能提高辦事成功率。表達(dá)能力表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力。能說會(huì)寫是秘書的看家本領(lǐng)講究說話藝術(shù)：一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動(dòng)活潑。寫作能力主要指寫各種應(yīng)用文的能力，要練就“出手成章”的硬功夫。 四 操作能力掌握多種專業(yè)化的事務(wù)工作

11、技能，提高對(duì)辦公設(shè)備的操作能力。操作能力主要包括：1對(duì)文字處理機(jī)、復(fù)印機(jī)、謄印機(jī)等文字處理機(jī)具的運(yùn)用；2對(duì)照相機(jī)、收錄機(jī)、縮微機(jī)、電視會(huì)議系統(tǒng)等聲信息機(jī)具的運(yùn)用；3對(duì)電傳機(jī)、電報(bào)傳真機(jī)、多功能電話等通訊機(jī)具的運(yùn)用;4對(duì)辦公室計(jì)算機(jī)、個(gè)人計(jì)算機(jī)等計(jì)算機(jī)具的運(yùn)用五 速記能力它既是一種高效率的實(shí)用技術(shù)，又是一種搜集信息、爭取時(shí)間、講求速度、提高效率的現(xiàn)代化書寫技術(shù)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)者提出速記是秘書人員應(yīng)具備的基本功之一?！八儆浄?hào)”俗稱“保密文字”。秘書機(jī)構(gòu)與智囊團(tuán)的區(qū)別1、性質(zhì)不同：秘書機(jī)構(gòu)是指行政機(jī)關(guān)、政黨組織、企事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置的、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理活動(dòng)和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)的機(jī)構(gòu)。智囊團(tuán)又稱頭腦企業(yè)、

12、智囊集團(tuán)或思想庫、智囊機(jī)構(gòu)、顧問班子。是指專門從事開發(fā)性研究的咨詢研究機(jī)構(gòu)。 2、成員不同：秘書機(jī)構(gòu)的成員是秘書；智囊團(tuán)成員是各學(xué)科的專家學(xué)者 。3、工作不同：秘書機(jī)構(gòu)一般不具有直接的管理權(quán)力,不承辦某項(xiàng)具體的職能業(yè)務(wù)(如人事、財(cái)務(wù)、供銷等)工作,而是輔助領(lǐng)導(dǎo)搞好全面管理,代表領(lǐng)導(dǎo)參與協(xié)調(diào)各職能業(yè)務(wù)部門的工作。智囊團(tuán)的主要任務(wù)是提供咨詢，為決策者獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、判斷運(yùn)籌；反饋信息，以便于糾偏；進(jìn)行診斷，尋找問題的癥結(jié)；預(yù)測未來，從不同的角度提出各種預(yù)測方案供決策者選用。第四章 秘書交際 第一節(jié) 處理好人際關(guān)系的重要性3、人際關(guān)系是在雙向的、互惠的、積極主動(dòng)的交往中形成與發(fā)展的。小題美國成人教育家戴爾

13、卡耐基認(rèn)為，一個(gè)人事業(yè)上的成功，只有百分十五是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外百分八十五要靠人際關(guān)系和處世技巧。第二節(jié) 處理好人際關(guān)系的秘訣 一，真誠、慷慨地關(guān)心、贊美他人二，牢記別人的姓名三，做一個(gè)忠實(shí)的聽眾四，注意禮儀，發(fā)揮微笑的魅力感情移入在人際交往中，把自己擺在對(duì)方的位置上，設(shè)身處地地體驗(yàn)、理解別人的感情，善于諒解和同情別人，是縮短人際距離的有效方法，社會(huì)心理學(xué)稱之為“感情移入”。（“神入”）孔子說“己所不欲，勿施于人”、孟子說“老吾老以及人之老，幼吾幼以及人之幼”，都可視為感情移入。如何做個(gè)忠實(shí)的聽眾第一，必須愿意去聽，露出很希望聽別人講話的神情；2，必須耐心地聽；3，注意避免以下情況：坐立不

