優(yōu)秀的行政秘書技能培訓(xùn)(12月6日)課件

1、Essential Skills for Executive Secretary 行政秘書技能培訓(xùn) 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默行政秘書技能培訓(xùn) 秘書寫作與文檔管理溝通與協(xié)調(diào)秘書時間管理秘書商務(wù)禮儀秘書的角色 工作 自信 成長 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默The Role of the Executive Secretary 第一章: 行政秘書的角色Chapter 1: 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默1 秘書的類別2 秘書的職業(yè)特征3 秘書工作的性質(zhì)與特點4 秘書的作用第一章: 秘書的角色 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務(wù)于政府機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱為“機(jī)關(guān)秘書”，眼務(wù)于工礦企業(yè)的

2、統(tǒng)稱為“企業(yè)秘書”，服務(wù)于私人的則統(tǒng)稱為“私人秘書”，此外，還有“商業(yè)秘書”、“涉外秘書”等等。同在政府機(jī)關(guān)和某種企事業(yè)單位的秘書，則又因其工作的內(nèi)容或?qū)I(yè)不同而有更細(xì)的劃分。如在政府機(jī)關(guān)中主要從事日常行政工作的被稱為“行政秘書”，主要管理機(jī)密文件的被稱為“機(jī)要秘書”，主要從事撰文擬稿的被稱為“文字秘書”，高等院校的院、系則有“教學(xué)秘書”“科研秘書”和“行政秘書”之分。1 秘書的類別 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默1 秘書的類別A 行政秘書 他們在機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位內(nèi)處理函件，收集資料，管理檔案，接待來訪，辦理會務(wù)，編制工作程序表；管理辦公室設(shè)備、器材、用品和小額現(xiàn)金，購置辦公物品；辦理上司交辦事項，安

3、排上司的會晤差旅事宜等等。 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默B 公司秘書 又稱“董事會秘書”、“執(zhí)行秘書”。他們執(zhí)行董事會決議或董事會指示，監(jiān)督并管理公司財務(wù)人事對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)；與公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理保持公務(wù)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作；組織董事會，向董事會匯報公司財務(wù)、人事等情況，答復(fù)董事質(zhì)詢等。 1 秘書的類別 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默C 通訊秘書 他們普遍服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和大中型企業(yè)。其職責(zé)是負(fù)責(zé)辦公室電話電報、電傳、信件等通訊事務(wù)；文件的起草打字、謄印編排、校對；記錄上司口述或會議情況，整理錄音，傳遞上司口頭指示和書面指令等等。1 秘書的類別 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 d 技術(shù)秘書 這類秘書人員服務(wù)于

4、政府技術(shù)部門或工程技術(shù)公司。他們從事記錄編寫技術(shù)資料、文件、科技合同，繪制圖表，編制技術(shù)項目預(yù)算；保管技術(shù)性文稿、圖紙表格等。 1 秘書的類別 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默E 醫(yī)學(xué)秘書 這類秘書人員服務(wù)于醫(yī)院或私人診療所。他們負(fù)責(zé)與病人約定診療時間、掛號、收費，辦理住院手續(xù)；打印病史資料和醫(yī)療護(hù)理記錄；幫助配藥、送藥；負(fù)責(zé)訂購藥品、醫(yī)療器材和辦公用品等。1 秘書的類別 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 f 法律秘書 這是指服務(wù)于法院、企業(yè)及社團(tuán)律師或私人律師事務(wù)所的秘書人員。他們負(fù)責(zé)接待或隨同律師訪問當(dāng)事人，記錄、整理當(dāng)事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的

5、其他事務(wù)等。1 秘書的類別 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默服務(wù)的直接性A 秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；B 秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報的；C 秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)。2 秘書的職業(yè)特征 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默服務(wù)的穩(wěn)定性 很多職業(yè)的服務(wù)都有其“業(yè)緣性”和“偶然性”。比如營業(yè)員與顧客之間，一次商品交易完成了，其關(guān)系就結(jié)束。醫(yī)生給病人治療，病人治愈或不 治身亡，其關(guān)系也就隨之?dāng)嘟^。而秘書與其服務(wù)對象之間卻有相對的固定 性?？赡苁菐滋鞄讉€月，也可能長達(dá)幾年甚至幾十年，要到秘書自己辭職或被解聘才告結(jié)束。2

