會議管理規(guī)定

1、會議管理規(guī)定第一章總那么第一條 為規(guī)范會議組織程序，提高會議質(zhì)量和管理水平，確保會議內(nèi)容 及議定事項落實到位，結(jié)合公司實際情況，制定本管理規(guī)定。第二條本管理規(guī)定適用于公司內(nèi)部各類常規(guī)會議和專業(yè)會議，內(nèi)部員工 參加的外部會議不屬于本方法的管理范疇。第三條 公司會議的組織和管理遵循必要務(wù)實、高質(zhì)高效、精簡節(jié)約的原 那么。第二章會議種類和議題范圍第四條會議種類 （一）全公司會議，如公司年度工作會。（二）月度經(jīng)營例會。（三）專業(yè)委員會會議。（四）專題工作會，如本專業(yè)條線階段性工作會、工作協(xié)調(diào)會、專業(yè)研討會、 工作布置會、工程管理會議等。第五條會議議題范圍（一）公司年度工作會總結(jié)回顧上一年度公司整體工作

2、和業(yè)務(wù)目標(biāo)的完成情況；展望下一年度公司開展前景，部署新的戰(zhàn)略規(guī)劃；其他由管理層決定的議題。（二）月度經(jīng)營例會各部門負(fù)責(zé)人匯報當(dāng)期本部門計劃執(zhí)行、工作進展和組織管理等情 況，提出存在的問題并研討解決措施；研究部署各部門下期工作目標(biāo)和開展規(guī)劃。（三）專業(yè)委員會會議公司各專業(yè)委員會是管理層的常設(shè)辦事機構(gòu)，經(jīng)授權(quán)開展工作，各專業(yè)委 員會會議議題按照本專業(yè)委員會相關(guān)需求選定。（四）專題工作會本專業(yè)條線階段性工作會：總結(jié)上階段本專業(yè)條線計劃執(zhí)行和工作 進展情況，提出存在的問題并研討解決措施，研究布置下階段工作計劃和工作 重點，以及專業(yè)條線經(jīng)驗交流等；工作協(xié)調(diào)會：針對需多方合作完成的工作，多部門共同研究工作

3、解決 方案；工作布置會：公司領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人安排部署近期工作的計劃目標(biāo)、 人員安排和考前須知等。專業(yè)研討會：研究特定專業(yè)工作相關(guān)的重點難點問題；工程管理會：在工程立項、評審、實施等各階段中，為協(xié)調(diào)推進工程 實施而進行的研討。第三章會議計劃與安排第六條會議時間和地點（一）會議時間公司年度總結(jié)會原那么上每年1月份召開；月度經(jīng)營例會原那么上每月召開一次；專業(yè)委員會會議召開時間由本委員會主任決定或按本委員會相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；專題工作會召開時間由會議召集人（如專業(yè)條線負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)人等）根據(jù)需要確定。（二）會議地點在公司內(nèi)部召開的會議，根據(jù)實際參加人數(shù)和設(shè)備需求選擇大小合 適、設(shè)備匹配的會議室；需到公司外

4、部召開的會議，應(yīng)本著節(jié)約的原那么，防止選擇過于奢侈的 地點，可根據(jù)實際情況選擇租用合適的酒店會議室召開。第七條會議方式除常規(guī)的以現(xiàn)場會形式召開的各類會議以外，對于其他參會人員較多或人 員大多不在同一城市的會議、臨時性會議，以及傳達(dá)、布置類會議，可充分運 用信息技術(shù)手段改進會議形式，優(yōu)先采用視頻會議、 會議方式召開，以提 高會議效率，降低會議本錢。第八條會議主辦部門（一）全公司性會議由行政管理部負(fù)責(zé)組織。（二）月度經(jīng)營例會由行政管理部負(fù)責(zé)組織。（三）專業(yè)委員會會議由其日常辦事機構(gòu)或委員會指定的會務(wù)組織人員負(fù) 責(zé)組織。（四）專題工作會由相關(guān)專題負(fù)責(zé)人（如專業(yè)條線負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)人等） 指定的會務(wù)組

5、織人員負(fù)責(zé)組織。第九條 會議議題審定對于公司年度工作會、月度經(jīng)營例會、專業(yè)委員會會議，會議議題由主辦 部門提交會議召集人審定，提交時需保證有明確目標(biāo)、會議材料成熟。召集人 需從會議召開的必要性、議題的準(zhǔn)確性和務(wù)實性等方面進行審定，未經(jīng)會議召 集人審定的議題，原那么上不安排上會審議。第十條會議主持人、參加人員及請假（-）會議主持人和參加人員全公司性會議由總經(jīng)理或委托的其他高層領(lǐng)導(dǎo)主持，公司全員參加;月度經(jīng)營例會由總經(jīng)理或委托的其他高層領(lǐng)導(dǎo)主持，部門經(jīng)理及以上職級人員參加；專業(yè)委員會會議由本委員會主任或委托的委員主持，本專業(yè)委員會內(nèi)部人員參加；專題工作會由相關(guān)專題負(fù)責(zé)人（如專業(yè)條線負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)