14、安、持懷疑態(tài)度、不屑一顧的表情、挑剔存疑的眼神；4，切莫打岔；不要總是保持沉默，應(yīng)在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候交換觀點(diǎn)。禮儀禮儀是禮節(jié)和儀式，是道德的一種外在表現(xiàn)形式，在人際關(guān)系的調(diào)節(jié)中具有不可忽視的作用。微笑是禮儀的重要組成部分。第三節(jié) 秘書如何具體處理 與幾類人的關(guān)系一、與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系二、與同事的關(guān)系三、與來訪者的關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系1、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有深切的了解2、要善于處理各種情況一、與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系1、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有深切的了解。 要把領(lǐng)導(dǎo)看作一個(gè)有個(gè)性的人，而不是概念的化身。只有了解了他的人生哲學(xué)、處世態(tài)度、個(gè)性、興趣、工作方式、生活習(xí)慣、交際圈等，才能與其配合。2、要善于處理各種情況（4） 首先，當(dāng)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的缺點(diǎn)時(shí)，

15、不要毫不留情地揪住其缺點(diǎn)不放，尤其不能以某一前任領(lǐng)導(dǎo)的長處來衡量后任領(lǐng)導(dǎo)的短處，應(yīng)盡可能在多方面幫助他。其次，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)生氣、發(fā)脾氣時(shí)，要諒解他的心情和處境，明白他的脾氣并不是專門針對(duì)你而發(fā)的。此時(shí)最好的應(yīng)付方法是：盡量保持鎮(zhèn)定，若無其事、不快不慢地走向你的辦公室或工作位置，平靜地繼續(xù)做自己的工作。 再次，當(dāng)與領(lǐng)導(dǎo)意見相左時(shí)，秘書與領(lǐng)導(dǎo)爭論是常有的事。爭論時(shí)遵守下列原則：看準(zhǔn)時(shí)機(jī)、心平氣和、 設(shè)身處地、提出辦法。 最后，當(dāng)發(fā)現(xiàn)自己犯錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)該主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，坦誠認(rèn)錯(cuò)。這時(shí)要遵守下列原則:1誠心接受責(zé)備并向領(lǐng)導(dǎo)道歉，切勿強(qiáng)辯；2不要將受責(zé)備的事向同事宣揚(yáng)，自我辯護(hù)，更不要說領(lǐng)導(dǎo)的壞話；3不要自此以

16、后頹喪，怨天尤人或次日即請(qǐng)假；4工作尤應(yīng)賣力以示改過之誠意。領(lǐng)導(dǎo)生氣時(shí)做出的決定，秘書應(yīng)如何對(duì)待？P34范例重要！二、與同事的關(guān)系 與同事愉快地相處是秘書的人際關(guān)系中十分重要的環(huán)節(jié) 。1、了解同事 2、與同事打成一片 3、做好領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的意見溝涌工作。如何與同事打成一片第一，與同事合作。第二，對(duì)同事一視同仁。第三，注意并欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)。第四，關(guān)心同事。第五，以正確態(tài)度對(duì)待同事的稱贊、批評(píng)與嫉妒。三、與來訪者的關(guān)系所有的來訪者都必須熱情接待，秘書必須有禮貌地對(duì)待他們，因?yàn)槊貢膽B(tài)度如何，直接影響單位的聲譽(yù)，應(yīng)注意： 1、歡迎來訪者并記住對(duì)方的姓名 2、善于應(yīng)付難以對(duì)付的來訪者 3、把握和記者

17、談話的分寸。善于應(yīng)付難以對(duì)付的來訪者P39范例秘書人際交往的意義（重要性）一、有利于提高效率。秘書在人際交往中，與周圍的人建立了和諧的關(guān)系，在工作中能夠得到交往對(duì)象的理解支持，從而提高工 作效率。 二、有利于收集信息。人際交往活動(dòng)也是信息的轉(zhuǎn)換傳遞活動(dòng)。秘書的交往頻率越高，交往關(guān)系越好，獲得的信息自然越多，質(zhì)量也越高，更有利于輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理。 三、有利于經(jīng)貿(mào)往來。對(duì)于民間企業(yè)的秘書來說，公關(guān)本身是推銷自己,樹立形象，是輔助企業(yè)做生意的重要渠道。四、有利于自我提高。積極的公眾關(guān)系，能促進(jìn)個(gè)人身心健康，而且可以學(xué)到他人的許多長處。秘書工作經(jīng)驗(yàn)，主要是從實(shí)踐中得來的，秘書要做有心人，就能夠在公

18、關(guān)交往中獲得豐富的、書本上沒有的經(jīng)驗(yàn)。 第十章港臺(tái)及國外的秘書工作 第一節(jié)港臺(tái)及國外秘書工作概述一、港臺(tái)的秘書工作 (一)香港的秘書工作 香港社會(huì)的秘書大致分為兩大群體：一是高層次群體，其中層次最高、職權(quán)最大的是公司秘書和董事會(huì)秘書，擔(dān)任公司秘書或董事會(huì)秘書者，必須是具有5年以上秘書工作經(jīng)歷，并通過秘書特許狀考試，取得“高級(jí)秘書”證書者；二是一般事務(wù)性秘書。香港秘書的職業(yè)觀念要求：1、服從上司；2、忠誠公司，3、處理好人際關(guān)系；4、以處理事務(wù)為主。（二）臺(tái)灣的秘書工作1、臺(tái)灣于1974年成立秘書協(xié)會(huì)，原稱為臺(tái)北市企業(yè)秘書協(xié)會(huì)，1992年更名為臺(tái)灣專業(yè)秘書協(xié)會(huì)。2、臺(tái)灣秘書授證考試，要先向美國行

19、政專業(yè)協(xié)會(huì)報(bào)名。二、國外的秘書工作“秘書”一詞，源于拉丁文。國外“秘書”的概念，形成于資產(chǎn)階級(jí)革命時(shí)期，是工業(yè)社會(huì)的產(chǎn)物。今天的秘書，已成為一種專業(yè)性的職業(yè)。二、國外的秘書工作D、公司秘書E、經(jīng)理秘書 F、專業(yè)秘書1、美國秘書的種類A、政府秘書B、行政秘書C、法律秘書（一）美國的秘書工作專業(yè)秘書包括法律秘書、醫(yī)學(xué)秘書、技術(shù)秘書、教育秘書，財(cái)經(jīng)秘書、通信秘書等，他們除須具有秘書工作的知識(shí)和技能外，還須具有相當(dāng)程度的專業(yè)知識(shí)。 通信秘書是美國公司中專事文字處理的秘書，劃分為首席文字處理員和文字處理員兩類。首席文字處理員是美國公司中高級(jí)通信秘書，文字處理員是美國公司中初級(jí)通信秘書。2、秘書的職級(jí)美國

20、秘書統(tǒng)稱“一般管理、文書、事務(wù)”職業(yè)大類，下分41個(gè)細(xì)類，其職級(jí)縱向分為2-15 共14個(gè)等級(jí)，由低至高，技術(shù)要求由簡單到復(fù)雜。其中，秘書、一般文書管理、一般通訊管理、密碼編制、譯碼設(shè)備操作被定為6 級(jí)。6級(jí)（含6級(jí))以下的秘書人員工作較單純，技術(shù)要求較低，6級(jí)以上的秘書人員工作較復(fù)雜，技術(shù)要求也較高。 （1）職級(jí)簡況2 公司、企業(yè)秘書的基本職級(jí)主要分為： A、見習(xí)秘書。 B、正式秘書。（行政秘書、通信秘書）3、秘書團(tuán)體及秘書資格考試 1942年，美國成立了全國秘書協(xié)會(huì)，總部設(shè)在密蘇里州堪薩斯城；該協(xié)會(huì)1 9 81年改名為“國際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)”；1998年該協(xié)會(huì)改稱“國際行政專業(yè)協(xié)會(huì)”。入會(huì)條件

21、是具有2年以上工作經(jīng)驗(yàn)的秘書。 國際行政專業(yè)協(xié)會(huì)協(xié)會(huì)宗旨：作為職業(yè)秘書的代言機(jī)構(gòu)，維護(hù)秘書的合法利益；提高秘書的業(yè)務(wù)技能和職業(yè)地位。美國“秘書周”定在每年4月的最后一周，這一周的星期三定為“秘書節(jié)”。該協(xié)會(huì)從1951年開始舉辦秘書資格考試（專業(yè)秘書授證考試），每年2次?？荚囉?個(gè)科目：財(cái)務(wù)與商業(yè)法、辦公室系統(tǒng)與行政、管理學(xué)。美國的秘書教育1、專業(yè)培養(yǎng)秘書的學(xué)校：高等學(xué)校（設(shè)有秘書專業(yè)或秘書系）、高中（普高都有秘書選修課）、成人學(xué)校（私立，學(xué)制不等）2、秘書工作專業(yè)書籍：韋氏秘書手冊、涉外秘書全書 前者是一部秘書工作專著，由韋氏出版公司出版。其它國家秘書工作1、歐洲專業(yè)秘書協(xié)會(huì)成立于1974年。

22、2、亞洲專業(yè)秘書協(xié)會(huì)成立于1974年。1998年改名“亞太行政專業(yè)協(xié)會(huì)”。 日本、中國香港、臺(tái)灣都是其成員。 3、CBS考試：日本秘書協(xié)會(huì)實(shí)行的考試日本企業(yè)界秘書的等級(jí)（職級(jí)）1、見習(xí)秘書：指擔(dān)任秘書職務(wù)未滿一年者。2、初級(jí)秘書：擔(dān)任秘書工作有23年者。3、中級(jí)秘書：具有45年以上工作經(jīng)驗(yàn)，可單獨(dú)處理高難度的秘書業(yè)務(wù)者。（可調(diào)升為私人秘書）4、高級(jí)秘書：秘書課長上司協(xié)助者； 主任秘書由高級(jí)干部擔(dān)任，亦是董事長的正式輔佐人。日本秘書的兩性差異兩性的差異也是造成日本秘書職級(jí)高低不等的主要原因之一。男性秘書在公司工作幾年后，常能擔(dān)任秘書部長的職位，而女性秘書則長期停留在原位，即使在熟悉公司各部門工作

23、后，也很難調(diào)任其它部門。日本秘書的職責(zé)（略）1、安排上司日程2、接待來客3、處理文件4、為上司提供各類輔助性服務(wù)5、辦理其他事務(wù)日本秘書教育培訓(xùn)1、日本的秘書培訓(xùn)，除大學(xué)秘書專業(yè)、秘書?？茖W(xué)校、秘書職業(yè)高中等正規(guī)學(xué)校和教育機(jī)構(gòu)外，還有秘書的在職培訓(xùn)。2、秘書培訓(xùn)講座內(nèi)容：高級(jí)課程（一年）、初級(jí)課程（兩年），均包括秘書概論與秘書實(shí)務(wù)、文檔學(xué)、英文打字等課程。日本秘書考試制度（3）1、CBS考試：日本秘書協(xié)會(huì)自1979年始實(shí)行的考試。即進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的秘書知識(shí)、技術(shù)、日語、英語的審查考試，以提高秘書素質(zhì)，適應(yīng)國際化現(xiàn)狀的需求。得經(jīng)過兩次考試，合格者可取得CBS資格。2、秘書士資格的審定：由日本全國短期

