企業(yè)檔案管理培訓(xùn)教學(xué)課件(86p)

1、E-mail：企業(yè)檔案管理第1頁(yè)，共87頁(yè)。廣西師范大學(xué)檔案館介紹第2頁(yè)，共87頁(yè)。 成立于1953年。2004年1月，被評(píng)定為自治區(qū)區(qū)直機(jī)關(guān)一級(jí)檔案館；同年4月，檔案館人事檔案室被中央組織部評(píng)定為干部人事檔案工作目標(biāo)管理一級(jí)達(dá)標(biāo)單位；2005年，檔案館被評(píng)為桂林市“巾幗文明示范崗”單位；2007年，被評(píng)為“全國(guó)檔案工作優(yōu)秀集體” 檔案館統(tǒng)一管理全校黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、外事、出版、財(cái)會(huì)等十大類檔案66000多卷（件），聲像檔案13500多張（盒），實(shí)物檔案1150多件，人事檔案3500多卷，學(xué)生檔案18000多袋，資料3110多冊(cè) 第3頁(yè)，共87頁(yè)。第4頁(yè)，共87頁(yè)。一、

2、檔案工作與檔案人員素質(zhì)二、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定解析三、歸檔文件整理規(guī)則解析 四、電子文件歸檔與電子檔案管理概論 五、檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用 六、聲像檔案管理第5頁(yè)，共87頁(yè)。一、檔案工作與檔案人員素質(zhì)（一）檔案工作概念及內(nèi)容（二）檔案工作的基本原則（三）檔案人員素質(zhì)要求第6頁(yè)，共87頁(yè)。（一）檔案工作概念及內(nèi)容 1檔案工作概念 是通過(guò)管理檔案和提供檔案信息來(lái)實(shí)現(xiàn)為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)工作 2檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容 檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等八個(gè)環(huán)節(jié)第7頁(yè)，共87頁(yè)。（二）檔案工作的基本原則1全宗原則2檔案工作的基本原則3檔案整理工作的基本原則4檔案價(jià)值

3、鑒定工作的基本原則第8頁(yè)，共87頁(yè)。1全宗原則 檔案實(shí)體管理的理論基石全宗原則，又稱來(lái)源原則，是檔案實(shí)體管理的理論基石也是當(dāng)前世界各國(guó)公認(rèn)的檔案整理原則。全宗原則指的就是檔案管理部門按照檔案的來(lái)源進(jìn)行整理和分類，要求保持同一來(lái)源的檔案不可分散、不同來(lái)源的檔案不得混淆的整理原則。全宗原則的核心思想歸納為以下三個(gè)基本點(diǎn)：尊重來(lái)源，尊重全宗的完整性，尊重全宗內(nèi)原始整理體系。第9頁(yè)，共87頁(yè)。2檔案工作的基本原則（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是我國(guó)檔案工作的組織原則和管理體制；（2）維護(hù)檔案的完整與安全是檔案工作的基本要求；（3）便于社會(huì)各方面的利用是檔案工作的最終目的。第10頁(yè)，共87頁(yè)。3檔案整理工作的

4、基本原則（1）檔案整理應(yīng)當(dāng)按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律； （2）檔案整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系； （3）檔案整理應(yīng)充分利用原有基礎(chǔ)； （4）檔案整理必須便于保管和利用。第11頁(yè)，共87頁(yè)。4檔案價(jià)值鑒定工作的基本原則 從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值第12頁(yè)，共87頁(yè)。（三）檔案人員素質(zhì)要求 中華人民共和國(guó)檔案法對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了法律上的要求：檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。忠于職守是對(duì)檔案工作人員的最基本要求。第13頁(yè)，共87頁(yè)。二、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定解析機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定

5、國(guó)家檔案局令第8號(hào)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定已經(jīng)2006年9月19日國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。 局長(zhǎng)楊冬權(quán) 二六年十二月十八日第14頁(yè)，共87頁(yè)。(一）規(guī)定制定原則的體現(xiàn) 1規(guī)定的內(nèi)容要涵蓋在其機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的所有文件材料，即包括各種門類和載體的歷史記錄。從門類上分，“機(jī)關(guān)文件材料”可分為文書(shū)、人事、基建、會(huì)計(jì)等文件材料；從載體上分，可分為紙質(zhì)、磁性、電子等載體文件材料。 2規(guī)定對(duì)機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍作出明確界定。 3規(guī)定在明確界定機(jī)關(guān)文件材料的歸檔時(shí)，采取標(biāo)時(shí)制標(biāo)明文書(shū)檔案的具體保管期限；提出對(duì)其他門類文件材料歸檔范圍和檔案保管

6、期限要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 4要盡量避免機(jī)關(guān)文件材料重復(fù)歸檔。 5凡涉及與公民權(quán)益有關(guān)的文件材料，歸檔和劃分保管期限時(shí)要體現(xiàn)“從寬”的原則。 6規(guī)定要明確各級(jí)檔案行政管理部門與各級(jí)機(jī)關(guān)在具體執(zhí)行規(guī)定過(guò)程中的職責(zé)和義務(wù)，確保各機(jī)關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表的實(shí)用性和可操性。第15頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論 如何理解規(guī)定第四條第四款“一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿”不歸檔的引申涵義？ 第16頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論 規(guī)定第六條“機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年?！?，請(qǐng)問(wèn)“一般”涵義是指什么？ 第17頁(yè)，共87頁(yè)。關(guān)于“定期”需注意三方面：A

7、劃分“定期”的檔案不進(jìn)館，省級(jí)單位可以執(zhí)行，市、縣（區(qū)）是否也按規(guī)定執(zhí)行，值得商榷。B定期實(shí)行標(biāo)時(shí)制，如何根據(jù)工作實(shí)際需要來(lái)調(diào)整和劃分檔次問(wèn)題，值得研究。C標(biāo)時(shí)劃分的原則和方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，并在報(bào)送的文書(shū)檔案保管表中有所體現(xiàn)。第18頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論規(guī)定第十一條 機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。 請(qǐng)問(wèn)：這條規(guī)定說(shuō)明本機(jī)關(guān)在界定機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題？ 如何理解復(fù)制件和副本兩個(gè)概念。第19頁(yè)，共87頁(yè)。附件：文書(shū)檔案保管期限表 8本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料 8.5 機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料 8.5

8、.1 本機(jī)關(guān)為主辦的 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 永久 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的 30年 8.5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的 重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的 30年 一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的 10年第20頁(yè)，共87頁(yè)。 突出了立檔單位的主體地位。主辦機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案的保管期限劃分上是不同的，主辦機(jī)關(guān)對(duì)檔案保管期限的劃分高于其他機(jī)關(guān)，這一點(diǎn)體現(xiàn)在附件文書(shū)檔案保管期限表中，有利于避免內(nèi)容相同的檔案重復(fù)進(jìn)館問(wèn)題。第21頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論 如何理解規(guī)定第九條：“機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”。 第22頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論 如何理解規(guī)定第十條：“機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、

9、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔？ 第23頁(yè)，共87頁(yè)。 電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT188942002）對(duì)各種不同不同類型的電子文件收集歸檔，都提出了具體要求。比如，對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)保留文字處理工具軟件，文字型電子文件以XML、RFT、TXT為通用格式。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將轉(zhuǎn)換成通用格式。如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和繪圖等設(shè)備獲取的圖形文件，對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟

10、件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明書(shū)資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用性電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，則應(yīng)連同專用軟件一并收集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遠(yuǎn)行和信息處理等過(guò)程涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一并收集。對(duì)套用統(tǒng)一摸版的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用摸板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用摸板作為電子文件的原數(shù)據(jù)保存。第24頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論：文書(shū)檔案保管期限表?xiàng)l款解析 3 本機(jī)關(guān)黨組(或?qū)嵭悬h委制的黨委)會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄 永久 第25頁(yè)，共87頁(yè)。思考

