Excel辦公技巧演示教學(xué)

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。Excel辦公技巧Excel辦公技巧用多窗口修改編輯Excel文檔如果要比較，修改Excel中不同單元格間的數(shù)據(jù)，而單元格又相距較遠的話，來回拖動鼠標很是麻煩。我們可以用多窗口來進行比較，依次單擊“窗口拆分”，Excel便自動拆分成四個窗口，每個窗口都是一個獨立的編輯區(qū)域，我們在瀏覽一個窗口的時候，不影響另外一個窗口。在word中對長文檔的修改比較繁瑣，也可以用這種方法將窗口進行拆分。要取消多窗口，雙擊分隔線或依次單擊“窗口取消拆分”即可。Excel錄入時自動切換輸入法在Excel單元格中，經(jīng)常遇到中英

2、文交替輸入的情況，如A列輸入中文而B列卻輸入英文，這時就要在中英文輸入法之間反復(fù)切換，這樣非常麻煩而且嚴重影響錄入效率。其實可以先打開中文輸入法，選中需要輸入中文的列，執(zhí)行菜單“數(shù)據(jù)有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”中切換到“輸入法模式”標簽分頁，在“模式”下拉列表中選擇“打開”，確定退出。接著選擇需要輸入英文的列，同樣打開“輸入法模式”標簽分頁，在“模式”下拉列表中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，確定后退出即可。Excel中粘貼時避免覆蓋原有內(nèi)容在工作表中進行復(fù)制或移動操作時，粘貼的內(nèi)容將自動覆蓋工作表中的原有內(nèi)容，怎樣避免這一現(xiàn)象呢？首先選中要復(fù)制或移動的單元格，單擊復(fù)制或剪切按鈕，選中要粘貼的起始單元

3、格，按下“Ctrl+shift+”組合鍵，在彈出的“插入粘貼”對話框中選擇活動單元格移動的方向，單擊“確定”按鈕就可以了。Excel中快速排查公式錯誤在Excel中，經(jīng)常會遇到某個單元格中包含多層嵌套的復(fù)雜函數(shù)的公式，如果公式一旦出錯就很難追蹤錯誤。其實在Excel2003中利用“公式求值”功能就可以進行公式的錯誤排查。依次單擊“工具自定義”打開“自定義”對話框并切換到“命令”選項卡，在左邊“類別”列表中選擇“工具”，在右邊找到“公式求值”并將它拖放到工具欄，這樣工具欄上就出現(xiàn)一個“公式求值”按鈕。以后選中公式所有的單元格，單擊“公式求值”按鈕就可以按照公式的執(zhí)行順序逐步觀察公式的運算結(jié)果，從

4、而定位并找到錯誤之源，原理類似程序調(diào)試中的“單步執(zhí)行”。Excel中妙用“條件格式”讓行列更清晰在用Excel處理一些含有大量數(shù)據(jù)的表格時，經(jīng)常會出現(xiàn)錯行錯列的情況，其實可以將行或列間隔設(shè)置成不同格式，這樣看起來就清晰明了得多。利用“條件格式”可以輕松地達到目的。先選中數(shù)據(jù)區(qū)中所有單元格，然后選擇菜單命令“格式條件格式”，在打開的對話框中，在最左側(cè)下拉列表中單擊“公式”，然后在其右側(cè)的輸入欄中輸入公式“MOD(ROW(),2)”，然后單擊下方的“格式”按鈕，在彈出的“單元格格式”對話框中單擊“圖案”選項卡，指定單元格的填充顏色，并選擇“邊框”選項卡，為單元格加上外邊框，然后一路單擊“確定”按鍵

5、即可。如果希望第一行不添加任何顏色，只須將公式改為“MOD(ROW()+1，2）”即可。如果需要間隔兩行添加填充顏色只須將公式改為“MOD(ROW(),3)=0”就可以了。如果要間隔四行，那就將“3”改為“4”，以此類推。如果我們希望讓列間隔添加顏色，那么只須將上述公式中的“ROW”改為“COLUMN”就可以達到目的?！罢障鄼C”的妙用如果要讓sheet2中的部分內(nèi)容自動出現(xiàn)在sheet1中，用excel的照相機功能也是一種方法。操作方法如下：首先點擊“工具”菜單，選擇“自定義”命令，在彈出的對話框的“命令”選擇卡下的“類別”中選擇“工具”，在右邊的“命令”列表中找到“照相機”，并且將它拖到工具

6、欄的任意位置。接著拖動鼠標選擇sheet2中需要在sheet1中顯示的內(nèi)容，再單擊工具欄上新增加的“照相機”按鈕，于是這個選定的區(qū)域就被拍了下來。最后打開sheet1工作表，在要顯示“照片”的位置上單擊鼠標左鍵，被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。EXCEL中快速插入系統(tǒng)時間與日期在用Excel進行報表處理時，經(jīng)常需要在表格的前端或者末尾輸入當天的時間與日期。若用數(shù)字輸入的話顯得比較繁瑣。其實可以這樣來快速輸入：首先選中需要時間的單元格，同時按下“ctrl+shift+；”組合鍵即可；若要輸入系統(tǒng)日期則按下“ctrl+；”組合鍵即可。徹底隱藏Excel工作表在Excel中可以通過執(zhí)行“格式工

7、作表隱藏”將當前活動的工作表隱藏起來，在未執(zhí)行進一步的工作簿設(shè)置的情況下，可以通過執(zhí)行“格式工作表取消隱藏”來打開它。其實還可以通過設(shè)置工作表的隱藏屬性來徹底隱藏。按下“ALTF11”組合鍵進入VBA編輯窗口，在左側(cè)選中需要隱藏的工作表，按下F4鍵打開“屬性”對話框，切換到“按分類序”標簽分頁，將“雜項”下的“Visable”的值選擇改為“2xlSheetVeryHidden”或“0 xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。這樣將選定的工作表隱藏起來，且“取消隱藏”也不起作用，這樣就能徹底隱藏工作表了。將Visable值改還原即可取消隱藏。輕松挑出重復(fù)數(shù)據(jù)筆者在工作過程中

