向會(huì)議要效益(44張幻燈片)課件

1、思考：為什么要開會(huì)呢？ 影響團(tuán)隊(duì)激勵(lì)士氣資源共享開發(fā)創(chuàng)意協(xié)調(diào)矛盾取得共識(shí)傳達(dá)政令和資訊 教育訓(xùn)練培養(yǎng)人才開展有效的溝通召開會(huì)議的目的思考：為什么有些人開會(huì)效率高,有些人開會(huì)效率低呢？低效率低業(yè)績(jī)會(huì)議的表現(xiàn)問答：結(jié)合公司的會(huì)議現(xiàn)狀，你認(rèn)為存在哪幾條？低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征低效率低業(yè)績(jī)的會(huì)議造就了一個(gè)會(huì)議高成本的問題低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征會(huì)議的成本分類和計(jì)算直接成本時(shí)間成本機(jī)會(huì)成本設(shè)施租用+場(chǎng)地+布置+差旅+文件服務(wù)等費(fèi)用與會(huì)人數(shù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)小時(shí)薪資三者的乘積因開會(huì)而耽誤的工作效益,乘以這個(gè)工作成功的幾率會(huì)議的高成本低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征低效能會(huì)議效率危機(jī)一個(gè)人喋喋不休地講，一群人默默無“聞”地聽多數(shù)

2、人七嘴八舌地說，少數(shù)人不知所云地聽管理層臺(tái)上開大會(huì)，基層臺(tái)下開小會(huì)決策表決會(huì)跑題，轉(zhuǎn)變成組織擴(kuò)大會(huì)會(huì)議低效率危機(jī)的4個(gè)特征低效能會(huì)議的現(xiàn)象與特征有效的會(huì)議應(yīng)該是會(huì)而有議議而有論行而有果論而有行果而有報(bào) 執(zhí)行力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，其團(tuán)隊(duì)會(huì)議也一定是高效的。如何才能利用會(huì)議，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)做高效和超強(qiáng)的執(zhí)行力呢？從團(tuán)隊(duì)成員的主人翁心態(tài)抓起，尊重團(tuán)隊(duì)成員的意見和建議，讓團(tuán)隊(duì)成員通過會(huì)議形成一種合力，最終達(dá)成團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。高效會(huì)議的7個(gè)特征1.給予尊重、支持、表揚(yáng)，讓與會(huì)者融進(jìn)會(huì)議 主持人與會(huì)者尊重：1.不要有偏見 2.有禮貌地仔細(xì)地傾聽支持：1.不要中途打斷或催促 2.對(duì)發(fā)言者的講話內(nèi)容表示支持與興趣表揚(yáng)：1.及時(shí)肯定

3、，如引導(dǎo)大家鼓掌 2.對(duì)某人批評(píng)前，先對(duì)他作一番鼓勵(lì)和夸獎(jiǎng)團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的七個(gè)特征2.大家都可以提問，一起發(fā)現(xiàn)問題 會(huì)議是一個(gè)集合的載體，通過會(huì)議使不同的人、不同的 想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的七個(gè)特征分享：你認(rèn)為會(huì)場(chǎng)缺乏討論氛圍的原因是什么？團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的七個(gè)特征2.大家都可以提問，一起發(fā)現(xiàn)問題主要原因預(yù)防措施補(bǔ)救措施與會(huì)者拒絕參與怯場(chǎng)感覺氣氛不對(duì)不喜歡主持人的態(tài)度認(rèn)為會(huì)議不具實(shí)效努力創(chuàng)造和諧的氣氛避免表現(xiàn)個(gè)人的偏好設(shè)法排除與會(huì)者的心理障礙鼓動(dòng)與會(huì)者的興趣無人回應(yīng)與會(huì)者準(zhǔn)備不足該話

4、題為重復(fù)討論有更權(quán)威核心人物在場(chǎng)提前讓與會(huì)者了解會(huì)議議題避免影響大家發(fā)言的人物到場(chǎng)點(diǎn)名發(fā)言通過眼神來鼓勵(lì)與會(huì)者發(fā)言開好會(huì)議的頭團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的七個(gè)特征2.大家都可以提問，一起發(fā)現(xiàn)問題主要原因預(yù)防措施補(bǔ)救措施少數(shù)人壟斷會(huì)議多數(shù)人并不積極參與少數(shù)人思考快速少數(shù)人好于表現(xiàn)會(huì)議之前做好動(dòng)員工作事先與可能壟斷會(huì)議的溝通要求輪流發(fā)言巧妙地阻止指派工作給喜歡壟斷會(huì)議的人去做將視線避開壟斷者出現(xiàn)小范圍討論個(gè)別問題牽住主管或經(jīng)理的注意力管理者對(duì)某些問題置之不理討論開始離題充分考慮議題在與會(huì)人員中的共性考慮出席者的均衡建議其他員工也就此發(fā)表意見重復(fù)議題，將討論引導(dǎo)到正題請(qǐng)其他人確認(rèn)此問題有無共性

