東吳大學(xué)98學(xué)年度第2學(xué)期第14次業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)紀(jì)錄

1、PAGE PAGE 18東吳大學(xué)98學(xué)年度第2學(xué)期第14次業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)紀(jì)錄經(jīng)98學(xué)年度第2學(xué)期第15次業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)確認(rèn)通過(guò)時(shí) 間：中華民國(guó)99年6月28日（星期一）下午2時(shí)10分地 點(diǎn)：城中校區(qū)2227會(huì)議室出 席：趙維良教務(wù)長(zhǎng)、林錦川學(xué)生事務(wù)長(zhǎng)、王超弘總務(wù)長(zhǎng)、邱永和研務(wù)長(zhǎng)、賈凱傑處長(zhǎng)、賴錦雀院長(zhǎng)、楊奕華院長(zhǎng)、邱永和院長(zhǎng)、賈凱傑主任秘書、林政鴻主任、洪碧珠主任、丁原基館長(zhǎng)、林遵遠(yuǎn)主任、鄭為民主任、黃奕仁主任、林炳文主任。請(qǐng) 假：馬君梅副校長(zhǎng)、莫藜藜院長(zhǎng)、傅明仁院長(zhǎng)、何?；壑魅巍翘砀Ｖ魅?、陳啟峰主任。列 席：文書組王蓉貞組長(zhǎng)記 錄：莊琬琳專員一、主席報(bào)告二、確認(rèn)上次會(huì)議紀(jì)錄：修正通過(guò)。三、上次會(huì)議結(jié)論

2、執(zhí)行狀況：無(wú)四、各單位業(yè)務(wù)報(bào)告（報(bào)告順序如下）： 教務(wù)長(zhǎng)： 報(bào)告教育部100學(xué)年度大學(xué)總量發(fā)展規(guī)模與資源條件提報(bào)作業(yè)說(shuō)明（如附件），其中學(xué)生數(shù)計(jì)列注意事項(xiàng)：外國(guó)學(xué)生及延畢生將納入學(xué)生總量計(jì)算，師資計(jì)列原則：留職停薪不列計(jì)師資、留職留薪休假得列入師資，借調(diào)亦不得列為專任師資。另，因應(yīng)少子化，教育部預(yù)定於審核101學(xué)年度招生總量時(shí)，將學(xué)士班每班招生名額由60人調(diào)整為58人。 總務(wù)長(zhǎng)： 暑假外雙溪校區(qū)將進(jìn)行之工程包括：中正圖書館無(wú)障礙電梯之工程，戴蓀堂、榕樺樓、楓雅樓耐震補(bǔ)強(qiáng)工程，綜合大樓、光道廳、學(xué)生宿舍及部份職員宿舍之防水隔熱工程。 研務(wù)長(zhǎng)： 6/25高等教育國(guó)際合作基金會(huì)至本校做國(guó)際學(xué)生學(xué)習(xí)環(huán)

3、境訪視，進(jìn)行順利，訪視委員對(duì)本校國(guó)際化給予肯定，並提出改善建議。 會(huì)計(jì)室主任： 99學(xué)年度預(yù)算已由預(yù)算小組審核完畢，相關(guān)編審意見(jiàn)必須於預(yù)算系統(tǒng)上做修改，本案是否受權(quán)由會(huì)計(jì)室以各單位填報(bào)人之身份逕行登入系統(tǒng)處理？亦或由會(huì)計(jì)室將預(yù)算編審意見(jiàn)發(fā)回各單位，由各單位自行填報(bào)後，再由會(huì)計(jì)室審查？校長(zhǎng)指示：99學(xué)年度預(yù)算核定結(jié)果鍵入系統(tǒng)事宜，由會(huì)計(jì)室統(tǒng)籌處理，會(huì)計(jì)室完成後，請(qǐng)將結(jié)果函送各單位知悉。 電算中心主任： 報(bào)告本校email發(fā)送浮濫及本校發(fā)送email予教師是否違反個(gè)資法之事宜。人事室主任：依本校教師及職員聘約本?；豆ぷ魃现枰?，得對(duì)受聘人之個(gè)人資料作電腦處理及使用，惟不得涉及商業(yè)上之利益。校長(zhǎng)指

