評審會匯報技巧及策略(無案例)課件

1、1 甘肅通廣公路勘察設(shè)計有限公司 廖君儒2012-02-25 匯報技巧及策略第1頁，共41頁。2匯報技巧及策略 引言 匯報前的準(zhǔn)備工作 匯報過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報后的總結(jié)和反饋第2頁，共41頁。3如何正確認(rèn)識匯報在項目評審過程中的作用 1、匯報的重要性：匯報與寫報告同樣重要，是贏的審查人滿意的重要環(huán)節(jié)，要重視匯報能力的提高； 2、匯報的功利性：匯報的目的是為了順利通過評審，而非偏執(zhí)地展示我們的專業(yè)性，因此溝通時必須要有策略。第3頁，共41頁。4一個優(yōu)秀的匯報人需要具備哪些條件專業(yè)相關(guān)知識實操案例演講技巧溝通技巧自信尊重他人專業(yè)影響力第4頁，共41頁。5匯報技巧及策略

2、 引言 匯報前的準(zhǔn)備工作 匯報過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報后的總結(jié)和反饋第5頁，共41頁。6 Part 人際準(zhǔn)備 Part 專業(yè)準(zhǔn)備匯報前的準(zhǔn)備工作第6頁，共41頁。7了解匯報對象是匯報成功的前提不同的咨詢審查人員（發(fā)改委咨詢中心、路網(wǎng)辦省交通規(guī)劃設(shè)計院、地方交通局）匯報給什么層次的人（廳長、局長、處長、一般工作人員） 匯報對象關(guān)注哪個層次、哪個方面的解決方案（規(guī)模、投資、路線方案、大橋方案 ）第7頁，共41頁。8發(fā)改委的人員關(guān)心項目的規(guī)劃、可行性、資金來源等；參會人員中以廳長、局長等決策性的領(lǐng)導(dǎo)為主時，他們所關(guān)心的是該項目的總體規(guī)模、大的方案、關(guān)鍵性的工程及投資等參會人

3、員中以技術(shù)性強的專家為主時，他們關(guān)心的是設(shè)計、咨詢中的新技術(shù)的應(yīng)用、技術(shù)方案的可行性、甚至一些數(shù)據(jù)性的細(xì)微內(nèi)容，當(dāng)然也不例外上述的幾點；財務(wù)人員（定額站）通常關(guān)心經(jīng)濟概預(yù)算的依據(jù)、各項參數(shù)的取得方式。不同層次和角色的參會者 側(cè)重點和關(guān)心的問題可能有所不同第8頁，共41頁。9評審前與審查人員之間的充分溝通 是現(xiàn)場達(dá)成共識的最有效方法送審稿完成后，及時將送審稿提交項目業(yè)主或咨詢審查單位；有必要時與審查人員就送審稿的主要觀點、設(shè)計重點進(jìn)行溝通；在評審會召開前1-2天內(nèi)項目技術(shù)負(fù)責(zé)人要與審查單位溝通了解審查意見的有關(guān)情況，以便提前溝通和做好對有關(guān)問題的答疑工作；在時間允許的前提下，將提前掌握審查意見中

4、關(guān)鍵性問題進(jìn)行修改后的文件在評審前送給審查單位并就修改情況加以匯報；將匯報材料的重點提前與審查人溝通，使其對匯報內(nèi)容有更直接、更直觀的認(rèn)識。第9頁，共41頁。10在匯報現(xiàn)場，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場人員的 表情、動作等反應(yīng)及時調(diào)整匯報重點當(dāng)對方出現(xiàn)以下動作時，表明對此問題不關(guān)心：打電話、打盹、左顧右盼、離開座位、在筆記本上亂涂亂畫、敲打桌子當(dāng)對方出現(xiàn)以下動作時，表明對此問題很關(guān)心：身體前傾、注意力明顯集中、在筆記本上認(rèn)真記錄 當(dāng)對方出現(xiàn)以下動作時，表明對此觀點持懷疑或反對：身體明顯向后仰、雙手交叉胸前、搖頭 匯報對象不關(guān)心的問題主要交代結(jié)論即可；對關(guān)心的問題或存有疑惑的問題應(yīng)更加關(guān)注細(xì)節(jié)，詳細(xì)交待來龍去脈。

5、第10頁，共41頁。11內(nèi)部人員的資源組織項目組人員分工與協(xié)作：根據(jù)工作重點和個人特長進(jìn)行合理分工，但建議以一個人為主，其他人補充；充分利用領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威影響力：根據(jù)不同類型的參會領(lǐng)導(dǎo)和審查人員有目的地邀請集團有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加評審會。第11頁，共41頁。12 Part 人際準(zhǔn)備 Part 專業(yè)準(zhǔn)備匯報前的準(zhǔn)備工作第12頁，共41頁。131、問題是什么2、為什么是這個問題3、如何解決問題4、解決后的結(jié)果匯報對象都關(guān)心的：我們的項目有沒有問題？問題在哪里?怎么解決？因此我們匯報的重點在于項目的問題及解決方案！項目本體條件（項目立項、項目來源、歷 史背景、任務(wù)依據(jù)）上一階段的批復(fù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)資金來源規(guī)劃、批復(fù)、