8、遇到這樣的問題：要在Excel中把A列和B列中重復(fù)的數(shù)據(jù)和重復(fù)的次數(shù)找出來（A和B兩列數(shù)據(jù)之間存在邏輯關(guān)系，有重復(fù)現(xiàn)象出現(xiàn)）。筆者的做法是：選中C2單元格，輸入公式“=IF(COUNTIF(B:B,A2)=1,A2,)”，然后用“填充柄”將C2單元格中的公式復(fù)制到C列的其它單元格中。假設(shè)重復(fù)出現(xiàn)次數(shù)的統(tǒng)計結(jié)果保存在D列中，在D2單元格中輸入公式“=COUNTIF(B:B,A2)”，然后將公式填充到D列的其他單元格中即可。重復(fù)出現(xiàn)的數(shù)據(jù)和重復(fù)的次數(shù)自動列了出來。用IF函數(shù)搞定“DIV/0！”在Excel中用公式計算時，經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤值“#DIV/0！”，它表示公式中的分母引用了空白單元格或數(shù)值為

9、零的單元格。如果作為正式的報表，出現(xiàn)這樣的字符當然不能讓人滿意。解決方法有三：1、手工找出單元格的出錯公式，一一將它們刪除。這種辦法適合于出現(xiàn)“#DIV/0！”不多的情況。2、如果報表中出現(xiàn)很多“#DIV/0！”，上述方法就顯得太麻煩了。這時就要利用IF函數(shù)解決問題：C2單元格中輸入公式“=IF(B2=0,-,A2/B2*100-100)”，再用填充柄把公式復(fù)制到C列的其它單元格中，“#DIV/0！”就會被“”代表，報表自然漂亮多了。3、打印時，打開“頁面設(shè)置”對話框，切換到“工作表”選項卡，將“錯誤單元格打印為”選項設(shè)置為“空白”或“”就好了。改變Excel自動求和值默認位置Excel提供了

10、自動相加功能，它可以自動將一行（或一列）的數(shù)據(jù)相加取和，計算出的值會放在這個區(qū)域下邊（或右邊）最接近用戶選取的空單元格處。但有時我們需要把取和值放在一行（或一列）數(shù)據(jù)的上方或左邊。具體的方法：單擊需要求和的一行（或一列）數(shù)據(jù)的上方（或左邊）的空單元格；接著按組合鍵“Shift+Ctrl”，然后單擊工具欄中“自動求和”按鈕；最后選中需要求和的一組數(shù)據(jù)（按住鼠標左鍵拖動），按下回車鍵即可。啟動Excel時自動打開某個工作簿在Excel2003（以下簡稱Excel）中如果一直使用同一個工作薄或工作表，則可以將該工作薄移到Excel的啟動文件夾中，這樣，每次啟動Excel時都將自動打開該工作簿。具體方

11、法如下：將要打開的Excel工作簿復(fù)制或移動到C：ProgramFilesMicrosoftofficeOffice11XLStart文件夾中。如果不想變動工作簿的當前位置，可以為這個工作簿創(chuàng)建快捷方式，然后將快捷方式復(fù)制或移動到XLStart文件夾中，然后重新啟動Excel，該工作簿就會在Excel啟動時自動打開。Excel快速實現(xiàn)序號輸入在第1個單元格中輸入撇號“”，而后緊跟著輸入數(shù)字字符如：1，然后選中此單元格，將鼠標位置至單元格的右下角，當出現(xiàn)細十字線狀的“填充柄”時，按住此鍵向下（或右）拖拉至所選定區(qū)域后，松開鼠標左鍵即可。自動填充具體日期當我們在excel中輸入日期數(shù)據(jù)時，可能需要

12、確定該日期所對應(yīng)的是星期幾。而為了查明星期幾，許多用戶往往會查閱日歷或使用轉(zhuǎn)換函數(shù)，這都很繁瑣。其實，我們完全可以讓excel自動完成這個任務(wù)。具體操作如下：選中需要錄入日期數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，點擊“格式單元格”。在“數(shù)字”標簽頁中單擊“分類”列表中的“自定義”選項，然后，在右邊的“類型”文本框中輸入：yyyy年m月d日星期aaa，并單擊“確定”。這樣，只要輸入日期，相應(yīng)的星期數(shù)就會自動出現(xiàn)在日期數(shù)據(jù)后面。將計算器搬到Excel中工具自定義命令選項卡，在類別列表中選“工具”，在命令列表中選“自定義”（旁邊有個計算機器圖標）。將所選的命令從命令列表中拖至工具欄中，關(guān)閉，退出Excel，重新打開Ex

13、cel即可。不用小數(shù)點，也能輸入小數(shù)在excel中，需要輸入大量小數(shù)，而且小數(shù)的位數(shù)都相同，方法是：工具選項，點擊“編輯”選項卡，勾選“自動設(shè)置小數(shù)點”，調(diào)整小數(shù)“位數(shù)”（如2），確定。現(xiàn)在再輸入幾個數(shù)值，不需要輸入小數(shù)點，會自動保留二位小數(shù)。巧按需要排序?qū)W校一次上公開課，來的客人有400多人，打字員已按來人的先后順序在excel中錄入了客人的姓名、職務(wù)、所在學(xué)校等，如果要按職務(wù)高低即校長、副校長、教導(dǎo)主任、教導(dǎo)副主任等排序，可以如下操作：依次單擊工具選項，彈出窗口，單擊“自定義序列”選項卡，點“添加”按鈕，光標懸停于“輸入序列”窗口，在其中按次序輸入“校長、副校長、教導(dǎo)主任、教導(dǎo)副主任”后再