5、團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的七個(gè)特征2.大家都可以提問，一起發(fā)現(xiàn)問題3.自由發(fā)言、一問一答，共同分析問題頭腦風(fēng)暴法不予批評(píng)自由鳴放歡迎大量方案遵守三個(gè)準(zhǔn)則有四條原則提出自己的案會(huì)議之前準(zhǔn)備會(huì)議中自由聯(lián)想想法說完再評(píng)論確認(rèn)要討論的問題準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)組織人員宣布主題頭腦風(fēng)暴法整理問題，找出重點(diǎn)問題會(huì)后評(píng)價(jià)流程團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的七個(gè)特征4.圍繞核心討論，針對(duì)同一問題團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征預(yù)先告知會(huì)議主持人終止辯論簡(jiǎn)明歸納高效能會(huì)議的七個(gè)特征5.總結(jié)討論內(nèi)容，一起研究方法注意：相關(guān)決策人必 須在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)問題已經(jīng)充分討論過2所提出的方法應(yīng)當(dāng)具有可執(zhí)行性4重申此次會(huì)議的目標(biāo)31所提的方法與

6、此前的討論相聯(lián)系33總結(jié)討論內(nèi)容時(shí)，主持人緊密聯(lián)系以下四項(xiàng)要點(diǎn)：團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的七個(gè)特征6.歸納、總結(jié)、點(diǎn)評(píng)，考慮每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的意見 “術(shù)業(yè)有專攻”，每個(gè)人都有自己擅長(zhǎng)的領(lǐng)域，如果僅僅依靠一個(gè)人的智慧，考慮問題時(shí)難免有所疏漏。通過開會(huì)集思廣益，形成對(duì)某一問題的多側(cè)面、多角度的全面看法，這樣可以讓組織決策更科學(xué)。團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的七個(gè)特征7.百花齊放、百家爭(zhēng)鳴，積極參與討論不要做自始自終都沒有 發(fā)言的那個(gè)人！ 積極參與討論是會(huì)議對(duì)每一位與會(huì)人員的要求。無論你是主持人、主講者還是與會(huì)者，有技巧、有號(hào)召力的講話都能使會(huì)議取得成功。團(tuán)隊(duì)高效會(huì)議的7個(gè)特征高效能會(huì)議的

7、七個(gè)特征思考：如何舉行高效能會(huì)議呢？準(zhǔn)確的會(huì)議召開、結(jié)束的時(shí)間1明確的會(huì)議目的和會(huì)議議程5會(huì)議所需的相關(guān)設(shè)備3與會(huì)者明確的分工、責(zé)任4明確的會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員2與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容的會(huì)前了解6首先要考慮的是會(huì)議召開的時(shí)間，也就是說會(huì)議召開的時(shí)間必須有利于會(huì)議目的的達(dá)成。其次，就是要充分考慮每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。把會(huì)議安排在與會(huì)者都能參加的合適的時(shí)間。提前預(yù)設(shè)一個(gè)時(shí)間。是否可以采用電話會(huì)議或者網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的形式，以確保每位與會(huì)人員都能按預(yù)定的時(shí)間參會(huì)。一. 準(zhǔn)確的會(huì)議召開、結(jié)束的時(shí)間籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素高效能會(huì)議的舉行一天中有哪些時(shí)間適合開會(huì)呢，以下是建議表：時(shí)間段 員工狀態(tài) 是否適合開會(huì) 適合會(huì)

8、議類型8:00-9:00剛到公司，開始一天的工作,心緒比較混亂，需要一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)否適合簡(jiǎn)短早會(huì)，不宜過長(zhǎng)9:00-10:00已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)是適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談或進(jìn)行業(yè)務(wù)方面會(huì)談是最佳時(shí)候10:00-12:00思維興奮，但精力開始不集中是頭腦風(fēng)暴，經(jīng)驗(yàn)交流13:00-15:00思維興奮，但精力開始不集中是頭腦風(fēng)暴，意見交流15:00-17:00開始進(jìn)入一天精力集中期是適合專題會(huì)議17:00以后下午五點(diǎn)后期待下班否適合簡(jiǎn)短總結(jié)會(huì)高效能會(huì)議的舉行二. 明確的會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員 開會(huì)地點(diǎn) 會(huì)議的地理位置； 與會(huì)議的內(nèi)容、規(guī)模、級(jí)別相稱； 自然條件適宜； 交通的方便； 相對(duì)中心；籌備

9、高效會(huì)議的6個(gè)要素高效能會(huì)議的舉行三. 會(huì)議所需的相關(guān)設(shè)備會(huì)議相關(guān)的設(shè)備主要有：多媒體投影機(jī)、幻燈片、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、數(shù)目監(jiān)視器、電視墻、燈光設(shè)備、攝像機(jī)、音響設(shè)備、辦公設(shè)備和其他設(shè)備?；I備高效會(huì)議的6個(gè)要素高效能會(huì)議的舉行四. 與會(huì)者明確的分工、責(zé)任會(huì)議的目的，給予了每一位與會(huì)者不同的分工及相應(yīng)的責(zé)任。在開會(huì)之前，組織者應(yīng)當(dāng)把與會(huì)人員的具體分工傳達(dá)至每一名與會(huì)人員。籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素高效能會(huì)議的舉行與會(huì)者在積極參與討論的過程中，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 注意交流方式 真誠(chéng)待人，以求共識(shí) 大膽提出疑問 以理服人、以實(shí)服人 避免長(zhǎng)篇大論 及時(shí)調(diào)整自己的發(fā)言內(nèi)容籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素高效能會(huì)議

