高效工作方法.課件

1、高 效 工 作 方 法第1頁(yè)，共34頁(yè)。內(nèi)容介紹分享目的讓工作變得簡(jiǎn)單而高效主要內(nèi)容正確的做事，更要做正確的事快速學(xué)習(xí)、快速提高高效工作能力訓(xùn)練高效管理時(shí)間幾點(diǎn)建議第2頁(yè)，共34頁(yè)。高效工作法則之 正確的做事，更要做正確的事故事一： 一個(gè)人想吃蘋果，所以他搬來(lái)了梯子并靠在樹(shù)上準(zhǔn)備爬上樹(shù)摘蘋果，但當(dāng)他爬上樹(shù)時(shí)他才發(fā)現(xiàn)他的梯子靠錯(cuò)了地方，他爬上的是一棵梨樹(shù)。啟示：做正確的事，比什么都重要第3頁(yè)，共34頁(yè)。德魯克在有效的主管一書中的論述：效率是以正確的方式做事；效能（有效性）是做正確的事。效率和有效性不應(yīng)偏廢。當(dāng)兩者不能兼得時(shí)，我們首先應(yīng)著眼于有效性，然后再設(shè)法提高效率高效工作法則之 正確的做事，更

2、要做正確的事第4頁(yè)，共34頁(yè)?！罢_的做事”強(qiáng)調(diào)的是最佳工作方法，其結(jié)果是更快的朝目標(biāo)靠近?！白稣_的事”強(qiáng)調(diào)的是工作的準(zhǔn)確定位和最終效果，其結(jié)果是更加確保自己堅(jiān)實(shí)的朝目標(biāo)邁進(jìn)。在企業(yè)里員工嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作，他是在正確的做事；如果他的產(chǎn)品沒(méi)有買主，沒(méi)有市場(chǎng)，那么他是在做不正確的事。高效工作法則之 正確的做事，更要做正確的事第5頁(yè)，共34頁(yè)。做正確的事是解決做什么和不做什么的問(wèn)題。是一個(gè)戰(zhàn)略問(wèn)題。同時(shí)也是一個(gè)方向問(wèn)題。正確的做事是解決工作方法（如何做的問(wèn)題）。是一個(gè)執(zhí)行問(wèn)題。正確的做事，更要做正確的事，不僅僅是一個(gè)重要的工作方法，更是一種重要的管理思想，同時(shí)也是做事的文化。高效工作法則之

3、正確的做事，更要做正確的事第6頁(yè)，共34頁(yè)。故事二： 一個(gè)車間主管在車間檢修設(shè)備，這時(shí)他需要一個(gè)扳手，他就對(duì)小王說(shuō)，“請(qǐng)你到倉(cāng)庫(kù)幫我拿一個(gè)扳手”，小王馬上說(shuō)，“好的”。這位主管心想到倉(cāng)庫(kù)來(lái)回也就是10分鐘時(shí)間，就趁這個(gè)時(shí)間抽支煙，誰(shuí)知抽了一支又一支的煙，仍未見(jiàn)到小王的蹤影。終于，在30分鐘后，小王出現(xiàn)了。主管見(jiàn)到小王后，馬上暈倒！!原來(lái),小王和倉(cāng)管員費(fèi)了九牛二虎之力抬來(lái)了一個(gè)碩大的扳手。主管苦笑，“是我錯(cuò)了，小王，你到倉(cāng)庫(kù)去拿一個(gè)12的板手”，小王馬上轉(zhuǎn)身去倉(cāng)庫(kù)，8分鐘后取回扳手。高效工作法則之 做正確的事第7頁(yè)，共34頁(yè)。傳達(dá)和接受正確的任務(wù)很多時(shí)候我們做了不正確的事是因?yàn)槲茨軠?zhǔn)確理解或全面

4、掌握上級(jí)的任務(wù)要求。在下達(dá)和接受任務(wù)時(shí)，上級(jí)和下級(jí)應(yīng)進(jìn)行有效的溝通，上級(jí)的安排應(yīng)詳盡，下級(jí)應(yīng)澄清自己所有的疑惑，并向上級(jí)重復(fù)任務(wù)的內(nèi)容和要求，同時(shí)做好記錄。高效工作法則之 做正確的事第8頁(yè)，共34頁(yè)。故事三： 有一天，幾只袋鼠從圍欄中跑了出來(lái)。管理員見(jiàn)狀大驚，忙把圍欄加高了一尺。結(jié)果，第二天袋鼠仍然從圍欄中跑了出來(lái)，管理員便將圍欄加高了一米。他們以為從此袋鼠再也不會(huì)逃逸，但事實(shí)卻是，第三天，袋鼠們又出現(xiàn)在圍欄外。管理員接著將圍欄加高了兩米。旁邊的河馬問(wèn)袋鼠們：“你們覺(jué)得他們把圍欄加高到什么地步才算完？”袋鼠們說(shuō)：“不知道，只要他們繼續(xù)忘了鎖門的話，加高到多少米也沒(méi)有用。” 高效工作法則之 做正