24、大學(xué)秘書教育學(xué)會(huì)對(duì)申請(qǐng)者進(jìn)行考試，合格者授予秘書士資格。3、秘書技能測驗(yàn)：分三級(jí)、二級(jí)、一級(jí)三種資格。第二節(jié)港臺(tái)及國外秘書工作的發(fā)展趨勢 在港臺(tái)和國外，秘書工作的社會(huì)化程度很高。1、秘書工作之所以如此普遍，是與現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展分不開的，社會(huì)愈發(fā)展，愈需要管理；2、秘書工作自身具有的較強(qiáng)的輔助功能，是它之所以遍布社會(huì)的另一個(gè)原因。 一，社會(huì)化 在新技術(shù)革命的推動(dòng)下，一此發(fā)達(dá)國家已迅速向一個(gè)全新的“三C四A社會(huì)”邁進(jìn)?！叭鼵”，就是通信化、計(jì)算機(jī)化和自動(dòng)控制化。 “四A”，即工廠自動(dòng)化、辦公室自動(dòng)化、家庭自動(dòng)化和農(nóng)業(yè)自動(dòng)化。 其中辦公室自動(dòng)化，使秘書工作在許多方面擺脫了常規(guī)手段，逐步地被一些現(xiàn)代

25、化手段所代替。進(jìn)入21世紀(jì)的今天，秘書工作的現(xiàn)代化程度更高。秘書工作的現(xiàn)代化是一場偉大的革命，是一股不可阻擋的洪流，它不會(huì)消滅秘書工作，而是使秘書工作以一種全新的方式出現(xiàn)。 二，現(xiàn)代化 三、專業(yè)化秘書工作專業(yè)化，既是秘書工作現(xiàn)代化的必然結(jié)果，又對(duì)秘書人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。秘書的事務(wù)性工作減少，智能性服務(wù)增多。如果秘書不能迅速掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，不及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)和全面提高素質(zhì)，就可能被淘汰。四，婦女化 在一般秘書中女性居多，這已成為港臺(tái)和國外秘書工作的一個(gè)顯著特點(diǎn)。秘書職業(yè)婦女化現(xiàn)象的出現(xiàn)不是偶然的，它是社會(huì)分工的一種必然結(jié)果;其成因也不是單一的，而是有著深刻的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化、傳統(tǒng)乃至生理、心

26、理等多方面的因素。1、女性的一般特征適應(yīng)秘書工作的職業(yè)特性；2、男女不平等現(xiàn)象在就業(yè)方面的反映?！綪130-131】第四編秘書實(shí)務(wù)(上) 第十一章辦公室業(yè)務(wù)第一節(jié) 美化辦公室秘書工作的主要場所是辦公室，辦公室布置得如何，美化的程度如何，是衡量一個(gè)秘書能力與水平的標(biāo)尺之一，只有注意布置環(huán)境的秘書，才能創(chuàng)造一種和諧舒心的氣氛，使內(nèi)部成員充滿朝氣，使外來人員產(chǎn)生好感，有利于提高工作效率。辦公室美化 最現(xiàn)代化的辦公室布置被叫作“辦公室美化”。按照這種美化布置：A、辦公室是個(gè)大的敞開的空間，它沒有墻，只用各種不同高度的隔板，把空間按需要分成若干小空間，使職員的工作不受干擾；B、為使辦公室不顯得單調(diào)，可買

27、或租一些油畫及工藝品，并不定期進(jìn) 行更換；C、加強(qiáng)通風(fēng)，謹(jǐn)慎使用空調(diào)，盡量減少污染源；D、可在辦公桌附近或臨窗處，放置幾盆月季、吊蘭、天竺葵等能吸收有毒氣體的植物，既能凈化空氣，又美化了環(huán)境。 第二節(jié) 正確使用電話 在使用電話處理公務(wù)時(shí)，要注意：(1)按照保密制度的要求使用電話。 (2)重要電話通話，發(fā)、接話機(jī)關(guān)要有完備的電話記錄。 (3)重要電話記錄要和其他公文一樣，平時(shí)立卷備查，年終清理歸檔。 (4)要注意電話禮貌。如何注意電話禮貌？ 一 打進(jìn)的電話 1電話鈴響應(yīng)立即接聽，如暫時(shí)離開辦公室，也要委請(qǐng)別人代接電話。2、最好能有較強(qiáng)的聽辨能力，一拿起話筒立刻聽出對(duì)方的話音，并直呼其名，這樣會(huì)給

