行政助理職業(yè)化訓(xùn)練

1、行 政 助 理 職 業(yè) 化 訓(xùn) 練集團(tuán)培訓(xùn)部 “天將降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，所以動心忍性，曾益其所不能。 ” 孟子行政助理養(yǎng)成訓(xùn)練計(jì)劃 一個成功出色的團(tuán)隊(duì)要發(fā)展的快速及穩(wěn)健，必須要有自己的行政助理人才。由組織內(nèi)的精英挑選出來并加以訓(xùn)練，而這些被挑選出來的精英也能借此課程提升自己的層次，提高個人的綜合素質(zhì)，掌握工作所需的專業(yè)技能，幫助團(tuán)隊(duì)從繁雜瑣碎的工作中解放出來，科學(xué)高效地處理各項(xiàng)辦公事務(wù)，提高公司的整體辦事效率。課 程 綱 要 行政助理角色與功能行政事務(wù)管理高效溝通調(diào)查表明，在被調(diào)查者中： 7%的人認(rèn)為，做文秘、助理就是打雜、跑腿，沒有什么前

2、途； 10%的人認(rèn)為文秘、助理就是一個過度性職業(yè)，沒有專業(yè)可言，是女性結(jié)婚 前最好的職業(yè)； 13%的人認(rèn)為文秘、助理在國外是越老越值錢，國內(nèi)卻還以年輕取人； 22%的人贊成經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，好的文秘、助理越缺乏； 48%的人認(rèn)為，文秘、助理是一個可以積累經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)，是走向管理崗位的一個階梯。 (摘自眾人行管理培訓(xùn)網(wǎng)李革增)行 政 助 理 的 特 質(zhì)1、行政助理是人才而非人手。 人才：有企劃能力，用腦力去管理部屬者。 人手：依照上司旨意辦事的人。 為政之本在于得才，千軍易得，一將難尋2、行政助理不是主官。 不能官大學(xué)問大，要真才實(shí)學(xué)，名副其實(shí)。3、行政助理是綜合各方關(guān)系的人，承上啟下。 什么樣的人適合

3、做行政助理呢？懂得怎樣解決問題的人， 工作效率永遠(yuǎn)趕不上懂得 懂得怎樣避免問題的人。對助理的基本要求：1、認(rèn)真敬業(yè)2、團(tuán)隊(duì)工作3、相互補(bǔ)臺4、保密5、低調(diào)做人，高調(diào)做事行政助理的類別1、唯命是從型：強(qiáng)調(diào)階級與服從，忠心耿耿，一切蕭規(guī)曹隨。2、干預(yù)執(zhí)行型：喜歡干預(yù)執(zhí)行部屬，搶部屬工作，希望部屬 多向他請示。 3、專權(quán)獨(dú)斷型：對上下級無信心，不信任，自以為是。4、鴨 子 型：以不變應(yīng)萬變，一切按程序規(guī)定，沒有創(chuàng)意。5、外科醫(yī)生型：重視情報，主動積極，發(fā)掘問題，解決問題。行政助理工作的內(nèi)涵1、工作進(jìn)度異常緊湊。集“三千寵愛于一身”，工作繁重而 忙碌。2、行政助理都是行動導(dǎo)向者，偏愛溝通，“兵來將擋，

4、水來 土淹”。口語溝通。3、工作特點(diǎn)為“簡短、精要、勤奮和靈活”，是團(tuán)隊(duì)情報中心。4、行政助理的工作以溝通藝術(shù)成分居多。 業(yè)出于勤，而毀于惰！行政助理的角色定位領(lǐng)導(dǎo)員 工情報員執(zhí)行者組織者管理者協(xié)助者 企業(yè)角度 官僚主義、和事佬、角色錯位角色誤區(qū) 個人角度 企業(yè)化身、唯我獨(dú)尊、同情者行政助理應(yīng)具備的能力行政助理應(yīng)具備：人際性、概念性、診斷性等管理技巧。同時應(yīng)具備： 洞察力、敏感力、遠(yuǎn)視力、應(yīng)變力、 集中力、忍耐力等能力。 輕財(cái)足以聚人，律己足以服人。 身先足以率人，量寬足以得人。 行政助理應(yīng)具備的能力 1、人際性：方法，技巧，工具，人情，上司，屬下。 2、技術(shù)性：專長，專業(yè)，熟練，知識。 3、

5、概念性：配合，協(xié)調(diào)，全面，體系，組織。 4、診斷性：因果，整體，分析，探討。 5、創(chuàng)造性：洞察力，提出正確問題。 6、敏感力：對待別人。 7、應(yīng)變力：預(yù)料變化。 8、遠(yuǎn)視力：開創(chuàng)未來。 9、集中力：執(zhí)行政策。 10、忍耐力：活在遠(yuǎn)景里。責(zé)任心守密細(xì)節(jié)穩(wěn)定能力行政助理應(yīng)具備的能力行政助理的做人內(nèi)涵1、心存感恩感謝之心：感謝上級的提拔，下屬的幫忙和 協(xié)助，同事的配合。2、要有胸襟與氣度：不得理不饒人，非難和挑剔，逼人太甚。3、不吝惜機(jī)會：設(shè)法使部屬的人格發(fā)展成熟。4、欣賞別人的才華：讓部屬發(fā)揮所長，全力以赴，創(chuàng)造佳績。行政助理的做人內(nèi)涵5、責(zé)人先責(zé)己：多贊揚(yáng)肯定別人的成就，不挑剔別人的缺點(diǎn)。6、與

