管理作業(yè)標準及流程

1、檔案管理作業(yè)標準及流程1 目的為加強公司檔案管理工作，促進檔案工作更好地為公司經(jīng)營和各項工作服務(wù)、明確公司應(yīng)歸檔的范圍，使公司的檔案收集更完整、準確，并全面、及時、準確、有效地為 公司各項業(yè)務(wù)提供服務(wù)，制定本作業(yè)標準及流程。2 適用范圍本作業(yè)標準及流程適用于公司各中心、成都地區(qū)子（分）公司的歸檔資料的收集、移交及檔案利用的相關(guān)工作。3 術(shù)語和定義檔案收集是指按照一定的原則和方法， 將公司經(jīng)營活動中形成的各種具有保存價 值的檔案材料集中到公司行政管理單位實行集中統(tǒng)一管理的一項業(yè)務(wù)工作。檔案提供利用工作 ,亦稱 “檔案利用服務(wù) ”、“檔案提供利用 ”，是公司行政管理單位 通過一定的方式與方法直接提

2、供檔案，為利用者提供服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作。成都地區(qū)子 （分）公司是指成都區(qū)域范圍內(nèi)、 且檔案工作由公司總部進行集中管 理的各子（分）公司，以下簡稱 “子（分）公司 ”。4 職責公司行政管理單位職責公司行政管理單位是各中心、各子（分）公司檔案的歸口管理部門，負責制 定檔案管理的業(yè)務(wù)標準，并全面指導、監(jiān)督、檢查各中心、各子（分）公司的檔案管理 工作。公司行政管理單位定期向各中心、各子（分）公司催收應(yīng)歸檔的文件材料， 以保證檔案的及時性和完整性。公司行政管理單位按照相關(guān)規(guī)定為公司業(yè)務(wù)工作提供檔案的查、 借閱及復印 工作。各中心、各子（分）公司職責各中心、各子（分）公司均應(yīng)指定專門人員負責做好本單位文件

3、、材料的形 成、積累工作，并將具有長期、永久保存價值的資料按規(guī)定向公司行政管理單位移交。 凡是應(yīng)歸檔的文件材料，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。各中心、各子（分）公司根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定，確定歸檔文件材料的密級。對 絕密類檔案單獨入柜保管，嚴防失、泄密事件的發(fā)生。各子（分）公司行政管理單位按照相關(guān)規(guī)定為公司業(yè)務(wù)工作提供檔案的查、借閱及復印工作財務(wù)檔案、人事檔案、審計檔案屬于專門檔案， 不在本作業(yè)流程所規(guī)范的范圍內(nèi)， 應(yīng)分別由所在職能部門進行妥善保管。5 工作程序歸檔文件材料的組成反映公司基本建設(shè)、經(jīng)營管理、科學研究等活動而形成的具有保存價值的文 件材料。公司參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向

4、本公司提交的文件材料；公司執(zhí)行、辦理的其他外來文件材料；上述歸檔文件材料包括紙質(zhì)、照片、實物以及電子（光盤、磁帶）等載體形 式的歷史記錄。歸檔文件的要求歸檔的文件材料應(yīng)齊全、 完整、系統(tǒng)，準確地反映公司各項活動的真實內(nèi)容；歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純 藍墨水、紅墨水書寫和復寫紙、 熱敏紙復寫， 必須使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫和 簽批；歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡、圖像清晰，反差良好；歸檔的文件材料應(yīng)為原件，必須做到法律手續(xù)完備，按規(guī)定簽字蓋章。因故 無原件的可歸檔具有憑證作用、法律效用的其他文件材料。計算機生成的文件定稿必須使用噴墨或激光打印機

5、打印， 應(yīng)歸檔修改后的最 后定稿。歸檔的文件材料及各種表格，紙張應(yīng)符合公文格式和檔案整編要求。歸檔的外文材料（含少數(shù)民族文字材料）應(yīng)與中文翻譯件一并歸檔，無譯文 的要譯出文件材料標題后歸檔。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持一致性。文件材料的收集和移交工程項目的檔案收集、移交，應(yīng)符合交付甲方工程竣工資料管理規(guī)范 ， 并做到工程施工進度與竣工資料形成積累同步， 工程竣工驗收交接與竣工資料交接同步 進行。工程管理部門負責竣工資料的初驗、移交工作，公司行政管理單位可協(xié)助做好竣 工資料的檢查指導工作。停建、緩建的項目，責任單位都應(yīng)收集、整理資料，并自行保 管以備查考，不得遺失和銷毀。第 頁共7頁5

6、32經(jīng)辦部門在取得重要證照后，應(yīng)及時到公司行政管理單位進行歸檔， 并于10 個工作日內(nèi)辦理完畢歸檔手續(xù)。重要證件字號、權(quán)號等內(nèi)容發(fā)生變更時，經(jīng)辦部門應(yīng)及 時通知公司行政管理單位進行相應(yīng)變更，并于5個工作日內(nèi)完成變更申報手續(xù)。項工作由幾個部門共同參與辦理時，在工作活動中形成的文件材料，由主 辦部門負責收集歸檔。5.3.4公司外派學習、考察、調(diào)研、參會等公務(wù)活動的人員，必須將重要的文件資 料向公司行政管理單位辦理移交手續(xù)。5.3.5文件材料一般歸檔一份，重要的、利用頻繁的或有專門需要的可向公司行政 管理單位移交兩份。5.3.6各類資料應(yīng)以紙質(zhì)形式進行移交歸檔；移交的資料有電子文檔的，責任單位 應(yīng)同