14、按“添加”后確定。定義完自己的序列后，依次單擊“數(shù)據(jù)排序”，把“主要關(guān)鍵字”定位于職務(wù)列，再單擊“選項”，從“自定義排序次序”中選取上述步驟中自定義的序列，“方向”選擇為“按列排序”，點確定回到“排序”窗口，再按“確定”便大功告成。在excel中刪除多余數(shù)字學(xué)生的學(xué)籍號數(shù)字位數(shù)很多，比如“1996001”，要成批量刪除前面的“1996”，手工刪除肯定不行?？梢杂谩胺至小钡姆椒ㄒ徊降轿?。選中“學(xué)籍號”這一列，依次單擊“數(shù)據(jù)分列”，彈出“文本分列向?qū)А贝翱?，點擊選中“固定寬度”后按“下一步”按鈕，在需要分隔的地方單擊鼠標左鍵，即出現(xiàn)分隔線，再單擊“下一步”按鈕，左邊部分呈黑色顯示（如果要刪除右邊部

15、分，單擊分隔線右側(cè)，右側(cè)即呈黑色）；再在“列數(shù)據(jù)格式”中點選“不導(dǎo)入此列（跳過）”，單擊“完成”即可。圈注表格中的無效數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)輸入完畢后，為了保證數(shù)據(jù)的真實性，快速找到表格中的無效數(shù)據(jù)，我們可以借用excel中的數(shù)據(jù)有效性和公式審核來實現(xiàn)。選中某列（B列），單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“設(shè)置”選項卡，輸入符合條件的數(shù)據(jù)必須滿足的條件范圍（如“=and(B160,B190)”）。右擊工具欄打開“公式審核”工具欄，單擊工具欄中的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕，此時表格中的無效數(shù)據(jù)都被清清楚楚地圈注出來了。兩個日期之間的天數(shù)、月數(shù)和年數(shù)計算兩個日期“1995512”和“

16、2006116”之間的天數(shù)、月數(shù)和年數(shù)可使用下面的公式：“=DATEDIF(A1,B1,d)，其中A1和B1分別表示開始日期和結(jié)束日期，d表示天數(shù)，換為m或y就可以計算兩個日期相關(guān)的月數(shù)和年數(shù)了。在不同單元格快速輸入同一內(nèi)容首先選定要輸入同一內(nèi)容的單元格區(qū)域，然后輸入內(nèi)容，最后按Ctrl回車鍵，即可實現(xiàn)在選定單元格區(qū)域中一次性輸入相同內(nèi)容。輕松去掉姓名中的空格編輯查找替換，在查找內(nèi)容欄輸入一個空格，替換欄保持為空，點擊全部替換就可以去掉所有姓名中的空格了。多個單元格數(shù)據(jù)巧合并在編輯了一個excel工作表后，如果又需要把某些單元格的數(shù)據(jù)進行合并，那么我們可以請“”來幫忙。比如需要將A、B、C三列

17、的數(shù)據(jù)合并為D列中的數(shù)據(jù)，此時請按下述步驟操作：首先在D2單元格鍵入公式“=A2&B2&C2”。單擊單元格，然后將鼠標指針指向D2單元格的右下角，當指針變成一個黑十字時（這個黑十字被稱為填充柄），向下拖動填充柄到所需要的行，松開鼠標左鍵。在D列單元格中，我們就得到需要的數(shù)據(jù)了。輸入平方數(shù)在excel單元格中要輸入100平方這樣的數(shù)字，可以先輸入“1002”（最外層的引號不要輸入），然后在編輯欄中選中最后的2，點擊“格式單元格”，在對話框中點擊“字體”選項，選中“上標”復(fù)選框即可。不過，用這種方式輸入的是文本型數(shù)字。輸入等號當我們使用excel時，想在一個單元格只輸入一個等號，我們就會遇到這樣的

18、問題：你輸入完等號后，它認為你要編輯公式，你如果點擊其它單元格，就表示引用了。這時你可以不點擊其它單元格，而點擊編輯欄前面的“”號，或者直接敲回車確認就可以完成等號的輸入了。在excel中快速輸入分數(shù)通常在單元格中直接輸入分數(shù)如6/7，會顯示為6月7日。如何快速輸入分數(shù)“6/7”時在它前面添加一個0和一個空格即可，但是用此法輸入的分母不能超過99（超過99就會變成另一個數(shù)）。讓excel自動創(chuàng)建備份文件用excel2000/2002編輯重要數(shù)據(jù)文件時，如果害怕不小心把數(shù)據(jù)修改錯了，可以讓excel在保存文件時自動創(chuàng)建一份備份文件。打開“文件保存”，在出現(xiàn)的對話框中按下右上角的“工具”，點選“常

19、規(guī)選項”，出現(xiàn)“保存選項”對話框后，勾選“生成備份文件”選項，按下確定，現(xiàn)在保存一下文檔，excel就會自動給這個文件創(chuàng)建一份備份文件，備份文件的文件名為原文件名后加上的“的備份”字樣，如BOOK1的備份.xlk，而且圖也不相同，相信很容易分別出哪個是備份文件。輕松切換中英文輸入平時用excel錄入各種表格時，不同的單元格中由于內(nèi)容的不同，需要在中英文之間來回切換，這樣既影響輸入速度又容易出錯，其實我們可以通過excel“數(shù)據(jù)有效性”功能進行中英文輸入法自動切換。選中需要輸入中文字符的單元格，打開“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性輸入法模式打開”，單擊確定。再選中需要輸入英文或數(shù)字的單元格，用上面的方法將

20、輸入法模式設(shè)置為“關(guān)閉（英文模式）”就可以了。這樣在輸入過程中excel會根據(jù)單元格的設(shè)置自動切換中英文輸入法。限制重復(fù)數(shù)據(jù)錄入在excel中錄入數(shù)據(jù)時，有時會要求某列單元格中的數(shù)據(jù)具有唯一性，例如身份證號碼、發(fā)票號碼之類的數(shù)據(jù)。為了保證數(shù)據(jù)的唯一性，我們可以這樣做：選定目標單元格區(qū)域（這里假設(shè)為A1：A10），依次單擊“數(shù)據(jù)有效性”，在對話框擊“設(shè)置”選項卡，單擊“允許”下拉列表，選擇“自定義”，在“公式”中輸入“=countif($A$1:$A$10)=1”。接著，切換到“出錯警告”選項卡，在“樣式”中選擇“停止”，然后分別在“標題”和“錯誤信息”中輸入錯誤提示標題和信息。設(shè)置完畢后單擊確