6、部屬分享情報和成果：長而不幸，為而不持，功成弗居。7、洞悉上級的需求：“女為悅己者容，士為知己者死。”8、識人與技巧并重：“知己知彼”、“對癥下藥”。行政助理的做事態(tài)度1、敢做事與多做事：“世事洞明皆學(xué)問， 人情練達(dá)即文章”。2、盡人事而聽天命：我做事而不等事做， 集中精神， 工作后就是天堂。3、虛心學(xué)習(xí)：一切事物皆為吾師，多學(xué)多問， 多問為什么，才能追根究底。誰是我們的客戶?小組討論：我的服務(wù)提升計(jì)劃NeedsWants服務(wù)提升計(jì)劃上司同事下屬公司客戶職業(yè)工具： 形 象 腦 子 一支筆 一個本子 電 腦 電 話行政事務(wù)管理PDCA管理循環(huán) 工作清單PDCA管理循環(huán) 有效改善標(biāo)準(zhǔn)化方針策略目標(biāo)

7、實(shí)施計(jì)劃工作日程表工作分配針對原因之改善作法工作問題原因檢查與追蹤工作執(zhí)行工作進(jìn)度或結(jié)果檢查ActionPlanCheckDo人類因?yàn)閴粝氩艂ゴ笪镔|(zhì)生活富裕家庭幸福美滿有成就感事業(yè)輝煌更多的幫助他人贏得眾人的敬重您的 人生目標(biāo)？練 習(xí)：每個人列一個目標(biāo)，家庭、工作、學(xué)習(xí)、個人發(fā)展、愛好興趣、財(cái)富、健康等等任何一個即可。目 標(biāo) 必 須 SMART Specific 具體的Measurable 可衡量的Achievable 可實(shí)現(xiàn)性Relevant 實(shí)際性 Time bound 有時限的請根據(jù)你的具體工作，應(yīng)用SMART原則， 制定2011年工作績效目標(biāo)工作職責(zé)占比具體內(nèi)容2011目標(biāo)1234練

8、習(xí)：5W2H計(jì)劃 1. -什么事？要做什么？2. -由誰來執(zhí)行、誰來負(fù)責(zé)？3. -什么時候開始？什么時候結(jié)束？ 什么時候檢查？4. -在哪里干，哪里開始？哪里結(jié)束？5. -這樣干的必要性是什么？ 有沒有更好的辦法？6. - 怎么做？ 7. -做多少？做到什么程度為好？ 工作日程表-甘特圖工作分配表項(xiàng)目開始日期結(jié)束日期負(fù)責(zé)人資源需求完成日評價工作執(zhí)行 執(zhí)行本身就是一門學(xué)問，因?yàn)槿藗冇肋h(yuǎn)不可能通過思考而養(yǎng)成一種新的實(shí)踐，而只能通過實(shí)踐來學(xué)會一種新的思考方式。我總是會在做出一項(xiàng)決策之后 馬上對它的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤工作檢查優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者總是能夠清楚地了解自己下屬的優(yōu)勢與弱項(xiàng)，并能夠最大限度地幫助他們發(fā)揮

9、自己的長處，改正自己的缺點(diǎn)。適當(dāng)處理那些不能完成自己任務(wù)的下屬，并果斷地處理一個快速發(fā)展的組織中許多不可避免的問題。有效改善杰克韋爾奇認(rèn)為在出現(xiàn)問題的時候一味理怨別人是沒有任何意義的。恰恰相反，通常是對這些人進(jìn)行指導(dǎo)、鼓勵和幫助的好機(jī)會。 如果在某個環(huán)節(jié)遇到了麻煩，不應(yīng)該一個人坐在那里，埋怨手下辦事不力，或想著是否應(yīng)當(dāng)請公司來解決問題；相反，正確的做法是把在大家召集在一起，相互協(xié)商，并最終找出一個解決方案。1、不要以自己的看法去替代上司的想法2、要把握時機(jī)和場合3、不要替代上司做決定4、注意領(lǐng)導(dǎo)的眼和手5、易地而處的聆聽6、保持自信 高 效 溝 通TO DO LIST（工作清單）每天的計(jì)劃和任

10、務(wù)臨時被安排的任務(wù)容易忘記的事情前一天沒有完成的事情 隨手記錄 做計(jì)劃的好處每天做計(jì)劃，可以提高兩到三倍的效果每天用20分鐘做計(jì)劃，等于節(jié)省一個小時一個星期省出五個小時一年省出250個小時比別人多出兩個星期 時間就是生命 生命里沒有什么事是永遠(yuǎn)不變的，所以無論是個人或是組織，都必須持續(xù)改善，持續(xù)調(diào)整才行。大自然的物競天擇已經(jīng)很明白的告訴我們，要是不努力調(diào)整、成長就只能是坐以待斃！ 頭腦清楚的人改造自己以適應(yīng)外在環(huán)境， 頭腦不清的人則是改造別人以造就自己！ 蕭伯納 THANK YOU See you next time!踏實(shí)，奮斗，堅(jiān)持，專業(yè)，努力成就未來。8月-228月-22Thursday,

11、 August 4, 2022弄虛作假要不得，踏實(shí)肯干第一名。10:19:0110:19:0110:198/4/2022 10:19:01 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。8月-2210:19:0110:19Aug-2204-Aug-22重于泰山，輕于鴻毛。10:19:0110:19:0110:19Thursday, August 4, 2022不可麻痹大意，要防微杜漸。8月-228月-2210:19:0110:19:01August 4, 2022加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個人的休養(yǎng)。2022年8月4日10:19 上午8月-228月-22追求卓越，讓自己更好，向上而生。04 八月 202210:19:01 上午10:19:018月-22嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，讓生產(chǎn)更加有保障。八月 2210:19 上午8月-2210:19August 4, 2022重規(guī)矩，嚴(yán)要求，少危險。2022/8/4 10:19:0110:19:0104 August 2022好的事情馬上就會到來，一切都是最好的安排。10:19:01 上午10: