1第一章行政秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)1概述2秘書機(jī)構(gòu)(共34張)

1、行政秘書學(xué)原 理 篇 第一章 行政秘書學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)第一節(jié) 秘書與秘書學(xué)第二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)第三節(jié) 秘書工作第四節(jié) 秘書的職業(yè)道德和能力結(jié)構(gòu)第五節(jié) 秘書與領(lǐng)導(dǎo)章節(jié)安排 第一節(jié) 秘書與秘書學(xué)一、秘書的定義及分類 1、“秘書”詞義的演變（1）宮中秘藏之書（2）輔臣（3）行政職業(yè)（4）社會(huì)職業(yè) 2、秘書的定義 所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員 2003秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn) 3、秘書的職業(yè)特點(diǎn) 1.直接性2.穩(wěn)定性 3.知

2、識(shí)化4.年輕化 5.女性化 4、秘書的分類 橫向分類 按單位性質(zhì)不同機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作內(nèi)容不同行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對(duì)象不同公務(wù)秘書、私人秘書。 縱向分類（層次）高級(jí)、中級(jí)、初級(jí) 我國黨政機(jī)關(guān)秘書 高級(jí)秘書： 秘書長、辦公廳（室）主任。一般是省、廳兩級(jí)的秘書人員。中級(jí)秘書 ：辦公廳（室）主任及其下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。一般是處、科兩級(jí)的秘書人員。 初級(jí)秘書：是指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事文件收發(fā)保管、打字、印校、接待、聯(lián)絡(luò)、會(huì)務(wù)工作和辦理其它事務(wù)工作的人員。

3、企業(yè)秘書高級(jí)秘書：包括跨國公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層的要職，這是秘書職位的頂點(diǎn)。要求有長期的相關(guān)工作經(jīng)歷，良好的外語條件，良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力和預(yù)見能力而具備這些條件的人才更是鳳毛麟角。中級(jí)秘書：包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。權(quán)力和責(zé)任相對(duì)大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在2535歲左右。初級(jí)秘書：包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。職責(zé)一般比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。企業(yè)秘書的各種類型總經(jīng)理行政助理Execu

4、tive Assistant Manager 總經(jīng)理助理Assistant to General Manager總經(jīng)理秘書Executive Secretary 總經(jīng)理秘書Secretary to general Manager 行政秘書Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 機(jī)要秘書Secretary 接待文員Clerk 企業(yè)部分秘書崗位工作職責(zé) 【辦公室主任崗位職責(zé)】1.領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持行政事務(wù)工作；2.召集公司辦公室每周例會(huì),制定每周工作計(jì)劃;3.審核批準(zhǔn)公司1000元以下行政費(fèi)用開支報(bào)告;4.審核上報(bào)公司1000元以上行

5、政費(fèi)用開支計(jì)劃;5.負(fù)責(zé)公司防火防盜及交通等安全管理工作;6.公司員工及住房管理;7.對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的審核簽章及公司法律事務(wù)協(xié)調(diào);8.總經(jīng)理辦公室人員編制管理;9.對(duì)外聯(lián)系的工作計(jì)劃制訂與實(shí)施. 【行政主管崗位職責(zé)】1.按合同實(shí)施物資采購和小型用品采購;2.員工午餐的具體安排;3.電話費(fèi)繳納;4.環(huán)境衛(wèi)生管理;5.外來賓客的住宿安排;6.車輛年檢、年審、保險(xiǎn)、維修的具體辦理及與管理部門聯(lián)系；7.辦理公司員工暫住證及與治安委員會(huì)聯(lián)系。8.其他工作配合。 【前臺(tái)文員崗位職責(zé)】1.交換機(jī)電話轉(zhuǎn)接；2.傳真收發(fā)與登記；3.前臺(tái)接待、登記；4.來賓引見、招待、接送；5.打印監(jiān)督與考勤匯總；6.請(qǐng)假及加班申

6、報(bào)單的保管、匯總、造表；7.鎖門、電梯管理、檢查燈光和門窗；8.報(bào)刊函件收發(fā)及報(bào)紙的整理保管。 1、秘書學(xué)的學(xué)科發(fā)展全國性秘書雜志目錄 秘書工作（中共中央辦公廳秘書局編） 秘書（上海大學(xué)編） 秘書業(yè)務(wù)（中共廣東省委辦公廳） 秘書之友（蘭州大學(xué)） 秘書界（成都市秘書學(xué)會(huì)編） 秘書學(xué)研究（江漢大學(xué)編） 文秘（沈陽大學(xué)編） 秘書學(xué)刊（鄭州秘書?？茖W(xué)校編） 二、秘書學(xué)的學(xué)科發(fā)展與研究對(duì)象2、秘書學(xué)的研究對(duì)象“秘書工作”說“輔助管理”說“對(duì)象多元”說“秘書活動(dòng)”說秘書學(xué)的研究對(duì)象=秘書工作+秘書人員3、秘書學(xué)的學(xué)科特征秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的學(xué)科。 其學(xué)科特征體現(xiàn)在： 1）知識(shí)的綜合性（與管理