6、人等） 主持，會議涉及的專題工程相關(guān)人員（如本專業(yè)條線全體工作人員、本工程組 全體成員等）參加。（二）會議請假參會人員如因故無法按時參加會議，須至少提前一個工作日向會議召集人請假，可根據(jù)需要委派相關(guān)人員代為參加，并報會議主辦部門備案。第四章會議準(zhǔn)備第十一條 會議準(zhǔn)備主要包括：根據(jù)會議計劃，明確會議主題；擬定準(zhǔn)備 方案，組織會議材料，提交負(fù)責(zé)人審定；通知會議，編制指南，印制材料；會 場安排組織等會務(wù)工作。第十二條會議材料準(zhǔn)備（-）會議材料由主辦部門負(fù)責(zé)收集準(zhǔn)備，包括但不限于會議議程、議題、 計劃草案、匯報材料、輔助理解材料等。會議召集人負(fù)責(zé)督辦和審核，對不符 合要求的材料退回，并提出修改意見，要

7、求其及時重新準(zhǔn)備。（二）主辦部門應(yīng)事前了解會議召集人的計劃和需要，對于重要或敏感事 項，向相關(guān)部門征求明確具體的意見，做好溝通和協(xié)調(diào)工作，保證材料準(zhǔn)確實 用、觀點明確。（三）對再次提交會議研究的，應(yīng)將前期會議決議事項及確定的有關(guān)意見 在材料內(nèi)容中表述清晰。（四）主辦部門按公文要求的字?jǐn)?shù)、字體和格式，按參會人數(shù)用A4紙雙面 印制相應(yīng)份數(shù)（可印制少量備份），根據(jù)實際需要提前發(fā)放給參會人員或擺放 在會議室內(nèi)。第十三條會議通知和會場安排（-）會議主辦部門起草會議通知，包含會議的名稱、議題、時間、地點、 參加人需帶的資料等內(nèi)容，會議通知時間根據(jù)會議規(guī)模和前期準(zhǔn)備時間等具體 情況而定，一般應(yīng)提前一天以上，

8、通知對象為參會人員及相關(guān)會務(wù)服務(wù)提供部 門，通知形式一般為郵件通知。（二）會議主辦部門需派人前往前臺處或通過郵件、 與前臺聯(lián)系提前 預(yù)定會議室，填寫會議室登記表，提前檢查會議室設(shè)備是否能正常使用、桌椅 數(shù)量是否充足。（三）會場應(yīng)保證環(huán)境良好、干凈整潔、溫度適宜。嚴(yán)格控制會議經(jīng)費，會 場布置要簡樸，一般不擺放鮮花、果盤。如非必要，內(nèi)部小型會議不制作背板、橫幅，不安排茶歇和招待餐，不準(zhǔn)備與會議無關(guān)的活動。第五章會議組織第十四條 會議組織流程主要包括：組織簽到、匯報及發(fā)言、會議決議與 工作跟進、記錄與紀(jì)要等。第十五條 會議簽到由會議主辦部門安排的會議記錄人員負(fù)責(zé)，該人員 提前準(zhǔn)備會議記錄表，至少提前

9、10分鐘入場，參會人員提前5分鐘入場。簽 到負(fù)責(zé)人引導(dǎo)參會人員在記錄表中簽到處簽到，如實記錄請假和缺席人員。全 公司性會議等參會人員數(shù)量較多的會議，可由部門代表人員清點本部門人數(shù)后 代本部門統(tǒng)一簽到，并將請假缺席情況通知記錄人。第十六條 匯報發(fā)言順序和時間由會議主持人把控，提倡開短會。匯報人 應(yīng)按會議主持人安排的順序匯報，合理控制匯報時間，語言精煉、緊扣重點, 提倡不念稿。發(fā)言人應(yīng)按會議主持人要求、圍繞會議議題發(fā)言，力戒空話、套 話。第十七條 對于決策性會議，參會人員應(yīng)積極探討，得出結(jié)論，防止偏離 議題和議而不決的現(xiàn)象。做出決議后，主辦部門將會議決議事項付諸實施的程 序、實施人（部門）、完成時