11、與討論 年度以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料在歸檔時(shí)如何把握？ 第26頁(yè)，共87頁(yè)。人事任免文件保管期限的劃分 9.3 人事任免文件 永久 人事任免文件的保管期限劃定與老的文書(shū)檔案保管期限的劃定有很大的調(diào)整。老的保管期限是按級(jí)別劃分的，新的保管期限采用了一刀切的做法，即不分等級(jí)和級(jí)別，一律劃定為永久保存。第27頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論：合同等文件材料如何整理歸檔10 本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料10.2 與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書(shū)等文件材料10.2.1 重要的 永久10.2.2 一般的 10年 第28頁(yè)，共87頁(yè)。A注意區(qū)分“重要的”和“一般的” 在機(jī)關(guān)事務(wù)管理過(guò)程中，機(jī)關(guān)在與外單位簽訂的合同

12、、協(xié)議、協(xié)定、議定書(shū)等文件，都屬法律文書(shū)。對(duì)這類文件材料價(jià)值判斷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從文件材料的法律價(jià)值出發(fā)，結(jié)合事由重要程度，合同、協(xié)議、協(xié)定等有效時(shí)效和涉及資金的多少來(lái)具體分析，判斷檔案是屬“重要的”，還屬“一般的”。第29頁(yè)，共87頁(yè)。 B對(duì)重要合同文本管理應(yīng)當(dāng)尊重檔案分類整理歸檔原則 通常情況下，重要的合同文本應(yīng)當(dāng)隨事務(wù)管理形成的文件材料一并歸檔。C合同文本不能以標(biāo)的大小這單一因素確定其保管期限，而應(yīng)從合同、協(xié)議的法律時(shí)效來(lái)判斷其價(jià)值和保管期限。第30頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論 合同文件材料是歸入基建檔案、項(xiàng)目檔案，還在放在法律事務(wù)管理部門保管？有的經(jīng)營(yíng)流通企業(yè)、工程外包企業(yè)，通常設(shè)立合同管理部門或機(jī)

13、構(gòu)，將各類合同集中在法律管理部門統(tǒng)一管理。這種做法是否可取？ 第31頁(yè)，共87頁(yè)。三、歸檔文件整理規(guī)則解析 規(guī)則的實(shí)施是我機(jī)關(guān)檔案工作的一次改革。其宗旨是“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”，大力倡導(dǎo)文件級(jí)的整理理念，并在一定程度上簡(jiǎn)化了歸檔文件的整理工作內(nèi)容。第32頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論 規(guī)則為什么將保管期限作為一種歸檔文件的分類方法? 第33頁(yè)，共87頁(yè)。三、歸檔文件整理規(guī)則解析（一）分析比較檔案整理新、舊規(guī)則之不同 第34頁(yè)，共87頁(yè)。(二）基本概念1件：歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件；2為一件：是指文件實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)只體現(xiàn)為一條條目。主要有文件正本與定稿、正文與附件、正文與文件

14、處理單、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來(lái)文與復(fù)文、翻譯本與正本，以及報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等。第35頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論 本機(jī)關(guān)召開(kāi)工作會(huì)議和專題會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)，在整理會(huì)議文件時(shí)，將此次會(huì)議文件形成的若干文件作為會(huì)議決議的附件來(lái)處理，集中裝訂成為一“件”，以保持同一事由文件的聯(lián)系性。這樣做妥否？為什么？ 第36頁(yè)，共87頁(yè)。下列哪些文件屬于立卷范圍，請(qǐng)擬寫案卷題名(1)廠第八期財(cái)務(wù)干部專業(yè)培訓(xùn)班作息時(shí)間表(2)廠第八期財(cái)務(wù)干部專業(yè)培訓(xùn)班報(bào)名須知(3)廠財(cái)務(wù)干部專業(yè)培訓(xùn)工作計(jì)劃(4)廠關(guān)于第八期財(cái)務(wù)干部專業(yè)培訓(xùn)班“五一”節(jié)放假的通知 (5)廠財(cái)務(wù)干部專業(yè)培訓(xùn)工作總結(jié)(6)廠第八期財(cái)務(wù)干部專業(yè)