21、定退出。此時，我們再在目標單元格錄入數(shù)據(jù)時，Excel就會自動對數(shù)據(jù)的唯一性進行校驗。當出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)時，Excel中會出現(xiàn)前面設(shè)置的錯誤提示信息。excel的另類求和方法在excel中對指定單元格求和，常用的方法有兩種，一是使用SUM，一般用于對不連續(xù)單元格的求和，另一種方法是使用，用于對連續(xù)單元格的求和。在有些情況下如果使用組合鍵alt+=，會顯得更方便。先單擊選中要放置和的單元格，再按下alt+=，用鼠標單擊所要求和的單元格，被選中的單元格即呈選中狀態(tài)，這時可配合shift選取連續(xù)多個單元格，或者配合ctrl選取任意不連續(xù)單元格，使用ctrl甚至還可以對同一單元格多次求和，單元格選取完成后

22、按回車鍵即可。這種方法在某些特殊場合十分有用。完全刪除excel中的單元格想將某單元格（包括該單元格的格式和注釋）從工作中完全刪除嗎？選中要刪除的單元格區(qū)域，然后按下Ctrl+（減號），在彈出的對話框中選擇單元格移動的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后留下的空間。批量查看公式在多個單元格或工作中設(shè)置了公式，要想查看公式和計算結(jié)果，就得反復(fù)滾動窗口或者來回切換工作表。其實我們可以先選中含有公式的單元格（多個單元格可用shift和ctrl配合鼠標操作），然后右擊工具欄選擇并打開“監(jiān)視窗口”，單擊“添加監(jiān)視”按鈕，所有選中的單元格的公式及計算結(jié)果就顯示在了監(jiān)視窗口中，非常直觀。如果你創(chuàng)建了一個較大

23、的數(shù)據(jù)表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時，利用“監(jiān)視窗口”可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動時是如何影響當前數(shù)據(jù)的，這對于排查數(shù)據(jù)更改關(guān)聯(lián)錯誤很有幫助。實現(xiàn)單元格跨表拖動在同一excel工作表中，拖動單元格或單元格區(qū)域的邊框可以實現(xiàn)選定區(qū)域的移動操作，但該操作無法在不同的工作表間實現(xiàn)，其實可以按住Alt，將所要移動的單元格或單元格區(qū)域拖到目標工作表的標簽處，excel會自動激活該工作表，這樣你就能夠在其中選擇合適的放置點了。剔除隱藏單元格當將excel工作表中某個包含隱藏單元格的區(qū)域的內(nèi)容拷貝到其他位置時，隱藏單元格的內(nèi)容往往會被一同拷貝過去。那么，如果想將隱藏單元格的內(nèi)容剔

24、除出去，該怎么辦？很簡單，選中目標區(qū)域，按Ctrl+G，單擊“定位條件”，選擇“可見單元格”選項，單擊確定?，F(xiàn)在，對目標區(qū)域進行復(fù)制或剪切操作就不會包含隱藏單元格中的內(nèi)容了。不驚擾IE選定有超級鏈接的表格我們在excel中選定某個超級鏈接所在的單元格時，常會觸發(fā)該鏈接，導(dǎo)致IE出現(xiàn)并訪問該鏈接。其實要想選中這類單元格又不驚擾IE，我們可采用以下方法：單擊包含超級鏈接的單元格，按住鼠標左鍵至少一秒鐘，然后釋放鼠標，這時就可以選定超級鏈接所在的單元格。用組合鍵選表格在使用excel編輯文檔時，如果一個工作表中有多張表格，為了顯示直觀，你可能在這多張表格間用空白行和空白列進行間隔。這種情況下，當表格

25、較大時，使用鼠標拖動的方法選中其中的一張表格，是不容易的，但如果使用快捷鍵，卻輕而易舉。在要選擇的表格中，單擊任意一個單元格，然后按下“ctrl+shift+*”組合鍵即可。及時更新共享工作簿在日常工作中，如果我們要想知道excel共享工作簿中的更新數(shù)據(jù)，這時沒有必要一次次重復(fù)打開工作簿查看，只要直接設(shè)定數(shù)據(jù)更新間隔即可。依次點擊“工具共享工作簿”，打開“共享工作簿”窗口，單擊“高級”標簽，然后在“更新”欄選中“自動更新間隔”項，并設(shè)定好間隔時間（如3分鐘）。這樣一來，每隔3分鐘，excel會自動保存所作的修改，他人的更新內(nèi)容也會及時顯示出來。拖空選定區(qū)域一般情況下，在excel中刪除某個選定

26、區(qū)域的內(nèi)容時，直接按delete鍵即可。不過，如果你此時正在進行鼠標操作，且不想切換至鍵盤的話，那么，你還可以這樣操作：鼠標左鍵單擊并選定區(qū)域的填充句柄（右下角的黑色方塊）不放，然后反向拖動它使它經(jīng)過選定區(qū)域，最后松開鼠標左鍵即可。另外，拖動時按住ctrl鍵還可將選定區(qū)域單元格的格式信息一并刪除。給工作表上點色在excel中通常是通過工作表表名來區(qū)分每一張工作表的。但是，由于工作表表名顯示在工作表底部狹小的標簽中，一些視力不佳的用戶查找起來相當吃力。為了照顧這些用戶，我們可為每張工作表標簽設(shè)定一種顏色，以便于查找。具體操作如下：右鍵點擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“工作表標簽顏色”選項，