10、間和標(biāo)準(zhǔn)等會后跟進安排向與會人明確，并跟蹤 督辦。工作跟進的依據(jù)以會議記錄或會議紀(jì)要為準(zhǔn)。第十八條會議主辦部門安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，經(jīng)會議發(fā)言人和相關(guān) 負(fù)責(zé)人同意后，可做會議錄音。會議記錄包括會議名稱、時間、地點、主持人、 參加人、議題、審議過程等基本要素，會議記錄要保證真實性和原始性，把握 發(fā)言人的語境和要點，記錄主旨和結(jié)論意見，不得隨意截取、斷章取義。會議 記錄是會議紀(jì)要的依據(jù)，應(yīng)隨會議紀(jì)要一并提交相關(guān)人員審閱。第十九條 會議紀(jì)要（模板見附件1）原那么上由會議記錄人撰寫。撰寫時 要基于會議內(nèi)容，突出會議中心和要點，綜合歸納會議主要內(nèi)容和決議事項, 文字要簡明扼要，防止遺漏。會議紀(jì)要由會議主

11、辦部門負(fù)責(zé)人審核，在會議結(jié) 束后1個工作日內(nèi)提交會議主持人審定，在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)發(fā)送至參 會人員。第六章會議紀(jì)律及相關(guān)人員職責(zé)第二十條 主持人負(fù)責(zé)把握整個會議的進程和內(nèi)容研討方向，會議開始 后，將會議的議題、議程、須解決問題及目標(biāo)、議程推進中應(yīng)注意的問題進行 必要說明。會議中，引導(dǎo)參會人員有序發(fā)言，維持會場紀(jì)律。第二十一條參會人員應(yīng)自覺遵守會場紀(jì)律，進入會場后主動關(guān)閉手機或 設(shè)為靜音狀態(tài)；開會期間，不得在會場接聽 ，不得無故離開會場；如確有 緊急事項需處理，報告會議主持人同意后方可接聽 或離開會場，且時間盡 量簡短；不得在會場大聲喧嘩，發(fā)言應(yīng)提請主持人同意，不隨意打斷發(fā)言人發(fā) 言；遵守

12、主持人的安排進行會議休息，休息時間結(jié)束時準(zhǔn)時參會，不得拖沓; 落實會議安排的工作，向未參會的相關(guān)執(zhí)行人員及時、準(zhǔn)確傳達(dá)會議內(nèi)容。第二十二條參會人員應(yīng)自覺保守會議秘密，不得泄露會議研究討論情況 和尚未公開的保密事項和決議事項；妥善保管會議材料，不得擅自復(fù)印或傳播; 對涉密材料或會議有要求的，會議結(jié)束時當(dāng)場將會議材料退回會議主辦部門， 由會議主辦部門統(tǒng)一處置。第二十三條 會議主辦部門和會議記錄人員要妥善保管簽到表、會議材料 （紙質(zhì)及電子版）、會議記錄、會議紀(jì)要和錄音等會議資料，未經(jīng)會議主持人 批準(zhǔn)，不得向他人提供。第二十四條會議資料歸檔工作由會議主辦部門負(fù)責(zé)。全公司性會議和月 度經(jīng)營例會的會議記錄

13、和會議紀(jì)要由行政管理部整理存檔；其發(fā)放或傳閱范圍 由公司領(lǐng)導(dǎo)確定，行政管理部記錄備查。專業(yè)委員會會議及各類專題工作會的 會議記錄和會議紀(jì)要由主辦部門整理存檔，另復(fù)制一份交由行政管理部存檔備 查；其發(fā)放或傳閱范圍根據(jù)需要由主辦部門確定并記錄備查。第二十五條對以下違反會議管理規(guī)章制度的行為，根據(jù)情節(jié)和后果輕重 給予問責(zé)：（一）未按制度規(guī)定組織會議，違反議事規(guī)那么進行決策的；（二）會議通知不到位，準(zhǔn)備不充分，影響會議質(zhì)量和組織效率的；（三）會議材料準(zhǔn)備不符合要求或出現(xiàn)嚴(yán)重過失，影響會議質(zhì)量和效果的;（四）違反會議紀(jì)律，如無故遲到、早退、缺席、會議中不按主持人要求的 時間和范圍發(fā)言、大聲喧嘩、爭吵的；（五）遺失重要會議材料、擅自復(fù)印涉密會議材料、泄漏尚未公開的保密事 項和會議決議的；（六）不落實會議議定事項，影響會議議定工作推動落實的；（七）會議記錄和紀(jì)要失真、遺漏、缺失，未及時整理、審核、存檔的。（A）其它違反會議管理規(guī)定的行為。第七章附那么第二十六條本會議管理規(guī)定發(fā)布后，各部門應(yīng)對員工進行培訓(xùn)。第