項目文件文控信息管理辦法a版

1、中化弘潤濱海-青州輸油管道工程項目文控信息管理辦法 TOC o 1-5 h z 1總貝IJ1概述1定義1范圍22項目文件管理控制 2項目文件編碼規(guī)則 2項目各方職責(zé) 2項目文件的處理 2文件的更改和廢棄 5項目文件的復(fù)制與借閱 5項目文件的保管與存檔 53項目文件排版要求 64附則65附錄6中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：1/201總則概述項目中所發(fā)生的各種通信往來文件是整個項目從始至終不可缺少的紐 帶，在項目運行過程中起到管理和控制作用，也是整個項目的原始依據(jù)。為 保證項目中信息傳遞的及時、準(zhǔn)確和對文件審批、執(zhí)行狀態(tài)的準(zhǔn)確掌握，應(yīng) 著重對信息處理過程進行控制。

2、在項目開始前，針對項目的特點，研究建立 一套切實可行、行之有效的管理系統(tǒng)，真正把紙面上的程序一步一步落實到 位，實現(xiàn)對項目信息和文件要求達到快速反映、準(zhǔn)確到位的控制目的。定義項目：中化弘潤濱海-青州輸油管道工程。建設(shè)單位：山東濱海弘潤管道物流股份有限公司?，F(xiàn)場項目組：建設(shè)單位的派出機構(gòu)，負責(zé)項目現(xiàn)場管理工作。政府質(zhì)量監(jiān)督部門：是國家授權(quán)對工程項目建設(shè)進行質(zhì)量監(jiān)督評定的 權(quán)威性機構(gòu)。監(jiān)理單位：受建設(shè)單位委托，承擔(dān)本工程施工監(jiān)理任務(wù)的單位?？辈煸O(shè)計承包商：由建設(shè)單位委托，實施本工程勘察、測量、設(shè)計及 現(xiàn)場服務(wù)的承包商。施工承包商：與建設(shè)單位簽訂施工承包合同，負責(zé)完成合同工程施工 任務(wù)的單位。材料、

3、設(shè)備供應(yīng)商：與建設(shè)單位簽訂供貨合同，負責(zé)完成合同貨物供 貨任務(wù)的單位。檢測承包商：與建設(shè)單位簽訂檢測服務(wù)合同，負責(zé)完成合同范圍內(nèi)檢 測任務(wù)的單位。中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：2/20范圍本管理辦法適用于中化弘潤濱海-青州輸油管道工程本管理辦法規(guī)定了監(jiān)理單位、施工承包商、材料設(shè)備供應(yīng)商、檢測承包 商等項目參建各方之間項目文件的通信方式、文件編碼規(guī)則、管理與控制程 序。2項目文件管理控制項目文件編碼規(guī)則文件編碼系統(tǒng)是由項目代碼、發(fā)文單位（部門）代碼、文件類別代碼、發(fā)文時間代碼、流水號等五段代碼組成。在文件系統(tǒng)中，用幾個字母或數(shù)字標(biāo)識一個被管理對象，這個字母或數(shù)

4、字就叫做代碼。代碼具有唯一性。由代碼組成的碼值叫做編碼，文件編碼亦 具有唯一性。文件編碼規(guī)則詳見附錄1項目文件編碼規(guī)則。項目各方職責(zé)項目各參建單位具有簽字權(quán)限的負責(zé)人負責(zé)發(fā)出和接收文件的批準(zhǔn)、簽發(fā)和批閱。各參建單位部門負責(zé)人負責(zé)本部門發(fā)出文件的審核。具體經(jīng)辦人負責(zé)本部門發(fā)出文件的起草。文控管理人員負責(zé)根據(jù)附件1項目文件編碼規(guī)則對編碼進行統(tǒng)一管 理，并進行收發(fā)、傳遞控制和存檔。項目文件的處理通信管理及編碼分配全部通信文件的編碼由文控管理人員統(tǒng)一分配并保留在相應(yīng)的通信中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：3/20登記文件中，全部文件管理登記的記錄文件必須單獨建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)

