第11節(jié) 合同履行與跟蹤

1、大連新東昌投資集團(tuán)有限公司 合同管理制度 行政辦公PAGE 第 PAGE 12 頁 共 NUMPAGES 12 頁第十一節(jié) 合同履行與跟蹤編制：綜合部 審核：制度委員會(huì)批準(zhǔn)：陳亞東 日 期：2013年10月22日修 改 記 錄序號(hào)修改日期修改條款內(nèi)容修改人審批人生效日期 目的為規(guī)范合同履行行為，控制合同履行風(fēng)險(xiǎn)，提高合同履行質(zhì)量，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。第二條 適用范圍2.1 適用于公司。2.2適用于合同履行工作的管理。第三條 引用文件無第四條 定義4.1 合同履行：是指合同簽訂后，合同雙方按照合同中約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、期限、地點(diǎn)和方式等條款約定，組織各自內(nèi)外部資源，履行本方合同義

2、務(wù)，接受對(duì)方履行合同義務(wù)的過程。4.2合同執(zhí)行部門：4.2.1定義：就某一具體合同而言，合同執(zhí)行部門是指公司內(nèi)部主導(dǎo)該合同執(zhí)行工作的部門，它主要負(fù)責(zé)：（1）組織、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部其他參與合同履行的部門以及公司外部其他主體互相配合履行公司的合同義務(wù)，代表公司行使合同權(quán)利。（2）組織、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部其他參與合同履行的部門以及公司外部其他主體互相配合督促合同對(duì)方履行合同義務(wù)。（3）組織、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部其他參與合同履行的部門代表公司接受合同對(duì)方履行義務(wù)。4.2.2具體分工：工程發(fā)包合同的執(zhí)行部門是工程部，材料、設(shè)備采購合同的執(zhí)行部門是招采部，商品房銷售合同的執(zhí)行部門是營銷部，借款合同的執(zhí)行部門是財(cái)務(wù)部，人力資

3、源類合同的執(zhí)行部門是人力資源部。詳細(xì)分工見支持性文件合同執(zhí)行部門分工明細(xì)表。4.3 協(xié)助執(zhí)行合同的部門：4.3.1定義：就某一具體合同而言，協(xié)助執(zhí)行合同的部門是指公司內(nèi)部參與合同履行的全部或部分過程、為合同執(zhí)行部門提供支持與指導(dǎo)的部門，它主要負(fù)責(zé)：（1）為合同執(zhí)行部門提供物資、場地、資金、資料、數(shù)據(jù)、技術(shù)、法律等方面的支持。（2）督促、監(jiān)督、審核合同對(duì)方履行合同義務(wù)。（3）代表公司接受合同對(duì)方履行合同義務(wù)。4.4合同執(zhí)行人員：特指合同執(zhí)行部門內(nèi)部，由部門負(fù)責(zé)人指定的具體負(fù)責(zé)某一合同的執(zhí)行工作的人員。4.5合同執(zhí)行部門合同履行跟蹤人員：特指合同執(zhí)行部門內(nèi)部，由部門負(fù)責(zé)人指定的負(fù)責(zé)督促填報(bào)并匯總本

4、部門合同履行情況的人員。4.6法律人員：是指公司通過締結(jié)勞動(dòng)合同的方式聘請的具有較高法律知識(shí)水平，專門負(fù)責(zé)處理法律事務(wù)的專職人員。第五條 頒布和執(zhí)行 本制度自二0一三年十月二十二日起執(zhí)行。第六條 職責(zé)6.1合同執(zhí)行部門職責(zé)6.1.1妥善保管合同文本（復(fù)印件），熟知合同內(nèi)容，按合同約定組織協(xié)助執(zhí)行合同的部門履行合同，并督促合同對(duì)方履行合同義務(wù)。6.1.2負(fù)責(zé)在其職責(zé)范圍內(nèi)制作、收集與合同履行、變更、終止相關(guān)的資料，并根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔。6.1.3建立并管理合同履行跟蹤臺(tái)帳（部門分帳），記錄合同履行情況，向協(xié)助執(zhí)行合同的部門索取合同履行數(shù)據(jù)、資料，形成合同履行狀況明細(xì)表。6.1.4及時(shí)