15、培訓(xùn)班學(xué)員登記表 (7)廠關(guān)于做好財(cái)務(wù)干部業(yè)績(jī)考核工作的通知 (8)廠關(guān)于成立財(cái)務(wù)干部業(yè)績(jī)考核工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知(9)廠關(guān)于印發(fā)財(cái)務(wù)干部業(yè)績(jī)考核等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的通知 (10)廠財(cái)務(wù)干部業(yè)績(jī)考核情況登記表第37頁(yè)，共87頁(yè)。（三）歸檔文件整理工作 1歸檔文件整理工作的基本內(nèi)容 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目裝盒，使之有序化的過(guò)程。 2整理單位 最根本特點(diǎn)，就是以“件”或“為一件”為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)的整理。 3歸檔文件的裝訂 4歸檔文件的排列 5歸檔文件的編號(hào)與編目 6歸檔文件的裝盒第38頁(yè)，共87頁(yè)。思考與討論1如何正確理解“件”及其裝訂？2保管期限是否具有分類標(biāo)準(zhǔn)的資格？要

16、注意什么問(wèn)題？3歸檔章、歸檔文件目錄如何正確填寫？裝盒應(yīng)注意什么問(wèn)題？第39頁(yè)，共87頁(yè)。歸檔文件的裝訂 1裝訂前文件的排序 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；漢字文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。 2裝訂的對(duì)齊方式 左上角裝訂，則左、上側(cè)對(duì)齊；左側(cè)裝訂，則左、下側(cè)對(duì)齊；歸檔文件一般不要求切邊和貼邊。第40頁(yè)，共87頁(yè)。（三）歸檔文件整理工作 4歸檔文件的排列 事由原則 同事事由：時(shí)間先后 不同事由：時(shí)間先后、重要程度、事由屬性 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。第41頁(yè)，共87頁(yè)。（三

17、）歸檔文件整理工作5歸檔文件的編號(hào)與編目：歸檔章、歸檔文件目錄第42頁(yè)，共87頁(yè)。第43頁(yè)，共87頁(yè)。四、電子文件管理思考與討論：1文件生命周期理論對(duì)電子文件管理有何啟示？2在OA環(huán)境中如何進(jìn)行文件檔案一體化管理？3在OA平臺(tái)上，電子公文歸檔有何要求？4接收電子文件與電子信息有何區(qū)別？第44頁(yè)，共87頁(yè)。四、電子文件管理（一）近年國(guó)家發(fā)布的電子文件業(yè)務(wù)規(guī)范、辦法 （二）電子文件概念（三）電子文件的管理原則及體系（四）電子文件的管理要求（五）電子文件的收集、整理、鑒定、保管與利用（六）我國(guó)電子文件管理狀況與問(wèn)題第45頁(yè)，共87頁(yè)。（一）近年國(guó)家發(fā)布的電子文件業(yè)務(wù)規(guī)范、辦法全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱

18、要電子文件管理暫行辦法CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與管理要求 電子文件歸檔與管理規(guī)范電子公文歸檔管理暫行辦法 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范2009年12月16日發(fā)布，2010年6月1日起實(shí)施的文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T46-2009）版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求（DA/T47-2009）基于XML的電子文件封裝規(guī)范（DA/T48-2009）兩辦合發(fā)電子文件管理暫行辦法（機(jī)密） （廳字200939號(hào)） 第46頁(yè)，共87頁(yè)。版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求為國(guó)際首創(chuàng)。在工信部和國(guó)家檔案局支持成立的（國(guó)家）版式技術(shù)產(chǎn)業(yè)應(yīng)用聯(lián)盟（匯集國(guó)內(nèi)知名IT企業(yè)20多家）中，本