5、庫進行 管理，要求達到文件的快速查閱功能。文件要由文控管理人員在數(shù)據(jù)庫存檔時按照文件的最終版的時間進行排 序并分類管理。文件系統(tǒng)應(yīng)建立紙介質(zhì)（硬拷貝）和電子版（軟拷貝）兩套 存檔系統(tǒng)。各參建單位應(yīng)建立通信聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)，以保證各方之間相互通信聯(lián)系的通 暢。項目各方文件來往應(yīng)按照項目文件編碼規(guī)則將文件進行編碼分配， 文件編碼不得重復(fù)。文件的控制項目各方之間的文件傳遞應(yīng)除按照項目文件編碼規(guī)則將文件進行編碼 分配外，還應(yīng)在文件上由項目具有簽字權(quán)的負責(zé)人簽發(fā)，同時加蓋有效印章 后才能進行傳遞，并視為有效性。文件的接收與發(fā)出各參建單位在文件傳遞過程中，當(dāng)接收到文件后，首先由本單位的文 控管理人員簽字確認文件已

6、收到并回復(fù)發(fā)文單位，以保證信息的及時性，此 后由文控管理人員進行登記（分硬拷貝和軟拷貝登記），以便文件查找快捷。在分類登記時應(yīng)標(biāo)明接受到的文件編號、日期、來文單位及主題，并標(biāo)注 是否需回復(fù)。文件內(nèi)部傳送應(yīng)按照本單位制定呈批程序進行，由文控管理人 員將本負責(zé)人批示進行傳送，最終使文件閉合。文件發(fā)出前由文控管理人員按照 項目文件編碼規(guī)則相關(guān)要求編碼, 文件應(yīng)套用本項目制定的統(tǒng)一文件格式，并對文件頁面和文字、字號等按照 本管理辦法進行設(shè)定。經(jīng)本單位項目相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)簽發(fā)后發(fā)出，并將發(fā)出 的文件分類登記（分硬拷貝和軟拷貝登記），以便文件查找快捷。建設(shè)單位啟用項目“受控接收”和“受控分發(fā)”專用章，向各設(shè)

7、計、 監(jiān)理、施工等單位發(fā)出的文件上必須加蓋“受控分發(fā)”章方為有效文件。文件的狀態(tài)控制中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：4/20文控管理人員應(yīng)在每周規(guī)定的時間對文件收發(fā)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫記錄進行檢查， 及時對文件閉合情況作好記錄，使工程信息能夠處在最佳狀態(tài)，保證往來文 件的完整性和可追溯性。文件的傳送方式項目各方間的文件可以通過當(dāng)面遞交或傳真方式傳送，如重大、重要函件 需要郵政寄送正式原件的則需通過郵政快件方式傳送。文件的傳送確認要求項目各方在文件傳遞過程中，在收到文件時應(yīng)馬上給予簽字確認并將確認單回復(fù)發(fā)文方，文件簽字確認回復(fù)不得超出收文后的2小時。電話會談項目參建各方在通

8、過使用電話會談時應(yīng)有“電話記錄”，是指重要性、決策性的談話，但其中所有決定和信息傳送應(yīng)以書面文件為準(zhǔn)。電子郵件項目參建各方之間的信息需要快速溝通、傳遞的信息可通過電子郵件的形式進行傳送，但其中所有決定和信息傳送應(yīng)以正式書面文件確認為準(zhǔn)。項目參建各方應(yīng)為本項目設(shè)立專用電子信箱，專門用于本項目文件的傳遞。收到電子郵件后，收文單位應(yīng)馬上按照約定的格式進行確認回復(fù)（證明郵件收到的確認回復(fù)，不得使用自動回復(fù)）。有保密要求的文件，不允許通過電子郵件發(fā)送。電子郵件文件，在通常情況下應(yīng)以簽字蓋章的PDFt件格式發(fā)送。會議紀(jì)要會議紀(jì)要用于證明信息和確定議項。 會議紀(jì)要應(yīng)記錄會議中的討論議 項及做出的決定、參加人

9、員和時間。每一份會議紀(jì)要需分送到出席會議的參 建各方，供各方執(zhí)行會議中所確定的工作和了解項目工作安排。會議紀(jì)要由會議組織單位負責(zé)起草，經(jīng)與會各方審查簽字確認后，在中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：5/20次日通過文控管理人員發(fā)出。會議紀(jì)要原件及會議簽到表由會議組織單位存檔備查。文件的更改和廢棄對項目文件的任何修改均應(yīng)由原審批部門審批。任何修改或偏差均應(yīng)以文字形式提交。當(dāng)文件下發(fā)后又作變更時，各單位修改人員應(yīng)持有負責(zé)人簽字的文件更 改通知書（其中應(yīng)注明更改根據(jù)、更改內(nèi)容、更改時間和更改人姓名）連同 原文件一起提交文控管理人員。文控管理人員負責(zé)向原文件領(lǐng)取部門下發(fā)附