7、時將紙質(zhì)和電子文檔一并向公司行政管理單位移交。5.3.7各中心、子（分）公司向公司行政管理單位移交時，應(yīng)編制移交清單”（或由接收方在文件發(fā)放簽收簿上簽字確認），交接雙方在認真核對、檢查歸檔文件數(shù)量、 質(zhì)量合格后，方可在移交清單上履行簽字手續(xù)，雙方各存一份備查。5.4各中心、子（分）公司交檔范圍及交檔時間資料類別交檔范圍交檔時間備注行政事務(wù)類一、行政類及時移交1、對外評比申請報告、外報文件；行政管理部門送存 或自存2、營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證、組織機構(gòu)代碼證、房 地產(chǎn)開發(fā)資質(zhì)證書；3、工商及各類資質(zhì)注冊、年檢、變更申報資料及批 復文件4、商標申報材料及批復文件；5、榮譽資料、照片資料；6、公司董事

8、會、股東會會議資料及相關(guān)文件；7、公司重要會議（行政例會、年度總結(jié)會、重要專 題會等）的會議決議、會議紀要、會議紀要執(zhí)行情 況督查表；8、行政、廣告、采購等合同；9、公司下發(fā)的各類紅頭文件；10、重要請示、批復、報告、決定、意見、簡報；11、上級下發(fā)的重要文件。二、印章檔案類1、用印審批單、印章登記簿、作廢印章銷毀報告及 記錄；行政管理部門自存2、檔案交接憑據(jù)材料；3、檔案鑒定工作計劃、方案、總結(jié)，鑒定報告及銷 毀清冊；行政管理部門送存企業(yè)管理類一、項目總控計劃竣工后移交計劃管理部門送存二、基礎(chǔ)管理體系文件；每月移交企業(yè)管理部門送存三、公司年度經(jīng)營計劃；及時移交四、公司組織架構(gòu)設(shè)立及調(diào)整相關(guān)文

9、件；五、公司重大戰(zhàn)略規(guī)劃文件；六、企業(yè)研究專題報告。法紀監(jiān)審類申請書、上訴狀、函件、情況說明、法律服務(wù)協(xié)議、 聘用合同、顧問合同、委托協(xié)議。及時移交法律部門送存技術(shù)管理類一、企業(yè)標準、手冊、圖集、技術(shù)模板、研究報告及時移交技術(shù)管理部門送存二、質(zhì)量回訪、質(zhì)量建議書、月度質(zhì)量檢查通報竣工后移交安全監(jiān)督部門送存基本建設(shè)類一、項目前期資料1、紅線圖、總平圖、拍賣出讓條件通知書、國有土 地出讓合同、選址意見書、立項批復、用地許可證、 國有土地使用權(quán)證及相關(guān)合同等竣工后移交（合同在蓋 章時收存）報建部門送存2、中標文件：項目施工總包、監(jiān)理、勘察、設(shè)計中 標文件及項目各類合同竣工后階段 性移交（合 冋在蓋章

10、時收存）招標采購部門送存3、勘察測繪類：工程地質(zhì)勘察報告、 水文地質(zhì)勘察 報告、沉降觀測技術(shù)報告、基坑支護（位移）技術(shù) 報告、土壤氡濃度檢測報告及合同竣工后移交 （合同在蓋章時收存）技術(shù)管理部門送存二、施工資料1、規(guī)劃許可證、施工許可證、預售許可證、涉外批 復、國家安全防范責任書、施工圖審查意見表、施 工圖審查通知書、施工圖審查報告、環(huán)境影響通知 書、環(huán)境影響報告表審查批復、合同及合同備案表、通過審查的施工圖等竣工后移交 （合同在蓋章時收存）報建部門送存2、設(shè)計變更、技術(shù)核定單、工程整改意見書、前期 技術(shù)文件、工程聯(lián)系單、對外函及文件審批箋、監(jiān) 理月報、監(jiān)理例會紀要、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、

11、監(jiān)理工作總結(jié)竣工后移交工程管理部門送存3、項目方案、變更通知單創(chuàng)意部門送存4、設(shè)計變更、技術(shù)核定單、施工圖會審紀要、銷售 合同附圖、函件及審批箋。技術(shù)管理部門送存三、竣工資料1、界址點成果表及紅撥圖、規(guī)劃竣工驗收合格證、 環(huán)保設(shè)施驗收審批表、衛(wèi)生驗收批準書、綠地率核 定表、竣工驗收備案表、面積實測報告、房屋所有 權(quán)證及國土證原件等竣工后移交報建部門送存2、防雷裝置竣工驗收批準書、消防驗收意見書、竣 工驗收報告、交工驗收書、竣工前手續(xù)、工程移交 單、工程物業(yè)設(shè)備物資接管清單、房屋質(zhì)量保修書、 單位工程質(zhì)量評估報告、勘察文件質(zhì)量檢查報告、 設(shè)計文件質(zhì)量檢查報告、空氣質(zhì)量檢測報告、二次 供水合格證、

12、分戶驗收結(jié)果表、竣工圖及文件、各 分包工程竣工資料等?？⒐ず笠平还こ坦芾聿块T送存3、房屋質(zhì)量保證書、房屋使用說明書等竣工后移交技術(shù)管理部門送存4、財務(wù)資料：（1）單位（單項）工程決算審核報 告書（外審）及時移交 （蓋章時收 存）成本管理部門送存（2）工程結(jié)算書（內(nèi)審）項目整體結(jié) 算完畢后移 交營銷策劃類一、產(chǎn)品服務(wù)、產(chǎn)品銷售合冋及附件（包括范本）、 樓書及戶型DM單、面積差異處理、權(quán)證類、年度 總結(jié)報告、分析報告、重要請示、報告及文件審批 箋、租賃合冋及合冋審批箋、公證委托書及榮譽類 文件及時移交 （合同在蓋 章時收存）客服、營銷部門送存二、產(chǎn)品名稱請示、產(chǎn)品編號圖、產(chǎn)品銷售策略及 登記操作辦

13、法、產(chǎn)品銷售付款方式及優(yōu)惠方法、產(chǎn) 品面積及價格、產(chǎn)品價格明細表及文件審批箋階段性移交產(chǎn)品策劃部門送存三、產(chǎn)品運作策略及產(chǎn)品規(guī)劃思路、產(chǎn)品定位比較 分析、產(chǎn)品文化定位、產(chǎn)品市場調(diào)研報告四、外出考察報告及審批箋、照片等財務(wù)管理類一、財務(wù)類合同、評估報告等及時移交（蓋章時收 存）財務(wù)管理部門送存二、保密協(xié)議、合作協(xié)議。5.5檔案的利用5.5.1查閱：公司員工因工作需求可憑工作牌在公司行政管理單位查閱檔案。5.5.2復?。阂蚬ぷ餍枰鑿陀n案時，應(yīng)填寫借用、復印檔案資料及證照申請 單，經(jīng)需求者所在單位分管領(lǐng)導、分管檔案管理的部門領(lǐng)導同意后方可復印。5.5.3借用：員工若借用公司重要證件（含重要證件的

14、復?。n案原件時，須填 寫借用、復印檔案資料及證照申請單，經(jīng)需求者所在單位第一負責人、分管檔案管 理的部門負責人、行政管理單位第一負責人審批同意后方可借用（復?。?。借用檔案的人員，必須保持案卷的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。5.5.4借用期限：檔案的借用期限一般不超過15天（重要證件的借用者，應(yīng)在相關(guān)工作辦理完畢后及時歸還）。若因工作需要需延長借用時間的，須明確歸還時間，到 期仍需使用的必須辦理續(xù)借手續(xù)。公司行政管理單位應(yīng)嚴格按借用期限及時催還，歸還 檔案及證件時當面檢查、清點并注銷。5.5.5各單位對長期借用的證件，應(yīng)有專人負責管理，并建立專門臺帳，定期與公 司

15、行政管理單位進行核對，以確保重要證件完好無損。各使用單位之間嚴禁相互轉(zhuǎn)借證 件，須持該證件原件一同到公司行政管理單位辦理借用變更手續(xù)。公司行政管理單位應(yīng) 加強對證件外借后的跟蹤控制，對有明確借用期限的證件，應(yīng)到期及時催還；對長期借 用的證件，應(yīng)每季度與使用單位進行逐一核對。5.5.6外單位人員查閱、復印本單位檔案時，應(yīng)持有單位介紹信和個人證件，經(jīng)其 單位領(lǐng)導和分管公司行政管理單位的部門負責人、中心負責人、公司級領(lǐng)導批準后方可 查閱、復印。未經(jīng)領(lǐng)導許可，嚴禁非集團員工查、借閱及復印公司檔案。5.6檔案的鑒定與銷毀檔案應(yīng)定期進行鑒定。鑒定工作由檔案管理人員、相關(guān)技術(shù)人員和監(jiān)審人員 參加，鑒定時，既要考慮當前的利用價值，又要考慮長遠需要，經(jīng)鑒定確實失去保存價 值的檔案，剔出銷毀。鑒定工作結(jié)束后，由鑒定小組提交檔案的存毀鑒定報告，并附銷毀清冊，經(jīng) 總裁審核批準后，指定專人到指定地點監(jiān)銷，以防泄密。鑒定報告及銷毀清冊裝訂后永久保存。6 罰則對不按規(guī)定歸檔而造成檔案材料損失的，對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱 匿、擅自銷毀的，以及玩忽職守造成檔案丟失、損壞或泄密的直接責任者，視其嚴重程 度，對該單位主管負責人及相關(guān)責任人處 200-2000