辦公室管理說課

1、辦公室管理說課 目 錄 辦公室管理的內(nèi)涵及重要性 一辦公室管理的主要內(nèi)容 二辦公人員職業(yè)素質(zhì) 三 辦公人員職業(yè)能力 四課 件 內(nèi) 容一、辦公室管理的內(nèi)涵及重要性1.辦公室2.辦公室含義3.辦公室的功能4.辦公室管理的重要性1.辦公室的由來(lái) 西方古代的辦公室通常是宮殿或大型廟宇中的一部分。通常是一間存放有大量卷軸的房間，并有抄寫員在其中進(jìn)行工作。對(duì)一些考古學(xué)家和大眾媒體而言，這些房間有時(shí)也被稱為“圖書館”（Libraries），因?yàn)檫@個(gè)場(chǎng)所通常與記載有文學(xué)作品的卷軸有關(guān)。事實(shí)上，除了詩(shī)歌或虛構(gòu)的文學(xué)作品之外，自從各種記錄、合約、命令、公告等內(nèi)容都被記載于卷軸上起，這些存放卷軸的房間就有了現(xiàn)代“辦

2、公室”的定義。2. 辦公室的含義 （1）廣義：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于教室、車間、等。（2）狹義：指某一類職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所，如校長(zhǎng)辦公室等。（3）特指：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級(jí)別高的又稱辦公廳。（4）專指：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國(guó)務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室。辦 公 室辦公室的一般含義 辦公室是提供工作辦公的場(chǎng)所，由辦公設(shè)備，辦公人員及其它輔助設(shè)備組成。（此處采納廣義）辦公設(shè)備輔助設(shè)備辦公人員3.辦公室的功能辦公室的功能參謀與 助手樞紐與心臟協(xié)調(diào)與溝通形象與管家4.辦公室管理 辦公室管理即依據(jù)辦公室內(nèi)在活動(dòng)機(jī)理，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，綜合運(yùn)用辦公室中的人力資源，

3、從而有效地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過程。 辦公室管理的性質(zhì)輔助性事務(wù)性綜合性中樞性機(jī)要性辦公室管理的指導(dǎo)思想(1) 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)(2) 為相關(guān)的各級(jí)部門服務(wù)(3) 為同事服務(wù)辦公室管理四要素一、是明確的組織目標(biāo)二、是服從自己目標(biāo)的運(yùn)轉(zhuǎn)方式三、是管理人員四、是先進(jìn)的科技管理手段四要素辦公室管理的六項(xiàng)原則第一， 準(zhǔn)確原則第二，迅速原則第三，保密原則第四，密切聯(lián)系群眾原則第五，一切從實(shí)際出發(fā)的原則第六，協(xié)調(diào)配合原則5. 辦公室管理的重要性 辦公室作為公司的行政中樞，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。 加強(qiáng)辦公室管理，是優(yōu)化辦公流程、明晰辦公職責(zé)、提高辦公績(jī)效、增強(qiáng)辦公科學(xué)化、制度化的有效手段

4、。很 重 要 哦加 油 吧！6.辦公室管理的必要性辦公室職能的內(nèi)在要求實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理和行政管理“兩翼齊飛”的必然要求提高辦公室工作質(zhì)效的主要途徑7.全面推進(jìn)辦公室管理科學(xué)化（一）更新觀念，提高認(rèn)識(shí)（二）明確職責(zé)，細(xì)化流程（三）完善制度，強(qiáng)化考核8.案 例 分 析案例分析目的：通過具體案例分析，明確辦公室管理的重要性。血的教訓(xùn)“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故2008年4月28日，膠濟(jì)鐵路發(fā)生一起列車脫軌相撞的特別重大交通事故，造成了72人死亡、416人受傷、中斷行車21小時(shí)22分，直接經(jīng)濟(jì)損失4192.5萬(wàn)元。事故分析事故性質(zhì)：“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故 是一起責(zé)任事故。原因之一：有

5、關(guān)文件、調(diào)度命令違規(guī)發(fā)布，且錯(cuò) 發(fā)漏發(fā)；機(jī)關(guān)公文管理混亂。 摘自“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故調(diào)查報(bào)告事 故 分 析 濟(jì)南鐵路局關(guān)于實(shí)行膠濟(jì)線施工調(diào)整列車運(yùn)行圖的通知（154號(hào)文件） 文件及文件辦理程序問題 （1）內(nèi)容違規(guī)超出鐵道部有關(guān)會(huì)議議定范圍，擅自將事故路段的施工臨時(shí) 限速改為線路允許速度并予公開。（致命錯(cuò)誤?。?（2）會(huì)簽部門不全未會(huì)簽濟(jì)南鐵路局相關(guān)部門。（失去糾正錯(cuò)誤機(jī)會(huì)?。?（3）漏發(fā)抄送單位未發(fā)給與文件執(zhí)行直接相關(guān)的北京鐵路局相關(guān)單位，致 使無(wú)法納入列車運(yùn)行監(jiān)控器。（再次失去可能的情況下糾正錯(cuò)誤機(jī)會(huì)?。?事 故 分 析濟(jì)南鐵路局關(guān)于實(shí)行膠濟(jì)線施工調(diào)整列車運(yùn)行圖的通知（154