7、學(xué)、 領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系、心理學(xué)等學(xué)科有著密切的關(guān)系 ） 2）理論的應(yīng)用性 3）學(xué)科的群體性（理論秘書學(xué)、應(yīng)用秘書學(xué)） 第二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)一、秘書機(jī)構(gòu)的概念 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，是指具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門 。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、文書、調(diào)研、信訪、行政、督查、接待和值班等部門。秘書機(jī)構(gòu)圖辦公室（主任、副主任） 調(diào)研科室 秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室 機(jī)要科室 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘

8、書科等。是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門。 秘書機(jī)構(gòu)圖辦公室（主任、副主任） 調(diào)研科室 秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室 機(jī)要科室 秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖 ：二、秘書機(jī)構(gòu)的地位、性質(zhì)與作用1、秘書機(jī)構(gòu)不是決策機(jī)構(gòu)，而是輔助決策機(jī)構(gòu)2、秘書機(jī)構(gòu)不是職能部門，而是綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)3、秘書機(jī)構(gòu)不是延展性機(jī)構(gòu)，而是相對(duì)封閉機(jī)構(gòu)4、秘書機(jī)構(gòu)不是“前臺(tái)”機(jī)構(gòu)，而是“幕后”機(jī)構(gòu)秘書機(jī)構(gòu)的地位 秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì) 秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，必須保守機(jī)密；秘書部門是輔助機(jī)構(gòu)，而不是權(quán)力機(jī)關(guān)；秘書部門是綜合辦事部門；秘書

9、部門是服務(wù)、協(xié)調(diào)部門。秘書機(jī)構(gòu)的作用 1、組合作用 2、樞紐作用 3、過濾作用1、助手2、參謀3、樞紐4、協(xié)調(diào)5、保密6、公關(guān)三、秘書機(jī)構(gòu)的職能（一）因人分設(shè)制（A為主要領(lǐng)導(dǎo)者；B為分管領(lǐng)導(dǎo)者；c為辦公部門領(lǐng)導(dǎo)者； 未標(biāo)序數(shù)的D為綜合機(jī)構(gòu)，標(biāo)有序數(shù)的D為其他秘書機(jī)構(gòu)； 橫虛線以下為辦公部門）四、秘書機(jī)構(gòu)的組織模式及設(shè)置(二) 因事分設(shè)制圖 因事分設(shè)制模式圖(A為領(lǐng)導(dǎo)者；B為辦公部門；c為若干秘書機(jī)構(gòu)) (三) 混合分設(shè)制案例：【國務(wù)院辦公廳】1998年：秘書一局，秘書二局 ，秘書三局，人事司，行政司，中辦國辦信訪局。國務(wù)院秘書長1名，國務(wù)院副秘書長5名。2008年：秘書一局，秘書二局，秘書三局

10、，人事司，行政司，國務(wù)院應(yīng)急管理辦公室（國務(wù)院總值班室），督查室，電子政務(wù)辦公室，財(cái)務(wù)室（副司局級(jí)）。另外還包括機(jī)關(guān)黨委，離退休干部局。國務(wù)院秘書長1名、國務(wù)院副秘書長9名（含兼職）。1各級(jí)秘書工作機(jī)構(gòu) （1）中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu) （2）省、市、縣級(jí)的秘書機(jī)構(gòu) （3）基層單位的秘書部門 2各類秘書工作機(jī)構(gòu)（1）人民解放軍的秘書工作機(jī)構(gòu) （2）企事業(yè)單位的秘書機(jī)構(gòu) （3）民主黨派和人民團(tuán)體的秘書工作機(jī)構(gòu)3臨時(shí)秘書工作機(jī)構(gòu) 各級(jí)各類秘書部門的設(shè)置中國2010年上海世博會(huì)組織機(jī)構(gòu)1、集中式2、分散式秘書機(jī)構(gòu)的布局方式（一）隊(duì)伍建設(shè) 1、保持相對(duì)穩(wěn)定 2、提高綜合素質(zhì) 3、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu) 4、組建和管理秘書團(tuán)隊(duì)年齡結(jié)構(gòu)智能結(jié)構(gòu)非智力因素情緒智商優(yōu)秀的秘書團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備的要素1、共同的目標(biāo)2、互相合作，彼此認(rèn)同3、責(zé)任心4、學(xué)習(xí)精神五、秘書機(jī)構(gòu)的建設(shè) （二）制度建設(shè) 1、秘書工作制度 2、管理制度：秘書的錄用、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、升降、培訓(xùn)、交流等制度；工作責(zé)任制；目標(biāo)管理制度。 你怎樣看待這兩個(gè)人的做法？ 某外企的兩個(gè)部門秘書同時(shí)去找總經(jīng)理裁斷，這兩個(gè)秘書一個(gè)擬寫文書，另一個(gè)制作和發(fā)文。為了是把文件送過去還是過來拿，兩個(gè)人各執(zhí)一詞。一個(gè)