6、市場現(xiàn)狀以往同級項目案例借鑒踏勘、勘測、可行性報告、設(shè)計文件項目方案擬定方案必選、優(yōu)化、論證經(jīng)濟測算第13頁，共41頁。14編寫匯報材料和投影制作 理清匯報思路(每一P在報告中位置和作用) 找到重要信息（需要特別說明的數(shù)據(jù)和方案） 挖掘重要結(jié)論背后的故事（形成重要信息的原因和對本項 目的影響，以及類似的案例等） 用10-15分鐘概括全文最重要的事. 第14頁，共41頁。15 熟悉報告中使用的數(shù)據(jù)和市場資料。不僅僅局限于數(shù)據(jù)本身，還包括獲得數(shù)據(jù)的方法和過程。 熟悉報告中用到的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)圖、新技術(shù)專業(yè)等，了解其出處，以及成立的前提條件。 除報告中已有的案例以外，盡可能多了解與項目類似的相關(guān)案例

7、。STEP1:熟悉報告中的數(shù)據(jù)和相關(guān)資料第15頁，共41頁。16STEP2:理順?biāo)悸?，在腦海中形成邏輯圖項目名稱項目來源及依據(jù)（委托任務(wù)書、工可批復(fù)、初設(shè)批復(fù)等）采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)工程規(guī)模專項設(shè)計【路線、路基路面、交叉、橋涵（舊橋涵利用/拆除/保通）、隧道、不良地質(zhì)/特殊路基/地勘、邊溝形式、交通安全設(shè)施等】估概預(yù)算（經(jīng)濟測算、經(jīng)濟評價、財務(wù)評價、項目可行否）有助于在匯報過程中自然過渡，提醒聽眾你剛才講述了什么，接下來要講述什么，與那些內(nèi)容有關(guān)聯(lián)?！俺猩蠁⑾隆薄扒昂艉髴?yīng)” 第16頁，共41頁。17STEP3:“分段”和“概括段落大意”用簡短的語言概括每一部分的核心內(nèi)容；在做匯報材料時建議在報告前做

8、一份簡短的摘要匯報材料（以供領(lǐng)導(dǎo)了解總體情況）；投影制作以主要方案或觀點為文字主體，重點在于圖標(biāo)的說明上。第17頁，共41頁。18STEP4:重要結(jié)論使用“歸納法”論證挖掘結(jié)論背后的“中心思想”對于工可而言主要結(jié)論是項目可行否？（估算金額、經(jīng)濟評價、財務(wù)評價）對于設(shè)計來說領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的主要結(jié)論是概預(yù)算金額。 （如概超估、預(yù)超概，什么原因超？）便于記憶的要點重要的市場數(shù)據(jù)（甚至匯報對象不知道的市場信息）政策性的指示對于注重細(xì)節(jié)的聽眾極為有效一點被否定，其余各點仍能支持說服力第18頁，共41頁。19其他要注意的事項匯報工具的準(zhǔn)備：咨詢、設(shè)計文件送審稿、匯報材料、筆記本電腦及PPT文件、掛圖、投影儀、激

9、光筆、錄音筆、插線板等；會議所需品的準(zhǔn)備：會議桌簽、煙、水果、飲料等；會議財務(wù)準(zhǔn)備：評審費、簽到表等；匯報時間的控制：事先確認(rèn)給我們的時間長短，保證匯報的要點。第19頁，共41頁。20匯報技巧及策略 引言 匯報前的準(zhǔn)備工作 匯報過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報后的總結(jié)和反饋第20頁，共41頁。21Part1:匯報環(huán)節(jié)的演講技巧語言表達(dá)/Verbal 7%聲音控制/Vocal 38%體態(tài)語言/Visual 55% 第21頁，共41頁。22演講技巧語言表達(dá)簡潔?。ㄇ屑闪_嗦、重復(fù)）如果需要就停下來想一想說，但一次不要想太多。盡量避免口頭語！多用序數(shù)詞，少用“然后”、“接下來”。第2