6、號(hào)文件） 反映了機(jī)關(guān)文件管理混亂（1）部分管理人員不熟悉、不掌握有關(guān)重要規(guī)章制度，對(duì)規(guī)章制度理解有偏差；人員素質(zhì)不適應(yīng)崗位要求。在154號(hào)文件會(huì)簽、審核中，總工室、工務(wù)、公文審核等部門均未發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（2）在154號(hào)文件的發(fā)文處理過程中，文件草擬部門審核人擅自修改已會(huì)簽的文件、違規(guī)增加內(nèi)容；公文處理部門負(fù)責(zé)人對(duì)審核人員的教育培訓(xùn)不夠；文件簽發(fā)走形式，簽發(fā)人把關(guān)不嚴(yán)。 摘自“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故調(diào)查報(bào)告二、辦公室管理的內(nèi)容信息政務(wù)品質(zhì)制度M1M2M4M3 服務(wù)平行信息平行信息 1. 信息管理：上行信息上行信息下行信息辦公室下行信息信 息 管 理信息工作的定位下情上達(dá)、上情

7、下達(dá) 宣傳工作，展現(xiàn)單位面貌，建樹單位形象 爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注支持，推動(dòng)難點(diǎn)問題解決信息管理信息工作的理念信息工作無(wú)小事主動(dòng)融入中心工作為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)及時(shí)準(zhǔn)確質(zhì)量為本信 息 管 理信息的基本要求基本要求：新、實(shí)、準(zhǔn)、快、精、深新：一是反映的情況必須是新近發(fā)生的；二是反映的事情雖然時(shí)過已久，但上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并不知道或知之不詳，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出現(xiàn)，具有一定的前瞻性預(yù)測(cè)。實(shí)：一是反映的事物必須真實(shí)，確有其事，確有其人；二是事物發(fā)生的程度，必須實(shí)事求是地予以表達(dá)，不能”拔高”和”掩飾”。準(zhǔn)：收集反饋各類工作、活動(dòng)的信息，包括時(shí)間、地點(diǎn)、事情經(jīng)過，活動(dòng)主體以及活動(dòng)變化的環(huán)境條件

8、、因果關(guān)系、變化制約和影響程度等都要真實(shí)可靠，恰到好處，忠于事實(shí)。信息管理信息的基本要求快：一是思想敏銳，反應(yīng)靈敏；二是信息素材收集后，要立即進(jìn)行篩選、鑒別，提煉信息的精華；三是對(duì)經(jīng)過加工的信息要快速傳遞，報(bào)送上級(jí)有關(guān)部門。精：一是信息的內(nèi)容要精，一則信息要集中反映一個(gè)主題，觀點(diǎn)突出，目標(biāo)明確；二是信息的文字要精，即需對(duì)大量的原始信息資料，進(jìn)行加工提煉；三是向上級(jí)提供的信息篇幅數(shù)量要精。深：一是要根據(jù)決策需求和重點(diǎn)工作，深入進(jìn)行調(diào)查研究，信息要有分析、有觀點(diǎn)、有建議；二是從各類信息載體提供的大量一般信息資料中，分析、挖掘能夠正確地闡述事物發(fā)展變化趨勢(shì)的典型素材，進(jìn)而進(jìn)行邏輯推理、高度綜合、歸納

9、、整理，力求實(shí)現(xiàn)信息從較低層次到較高層次的升華和增值。基本要求：新、實(shí)、準(zhǔn)、快、精、深信 息 管 理 信息的來(lái)源 文件堆里挖信息；翻閱材料篩信息； 講話稿中撿信息；領(lǐng)導(dǎo)口中理信息； 聯(lián)系上下摸信息；會(huì)議之中捕信息； 參與活動(dòng)追信息；重大事件搶信息； 深入基層拾信息；關(guān)注新聞抓信息； 跟蹤問效知信息；情況反饋傳信息； 利用網(wǎng)絡(luò)選信息；與外聯(lián)系通信息。信 息 管 理 信息的報(bào)送 一是緊緊圍繞工作中心 二是全力提高信息報(bào)送意識(shí) 三是注重溝通聯(lián)系 四是加強(qiáng)信息指導(dǎo) 2. 政務(wù)管理：辦事會(huì)辦事辦好事辦文會(huì)辦文辦好文辦會(huì)會(huì)辦會(huì)辦好會(huì)辦好文辦好會(huì)辦好事辦 好 文文書管理 （一） 文件管理制度（二） 文書管理