5、、如實(shí)填報(bào)合同履行跟蹤臺(tái)帳（部門分帳）、合同履行狀況明細(xì)表及合同履行偏差明細(xì)表。6.1.5執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同履行偏差處理意見。6.1.6向法律人員提供合同抽查資料。6.1.7合同履行中若發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方違約，或有嚴(yán)重影響其履行能力的情況，應(yīng)及時(shí)向部門主管高管和總經(jīng)理匯報(bào)。6.1.8 向其他階段的合同執(zhí)行部門提供協(xié)助。6.2協(xié)助合同執(zhí)行的部門的職責(zé)6.2.1根據(jù)合同約定和制度規(guī)定協(xié)助合同執(zhí)行部門履行合同義務(wù)，督促、監(jiān)督、審核合同對(duì)方履行合同義務(wù)。6.2.2向其他部門提供合同履行數(shù)據(jù)、資料。6.2.3負(fù)責(zé)在其職責(zé)范圍內(nèi)制作、收集與合同履行、變更、終止相關(guān)的資料，并根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔。6

6、.3法律事務(wù)部法律人員職責(zé)6.3.1每周督促各部門填報(bào)合同履行跟蹤數(shù)據(jù)并審核。6.3.2每月匯總各部門合同履行數(shù)據(jù)至合同履行跟蹤臺(tái)帳并向董事會(huì)報(bào)送。6.3.3每月更新合同履行偏差明細(xì)表，提出處置建議后反饋給公司管理層，并跟進(jìn)偏差的解決情況。6.3.4監(jiān)督合同履行跟蹤。6.3.5對(duì)合同履行情況進(jìn)行抽查。6.4招標(biāo)總監(jiān)的職責(zé)6.4.1監(jiān)督合同履行與跟蹤工作。6.5總經(jīng)理的職責(zé)6.5.1對(duì)B/C級(jí)合同履行中出現(xiàn)的問題進(jìn)行批示。6.5.2監(jiān)督合同執(zhí)行及合同履行跟蹤工作。6.5.3 批準(zhǔn)合同執(zhí)行部門的變更。6.5.4獨(dú)立掌握自己公司的每一份合同履行狀況，適時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)。6.6董事長的職責(zé)6.6.1對(duì)A級(jí)合

7、同履行中出現(xiàn)的問題進(jìn)行批示。6.6.2監(jiān)督合同履行與跟蹤工作。6.6.3獨(dú)立掌握自己公司的每一份合同履行狀況，適時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)。6.7 審計(jì)部職責(zé)6.7.1 認(rèn)定合同履行風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。6.7.2 依據(jù)制度規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。第七條 流程7.1合同一經(jīng)簽訂即具有法律效力。合同執(zhí)行部門和各協(xié)助執(zhí)行合同的部門應(yīng)當(dāng)仔細(xì)閱讀并熟知合同內(nèi)容，全面履行合同。 7.2合同執(zhí)行部門及執(zhí)行人由合同起草人在申請合同編碼時(shí)擬定并記載于合同封面，合同評(píng)審時(shí)審定。 7.3合同執(zhí)行部門牽頭負(fù)責(zé)執(zhí)行合同。各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)職責(zé)互相協(xié)作，確保公司的信譽(yù)，維護(hù)公司利益。7.4合同執(zhí)行部門和各合同協(xié)助執(zhí)行合同的部門按照合同的約定執(zhí)行合同、監(jiān)督

8、合同相對(duì)方履行合同。7.4.1 專人負(fù)責(zé)：7.4.1.1合同執(zhí)行部門必須指定專人負(fù)責(zé)每一份合同的執(zhí)行工作。合同執(zhí)行人員接收合同后應(yīng)根據(jù)合同約定及時(shí)通知合同相對(duì)方、各協(xié)助執(zhí)行合同的部門做好履約準(zhǔn)備。7.4.1.2合同執(zhí)行人員離職或調(diào)崗的，合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)另行指定合同執(zhí)行人，做好工作交接；在作出另行指定前，該合同執(zhí)行部門的負(fù)責(zé)人為該合同的執(zhí)行人。7.4.2資料管理：7.4.2.1合同履行過程中的各種活動(dòng)應(yīng)當(dāng)形成記錄性文件或成果性文件并由合同雙方授權(quán)人員簽字，需要蓋章的應(yīng)當(dāng)蓋章。對(duì)方拒絕簽字確認(rèn)的，可以邀請第三方（如監(jiān)理公司、公證處等）共同確認(rèn)。7.4.2.2送達(dá)對(duì)方的文件、資料，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方