10、有更改通知書的更改后文件，其分發(fā)程序與原文件分發(fā)程序相同。項目文件按程序進行更版的，應(yīng)注明版次。新版文件發(fā)行的同時應(yīng)對 舊版文件回收和銷毀，對保留的已作廢的文件應(yīng)進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識和管理。文 件換版或作廢時，文控管理人員應(yīng)按發(fā)文范圍收回舊（廢）版文件，換發(fā)新 版文件。分發(fā)新版文件程序與分發(fā)原版文件程序相同。對無效文件，文控管理人員負責(zé)發(fā)布銷毀通知。銷毀時要填寫銷毀記錄， 并需兩名監(jiān)銷者在場。如果這些無效文件需要保存下來，以備將來修改或作 為歷史資料收集，則需在這些無效文件上注明“作廢”字樣，并單獨保存， 以防誤用，已作廢文件的編碼不再另行起用。項目文件的復(fù)制與借閱需要復(fù)制項目程序文件時，應(yīng)填寫項目

11、文件復(fù)制經(jīng)辦單，由負責(zé)人 簽字批準(zhǔn)方可復(fù)制。本項目的紙介質(zhì)（硬拷貝）文件為保存的唯一不外借文件，特殊情況 借閱時，應(yīng)填寫文件借閱登記表，由負責(zé)人簽字批準(zhǔn)方可借閱。項目文件的保管與存檔項目實施期間，與項目有關(guān)的全部硬拷貝文件和電子版文件辦理完畢 后，原件均應(yīng)保存在文控管理人員處，至少一份紙質(zhì)原件，其電子版軟拷貝中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：6/20分別存入CD-ROM口移動硬盤上，按照文件編碼分類保管，并嚴格做好保密工 作。根據(jù)有關(guān)檔案規(guī)定，各參建單位負責(zé)的全部硬拷貝文件和電子版文件， 按照歸檔要求整理存檔。各參建單位文控管理人員負責(zé)各類文件的立卷歸檔，任何部門

12、和個人不得私自保存應(yīng)歸檔的文件資料。3項目文件排版要求按業(yè)主歸檔文件要求執(zhí)行4附則本管理辦法解釋權(quán)歸山東聯(lián)合能源管道輸送有限公司。根據(jù)工程具體情況，如須進行修改，必須上報山東聯(lián)合能源管道輸送有限公司批準(zhǔn)后方能執(zhí)行。5附錄附錄1項目文件編碼規(guī)則附錄2信函格式附錄3傳真格式附錄4備忘錄格式附錄5會議紀(jì)要格式附錄6會議簽到表附錄7文件借閱登記表 附錄8項目文件復(fù)制經(jīng)辦單附錄9收文登記表中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：7/20附錄10發(fā)文登記表中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：8/20附錄1項目文件編碼規(guī)則.適用范圍本編碼規(guī)則適用于本項目各

13、參建單位之間的與本項目建設(shè)有關(guān)的來往文 件及資料。不適用于建設(shè)單位公文、招標(biāo)文件、合同文件以及建設(shè)單位下發(fā) 的程序文件等已有專門編碼規(guī)則的文件。.文件編碼組成項目文件編碼由：項目代碼、發(fā)文單位(部門)代碼、文件類別代碼、 發(fā)文時間代碼、流水號五部分按順序組成。XXXXXXXXXXXXXXXXXX項目代碼發(fā)文單位/部門代碼文件類別代碼發(fā)文時間代碼流水號3.代碼含義(1)項目代碼本工程項目代碼為:廳P項目名稱項目代碼1中化弘潤濱海-青州輸油管道，程BQ(2)發(fā)文單位/部門代碼發(fā)文單位/部門代碼以4為阿拉伯?dāng)?shù)字組成，詳見下表。麗發(fā)文單位/部門備注1001業(yè)主站場基建項目組1002業(yè)主站場工藝項目組1