27、然后在出現(xiàn)的窗口中選定一種顏色，點擊“確定”即可。excel的區(qū)域加密你是否想讓同一個工作表中的多個區(qū)域只能看不能改呢？啟動excel，打開需要加密的數(shù)據(jù)文檔，執(zhí)行“工具保護允許用戶編輯區(qū)域”，擊“新建”按鈕，在彈出的對話框中接著在“標題”中輸入非字符的標題，在“引用單元格”中選定一個或一部分連續(xù)單元格的重要數(shù)據(jù)，接著輸入“區(qū)域密碼”，確定返回“允許用戶編輯區(qū)域”對話框，點擊“保護工作表”，撤消工作表保護密碼，點擊確認密碼后可以進行工作了。打印時自動加網(wǎng)格線在excel中打印表格時默認是不加網(wǎng)格線的，因此，許多人往往手動設(shè)置網(wǎng)格線。其實，完全可以不必這么麻煩。執(zhí)行“文件頁面設(shè)置”，在“工作表”

28、標簽頁中鉤選“網(wǎng)格線”，確定。我們就可以在“打印預(yù)覽”中看到excel已經(jīng)自動為表格加上網(wǎng)格線了。貨幣符號輕松錄入我們在向excel錄入數(shù)據(jù)時，有時需要錄入貨幣符號，比如歐元符號。你是怎么錄入的？在插入符號中慢慢找？那樣挺費功夫的。按alt+0162，然后松開alt鍵，就可以輸入分幣字符。按alt+0163，輸入英鎊字符輸入英鎊字符。按alt+0165輸入日圓符號，而按下alt+0128，輸入歐元符號實現(xiàn)以“0”開頭的數(shù)字輸入在Excel單元格中，輸入一個以“0”開頭的數(shù)據(jù)后，往往在顯示時會自動把“0”消除掉。其實要保留數(shù)字開頭的“0”，其實是非常簡單的。只要在輸入數(shù)據(jù)前先輸入一個“”（單引號

29、，英文狀態(tài)下半角），這樣跟在后面數(shù)字的“0”就不會被Excel自動消除。當有大量這樣的數(shù)字要輸入時，可以先將單元格區(qū)域定義為文本格式：選中所需的單元格區(qū)域，單擊“格式單元格”，選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”框中單擊“文本”，單元“確定”。之后，在這些單元格中輸入數(shù)字時，其前的“0”將不再自動消失?？焖俨檎铱瞻讍卧裨趀xcel表格中，有時會出現(xiàn)單元格中內(nèi)容漏輸?shù)那闆r，如果要快速查找這些空白單元格，可以用下述方法：定位于某列第一行，依次點“數(shù)據(jù)記錄單條件”，在需要查找的字段欄后輸入“=”（不包括雙引號），點“下一條”按鈕，就會逐條顯示該字段中空白的單元格了。多工作簿一次打印如果要打印的工作簿較多

30、，通常采用逐個打開的方法打印。如果這些工作簿位于一個文件夾內(nèi)，可以采用下面的方法一次打印：單擊“文件打開”，按住Ctrl鍵選中需要打印的所有文件。然后單擊“打開”對話框的“工具”下拉按鈕，單擊其中的“打印”命令，就可以一次打印多個工作簿了。在多個單元格輸入同一公式在使用excel中有時要在多個單元格中輸入同一公式，此時用組合鍵“ctrl+enter”就能快捷實現(xiàn)。用鼠標選定將要在多個單元格中輸入同一個公式的區(qū)域，在某一單元格中輸入公式后，按下組合鍵“Ctrl+Enter”，那么所選區(qū)域中所有單元格中都輸入了同一公式。輕松選定連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)表格在Excel工作表中，我們經(jīng)常要選擇數(shù)據(jù)區(qū)域進行相應(yīng)

31、的操作，如果這些數(shù)據(jù)區(qū)域是連續(xù)的話，只須按住Ctrl鍵后再按一下數(shù)字鍵盤中的“*”號就可以快速選定了。快速繪制文本框通常在Excel中使用文本框來進行表格內(nèi)容注釋，如果按住Alt鍵不放再繪制文本框可實現(xiàn)文本框與單元格（或單元格區(qū)域）邊線的重合，從而減輕調(diào)整文本框位置的工作量。避免計算誤差利用excel制作財務(wù)報表，常要進行一些復(fù)雜的運算，可往往用Excel公式得出的數(shù)據(jù)結(jié)果與計算器算出的不一致，這主要是由于Excel本身不能對數(shù)據(jù)自動進行四舍五入造成的。為了更簡便地解決誤差問題，我們可以進行如下操作：依次在Excel菜單欄中點擊“工具選項重新計算”，將“工作簿選項”中的“以顯示值為準”復(fù)選框選

32、中，確定退出即可。改變回車后活動單元格位置在Excel中輸入某一單元格內(nèi)容按回車鍵后，將自動進入下一行的同一列單元格等待用戶輸入。有時會遇到這樣的特殊情況，要求回車后光標定位的活動單元格為同一行的下一列單元格或者為上一行的同一列單元格，怎么辦呢？依次單擊“工具選項編輯”，勾選“按Enter鍵后移動”，在“方向”下拉列表中有向下、向上、向左、向右四個選項，選擇向上，就表示回車后活動單元格為上一行同一列單元格。讓窗口這樣固定在Excel中編輯過長或過寬的Excel工作表時，需要向下或向右滾動屏幕，而頂端標題行或左端標題行也相應(yīng)滾動，不能在屏幕上顯示，這樣我們搞不清要編輯的數(shù)據(jù)對應(yīng)于標題的信息。按下

33、列方法可將標題鎖定，使標題始終位于屏幕可視區(qū)域。具體方法如下：先選定要鎖定的標題，假如我們要將表格的頂端第一行和左邊第一列固定，那么單擊B2單元格，然后單擊“窗口”菜單中的“拆分”命令，拆分完畢后再單擊“凍結(jié)窗格”命令，即可完成標題的固定。Excel2003不消失的下劃線在制作各種登記表和問卷中，經(jīng)常要在填寫內(nèi)容的位置添加下劃線。有時候下劃線后面沒有跟其他字符時，如果輸入焦點轉(zhuǎn)向了下一行，則下劃線就不見了，只有雙擊開單元格，下劃線才會顯現(xiàn)。其實在下劃線后添加任意一個字符，然后選中它，并將它顏色設(shè)為白色即可（白色為背景色）。沒有打印機一樣可以打印預(yù)覽在沒有安裝打印機時的電腦上按下Excel的“打