5、確的事第9頁(yè)，共34頁(yè)。解決正確的問(wèn)題一個(gè)好的醫(yī)生不會(huì)完全根據(jù)一個(gè)病人對(duì)自己病癥的描述而作出醫(yī)療方案，他還要做一些深入檢查和研究。一個(gè)優(yōu)秀員工也不會(huì)馬上對(duì)交給自己的問(wèn)題制定解決方案，最好的工作方法應(yīng)首先確保自己在解決的是正確的問(wèn)題，以確保自己不會(huì)走錯(cuò)方向。高效工作法則之 做正確的事第10頁(yè)，共34頁(yè)。有效的工作方法：1、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度 對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?？而如果你答?yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？高

6、效工作法則之 正確的做事第11頁(yè)，共34頁(yè)。有效的工作方法：2、主動(dòng)提醒上司排定優(yōu)先順序，可大幅度減輕工作負(fù)擔(dān)“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒(méi)道理。”但是有沒(méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上？你有沒(méi)有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況？如果你不說(shuō)出來(lái)，上司就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助上司排定工作的優(yōu)先順序？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。高效工作

7、法則之 正確的做事第12頁(yè)，共34頁(yè)。有效的工作方法：3、有效地過(guò)濾郵件。讓自己的注意力集中在最重要的信息上4、郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)。節(jié)省寫信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)5、當(dāng)沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變 不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃閉門羹。如果真的遇到這樣的上司，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精力做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須作出選擇：要么接受這樣的主管，要么離開(kāi)。高效工作法則之 正確的做事第13頁(yè)，共34頁(yè)。有效的工作方法：6、養(yǎng)成良好的行為模式和工作習(xí)慣確保采用最佳的工作方法弗蘭西斯培根在論習(xí)慣中寫到：“人的思考取決于動(dòng)機(jī)、語(yǔ)言與學(xué)問(wèn)和知識(shí)，而他們的行

8、動(dòng)，則多半取決于習(xí)慣?！遍L(zhǎng)期按某種習(xí)慣行事，久而久之就形成一種固有的行為模式。行為模式一旦形成，具有非常強(qiáng)的頑固性。江山易改，本性難移。培養(yǎng)一種好的行為模式是每個(gè)人工作高效的根本。行為模式包括思考問(wèn)題的思維模式、合理安排時(shí)間的方法、安排生活的方式等下面的內(nèi)容均涉及到行為模式和工作習(xí)慣。高效工作法則之 正確的做事第14頁(yè)，共34頁(yè)。如果停止學(xué)習(xí)，任何一個(gè)人的知識(shí)都不會(huì)確保他永遠(yuǎn)適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。知識(shí)更新周期人類壽命周期時(shí)代發(fā)展知識(shí)更新速度的加快與人類壽命的延長(zhǎng)的矛盾，導(dǎo)致不會(huì)再有“一技在身，走遍天下”的現(xiàn)象發(fā)生，唯有不斷的學(xué)習(xí)和提高才是永不變的真理。高效工作法則之 快速學(xué)習(xí)、快速提高第15頁(yè)，共3

9、4頁(yè)。提高很重要，快速提高更重要。時(shí)代發(fā)展知識(shí)和能力水平社會(huì)平均水平甲企業(yè)或人員乙企業(yè)或人員高效工作法則之 快速學(xué)習(xí)、快速提高第16頁(yè)，共34頁(yè)?？偨Y(jié)過(guò)去并形成文件，是學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)眼睫毛型學(xué)習(xí)曲線高效能學(xué)習(xí)曲線能力水平能力水平學(xué)習(xí)周期高效工作法則之 快速學(xué)習(xí)、快速提高第17頁(yè)，共34頁(yè)。最佳的學(xué)習(xí)方式是從實(shí)踐和工作中總結(jié)學(xué)習(xí)(PDCA循環(huán)工作法)監(jiān)視和測(cè)量評(píng)估實(shí)踐水平Check分析和總結(jié)工作方法的不足Action嚴(yán)格執(zhí)行文件的規(guī)定Do根據(jù)對(duì)實(shí)踐情況的總結(jié)和理論研究制定工作方法Plan嚴(yán)格執(zhí)行文件的規(guī)定Do理論層面實(shí)踐層面高效工作法則之 快速學(xué)習(xí)、快速提高第18頁(yè)，共34頁(yè)。工作秩序條理化（辦公現(xiàn)

10、場(chǎng)5S）整理辦公桌、文件柜，使不必要的東西為零整頓你的工作文件、工具、辦衫等，使尋找東西的時(shí)間為零電腦的文件、郵件要及時(shí)清理，歸類存放，使查找的時(shí)間為零收藏常用的公共鏈接或設(shè)快捷方式到桌面（建議）電腦任務(wù)欄規(guī)范化確保辦公現(xiàn)場(chǎng)整潔， 令人賞心悅目，確?？傆泻眯那榕囵B(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)高效工作法則之 高效工作能力訓(xùn)練第19頁(yè)，共34頁(yè)。工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化 最容易不過(guò)的是忙碌，最難的是有成效的工作。而將繁雜的工作間明化是防止忙亂，事半功倍的法寶。 三思而后行 為了是工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化，在開(kāi)始每項(xiàng)工作之前應(yīng)針對(duì)工作提出以下六方面的問(wèn)題對(duì)工作進(jìn)行分析和檢查，以尋找簡(jiǎn)明化的工作方法。為什么做這項(xiàng)工作？能否省去或替代？這件工