4、示：1.依本校教師及職員聘約，本校有權(quán)寄發(fā)email予教職員，應(yīng)予澄 清。 2.針對(duì)校內(nèi)各單位email之發(fā)送，請(qǐng)各單位主管於批示發(fā)送email訊息時(shí)，注意發(fā)送之對(duì)象是否合宜。 體育室主任： 6/25體育室?guī)ьI(lǐng)4位同學(xué)至深圳進(jìn)行兩岸桌球交流比賽。五、提案討論第一案案由：請(qǐng)修訂?wèn)|吳大學(xué)檔案管理辦法。 提案人：王總務(wù)長(zhǎng)超弘 說(shuō)明：一、本辦法係經(jīng)84年1月5日行政會(huì)議通過(guò)施行，其間並歷經(jīng)3次修訂，最後一次修訂時(shí)間為86年12月3日。二、國(guó)家檔案管理局自90年11月23日正式成立，陸續(xù)制定檔案法、檔案法施行細(xì)則、機(jī)密檔案管理辦法等共約25項(xiàng)法規(guī)命令及行政規(guī)則，使檔案管理作業(yè)能更臻完善。三、本校電子化校

5、園之公文管理系統(tǒng)（含檔案管理）係屬第一期建置之系統(tǒng)，於96年5月1日正式上線使用，使用期間依據(jù)使用者之反映，陸續(xù)做了一些修正，目前系統(tǒng)已趨於穩(wěn)定，遂由總務(wù)處文書組擬訂?wèn)|吳大學(xué)檔案管理手冊(cè)，並於99年5月21日經(jīng)總務(wù)長(zhǎng)核定公布施行。四、本次修訂重點(diǎn)，係以檔案管理局制定之各項(xiàng)檔案管理基本法規(guī)為基礎(chǔ)，並依據(jù)本校公文管理系統(tǒng)上線後之實(shí)際情形予以修訂。 決議：修正通過(guò)。 第二案案由：擬修訂?wèn)|吳大學(xué)資訊安全暨保護(hù)智慧財(cái)產(chǎn)權(quán)小組設(shè)置辦法。提案人：電算中心鄭主任為民 說(shuō)明：一、教育部於99年5月修正校園保護(hù)智慧財(cái)產(chǎn)權(quán)行動(dòng)方案自評(píng)表中行政督導(dǎo)之檢核指標(biāo)，智慧財(cái)產(chǎn)權(quán)小組需納入學(xué)生代表。本校資訊安全暨保護(hù)智慧財(cái)權(quán)小

6、組成員目前並無(wú)學(xué)生代表。二、本設(shè)置辦法之修正由行政會(huì)議通過(guò)改為由資訊安全暨保護(hù)智慧財(cái)產(chǎn)權(quán)小組會(huì)議通過(guò)。 決議：通過(guò)。六、臨時(shí)動(dòng)議（無(wú)）七、散會(huì)（下午3時(shí)）教務(wù)長(zhǎng)報(bào)告附件100學(xué)年度大學(xué)總量發(fā)展規(guī)模與資源條件提報(bào)作業(yè)說(shuō)明 (1)計(jì)列學(xué)生數(shù)注意事項(xiàng)：計(jì)算時(shí)間及身分基準(zhǔn)：以98年10月15日具正式學(xué)籍之在學(xué)學(xué)生(不含外國(guó)學(xué)生、休學(xué)生、全學(xué)年均於國(guó)外之學(xué)生)計(jì)算。亦即，除不具正式學(xué)籍之學(xué)生（如交換學(xué)生）、依外國(guó)學(xué)生來(lái)臺(tái)就學(xué)辦法入學(xué)之外國(guó)學(xué)生、休學(xué)生、全學(xué)年均於國(guó)外之學(xué)生不予計(jì)入學(xué)生數(shù)外，其餘學(xué)生（如僑生、港澳生、原住民學(xué)生、派外人員子女、退伍軍人等特種生、非全學(xué)年均於國(guó)外之學(xué)生等）均應(yīng)納入學(xué)生數(shù)計(jì)算。