34、印預(yù)覽”按鈕后，Excel會卻提示沒有安裝打印機，且無法打印預(yù)覽。其實，只要單擊“開始設(shè)置打印機”，然后雙擊“添加打印機”項目，再隨便安裝一個打印機的驅(qū)動程序，重啟Excel，就會發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以打印預(yù)覽了。Excel中快速輸入身份證眾所周知，在Excel的單元格輸入15位或18位身份證號碼時，會自動轉(zhuǎn)變成類似“1.23457E+15”的科學(xué)計數(shù)法進行顯示，一般地我們要執(zhí)行在“格式單元格”命令，在“數(shù)字分類”中選擇“文本”即可正常顯示身份證號碼。其實還有更快捷的方法，我們可以在錄入身份證號碼之前，先輸入一個號（就是回車鍵左面的那個鍵），然后再接著輸入15位以上的身份證號碼即可。Excel中快速打開

35、“選擇性粘貼”我們都知道，Excel中有一個非常實用的功能，那就是“選擇性粘貼”，利用它就能實現(xiàn)很多格式粘貼以及簡單運算操作。可是利用選擇性粘貼每次都要點右鍵，然后選擇“選擇性粘貼”，對于一兩次操作還行，還是挺方便的，如果要進行大量多次操作的話就挺麻煩了，其實也可以通過按下Alt+E，然后再按下S鍵就能快速打開“選擇性粘貼”窗口了。雖然要按兩下按鍵，但是在大量反復(fù)操作中比點擊鼠標右鍵要快得多。打開Excel時總定位于特定的工作表在用Excel進行報表處理時，如果一個工作簿文件中包含大量的工作表的話，每次退出時都會自動記住最后操作結(jié)束的工作表，并在下次打開文件時首先顯示該工作表，但是很多時候我們

36、希望打開文件后固定地打開某個工作表（如“sheet3”），這時候還得進行一次切換，比較麻煩。其實只需要簡單地編寫一個宏就能達到目的。按下Alt+F11打開VBA編輯器，雙擊左側(cè)的“ThisWorkbook”對象，在右側(cè)打開的代碼窗口中輸入如下代碼：PrivateSubWorkbook_Open()Sheets(sheet3).select這里以始終打開“sheet3”為例，根據(jù)實際情況更改EndSub或：PrivateSubWorkbook_Open()Sheets(“sheet3”).ActivateEndSub關(guān)閉并返回Excel即可。以后運行該Excel文件時將始終打開的是我們設(shè)定的工作

37、表。Excel中備份自定義工具欄和菜單欄Excel每次退出時都會自動更新一個名為“Excel11.xlb”（文件名中“11”為Office版本號）文件，該文件存放在C:DocumentsandSettingsUsenameApplicationDataMicrosoftExcel文件夾中，只要復(fù)制該文件并更名保存該文件即可。另外，用戶可根據(jù)需要將不同的菜單欄和工具欄配置文件保存下來以便需要時打開就可以了。SUM函數(shù)也做減法財務(wù)統(tǒng)計中需要進行加減混合運算，如果有一個連續(xù)的單元格區(qū)域B2：B20，在統(tǒng)計總和時需要減去B5和B10值，用SUM函數(shù)計算時可用公式“=SUM(B2:B20,-B5,-B1

38、0)”來表示，這樣顯然比用公式“=SUM(B2:B4,B6:B9,B11:B20)”要來得方便些了。Excel公式與結(jié)果切換Excel公式執(zhí)行后顯示計算結(jié)果，按“Ctrl+”鍵（位于鍵盤左上角），可使公式在顯示公式內(nèi)容與顯示公式結(jié)果之間切換，方便了公式編輯和計算結(jié)果查看。Excel粘貼時跳過空白單元格如果你只對大塊區(qū)域中含有數(shù)據(jù)的單元格進行粘貼，可以選中“選擇性粘貼”對話框下面的“跳過空單元格”復(fù)選框。粘貼時只會將含有數(shù)據(jù)的單元格粘貼出來，而復(fù)制時的含有的空白單元格將不會覆蓋表格中的原有數(shù)據(jù)，這在需要改定數(shù)據(jù)的場合非常有用。Excel快速互換兩列在用Excel進行數(shù)據(jù)處理時，有時候需要將兩列數(shù)

39、據(jù)整體進行交換，通常的辦法是在其中一列之前插入一空白列，然后把另一列復(fù)制或剪切到空白列，最后把那列刪除掉?；蛘呤沁x中一列后進行剪切，然后再選中另一列后右擊選擇“插入已剪切的單元格”也能達到目的，但都比較麻煩，可以這樣來簡化操作：選單擊選中一列，移動鼠標到列中第一個單元格的上端橫線上，當光標變成“+”字箭頭狀，按住Shift鍵不放，直接拖到另一列前（后）面就可以了。該方法對同一工作表中，不管是相鄰的還是不相鄰的兩列都適用?？焖龠x中包含數(shù)據(jù)的所有單元格在Excel中，我們都知道按下Ctrl+A或單擊全選按鈕可選中整個工作表，拖動鼠標也可以選擇工作表的某個區(qū)域，但在進行報表或數(shù)據(jù)處理時，可能只需要選

40、中所有包含數(shù)據(jù)內(nèi)容的單元格區(qū)域，那該怎么操作呢？可以這樣來操作：首先選中一個包含數(shù)據(jù)的單元格，按下Ctrl+shift+*，即可把所有包含數(shù)據(jù)的單元格選中。選定的區(qū)域是根據(jù)選定的單元格向四周輻射所涉及到的所有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。注：本技巧僅適用于工作表中的數(shù)據(jù)是連續(xù)的情況。交集求和一招搞定在數(shù)學(xué)上把兩個集合共有的部分稱為交集?，F(xiàn)在，要求你計算Excel工作表B3：E17和A2：G16區(qū)域所共有的單元格區(qū)域的和。其實，求交集與求和這兩項工作我們都可以交由Excel用交叉運算符去完成，具體公式就是=SUM(B3:E17A2:G16)，其計算的就是E3：E16區(qū)域的和。大家務(wù)必注意的是在E17和A