9、人員簽收。對(duì)方拒絕簽收的，可以采取郵寄、公證等方式送達(dá)。7.4.2.3協(xié)助執(zhí)行合同的部門妥善保管合同履行中的往來信函、簽證、備忘錄、傳真等文件資料。資料原件必須按制度規(guī)定及時(shí)歸檔。7.4.2.4 各部門均應(yīng)建立合同資料臺(tái)帳，及時(shí)記錄與合同相關(guān)的各類資料的收、發(fā)情況。根據(jù)合同資料管理方案制作、收集相關(guān)資料并依據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)和歸檔。7.4.3資金管理：7.4.3.1合同執(zhí)行部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)范圍和合同特點(diǎn)建立應(yīng)收款、應(yīng)付款、質(zhì)保金、保證金臺(tái)帳。7.4.3.2合同執(zhí)行部門或協(xié)助執(zhí)行合同的部門應(yīng)按公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定填寫資金需求表報(bào)財(cái)務(wù)管理部門，保證按合同約定付款。7.4.3.3合同執(zhí)行部門、成

10、本部、財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)定期相互對(duì)賬并與合同對(duì)方對(duì)賬，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、一致。7.4.3.4合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)定期催收應(yīng)收款，以保證盡快收款。同時(shí)，催收過程應(yīng)取得書面證據(jù)，避免訴訟時(shí)效逾過。7.4.4合同解釋：7.4.4.1合同履行過程中，雙方對(duì)條款內(nèi)容理解有分歧或公司內(nèi)部人員對(duì)條款理解有疑義的，由法律人員負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)條款含義做出解釋。7.4.4.2涉及專業(yè)術(shù)語或?qū)I(yè)條款的解釋時(shí)，法律人員可以請求合同執(zhí)行部門、協(xié)助執(zhí)行合同的部門的專業(yè)人員協(xié)助做出解釋，然后由法律人員做出最終解釋。相關(guān)專業(yè)人員必須配合合同條款解釋工作。7.4.4.3合同解釋統(tǒng)一由公司層面形成書面正式文件進(jìn)行解釋，對(duì)非經(jīng)過此程序?qū)ν庾鞒龅?/p>

11、解釋，公司不予認(rèn)可。7.4.5合同履行中若發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方有停產(chǎn)、停業(yè)、準(zhǔn)備解散或者破產(chǎn)、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)、抽逃資金、涉及重大訴訟案件等嚴(yán)重影響履行能力的情況發(fā)生時(shí)，協(xié)助執(zhí)行合同的部門應(yīng)暫停履行合同義務(wù)，并立即向部門主管高管和總經(jīng)理匯報(bào)，總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)在2個(gè)工作日內(nèi)做出明確批示。屬于A級(jí)合同的，由董事長批示處理意見。7.4.6合同履行過程中，對(duì)方未按合同約定履行的，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)處理并形成書面文件、照片或音像資料。協(xié)助執(zhí)行合同的部門可以暫停履行合同義務(wù)并向部門主管高管和總經(jīng)理匯報(bào)。由于公司原因不能按合同約定履行的，合同執(zhí)行部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商處理，爭取達(dá)成諒解并形成備忘錄。如果不能與對(duì)方達(dá)成諒解的，應(yīng)當(dāng)

12、立即向主管高管、總經(jīng)理報(bào)告。7.4.7合同履行過程中需要變更合同（包括補(bǔ)充或變更合同條款、中止、終止或解除合同），按照本章第十二節(jié)合同變更流程辦理。7.4.8招標(biāo)制度、材料管理制度、產(chǎn)品制度中對(duì)退換貨、增補(bǔ)貨及工程變更等方面有特殊規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)規(guī)定。7.4.9合同履行過程中遇到其他需要請示、匯報(bào)的事項(xiàng)，必須按制度規(guī)定流程及時(shí)請示、匯報(bào)并取得明確答復(fù)。7.4.10 合同雙方因合同履行發(fā)生糾紛的，按法律事務(wù)制度規(guī)定處理。7.4.11 合同執(zhí)行部門變更：7.4.11.1合同執(zhí)行的不同階段需由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門分別負(fù)責(zé)的，前一執(zhí)行部門在完成本階段工作后應(yīng)當(dāng)向下一階段執(zhí)行部門進(jìn)行工作交接，包括合同