7、為維持教育品質(zhì)，本部規(guī)劃外國(guó)學(xué)生於提報(bào)101學(xué)年度總量作業(yè)時(shí)，納入學(xué)生數(shù)計(jì)算。延畢生：指學(xué)士班超過(guò)各校學(xué)則所定修業(yè)年限、碩士生（含碩士在職專班）自第3年起、博士生自第4年起繳納全額學(xué)雜費(fèi)者應(yīng)計(jì)列為延畢生；亦即碩士生（含碩士在職專班）自第3年起、博士生自第4年起未繳納全額學(xué)雜費(fèi)者，不需計(jì)入延畢生，亦不計(jì)入學(xué)生數(shù)。加權(quán)：計(jì)算全校生師比值、日間學(xué)制生師比值，均以加權(quán)學(xué)生數(shù)計(jì)算；計(jì)算研究生生師比值，以不加權(quán)學(xué)生數(shù)計(jì)算。學(xué)生加權(quán)數(shù)如下表所列：學(xué)制班別加權(quán)數(shù)延畢生加權(quán)數(shù)日間學(xué)制學(xué)士班11碩士班21博士班31夜間學(xué)制學(xué)士班（二年制在職專班、進(jìn)修學(xué)士班）0.80.8碩士班（碩士在職專班）1.61(2)師資數(shù)計(jì)

8、列原則：專任教師：各校提報(bào)師資數(shù)資料於99年6月30日已聘任之專任教師 (須已取得教師證書者，報(bào)核時(shí)如尚未取得教師證書，該筆將不採(cǎi)計(jì))為計(jì)列依據(jù)。有關(guān)師資名冊(cè)之兼任師資、專案教學(xué)人員資格，鑑於各校對(duì)兼任師資、專案教學(xué)人員送審相關(guān)規(guī)定殊異，且為免因要求填報(bào)教師證號(hào)導(dǎo)致各校送審制度過(guò)於浮濫，納入專任師資計(jì)算之兼任師資如不克填列教師證號(hào)者，該欄得填無(wú)。專案教學(xué)人員：依國(guó)立大學(xué)校務(wù)基金進(jìn)用教學(xué)人員研究及工作人員實(shí)施原則規(guī)定聘任之教學(xué)人員，或?qū)W校以其他經(jīng)費(fèi)來(lái)源聘任之教學(xué)人員，於99年6月30日已聘任，且確為全部時(shí)間擔(dān)任學(xué)校教學(xué)職務(wù)且支給合格專任教師薪資之教學(xué)人員，亦得採(cǎi)計(jì)為專任教學(xué)人員；另專任專案教學(xué)人

9、員若非學(xué)校以聘書聘任者，聘書字號(hào)欄得以學(xué)校函給教師契約之公文文號(hào)填列。每位師資應(yīng)僅得於單一學(xué)校院、系、所、學(xué)位學(xué)程擔(dān)任專任師資，故於系統(tǒng)中填報(bào)資料，若A教授已由甲校A系填報(bào)為專任師資，甲校B系或乙校又重複填報(bào)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢索資料庫(kù)並出現(xiàn)警告訊息，該師資已為甲校A系之專任師資，不得重複填報(bào)。合聘或支援調(diào)度師資：若有校內(nèi)教師同時(shí)在二個(gè)以上之院、系、所、學(xué)位學(xué)程任課或合聘之情況，應(yīng)協(xié)調(diào)一單位列為主聘，另一單位列從聘，主聘單位得將該筆師資提報(bào)為專任教師，從聘單位不得提報(bào)為兼任。學(xué)校與中研院或其他研究機(jī)構(gòu)合聘之師資，具授課事實(shí)者僅得以兼任師資採(cǎi)計(jì)，不得列計(jì)專任師資?？妥淌凇⒅v座、特聘教授如於99年6

10、月30日已聘任且具授課事實(shí)，並以專任資格核薪聘用，得納入師資人數(shù)計(jì)算，惟應(yīng)檢附該年度薪資資料俾憑查核。研究人員因未從事教學(xué)工作，不得列入專任師資計(jì)算。但如確有授課事實(shí)，得以兼任師資採(cǎi)計(jì)。留職停薪者不得列計(jì)師資：99年6月30日如留職停薪無(wú)授課事實(shí)者，不得列計(jì)為專、兼任師資。留職留薪休假研究或帶職帶薪進(jìn)修之專任師資，得列計(jì)為專任師資。借調(diào)：借調(diào)至他?；蛩麢C(jī)關(guān)之師資，亦不得列計(jì)為專任師資，惟若該學(xué)年度於原校有授課事實(shí)者，得以兼任師資採(cǎi)計(jì)。兼任師資：98學(xué)年度任一學(xué)期具授課事實(shí)之兼任師資，得予列計(jì)；惟101學(xué)年度提報(bào)總量系統(tǒng)時(shí)，兼任師資之採(cǎi)計(jì)將以99年6月30日已聘任且具授課事實(shí)者，方得列計(jì)。6.因