11、作的關(guān)鍵是什么？完成后會(huì)有什么效果？在哪里完成較好？辦公室或是家？什么時(shí)候做這件事情？白天/晚上或是高效時(shí)間來(lái)做？誰(shuí)來(lái)做這件事情好？自己還是安排別人？最好的解決辦法是什么？高效工作法則之 高效工作能力訓(xùn)練第20頁(yè)，共34頁(yè)。通過(guò)以上問(wèn)題對(duì)工作進(jìn)行分析和檢查后，再采取如下措施：刪減：省去不必要的工作優(yōu)化工作順序：理順關(guān)系和次序，使工作更加得心應(yīng)手合并：兩件或兩件以上的事情能夠合起來(lái)做的時(shí)候就合起來(lái)做標(biāo)準(zhǔn)化：預(yù)定工作程序，增強(qiáng)工作預(yù)見(jiàn)性。高效工作法則之 高效工作能力訓(xùn)練第21頁(yè)，共34頁(yè)。高效工作法則之 高效管理時(shí)間我們工作的一天早晨8:30點(diǎn)，你以高速的頭腦風(fēng)暴開(kāi)始了一天的工作然后是無(wú)休止的電話

12、然后是無(wú)數(shù)的單等著去開(kāi)然后此伏彼起的問(wèn)題的要去處理還有會(huì)要去開(kāi) 當(dāng)你終于忙完了一天的工作時(shí)，你是否會(huì)猛然發(fā)現(xiàn)，還有幾件重要的事沒(méi)有去做，時(shí)間過(guò)得真快。第22頁(yè)，共34頁(yè)。高效工作法則之 高效管理時(shí)間重要緊急M2M1M4M3原則一：分清工作的輕重緩急時(shí)間四象限法不重要不緊急設(shè)備故障即將到期的任務(wù) 制定計(jì)劃建立人際關(guān)系技能提高問(wèn)題的發(fā)掘與預(yù)防某些電話某些信件某些會(huì)議打麻將三缺一某些信件某些電話逛街 請(qǐng)記?。壕o迫優(yōu)先第23頁(yè)，共34頁(yè)。高效工作法則之 高效管理時(shí)間重要緊急M2M1M4M3不重要不緊急20% 25%60% 80%15%Less than 1%25% 30%15%50% 60%2% 3%

13、時(shí)間管理專家推薦的指數(shù)現(xiàn)有社會(huì)的指數(shù)第24頁(yè)，共34頁(yè)。高效工作法則之 高效管理時(shí)間原則二：合理地安排時(shí)間每日、每周、每月、每年規(guī)劃時(shí)間的使用*計(jì)劃要切合實(shí)際，結(jié)合客人/SALES的T&A最優(yōu)化使用個(gè)人的精力高峰期留出意外事件的處理時(shí)間（機(jī)動(dòng)性）第25頁(yè)，共34頁(yè)。高效工作法則之 高效管理時(shí)間最優(yōu)化使用個(gè)人的精力高峰期狀態(tài)時(shí)間9:0011:0013:0015:0017:00上午高峰期：處理A類事務(wù)的最佳時(shí)間下午高峰期：處理B類事務(wù)的最佳時(shí)間午飯前后的低谷：處理C類事務(wù)的恰當(dāng)時(shí)間將工作任務(wù)分為三類（ABC法則）A. 今天“必須”做的事；B. 今天“應(yīng)該”做的事；C. 今天“可以”做的事。第26頁(yè)

14、，共34頁(yè)。高效工作法則之 高效管理時(shí)間原則三：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 毫無(wú)疑問(wèn)，我們要與其他部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來(lái)訪等）！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，提前做好計(jì)劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 請(qǐng)記?。盒枰?jiǎng)e人查復(fù)的事情盡早通知第27頁(yè)，共34頁(yè)。典型的浪費(fèi)時(shí)間案例打電話就可解決的事情，卻以冗長(zhǎng)的信代之，或非要親自跑一趟講話/打電話沒(méi)有重點(diǎn)會(huì)議開(kāi)的沒(méi)完沒(méi)了事情一拖再拖決策優(yōu)柔寡斷總是在尋找東西高效工作法則之 高效管理時(shí)間第28頁(yè)，共34頁(yè)。高效工作法則 之建議建議一：甭想把整個(gè)海洋煮沸請(qǐng)記?。耗銢](méi)有能力把整個(gè)海洋煮沸！個(gè)人的知識(shí)、能力、精力是有限的，依靠和利用團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力共同完成項(xiàng)目是明智的選擇，不要擔(dān)心功勞被別人搶走。合作、合作、再合作，永遠(yuǎn)都是合作！保持對(duì)工作的熱情，并將這種熱情注入別人體內(nèi)，就必然出現(xiàn)合作的結(jié)果。第29頁(yè)，共34頁(yè)。建議二：路要一步一步地走成功不是一夜之功你不可能把