10、制度（三） 檔案管理制度辦好文文書書寫 一、文章標(biāo)題要簡(jiǎn)要 二、文章內(nèi)容要詳實(shí) 三、文章標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確 四、文章字體要選好 會(huì)議規(guī)范管理(組織會(huì)議的一般流程） 會(huì)議報(bào)批、會(huì)議內(nèi)容、參加人員、 會(huì)議議程、會(huì)議文件、會(huì)議記錄、 會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議服務(wù)辦 好 會(huì) 辦 好 事 日常事務(wù)管理（一） 接待管理（二） 報(bào)刊收發(fā)整理（門衛(wèi)）（三） 后勤管理（食堂、車輛、環(huán)境衛(wèi)生）（四）辦公用品管理制度（五） 文化宣傳管理（公司宣傳欄）（六） 其他事務(wù)接待管理位次的秘密領(lǐng)導(dǎo)開車接領(lǐng)導(dǎo)，副駕為上座，叫平起平坐。司機(jī)身后為上座，政客喜歡座。公務(wù)接待副駕之后為上座方向盤在右，后排左座為上座。帶著太太（先生）接領(lǐng)導(dǎo)，后座為上座

11、。（一）轎車位次接待管理位次的秘密1.面門為上3.前排為上4.以右為上5.以遠(yuǎn)為上2.居中為上（二） 會(huì)議位次接待管理位次的秘密（三）行進(jìn)中的位次： 走動(dòng)中，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，中央高于兩側(cè)，前方高于后方。（四）會(huì)客時(shí)的位次： 談?wù)旅鎸?duì)面就坐（面門為上，背門為下）。 非正式并排就坐。（五）談判時(shí)的位次： 客方面對(duì)門，主人背對(duì)門； 居中是主談，右側(cè)是二把手，左側(cè)是三把手。接待管理位次的秘密（六）簽定儀式的位次： 雙方主簽面門坐， 客居右來(lái)主居左， 其他分別站兩邊。（七）宴會(huì)的位次 多桌：中央高于外側(cè) 右側(cè)高于左側(cè) 內(nèi)側(cè)高于外側(cè) 同桌：面對(duì)房門是主位 主賓一般坐右手 高低遠(yuǎn)近依次坐 舉輕若重建章立制

12、舉重若輕3.建章立制 “立規(guī)矩”1. 制度有和無(wú)不一樣2. 制度應(yīng)具體可操作3. 制度需要不斷完善4. 制度的關(guān)鍵在執(zhí)行 公司形象的表現(xiàn) 公司作風(fēng)的反映 公司效率的體現(xiàn)服務(wù)窗口形象窗口 4. 品質(zhì)管理辦公室管理工作的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)：工作的接觸面廣、層次高;各方面信息集中、數(shù)量大；碰到的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題多；得到的鍛煉、培養(yǎng)機(jī)會(huì)多。 榮譽(yù)感 責(zé)任感 使命感 辦公室管理工作的要求有位有為，有為有位。不缺位、不錯(cuò)位、不越位。在日常的辦文、辦會(huì)和辦事中，要努力探索和把握辦公室工作的規(guī)律，通過工作方式的創(chuàng)新，在做好日常性工作的同時(shí)，從瑣碎的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“高參”。做 到 位 辦公室管理工作的要求培養(yǎng)一支學(xué)習(xí)型的團(tuán)隊(duì)。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于總結(jié)。培養(yǎng)一支作風(fēng)過硬的團(tuán)隊(duì)。要有高度的責(zé)任感和使命感，樹立快、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)、實(shí)的工作作風(fēng)。培養(yǎng)人 辦公室管理工作的要求綜合協(xié)調(diào)行政樞紐參謀助手（急領(lǐng)導(dǎo)所急，想領(lǐng)導(dǎo)所想； “高參”和“勤務(wù)兵”）窗口服務(wù)定好位辦公室管理工作應(yīng)處理的關(guān)系1、管理與服務(wù)的關(guān)系2、主動(dòng)與被動(dòng)的關(guān)系3、重點(diǎn)與一般的關(guān)系4、超前與滯后的關(guān)系法律法規(guī)政策理論業(yè)務(wù)知識(shí)語(yǔ)言文字綜合素質(zhì)組織協(xié)調(diào) 辦公人員的職業(yè)素質(zhì)三、5S管理具體含義及要求三、辦公人員的職業(yè)素質(zhì)辦公人員素質(zhì)的重要性: 辦公室工作人員