19、標(biāo)準(zhǔn)主導(dǎo)了版式產(chǎn)品的研發(fā)。文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案是ISO23081發(fā)布后，繼澳大利亞、加拿大、歐盟之后發(fā)布的第四個(gè)國(guó)際同類標(biāo)準(zhǔn)?；赬ML的電子文件封裝規(guī)范是繼美國(guó)元數(shù)據(jù)編碼和傳輸標(biāo)準(zhǔn)（METS）、澳大利亞維多利亞電子文件策略（VERS）后發(fā)布的第三個(gè)國(guó)際同類標(biāo)準(zhǔn)。 第47頁(yè)，共87頁(yè)。（二）電子文件概念 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。完整電子文件包括三要素：內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息。機(jī)關(guān)管理的電子文件包括：A自身生成的電子文件B數(shù)字化后往來(lái)的文件C公務(wù)電子郵件第48頁(yè)，共87頁(yè)。（三）電子

20、文件的管理原則及體系1電子文件的管理原則全程管理、前端控制、集成管理、動(dòng)態(tài)管理、注重效益2電子檔案管理體系（1）集中統(tǒng)一管理電子檔案的問(wèn)題（2）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問(wèn)題（3）文書(shū)檔案管理一體化問(wèn)題 第49頁(yè)，共87頁(yè)。（四）電子文件的管理要求 1電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件的質(zhì)量。 2對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)

21、調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。 第50頁(yè)，共87頁(yè)。（四）電子文件的管理要求 3電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策。主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證，數(shù)據(jù)安全保證，操作安全保證，身份識(shí)別方法等第51頁(yè)，共87頁(yè)。（五）電子文件的收集、整理、鑒定與保管1電子文件的收集（1）收集方式電子文件的收集工作和紙質(zhì)檔案一樣主要采用歸檔和接收兩種方式。電子文件的傳遞有介質(zhì)傳遞和網(wǎng)絡(luò)傳遞兩種，從而使電子文件的歸檔從技術(shù)上分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔兩種方式。（2）歸檔時(shí)間和范圍電子文件的介質(zhì)歸檔時(shí)間可與紙質(zhì)

22、文件相同，即管理性文件在次年初歸檔，技術(shù)文件在項(xiàng)目完成后歸檔。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔時(shí)，亦定期實(shí)施歸檔為好。第52頁(yè)，共87頁(yè)。電子文件稿本代碼：R草稿性電子文件 U非正式電子文件O正式電子文件 N無(wú)紙電子文件電子文件類別代碼：T文本文件 I一圖象文件 G圖形文件V一影像文件 A聲音文件 M多媒體文件P計(jì)算機(jī)程序 D數(shù)據(jù)文件。第53頁(yè)，共87頁(yè)。注意事項(xiàng) 用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相

23、關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。第54頁(yè)，共87頁(yè)。 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件 用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。 通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。第55頁(yè)，共87頁(yè)。（3）歸檔要求完整齊全真實(shí)有效整理、編輯、劃分保管期限統(tǒng)一規(guī)定載體形式、質(zhì)量要求防病毒編制說(shuō)明 第56頁(yè)，共87

24、頁(yè)。 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上。至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，每一獨(dú)立載體應(yīng)有檢索目錄.第57頁(yè)，共87頁(yè)。歸檔電子文件登記表第58頁(yè)，共87頁(yè)。2電子文件的整理與鑒定（1）電子文件的整理原則有機(jī)聯(lián)系原則簡(jiǎn)單性原則 （2）電子檔案的鑒定內(nèi)容鑒定：技術(shù)鑒定：可讀性鑒定、無(wú)病毒鑒定、介質(zhì)狀況鑒定 第59頁(yè)，共87頁(yè)。3電子文件的保管 電子文件保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵

25、、防變形。（2）環(huán)境溫度選定范圍: 14 24；相對(duì)濕度選定范圍：45%60%。（3）存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。第60頁(yè)，共87頁(yè)。4電子文件的利用（1）電子文件的封存載體不得外借。（2）利用時(shí)使用拷貝件。（3）利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。（4）利用者對(duì)電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。（5）具有保密要求的電子文件上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。第61頁(yè)，共87頁(yè)。（五）我國(guó)電子文件管理狀況與問(wèn)題1輸出紙拷貝，在紙質(zhì)文件保存系統(tǒng)內(nèi)管理2脫機(jī)保存電子文件的拷貝3以紙質(zhì)拷貝與電子拷貝雙重備份方式管理電子文件4以電子方式保存電子文件第62頁(yè)，共87頁(yè)。五、