11、應(yīng)少子女化趨勢(shì)，本部預(yù)定於審核101學(xué)年度招生名額總量時(shí)，將日間學(xué)制學(xué)士班每班招生名額由60人調(diào)整為58人，請(qǐng)各校預(yù)為因應(yīng)。第一案附件東吳大學(xué)檔案管理辦法修訂條文對(duì)照表擬 修 訂 條 文原 條 文備註說(shuō)明第一章 總則第一章 總則第一條為健全東吳大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱本校）檔案管理，促進(jìn)檔案開(kāi)放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能，特訂定本辦法。本校檔案之管理，除法令另有規(guī)定外，悉依本辦法之規(guī)定辦理。第一條東吳大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱本校）檔案之管理，除法令另有規(guī)定外，悉依本辦法之規(guī)定辦理。說(shuō)明訂定本辦法之目的 凡依照公文管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件，除另有規(guī)定外，一律送交總務(wù)處文書組編列檔案，集中管理。第二條

12、凡因處理本校公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書、圖表、簿冊(cè)，其已結(jié)案者或存查之案件，除另有規(guī)定外，一律送交總務(wù)處文書組編列檔案，集中管理。依據(jù)檔案法之定義修正刪除第三條本辦法專門用語(yǔ)之定義如次：一、結(jié)案：指公文之文書處理手續(xù)已全部完成，全案業(yè)已結(jié)束清楚之狀態(tài)。二、案件：指未歸檔前之公文。三、歸檔：指將已結(jié)案之案件送交總務(wù)處文書組編管。四、案卷：指經(jīng)歸檔後整理編訂之檔案。五、分類：指根據(jù)案卷內(nèi)容性質(zhì)，將之歸入檔案分類表最適當(dāng)之類目?jī)?nèi)。六、分類號(hào)：指代表類目之號(hào)碼。七、卷號(hào)：指同一類目中不同各案次序之號(hào)碼。八、冊(cè)號(hào)：指同案卷各冊(cè)之號(hào)碼。九、檔號(hào)：指由分類號(hào)與卷號(hào)所組成之號(hào)碼。十、編目：指依案卷所屬類目編製

13、之目錄。十一、專檔：指專為特殊性質(zhì)案卷而設(shè)之檔案。本辦法已無(wú)使用此類專門用語(yǔ)之必要。第二章 歸檔與點(diǎn)收第二章歸檔與點(diǎn)收第三條 本校檔案歸檔作業(yè)悉依東吳大學(xué)檔案管理作業(yè)手冊(cè)辦理。第四條應(yīng)行歸檔之案件，各單位承辦人員應(yīng)先加以檢查整理，同一性質(zhì)之案件應(yīng)予彙集，文件如有脫漏應(yīng)予補(bǔ)齊，手續(xù)未完備者應(yīng)予補(bǔ)備；抽存之附件及污損之處均予註明，用統(tǒng)一規(guī)定之歸檔簿詳載案由、收發(fā)文號(hào)、機(jī)密等級(jí)，送交總務(wù)處文書組檔案管理人員簽收。機(jī)密檔案其必須保持高度機(jī)密性之絕對(duì)機(jī)密、極機(jī)密文件，歸檔時(shí)應(yīng)由承辦人員用機(jī)密檔案專用封套裝封，並應(yīng)於封面上註明收發(fā)文單位名稱、年、月、日、字號(hào)及簡(jiǎn)由，封口須由單位主管簽名後，送交總務(wù)處文書組

14、檔案管理人員歸檔。1.條次修訂2.東吳大學(xué)檔案管理作業(yè)手冊(cè)業(yè)於99年5月21日經(jīng)總務(wù)長(zhǎng)核定，公布施行 第五條第七條 （略）移至擬修訂條文之第二十條第二十一條第四條 應(yīng)行歸檔之案件，各單位承辦人員應(yīng)先加以檢查整理，歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理人員應(yīng)退還承辦單位補(bǔ)正：案件或其附件不全。案件污損或內(nèi)容不清楚者。案件未經(jīng)批準(zhǔn)或漏判、漏印、漏發(fā)、漏會(huì)者。案件未填註保存年限或分類號(hào)者。案件未依規(guī)定編寫頁(yè)碼或頁(yè)碼編寫有誤者。案件與歸檔清單之登載不符者。第八條檔案管理人員對(duì)歸檔案件應(yīng)逐案逐件清點(diǎn)核對(duì)，其要領(lǐng)如次：一、核對(duì)歸檔簿所列案由、文號(hào)是否與原件符合。二、檢查收發(fā)文是否係原件，並檢閱文首、文尾及騎縫

15、印，以判斷文件是否齊全。三、檢查附件是否齊全。四、檢查原件文書處理手續(xù)是否完備，有無(wú)漏核、漏判、漏印、漏會(huì)、漏發(fā)等情形。五、檢查有無(wú)污損。六、機(jī)密檔案，應(yīng)在歸檔簿上註明機(jī)密等級(jí)（絕對(duì)機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密），以示區(qū)分。七、檔案人員於清點(diǎn)歸檔案件時(shí)，發(fā)現(xiàn)有前項(xiàng)各款或其他疑問(wèn)時(shí)，應(yīng)先向承辦人員洽詢，視其情形予以退請(qǐng)補(bǔ)正檢齊，或在歸檔簿上予以註明。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案點(diǎn)收作業(yè)要點(diǎn)修正第五條 下列物品，不得歸檔：一、現(xiàn)金、有價(jià)證券及其他貴重物品。二、司法訴訟有關(guān)物證。三、流質(zhì)、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。四、易變質(zhì)而不適長(zhǎng)期保存之物品。第九條下列文件、物品應(yīng)不予點(diǎn)收保管：

16、一、現(xiàn)金、有價(jià)證券以及其他貴重物品。二、已作廢之有價(jià)證券。三、有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、單據(jù)與票據(jù)等。四、體積笨重、流質(zhì)、氣體或易燃之爆炸品，腐蝕、消耗以及不適於保管者。五、無(wú)關(guān)公務(wù)而又無(wú)參考價(jià)值之文件、便條及紙片等。六、其他無(wú)參考價(jià)值之例行文件。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案點(diǎn)收作業(yè)要點(diǎn)修正刪除第三章登記、整理與編目本部分已於線上處理刪除第十條檔案管理人員清點(diǎn)歸檔案件無(wú)誤後，應(yīng)將案由及收發(fā)文號(hào)轉(zhuǎn)登於歸檔表，並在歸檔簿上加蓋日期戳記後，退還歸檔簿。刪除第十一條歸檔案件經(jīng)登記後，新案應(yīng)加以分類、編目、立卷，舊案應(yīng)查案歸卷。第三章保存與保管第四章存放與保管第十二條第二十條 （略）移至擬修訂條文之第九條第十六

17、條第六條 檔案之保存年限，應(yīng)依其性質(zhì)及價(jià)值，區(qū)分為永久保存或定期保存。第廿一條檔案之存、燬分類如次：一、永久保存類。二、定期保存類。1.條次修訂2.依據(jù)檔案法修正第七條下列檔案之保存，應(yīng)列為永久保存：一、涉及學(xué)?；蚋鲉挝恢匾贫取Q策及計(jì)畫者。二、涉及學(xué)校或各單位重要法規(guī)之制（訂）定、修正或解釋者。三、涉及組織沿革及主要業(yè)務(wù)運(yùn)作者。四、對(duì)學(xué)校建設(shè)或政策具有重要利用價(jià)值者。五、具有重要行政稽憑價(jià)值者。六、其他有關(guān)重要事項(xiàng)而具有永久保存價(jià)值者。第廿二條校、院、系、中心及各級(jí)行政單位之下列檔案永久保存：一、關(guān)於法令規(guī)章及其解釋案件。二、關(guān)於單位之設(shè)立、調(diào)整或裁撤案件。三、關(guān)於本單位施政方針計(jì)畫及報(bào)告

18、。四、關(guān)於本單位各項(xiàng)會(huì)議決議案及會(huì)議紀(jì)錄。五、關(guān)於人事任免、獎(jiǎng)懲、考績(jī)及訓(xùn)練案件。六、關(guān)於印信啟用及其印模案件。七、關(guān)於本單位之交接清冊(cè)。八、其他有關(guān)本單位歷史文獻(xiàn)可供永久查考之案件。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正第八條定期保存之檔案，除另有規(guī)定外，保存年限區(qū)分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。第廿三條定期保存之檔案，除另有規(guī)定外，計(jì)分十五年、十年、五年、三年及一年五種，由案件原承辦單位依實(shí)際需要判定之。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正刪除第廿四條撰擬文稿人員於擬稿時(shí)，應(yīng)視文件性質(zhì)，在文稿左上角保存年限欄內(nèi)填寫保存年限，經(jīng)核判無(wú)變