28、對(duì)方留下熱情的印象。3、要及時(shí)記錄你所接的這個(gè)電話。 4、傳呼電話時(shí)，一定要先告訴對(duì)方你去干什么，否則對(duì)方會(huì)認(rèn)為你掛了電話或電話占線。如果你必須去取有關(guān)資料的話，30秒鐘之內(nèi)必須返回，如果你取資料的時(shí)間超過30秒，必須在電話里先問對(duì)方是否愿意等，抑或等你查好后再打電話給他。 5、對(duì)方要找的人若不在時(shí)，切勿立即掛斷。應(yīng)問對(duì)方是否愿意留話，以便轉(zhuǎn)達(dá)。6、結(jié)束電話時(shí)，應(yīng)說“再見”，并待對(duì)方推斷電話后，再輕放話筒;但如對(duì)方也在等你先掛電話或很慢掛斷時(shí)，你可輕輕放下話筒。 二 甄別電話 秘書在處理電話過程中，一項(xiàng)特殊的任務(wù)是甄別電話。外界打來的電話，秘書要經(jīng)甄別后才決定是否轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)處理，這樣可使領(lǐng)導(dǎo)免去

29、無謂的電話干擾，節(jié)省不少時(shí)間和精力。 一般情況下，甄別電話可從以下幾方面著手: 1、摸清對(duì)方身份2、了解對(duì)方用意3、決定由誰來接電話4、領(lǐng)導(dǎo)不接電話時(shí)，秘書得靈活處理。 領(lǐng)導(dǎo)不接電話大致有以下三種情況:(1)領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室。這時(shí)，秘書應(yīng)表示抱歉，謙和地請(qǐng)問對(duì)方要不要留話，好讓你轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，或自己能否為對(duì)方效勞；(2)領(lǐng)導(dǎo)無暇接電話。這時(shí)，你應(yīng)告訴對(duì)方：“XX先生(秘書的領(lǐng)導(dǎo))正在開會(huì)，我去看看他能否暫時(shí)離開來接電話？”，然后輕輕擱下話筒，給領(lǐng)導(dǎo)遞張紙條，寫明誰打電話找他，詢問他是否接聽，若領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)無法接電話，你就須客氣地告訴對(duì)方：“很抱歉，XX先生正在開會(huì)，他說待會(huì)議結(jié)束后給您回話?！辈⒂浵聦?duì)方

30、的電話號(hào)碼。(3)領(lǐng)導(dǎo)拒絕接電話。有些電話領(lǐng)導(dǎo)會(huì)拒絕接聽。這時(shí)你最為難，既無權(quán)規(guī)勸領(lǐng)導(dǎo)改變主意，又不能讓對(duì)方覺察出你的領(lǐng)導(dǎo)拒接電話。在這種情況下，你須根據(jù)對(duì)方的身份和要求事項(xiàng)而決定如何處理，還須充分發(fā)你聰慧機(jī)敏的特長。 三、打出的電話 1、打出電話時(shí)要先在公用電話號(hào)碼簿或自備的電話目錄上查出正確的號(hào)碼，然后準(zhǔn)備好談話的內(nèi)容和資料，以免到時(shí)出現(xiàn)忙亂。 2、當(dāng)你為領(lǐng)導(dǎo)撥電話時(shí)，要保證在你接通電話時(shí)能找到他，不讓對(duì)方在那邊不耐煩地久等。3、電話接通后，應(yīng)先報(bào)自己的姓名；互通電話大多是臨時(shí)打攪，若交談時(shí)間較長，要先征求對(duì)方方意見:“可能要耽誤您10分鐘，不知您是否方便?”4、當(dāng)自己要找的人不在時(shí)，要視情況留言或再作聯(lián)絡(luò)。留話時(shí)，最好能記