41、2之間有一個半角的空格，而空格即是Excel提供給大家的交叉運算符，其作用是生成對兩個引用的共同的單元格的引用，比如（B7:D7C6:C8）的結(jié)果即是C7單元格。Excel單元格數(shù)據(jù)斜向排在用excel進行數(shù)據(jù)報表處理時，有些時候需要對單元格中的數(shù)據(jù)進行斜向排放，比如在一些斜向表頭中經(jīng)常需要這么做。那怎么來實現(xiàn)單元格中的數(shù)據(jù)斜向排列呢？選擇菜單“工具自定義”打開自定義對話框，切換到“命令”選項卡，在左邊的“類別”中單擊“格式”，在右邊的“命令”列表中找到“順時針斜排”或“逆時針斜排”，將其拖放到工具欄合適位置。以后選中需要數(shù)據(jù)斜向排列的單元格，單擊工具欄上的“順時針斜排”或“逆時針斜排”按鈕就

42、達到目的了。巧治excel中不對齊的括號在excel中使用對齊命令可以使表格的外觀更加整潔、有條理，但有時一些特定的元素比如數(shù)據(jù)旁邊的括號等在進行左或右對齊總是不能對齊，其實碰到這樣的情況解決方法也很簡單，只要將括號以全角方式重新打入，就可以很順利地完成對齊了。在excel表格中保持重要0在excel表格中我們有時會需要在表格中輸入一些以0打頭的數(shù)字型數(shù)據(jù)，不過因為excel本身的數(shù)據(jù)輸入限制。對0開頭的整數(shù)類數(shù)字數(shù)據(jù)都會自動抹去開頭的0，其實只要將當前單元格的格式更改為文本或是郵編格式即可方便地輸入這類以0打頭的數(shù)字數(shù)據(jù)。Excel中打印指定頁面一個由多頁組成的工作表，打印出來后，發(fā)現(xiàn)其中某

43、一頁（或某幾頁）有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍！只要選擇“文件打印”（不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則會將整個工作表全部打印出來），打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項，并在后面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。Excel中快速轉(zhuǎn)換日期格式在excel中，有的人在輸入日期的時候都習(xí)慣輸入成“05.2.1”這樣的格式，這樣的格式在excel中被認為是“常規(guī)”單元格格式，即不包含任何特定的數(shù)字格式。要利用這樣的格式進行數(shù)據(jù)分析顯然是不太方便的。要想在excel中直接把這些數(shù)據(jù)設(shè)定日期格式是不行的，但是可以巧妙地利用“替換”的功能來完成

44、。先選中需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇菜單里的“編輯替換”，在“查找內(nèi)容”框里填入“.”，在“替換值”框里輸入“”，然后點全部替換，類似“05.2.1”這樣的數(shù)據(jù)就自動地被轉(zhuǎn)換成“0521”的日期型數(shù)據(jù)了。注意替換之前一定要先選擇需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)區(qū)域，以免Excel把所有“.”都轉(zhuǎn)換成“”了。快速切換excel工作表如果一個excel工作簿中有大量的工作表，要是一個一個去切換查找很麻煩。其實可以在工作表標簽左側(cè)的任意一個按鈕上右擊，在彈出的工作表下拉列表中選中需要切換的工作表即可快速切換到該工作表。另外也可以按下ctrl+PageDown組合鍵從前往后快速按順序在各個工作表之間切換，按下Ctrl+

45、PageUP組合鍵可從后往前依次快速地在各個工作表之間切換，這樣也能快捷地切換到需要的工作表。不讓excel單元格中的零值顯示如果你在excel中使用某些函數(shù)統(tǒng)計出該單元格的值為零值，它會顯示出一個數(shù)字“0”，這看上去很不爽，打印出來也會包含這個“0”。怎樣才能不讓它顯示呢？下面以求和函數(shù)SUM為例來看看如何不顯示零值。例如，在某工作表中對A2到E2單元格進行求和，其結(jié)果填寫在F2中，由于結(jié)果可能包含0，因此，為讓0不顯示則在F2單元格中輸入計算公式：“=IF(ISNUMBER(A2:E1),SUM(A2:E2),)”，這樣，一旦求出的和為0則不顯示出來；還可以這樣寫公式：“=IF(SUM(A

46、2:E2)=0,SUM(A2:E2)”,即如果對A2到E2求和結(jié)果為0就不顯示，否則顯示其結(jié)果。Excel中巧選擇多個單元格區(qū)域在編輯工作表時，如果要選擇不相鄰的多個單元格或單元格區(qū)域，大家通常采用的方法是：選擇第一個單元格或單元格區(qū)域，然后在按住Ctrl鍵的同時選擇其他單元格區(qū)域。其實，除此之外，Excel還提供了另外一種選擇多個單元格區(qū)域的方法，筆者感覺更為順手，該方法是：選擇第一個單元格或單元格區(qū)域，然后按Shift+F8，并拖動鼠標選中其他不相鄰的單元格或區(qū)域?qū)⑺砑拥竭x定區(qū)域中。要停止向選定區(qū)域中添加單元格區(qū)域，請再次按Shift+F8。日期轉(zhuǎn)換為中英文的星期幾工作表中有一列日期數(shù)據(jù)