19、更者即為確定。文稿漏填保存年限者，應(yīng)退請(qǐng)補(bǔ)填。依東吳大學(xué)檔案管理作業(yè)手冊(cè)辦理刪除第廿五條凡編入同一檔號(hào)文件，核定保存年限如有不同者，應(yīng)以該案卷內(nèi)最長(zhǎng)年限為準(zhǔn)。同一分類號(hào)只有一保存年限，故此情形不會(huì)發(fā)生第九條本校檔案分類表係與保存年限區(qū)分表結(jié)合編訂，稱為東吳大學(xué)檔案分類及保存年限區(qū)分表。檔案立案時(shí)應(yīng)編訂檔號(hào)，賦予年度號(hào)、分類號(hào)、案次號(hào)、卷次號(hào)及目次號(hào)。第十二條本校檔案，依照東吳大學(xué)檔案編碼規(guī)則對(duì)照表加以分類、編目。1.條次修訂2.依據(jù)檔案分類編按規(guī)範(fàn)修正第十條經(jīng)整理、裝訂之檔案，依下列規(guī)定存放於檔案架： 一、永久保存與定期保存檔案得分置存放。二、按檔號(hào)大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上

20、至下直立排列，並預(yù)留架位空間，以利後續(xù)檔案排架。三、珍貴檔案或不便直立之檔案，得予平放。第十三條編製就緒之案卷於納入卷夾後，依其類別及檔號(hào)次序排列檔案架（櫃），順序存放。機(jī)密檔案之存放應(yīng)與普通檔案分開(kāi)，並依機(jī)密等級(jí)分別採(cǎi)用專櫃典藏及派專人管理，極機(jī)密以上等級(jí)之檔案，並應(yīng)另以機(jī)密檔案專用封套密封。機(jī)密檔案如有附件，應(yīng)加註原機(jī)密文書編號(hào)。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保管作業(yè)要點(diǎn)修正第十一條 檔案保管場(chǎng)所採(cǎi)單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經(jīng)許可，不得擅自進(jìn)出。第十四條存放歸檔案件之庫(kù)房應(yīng)採(cǎi)取下列保護(hù)措施：一、辦公時(shí)間外，必須妥為關(guān)閉。二、非檔案管理人員，未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。三、煙火等易燃

21、或危險(xiǎn)物品禁止攜入。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保管作業(yè)要點(diǎn)修正第十二條 紙質(zhì)類檔案如有破損，應(yīng)隨時(shí)修補(bǔ)；其修補(bǔ)方法得以裱法、鑲法或其他適當(dāng)方法為之。檔案毀損，經(jīng)鑑定結(jié)果認(rèn)無(wú)法修復(fù)者，得將其原因及已毀損檔案之檔號(hào)、案名及數(shù)量等詳細(xì)情形，報(bào)請(qǐng)備查後銷毀。第十五條受損之檔案於無(wú)法復(fù)舊或歸還時(shí)，應(yīng)報(bào)準(zhǔn)銷案；對(duì)於有補(bǔ)抄之必要者，加以補(bǔ)抄，並將經(jīng)過(guò)在目錄上註明。1.條次修訂2.依據(jù)檔案保存技術(shù)規(guī)範(fàn)及機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正第四章 檢調(diào)與歸還第五章檢調(diào)與歸還章次修訂第十三條 借調(diào)檔案以與承辦業(yè)務(wù)有關(guān)者為限。因業(yè)務(wù)需要，借調(diào)非主管案件時(shí)，應(yīng)送會(huì)承辦單位主管同意，或簽請(qǐng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。第十六條調(diào)閱案卷，應(yīng)

22、依下列規(guī)定辦理：一、由調(diào)卷人填具調(diào)卷單交由總務(wù)處文書組調(diào)取。二、調(diào)卷單內(nèi)各欄須填列清楚，除調(diào)卷人應(yīng)在調(diào)卷單簽名或蓋章外，並須加蓋業(yè)務(wù)主管職名章或簽名。三、調(diào)閱案卷，非有必要，均以列（影）印本為限，列（影）印本使用完畢無(wú)需歸還。四、調(diào)閱原案卷時(shí)，還卷之期限為七天，期滿必須將原案卷主動(dòng)歸還。倘需繼續(xù)使用，應(yīng)由調(diào)卷人填具延期歸還單，經(jīng)單位主管簽核後送總務(wù)處文書組辦理延期登記。五、調(diào)卷人不得在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)逕行翻閱案卷。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點(diǎn)修正第十四條 申請(qǐng)借調(diào)檔案時(shí)，應(yīng)以案件或案卷為申請(qǐng)單位，並由調(diào)案人填具調(diào)案（展期）申請(qǐng)單，載明下列事項(xiàng)，經(jīng)承辦單位主管或權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後，送總務(wù)處文書

23、組調(diào)?。阂弧⒄{(diào)案人姓名及單位。二、檔號(hào)或文號(hào)。三、案由或案名。 四、調(diào)案申請(qǐng)日期。第十七條調(diào)閱案卷以調(diào)閱本單位主辦之案卷為限，倘須調(diào)閱不屬於本單位之案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)原案卷主管單位之同意會(huì)章後始得調(diào)取。上級(jí)單位主管得調(diào)閱其所屬下級(jí)單位檔案案卷，如屬絕對(duì)機(jī)密或極機(jī)密之檔案案卷，除需先會(huì)知原案卷所屬單位主管外，並應(yīng)簽奉上一級(jí)主管主管核準(zhǔn)後方可調(diào)閱。校長(zhǎng)在知會(huì)原案卷所屬單位主管後，得調(diào)閱各單位各等級(jí)檔案案卷。調(diào)閱絕對(duì)機(jī)密或極機(jī)密檔案案卷，應(yīng)由現(xiàn)任單位主管親自為之，檔案管理人員並應(yīng)以機(jī)密檔案專用封套派專人送調(diào)卷人親自簽收。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點(diǎn)修正第十五條借調(diào)或調(diào)用之檔案應(yīng)妥慎保管，不得遺

24、失、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點(diǎn)等破壞檔案或變更檔案內(nèi)容之情事。依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點(diǎn)新增第十六條 借調(diào)或調(diào)用檔案應(yīng)於調(diào)案期限內(nèi)歸還。屆期如需繼續(xù)使用，應(yīng)提出展期申請(qǐng)，並經(jīng)單位主管或權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)後，始得為之。前項(xiàng)展期次數(shù)以三次為限。展期次數(shù)超過(guò)三次，仍需使用檔案者，應(yīng)先行歸還檔案後，再依規(guī)定辦理借調(diào)。依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點(diǎn)新增第十八條現(xiàn)任單位主管調(diào)閱絕對(duì)機(jī)密或極機(jī)密檔案之案卷非為其本人核定送存者，均須經(jīng)其上級(jí)單位主管核準(zhǔn)。移至擬修訂條文之第二十三條刪除第十九條校外單位或個(gè)人依法或基於正當(dāng)需求且出具正式函文並經(jīng)校長(zhǎng)核準(zhǔn)者，得調(diào)閱本校各等級(jí)檔案案卷，但應(yīng)由案卷

25、所屬單位主管依本辦法之相關(guān)規(guī)定親自為之。私立學(xué)校不需開(kāi)放檔案應(yīng)用，故刪除本條第十七條本校人員調(diào)、離職時(shí)，人事單位應(yīng)知會(huì)總務(wù)處文書組，以查檢其借調(diào)檔案情形。調(diào)、離職人員如有借調(diào)檔案，應(yīng)全部歸還，不得轉(zhuǎn)借。第二十條本校各級(jí)人員離職時(shí)，人事室應(yīng)將其離職會(huì)簽單送總務(wù)處文書組主管簽章後，始得據(jù)以辦理離職手續(xù)。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點(diǎn)修正第十八條 電子影像檔案或電子公文檔案之調(diào)閱，得採(cǎi)線上方式處理。依據(jù)機(jī)關(guān)檔案檢調(diào)作業(yè)要點(diǎn)新增第五章銷毀第六章保存與銷燬章次及章名修訂第十九條 已屆保存年限之檔案，由總務(wù)處文書組製作檔案銷毀目錄，送會(huì)相關(guān)業(yè)務(wù)單位表示意見(jiàn)，各單位認(rèn)有延長(zhǎng)保存年限之必要者，應(yīng)簽註

26、延長(zhǎng)年限及理由。第廿六條保存年限屆滿之檔案（含機(jī)密檔案），應(yīng)由總務(wù)處文書組檔案管理人員逐案檢出，造具銷燬清冊(cè)分送原案承辦單位審閱，除認(rèn)有延長(zhǎng)保存之必要者應(yīng)予註明理由及延長(zhǎng)期限外，其無(wú)延長(zhǎng)保存必要者，即在同意銷燬欄內(nèi)蓋章，送由總務(wù)長(zhǎng)簽報(bào)校長(zhǎng)核準(zhǔn)後，會(huì)同原案承辦單位監(jiān)燬之。1.條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正第二十條 已銷毀之檔案，應(yīng)分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關(guān)目錄，註記核準(zhǔn)銷毀之文號(hào)及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲(chǔ)存之紀(jì)錄者，並應(yīng)附註其編號(hào)。但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。第廿七條已銷燬之檔案，其光碟資料仍應(yīng)保存。全案銷燬者，應(yīng)在目錄上加註某年月日銷燬字樣。1.

27、條次修訂2.依據(jù)機(jī)關(guān)檔案保存年限及銷毀辦法修正刪除第廿八條銷燬檔案之目次表，應(yīng)依檔號(hào)次序另行建檔，以備參考。銷毀檔案依前條辦理，無(wú)須另行建檔刪除第廿九條各種會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)按照會(huì)計(jì)法第八十三條及第八十四條之規(guī)定辦理。會(huì)計(jì)憑證非本辦法規(guī)範(fàn)範(fàn)圍第六章機(jī)密檔案新增第廿一條機(jī)密文書區(qū)分為國(guó)家機(jī)密文書及一般公務(wù)機(jī)密文書。國(guó)家機(jī)密文書區(qū)分為絕對(duì)機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密；一般公務(wù)機(jī)密文書列為密等級(jí)。第五條本校公文書機(jī)密等級(jí)分為絕對(duì)機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密三級(jí)，其機(jī)密等級(jí)之核定、提前解密或延長(zhǎng)保密期限，應(yīng)由該公文承辦單位主管於必要之最小範(fàn)圍內(nèi)為之。前項(xiàng)提前解密及延長(zhǎng)保密期限之變更，如原核定人員已離職，則由現(xiàn)任主管簽請(qǐng)其上一級(jí)

28、主管核定之。1.條次修訂2.依據(jù)行政院文書處理手冊(cè)修正刪除第六條本校機(jī)密檔案之保密年限分別如次：一、絕對(duì)機(jī)密：二十年二、極機(jī)密：十二年三、機(jī)密：六年保密年限屆滿時(shí)自動(dòng)解密，必要時(shí)得延長(zhǎng)之，但以一次為限。保存年限係依分類號(hào)而定，非依機(jī)密性質(zhì)，故刪除本條第廿二條 密件之保密期限或解除機(jī)密條件，應(yīng)以括弧標(biāo)示於機(jī)密等級(jí)之後。其解密條件如下：一、本件於公布時(shí)解密。二、本件至某年某月某日解密。三、本件於工作完成或會(huì)議終了時(shí)解密。四、附件抽存後解密(適用於附件已完成機(jī)密等級(jí)及解密條件標(biāo)示者)。五、保存期限屆滿後解密。六、其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。第七條本校機(jī)密檔案（含絕對(duì)機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密），應(yīng)於該檔案保存年限屆滿前六個(gè)月自動(dòng)解密。1.條次修訂2.依據(jù)行政院文書處理手冊(cè)修正第廿三條機(jī)密檔案應(yīng)另備保險(xiǎn)箱或其他具安全防護(hù)功能之箱櫃，與一般檔案分別存放。依據(jù)機(jī)密檔案管理辦法新增第廿四條 借調(diào)機(jī)密檔案，應(yīng)由調(diào)案人親自至檔案管理單位簽收。借調(diào)非業(yè)務(wù)主管之機(jī)密檔案，除應(yīng)會(huì)請(qǐng)?jiān)修k單位主管同意外，並應(yīng)簽奉上一級(jí)主管核準(zhǔn)後方可調(diào)閱。依據(jù)機(jī)密檔案管理辦法新增第廿五條 機(jī)密檔案歸還時(shí)，調(diào)案單位主管應(yīng)在機(jī)密檔案專用封套簽章後密封，並加註