26、檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用（一）檔案信息資源開(kāi)發(fā)方法（二）檔案信息服務(wù)的方式（三）檔案信息開(kāi)發(fā)利用面臨的新挑戰(zhàn)第63頁(yè)，共87頁(yè)。（一）檔案信息資源開(kāi)發(fā)方法1檔案信息的分析與研究選題，收集材料，分析、選擇、取舍材料，提取有價(jià)值信息。2檔案信息的加工與揭示：檔案著錄、檔案標(biāo)引3檔案信息的報(bào)道與傳遞4檔案編研第64頁(yè)，共87頁(yè)。第65頁(yè)，共87頁(yè)。（二）檔案信息服務(wù)的方式1檔案文獻(xiàn)服務(wù)：一、二、三次文獻(xiàn)服務(wù)2檔案信息咨詢服務(wù)：輔導(dǎo)性、指引性、檢索性、研究性咨詢服務(wù)3檔案信息定向服務(wù)4制發(fā)檔案證明第66頁(yè)，共87頁(yè)。檔案信息咨詢服務(wù)步驟1接受咨詢2分析咨詢問(wèn)題3查找檔案資料4答復(fù)咨詢問(wèn)題5建立咨詢檔案6

27、做好咨詢統(tǒng)計(jì)工作第67頁(yè)，共87頁(yè)。制發(fā)檔案證明服務(wù)的程序1利用者填寫制發(fā)檔案證明申請(qǐng)書(shū)2檔案人員查閱有關(guān)檔案資料3檔案人員編寫檔案證明4檔案證明的校對(duì)、審批和提供注意：檔案證明與檔案復(fù)制的區(qū)別。第68頁(yè)，共87頁(yè)。（三）檔案信息開(kāi)發(fā)利用面臨的新挑戰(zhàn)1檔案信息的提供方式要與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的特點(diǎn)相適應(yīng)；2檔案信息進(jìn)入公共網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題3檔案信息資源共建工作依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理第69頁(yè)，共87頁(yè)。六、聲像檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：照片檔案管理規(guī)范（GB/T 11821-2002）第70頁(yè)，共87頁(yè)。六、聲像檔案管理（一）聲像檔案的概念、特點(diǎn)（二）聲像檔案的收集歸檔（三）照片檔案的整理（四）錄音錄像檔案的整理第

28、71頁(yè)，共87頁(yè)。（一）聲像檔案的概念、特點(diǎn) 1聲像檔案的概念 聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在行使職責(zé)或從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、影片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。又稱音像檔案、視聽(tīng)檔案。第72頁(yè)，共87頁(yè)。2聲像檔案的特點(diǎn)（1）形象生動(dòng)（2）時(shí)空感受（3）便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換 （4）攜帶使用方便（5）保管要求高第73頁(yè)，共87頁(yè)。（二）聲像檔案的收集歸檔1聲像檔案的收集原則（1）以我為主：（2）突出主題：（3）質(zhì)量精良：（4）內(nèi)容齊全：歸檔的聲像材料內(nèi)容要完整。即照片檔

29、案要照片、底片、文字說(shuō)明（應(yīng)含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等諸要素）齊全，照片與底片相符；錄像檔案要錄像片、解說(shuō)詞、文字說(shuō)明（含錄像片的片名、制式、語(yǔ)種等）齊全。 第74頁(yè)，共87頁(yè)。2聲像檔案的歸檔制度1聲像檔案歸檔范圍（1）記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的聲像材料；（2）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的聲像材料；（3）本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的聲像材料；（4）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；（5）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民風(fēng)民俗和著名人物的聲像材料；（6）其他