47、（如C3單元格的日期為“20061215”），如何將它轉(zhuǎn)換為中文或英文的星期幾呢？如果要轉(zhuǎn)換為中文的星期幾可輸入公式“=text(weekday(c3),aaaa)”來實現(xiàn)，如需要轉(zhuǎn)換為英文的星期幾可輸入公式“=text(weekday(c3),dddd)”來實現(xiàn)。用函數(shù)求工齡Datedif函數(shù)是Excel函數(shù)表中未曾提及的函數(shù)，利用它可以方便地求出兩個日期間的相差的年數(shù)、月數(shù)和天數(shù)，如果要計算工齡，這個函數(shù)是再方便不過了。如C3單元格中日期是“199581”，利用公式“=datedif(C3,today(),y)”就可以方便地計算出工齡了。輸入數(shù)據(jù)時禁止輸入空格在Excel中輸入數(shù)據(jù)時如果不

48、允許輸入空格，可通過設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性來實現(xiàn)。單擊“數(shù)據(jù)有效性”，將有效性條件設(shè)為“自定義”，在公式框中輸入“=countif(F1,*)=0”（注：兩個*中間加一個半角狀態(tài)的空格，假設(shè)不允許在F列中輸入空格），點確定后就可以了；如果只是不允許在單元格開始輸入空格，其他地方可以，只要將公式改為“=countif(F1,*)=0”（*前面加一個半角狀態(tài)的空格）；如果只是不允許在單元格最后輸入空格，只要將公式改為“=countif(F1,*)=0”就可以了。清除數(shù)據(jù)時跳過隱藏的單元格在清除數(shù)據(jù)時大家會發(fā)現(xiàn)如果選區(qū)中包含了隱藏的行或列，這部分隱藏的行和列中的數(shù)據(jù)也會同時被清除，如果不想清除隱藏區(qū)域中的

49、數(shù)據(jù)該如何操作呢？選中要清除的數(shù)據(jù)區(qū)域，按F5鍵，單擊“定位條件”按鈕，選擇“可見單元格”，按Delete鍵清除，顯示隱藏的行或列，怎么樣？數(shù)據(jù)一個沒少吧。Excel也能統(tǒng)計字數(shù)想在Excel中跟word一樣統(tǒng)計字數(shù)嗎？試試數(shù)組公式“=sum(len(范圍)”吧，方法是輸入公式“=sum(len(單元格區(qū)域范圍)”后按Ctrl+Shift+Enter，怎么樣？看到統(tǒng)計的結(jié)果了吧。顯示部分公式的運行結(jié)果在輸入較長的公式時容易出錯，如何測試其中的部分公式呢？選中要測試公式的某一部分，按下F9鍵，Excel會將選定的部分替換成相應(yīng)的結(jié)果，若想恢復(fù)為原來的公式只須按ESC鍵或Ctrl+Z即可。在單元格

50、中要打鉤怎么辦很多朋友在Excel中輸入打鉤“”號都是通過插入符號命令來插入的，試試下面的方法：按住Alt鍵不放再輸入小數(shù)字鍵盤上的數(shù)字41420，松開Alt鍵就可以了。編輯單元格時迅速移動光標當我們要重新編輯Excel單元格時一般是選中單元格后按F2鍵進入編輯狀況，然后按光標鍵向左移動光標。在文字較多時若想把光標移動到所有文字的最前面肯定會有些不便，按住向上的光標鍵試試，插入點是不是一下子就跳到單元格的最前面了？有趣的Shift鍵不知道大家有沒有試過，在Excel中按住Shift鍵可以使某些按鈕的功能發(fā)生改變：打印和打印預(yù)覽功能交換、升序和降序功能交換、左對齊和右對劑功能交換、居中對齊和合并

51、居中功能交換、增加和減少小位數(shù)功能交換、增加和減少縮進功能交換、增大和減少字號功能交換等等。Excel文本和函數(shù)也能一起“計算”在要統(tǒng)計的單元格中輸入公式“=當月累計&SUM(A1:30)”按回車，最終運算的單元格中會顯示結(jié)果“當月累計xxx”（xxx為求和的結(jié)果），此時文本和公式就一起被“計算”出來了。Excel2003：打印固定表頭在打印excel電子表格時，我們有時候要在每一頁均打印相同的表頭。每一頁都做一個表頭，那就太麻煩了?！拔募撁嬖O(shè)置”，在“工作表”選項卡下有個“打印標題”，如果要打印的標題是在頂端，則在“頂端標題行”中輸入需要固定打印標題所在的行，如標題在第一行和第三行之間則輸

52、入“$1:$3”，也可以將鼠標定位在“頂端標題行”直接選擇要固定打印的標題行。Excel2003：自動隔行著色在瀏覽比較長的excel表格中的數(shù)據(jù)時，很有可能出現(xiàn)看錯行的情況，如果能隔行填充一種顏色，就可以避免這種現(xiàn)象。利用條件格式和函數(shù)就可以輕松地實現(xiàn)這個功能。打開excel文檔，選中需要查看的區(qū)域，執(zhí)行“格式條件格式”命令，在彈出“條件格式”對話框中單擊“條件1”方框右邊的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“公式”選項，并在右側(cè)的方框中輸入公式“=MOD(ROW(),2)=0”。接著單擊“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對話框，切換到“圖案”標簽下，選擇紅色，按確定即可。Excel：在表格中輸

53、入縱向文本通常我們在excel表格中輸入的文本都是橫向的，要想輸入縱向文本，可以在要設(shè)置的單元格上單擊鼠標右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對話框上點擊“對齊”選項，這時單擊右側(cè)“方向”框中的“文本”，單元格的內(nèi)容即被設(shè)置為縱向了，再次單擊恢復(fù)為橫向文本。Excel：移動計算結(jié)果：在單元格中輸入公式求解即可得到計算結(jié)果，如果將計算結(jié)果移動到新的單元格，就會出現(xiàn)所有的數(shù)字都變成了0?？梢圆扇∫韵聝煞N辦法解決：第一種方法：復(fù)制計算結(jié)果，然后在新的單元格中單擊右鍵，點擊“選擇性粘貼”，在彈出的選擇性粘貼對話框中選擇“數(shù)值”即可。第二種方法：在計算出結(jié)果后改變Excel的默認設(shè)置。點開“工具選項”，選擇“重新計算”，選中“人工