10、2頁，共41頁。23 聲音的大小 音調(diào)的高低 聲音的強弱 速度的快慢演講技巧聲音控制第23頁，共41頁。24關(guān)鍵結(jié)論！需要重音突出的詞數(shù)字核心的名詞/第一次出現(xiàn)的新概念描述屬性和定位的形容詞有利于表達(dá)觀點的連詞“但是” 注意：過分使用重音就等于沒有重音！ 聲音控制重音第24頁，共41頁。25節(jié)奏感很重要 需要強調(diào)的部分一定放慢語速用停頓來表現(xiàn)標(biāo)點符號 頓號、逗號1s/分號2s/句號3s 感嘆號、問號等需要聽眾思考或回味的5s沉默也是一種工具（吸引注意力） 空白與留白聲音控制語速第25頁，共41頁。26 眼神 手勢 表情 身體演講技巧體態(tài)語言非常重要!有助于建立信任和尊重第26頁，共41頁。27

11、直視聽眾，獲取信任 眼神不要飄忽不定 不要看著角落 不要老是盯著屏幕或是筆記看著聽眾的臉，而不是眼睛 每個人的身上停留3-6秒鐘 隨機移動視線 伴隨點頭、微笑等恰當(dāng)?shù)谋砬轶w態(tài)語言眼神第27頁，共41頁。28手勢是對語言的補充，不要喧賓奪主！ 自然、不做作 一定要與語言表達(dá)相配合有時候需要一點點夸張 特別是當(dāng)聽眾人數(shù)特別多的時候不要 揮動雙手/交纏擰動 玩手指/捏關(guān)節(jié) 擺弄手上的東西/戒指/筆體態(tài)語言手勢第28頁，共41頁。29微笑/自然流露的表情 我們匯報時 “這個問題很重要，請您注意” “事實確實是這樣”對方提問時 “我們也很關(guān)心這個問題” “您說的很對” “您說的這個很重要” “這個問題值

12、得考慮”體態(tài)語言表情第29頁，共41頁。30坐著的時候身體略微前傾 不要前后晃動或左右擺動如果需要站著講 不要走來走去 不要把身體靠在周邊墻/白板上 不要把手插在口袋里體態(tài)語言身體第30頁，共41頁。31 自信！ 激情！技巧之外的.第31頁，共41頁。32匯報技巧及策略 引言 匯報前的準(zhǔn)備工作 匯報過程中的演講技巧 提問和回答環(huán)節(jié)中的溝通技巧 匯報后的總結(jié)和反饋第32頁，共41頁。33 提問和回答是一個機會 重申我們的核心觀點 加強匯報對象對我們的信任 第33頁，共41頁。34最“顧問”的應(yīng)對方式Step 1:在聆聽對方提出問題的時候?qū)栴}分類：關(guān)于方案性的、關(guān)于觀點性的、關(guān)于路線的、關(guān)于路基

13、的、關(guān)于路面的、關(guān)于防排水的、關(guān)于預(yù)算的Step 2:針對每一類問題統(tǒng)一回答，相當(dāng)于重新闡述我們報告的重要內(nèi)容和主要結(jié)論。 第34頁，共41頁。35我們看看“聽”字的繁體寫法：聽1、一個“耳”字，聽自然要耳朵聽2、一個“心”字，一心一意，很專心的去聽3、 “四”代表眼睛；要看著對方4、“耳”下方還有個“王”字，要把說話的人當(dāng)王者對待。 聆聽不僅要用你的耳朵，還要你的眼睛，注意觀察對方的表情變化。 理解對方、尊重對方，不要帶著戰(zhàn)斗的心態(tài)面對對方，試著從對方的角度 出發(fā)，探求他們的真實意圖。 如何積極聆聽因此，聆聽不僅是耳朵聽到相應(yīng)的聲音的過程，而且是一種情感活動，需要通過面部表情、肢體語言和話語

14、的回應(yīng)，向?qū)Ψ絺鬟f一種信息：我很想聽你說，我尊重和關(guān)懷您。第35頁，共41頁。36如何有效反饋通常遇到的三種問題： Easy Questions Hard Questions Narrow Questions 及時反饋：對于能夠給出解答的問題應(yīng)馬上解決；再次強調(diào)我們的核心觀點。正面的反饋：對于不能及時解答的問題也要積極回復(fù)，承諾解答；當(dāng)雙方的想法不一致時，不要固執(zhí)己見。選擇性的反饋：對方提出的問題往往是發(fā)散的，我們需要甄別關(guān)鍵人物最關(guān)心的問題進(jìn)行解答；回答不要糾纏于問題本身，可以跳出來從更高的角度進(jìn)行回答.第36頁，共41頁。37如何給出令人滿意的答復(fù)？尊重提問人 無論對方的問題有多可笑正確的身體語言 身體前傾 真視提問人重復(fù)對方的問題 確定你沒有理解錯誤 將對方的問題簡化不要過分爭論！ 和諧的氣氛是達(dá)成共識的基礎(chǔ) 第37頁，共41