14、003業(yè)主站場電氣組1004業(yè)主站場儀表組1005業(yè)主站場設(shè)備組2001業(yè)主線路項目組、代碼發(fā)文單位/部門備注3001朗威監(jiān)理4001中建三局5001管道局三公司6001防腐單位16002防腐單位2、確定7001檢測單位17002檢測單位2、8001青島雙瑞中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：9/20注：未明確和隨工程陸續(xù)開展所涉及的單位（部門），由監(jiān)理單位文控人 員統(tǒng)一分配單位代碼（3）文件類別代碼文件類別代碼以4個英文字母組成，不足4位的以$補齊，詳見下表。文件類別編碼使用方文件類別編碼使用方信函（傳真）XINH各方通用開工報審表KGBS承包商備忘錄BWL$各方

15、通用施工組織設(shè)計（方案）報審表SZBS承包商工程聯(lián)系單LXD$各方專用分包單位資格報審表FBBS承包商工程變更單GCBG各方通用工程報驗申請表GCBY承包商會議紀(jì)要HYJY組織單位監(jiān)理通知單JLTZ監(jiān)理單位監(jiān)理通知回復(fù)單TZHF承包商工程暫停令ZTL$監(jiān)理單位工程臨時延期申請表LSYQ承包商工程臨時延期審批表LYSP監(jiān)理單位費用索賠申請表SPSQ承包商工程最終延期審批表ZYSP監(jiān)理單位進場材料（設(shè)備）報驗表CLSB承包商開工令KGL$監(jiān)理單位工程竣工報驗單JGBY承包商費用索賠審批表SPSP監(jiān)理單位進度計劃報審表JHBS承包商專題報告ZTBG監(jiān)理單位工程簽證報審表GCQZ承包商監(jiān)理規(guī)劃JLGH

16、監(jiān)理單位工程量計量報審表GCJL承包商監(jiān)理細則JLXZ監(jiān)理單位無損探傷申報表TSSB承包商監(jiān)理周報JLZB監(jiān)理單位無損探傷復(fù)探申報表FTSB承包商監(jiān)理月報JLYB監(jiān)理單位其他報審表BAOS承包商監(jiān)理總結(jié)報告JLZJ監(jiān)理單位控制點查驗通知單KZDC承包商中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：10/20注：未明確的文件類別代碼，相關(guān)單位可向監(jiān)理單位文控提出使用申請, 建設(shè)單位文控審核同意后方可使用，新編碼表及時下發(fā)到各參建單位。(4)發(fā)文時間代碼發(fā)文時間代碼以6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，代表文件發(fā)出的時間(年月日)。如2016年7月8發(fā)出的文件，其發(fā)文時間代碼為“ 160708”

17、。(5)流水號流水號以2位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，每個項目文件在發(fā)文單位/部門代碼、文件類別代碼和發(fā)文時間代碼均相同的情況下，以流水號作為唯一性標(biāo)志，從 01 按順序編號。4.編碼分隔符編碼規(guī)定中的各部分之間用“-”分隔。中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：11/20附件2:信函格式單位名稱發(fā)往：編號：收件人：發(fā)件人：抄 送：批準(zhǔn)人：傳 真：頁數(shù)：共頁主 題:急件？請審閱？請回復(fù)？請執(zhí)行？請收存內(nèi)容:第1頁，共1頁地址:郵編:電話:傳真:中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：12/20附件3:傳真格式單位名稱傳 真發(fā)往：編號：收件人：發(fā)件人：抄 送

18、：批準(zhǔn)人：傳 真：頁數(shù)：共頁主 題:?急件？請審閱？請回復(fù)？請執(zhí)行？請收存?zhèn)髡鎯?nèi)容：（四號宋體字，1.5倍行距）第1頁，共1頁地址:郵編:電話:傳真:中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：13/20附件4:備忘錄格式工程備忘錄（參考）編號:收件人：發(fā)件人：日期：主題：正 文：1.5倍行距）（四號宋體字,中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：15/20附件5:會議紀(jì)要格式會議紀(jì)要（參考）（編號）簽發(fā):會議主題:會議時間:會議地點:參加人員:會議主持:會議內(nèi)容:（正文四號宋體字，1.5倍行距）中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：16/20附件6:會議簽到表會議簽到表（參考）會議地點：會議日期：會議主題：參會單位姓名職務(wù)/職稱聯(lián)系電話中油朗威中化弘潤濱青管道工程監(jiān)理部項目文控管理辦法版次：0頁碼：17/20附件7:文件借閱登記表文件借閱登記表（參考）序號文件