13、文本、合同履行資料、合同對(duì)方聯(lián)系方式及合同履行情況說明等。交接過程應(yīng)當(dāng)形成書面記錄，包括紙質(zhì)行使或OA系統(tǒng)記錄。7.4.11.2下一階段合同執(zhí)行部門不明確的，由總經(jīng)理確定。7.4.11.3 因其他原因需要變更合同執(zhí)行部門的，由合同執(zhí)行部門提出申請、由總經(jīng)理批準(zhǔn)，或者由總經(jīng)理直接指定新的合同執(zhí)行部門。新舊合同執(zhí)行部門交接工作參照第7.4.11.1條執(zhí)行。7.5公司實(shí)行合同履行跟蹤機(jī)制。7.5.1法律事務(wù)部負(fù)責(zé)建立合同履行跟蹤臺(tái)帳，匯總記錄各部門合同履行情況，每月在合同管理月報(bào)中披露合同履行跟蹤信息。7.5.2各合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)按合同履行跟蹤臺(tái)帳相同格式建立合同履行跟蹤臺(tái)帳（部門分帳），部門負(fù)責(zé)人

14、須指定專人負(fù)責(zé)跟蹤匯總記錄本部門負(fù)責(zé)的合同履行情況。7.5.3合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)執(zhí)行合同的人員須按時(shí)填寫合同履行狀況明細(xì)表并交給本部門負(fù)責(zé)匯總記錄合同履行跟蹤情況的人員。7.5.4合同執(zhí)行部門合同履行跟蹤人員應(yīng)將合同履行評(píng)價(jià)（評(píng)價(jià)內(nèi)容為：無偏差選“無”；有偏差選“有”，履行完畢填“履行完畢”。有偏差的，將該偏差整理至合同履行偏差明細(xì)表）填入合同履行跟蹤臺(tái)帳（部門分帳），并將相應(yīng)合同履行偏差明細(xì)表作鏈接，作為合同履行評(píng)價(jià)的依據(jù)。填報(bào)周期內(nèi)偏差事項(xiàng)已解決的，對(duì)合同履行的評(píng)價(jià)仍應(yīng)選擇“有”，在合同履行偏差明細(xì)表中寫明解決的時(shí)間及解決結(jié)果。7.5.5合同執(zhí)行部門有權(quán)要求各協(xié)助執(zhí)行合同的部門向其提供合同履

15、行的相關(guān)數(shù)據(jù)、資料，各協(xié)助執(zhí)行合同的部門應(yīng)及時(shí)、如實(shí)提供。7.5.6合同執(zhí)行部門合同履行跟蹤人員必須于每周五下班前將本周的合同履行跟蹤數(shù)據(jù)（合同履行跟蹤臺(tái)帳（部門分帳）報(bào)送部門經(jīng)理、主管高管、總經(jīng)理，并知會(huì)法律事務(wù)部法律人員、招標(biāo)總監(jiān)。7.5.7法律事務(wù)部法律人員在每月25日前最后一個(gè)周四將本月（上月25日至該周四）更新的合同臺(tái)帳發(fā)各合同執(zhí)行部門，各合同執(zhí)行部門根據(jù)每月更新的合同臺(tái)帳核對(duì)合同履行跟蹤臺(tái)帳（部門分帳），將本月新增歸檔的合同補(bǔ)充至合同履行跟蹤臺(tái)帳（部門分帳）中。7.5.8法律事務(wù)部法律人員將各合同執(zhí)行部門填報(bào)的截至上月25日前的合同履行跟蹤數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，將各合同履行狀況明細(xì)表與合同履行跟蹤臺(tái)帳中對(duì)應(yīng)的合同建立超鏈接，并在每月1日17：30前以O(shè)A方式報(bào)送主管經(jīng)理、高管、公司總經(jīng)理、董事會(huì)審查。7.5.9公司總經(jīng)理、董事長應(yīng)當(dāng)獨(dú)立掌握公司的每一份合同履行狀況，適時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)。第八條 激勵(lì) 8.1合同執(zhí)行人員發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方未按合同約定履行的情況而未報(bào)告的，負(fù)激勵(lì)經(jīng)辦人，激勵(lì)基數(shù)：50元人民幣；造成公司損失的，還應(yīng)當(dāng)賠償損失。8.2協(xié)助執(zhí)