30、具有保存價(jià)值的聲像材料。第75頁(yè)，共87頁(yè)。2聲像檔案歸檔要求 聲像檔案的搜集、征集和移交應(yīng)符合照片檔案管理規(guī)范（GB/T118212002）、磁性載體檔案管理與保護(hù)技術(shù)規(guī)范（DA/T1595）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求 對(duì)于錄音錄像帶要特別注意保護(hù)好，防止被消磁，失去效用。第76頁(yè)，共87頁(yè)。（三）照片檔案的整理 1照片檔案的構(gòu)成 底片、照片及文字說(shuō)明（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者）三部分構(gòu)成。第77頁(yè)，共87頁(yè)。2照片檔案的整理（1）底片的整理方法、要求 底片采取裝入底片冊(cè)單獨(dú)存放。一本底片冊(cè)為一卷。 A底片分類 B底片的排列、編號(hào) 格式是兩段式: 底片冊(cè)（卷）號(hào)-底片號(hào) C底片裝袋插冊(cè)：

31、D填寫底片冊(cè)芯頁(yè)：包括底片編號(hào)和底片類型。第78頁(yè)，共87頁(yè)。（2）照片的整理方法、要求 照片檔案的分類、組卷：按專題-年度分類，就是根據(jù)照片所反映的內(nèi)容，首先設(shè)計(jì)出專題的名稱，每一專題之下按年度產(chǎn)生的時(shí)間順序排列照片，只要照片冊(cè)中有空位，屬于同一專題的照片就按年度時(shí)間順延排列，直到照片冊(cè)用完為止。第79頁(yè)，共87頁(yè)。照片的編號(hào) 格式采用兩段式：案卷號(hào)-照片號(hào)。 在編號(hào)時(shí)注意：每一本照片冊(cè)是一卷，每卷內(nèi)從“1”開(kāi)始編號(hào)，做到不重、不空、不漏。照片號(hào)分別填寫在該張照片的說(shuō)明中和照片的背面。第80頁(yè)，共87頁(yè)。填寫照片說(shuō)明：包括總說(shuō)明和分說(shuō)明 總說(shuō)明是指這一組照片的說(shuō)明，要求要有時(shí)間、地點(diǎn)、事由、

32、人物、背景、攝影者等六方面的要素。總說(shuō)明要求填寫在每組照片的第一張的上方空白處，字?jǐn)?shù)在200字左右，要求文字簡(jiǎn)潔、通順。第81頁(yè)，共87頁(yè)。分說(shuō)明:是指每一張照片的說(shuō)明第82頁(yè)，共87頁(yè)。照片檔案的存放 一般的照片、底片冊(cè)應(yīng)立放，以免照片、底片受壓后發(fā)生粘連；對(duì)于大幅照片，可采用平放方式，但疊放高度不宜超過(guò)5cm；對(duì)于珍貴的、重要的、使用頻繁的照片，應(yīng)進(jìn)行復(fù)制、拷貝，以拷貝照片提供利用，或掃描刻制成光盤備份。第83頁(yè)，共87頁(yè)。（四）錄音錄像檔案的整理1錄音錄像檔案的整理要求（1）分類：錄音、錄像檔案要分為兩類，分別排列、編目和保管，不能混雜。（2）編號(hào)：錄音錄像檔案是以盤或盒為保管單位，一盤或盒為一卷。 編號(hào)格式如下：類別代碼-順序號(hào)， 編號(hào)要標(biāo)注在兩個(gè)位置：一是磁帶帶身的標(biāo)簽上；二是外盒的標(biāo)簽上，內(nèi)外要相符，書(shū)寫清楚。第84頁(yè)，共87頁(yè)。錄音錄像檔案標(biāo)簽樣式第85頁(yè)，共87頁(yè)。錄音錄像檔案的保管、保護(hù)A庫(kù)房要保持適宜的溫、濕度：國(guó)家規(guī)定保管磁帶的庫(kù)房溫度應(yīng)控制在15-25，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45-60%。B磁帶應(yīng)豎放，卷繞平整，防止帶體損壞。歸檔的磁帶應(yīng)有外盒，磁帶不能卷繞得太緊或太松，松緊要適當(dāng)。C防塵、防光 灰塵落在磁帶上，不僅會(huì)弄臟磁帶，還會(huì)嚴(yán)重的磨損磁帶；光線