10、的舉行五. 明確的會(huì)議目的和會(huì)議議程會(huì)議目的的確定，大致分為以下三步：1.評(píng)估組織目的2.針對(duì)議題列量化指標(biāo)3.主管領(lǐng)導(dǎo)審批籌備高效會(huì)議的6個(gè)要素高效能會(huì)議的舉行 會(huì)議議程會(huì)議議程是為完成議題而做出的會(huì)議順序計(jì)劃，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。明確的會(huì)議目的，將有助于會(huì)議議程的制定?；I備高效會(huì)議的6個(gè)要素高效能會(huì)議的舉行六. 與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容的會(huì)前了解 第一步：了解會(huì)議需求第二步：擬定自己的發(fā)言稿第三步，制定相關(guān)文件 高效能會(huì)議的舉行 高效會(huì)議一定是簡(jiǎn)練、有序、流暢、少干擾因素、沒有重復(fù)的會(huì)議，遵守8大鐵律是會(huì)議議程貫徹、流程有序、質(zhì)量高效的保障，是會(huì)議組織者應(yīng)該關(guān)注的重要內(nèi)容

11、。高效能會(huì)議的紀(jì)律1.內(nèi)容相近會(huì)議合并，盡可能減少無意義會(huì)議2.大會(huì)、長(zhǎng)會(huì)少開，小會(huì)簡(jiǎn)開3.高成本會(huì)議少開、短開，或以其他方式替代4.減少會(huì)議參加者，避免無關(guān)人員到會(huì)5.與會(huì)者先將工作安排好，避免臨時(shí)退會(huì)6.控制會(huì)議時(shí)間7.確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束8.要有清晰、準(zhǔn)確的會(huì)議記錄高效能會(huì)議的紀(jì)律1.內(nèi)容相近會(huì)議合并，盡可能減少無意義會(huì)議高效能會(huì)議的紀(jì)律直接取消的會(huì)議：按以往經(jīng)驗(yàn)無法得出會(huì)議決議的會(huì)沒有明確的會(huì)議目的和會(huì)議議程的會(huì)相關(guān)決策人、關(guān)鍵意見人無法到會(huì)的會(huì)高效能會(huì)議的紀(jì)律2.大會(huì)、長(zhǎng)會(huì)少開，小會(huì)簡(jiǎn)開 會(huì)后總結(jié) 會(huì)議執(zhí)行會(huì)議分工與準(zhǔn)備會(huì)議立項(xiàng)高效會(huì)議第一鐵律：評(píng)估會(huì)議的必要性如果議程要求的時(shí)間很

12、長(zhǎng)，就改成一系列的短時(shí)間會(huì)議如果會(huì)議時(shí)間超過兩小時(shí)或者涉及的問題太多時(shí)，會(huì)議效率下降3.高成本會(huì)議少開、短開，或以其他方式替代如果有比開會(huì)更好的方法就無須舉行會(huì)議如果你是唯一可以作決策的人就無須召開會(huì)議節(jié)省會(huì)議成本高效能會(huì)議的紀(jì)律4.減少會(huì)議參加者，避免無關(guān)人員到會(huì)1會(huì)議的參與人員，應(yīng)該和會(huì)議的議題密切相關(guān)2在會(huì)議中，可能有幾個(gè)議案，某些議案只與部分人相關(guān)，機(jī)動(dòng)的控制會(huì)議時(shí)間高效能會(huì)議的紀(jì)律5.與會(huì)者先將工作安排好，避免臨時(shí)退會(huì)合理的安排工作時(shí)間，每天留些“機(jī)動(dòng)時(shí)間”處理突發(fā)事件成功的會(huì)議不僅需要合格的組織者，還需要優(yōu)秀的參與者高效能會(huì)議的紀(jì)律6.控制會(huì)議時(shí)間調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)，一個(gè)半小時(shí)是開會(huì)的最佳時(shí)長(zhǎng)，最長(zhǎng)不要超過兩個(gè)小時(shí)，一旦超出兩個(gè)小時(shí)，大家的精力，反應(yīng)力和注意力就會(huì)明顯下降，進(jìn)而導(dǎo)致會(huì)議低效。確實(shí)會(huì)議比較長(zhǎng)，中間應(yīng)安排時(shí)間休息，一般最好不超過15分鐘。高效能會(huì)議的紀(jì)律如何控制會(huì)議時(shí)間呢？及時(shí)提醒發(fā)言者控制每一個(gè)議題時(shí)間盡量避免討論與會(huì)議議題無關(guān)的內(nèi)容準(zhǔn)時(shí)召開會(huì)議高效能會(huì)議的紀(jì)律6.控制會(huì)議時(shí)間7.確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束提醒或中止過長(zhǎng)的