6、 秘書的職業(yè)特征 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默知識化 秘書以處理書面信息為主要工作內(nèi)容，以辦公室或稱“寫字間”為主要工作地點，以筆墨打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話電腦等現(xiàn)代工具設(shè)備為主要工作手段。秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎(chǔ)。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于“白領(lǐng)”階層。中高級秘書還被稱為參謀、顧問， 屬于智囊型人物。2 秘書的職業(yè)特征 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默年輕化 從世界范圍采看，秘書隊伍比較年輕，平均年齡為26歲左右，一般為20歲至35歲。客觀上講，秘書工作繁忙，對腦力、體力要求都較高，尤其是記憶力、靈敏度、準(zhǔn)確性等，這些都是年輕人的優(yōu)勢。因此，秘書的職業(yè)年齡比較短，“新陳代謝”也較快。但

7、少數(shù)高級秘書秘書官員或私人秘書除外。2 秘書的職業(yè)特征 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默女性化 從世界范圍來看，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。這是由女性的心理素質(zhì)決定的。西方國家的中、初級秘書女性達(dá)到90,而高級秘書側(cè)重于調(diào)查研究出謀劃策，側(cè)重于邏輯思維和高科技，工作富于變動和挑戰(zhàn)性，因此男性較多。歐美國家大多數(shù)女性秘書是初級秘書，是“文員”，被稱為“Office girl”。2 秘書的職業(yè)特征 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或是私人秘書，也無論秘書人員的類別或?qū)哟?，其工作性質(zhì)與特征是大體相同的，具有某些共性，或可以說是職業(yè)特點3 秘書工作的性質(zhì)與特點 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默輔助性 “輔

8、助”是相對于“主導(dǎo)”而言的。輔助，既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務(wù)，實現(xiàn)其預(yù)定的目標(biāo)。3 秘書工作的性質(zhì)與特點 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默綜合性 所謂綜合，就是指不同類型不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強的例行性工作，又有臨時的、突發(fā)性工作；既有操作簡易的工作，又有操作復(fù)雜的工作。門類眾多、內(nèi)容復(fù)雜。3 秘書工作的性質(zhì)與特點 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默機(jī)密性 秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書

9、”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富更為確切的涵義。但至今仍有人戲言：秘書秘書，姓“秘”名“書”，一離不開秘密，二離不開文書。不管是機(jī)關(guān)企業(yè)私人的秘書，其工作內(nèi)容都或多或少地涉及到機(jī)要和秘密，或者是個人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。3 秘書工作的性質(zhì)與特點 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默服務(wù)性a 1文書撰寫(上司口述或會議記錄、整理，文件起草修改、潤色等)； 2文書制作(打字、復(fù)印、編排、裝訂等)； 3文書處理(收發(fā)、傳遞、辦理飛保管立卷等)； 4檔案管理(歸檔、鑒定、管理、提供等)； 5會議組織(準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等)；3 秘書

10、工作的性質(zhì)與特點 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默服務(wù)性b 6調(diào)查研究(計劃、實施、分析、研究等)； 7信息資料工作(收集、整理、提供、儲存等)； 8信訪工作(群眾來信來訪或顧客投訴處理等)； 9，接待工作(日常來訪與計劃來訪接待安排、服務(wù)等)； 10協(xié)調(diào)工作(政策工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)；3 秘書工作的性質(zhì)與特點 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默服務(wù)性c 11督查工作(政策推行或決議實施的督促、檢查等)； 12日程安排(為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等)； 13日常事務(wù)(通訊聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等)； 14辦公室管理(環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費等)； 15其他臨時交辦事項。3 秘書工作的性質(zhì)與特點 行政秘書技

11、能培訓(xùn) 陳默助手作用秘書作為上司的直接工作助手，起著無可置疑的助手作用。這種助手作用還包括在某些方面秘書應(yīng)為上司把關(guān)，譬如上司會見來訪者的把關(guān)，接聽電話的把關(guān)，發(fā)出文件信函的把關(guān)，接待會議以及辦公室費用開支的把關(guān)等等。董事會或公司總裁的秘書，作為高級助手，對公司和下屬人員還有著監(jiān)理作用。 4 秘書的作用 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默參謀作用 中、高級秘書具有參謀作用。他們?yōu)樯纤菊{(diào)查研究收集和提供信息、提供咨詢，他們輔助上司決策，為上司草擬計劃或?qū)嵤┓桨福蚪M織專家論證、選定最佳方案。高級秘書還能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人的“顧問”和“智囊”，解決領(lǐng)導(dǎo)的疑難問題，為領(lǐng)導(dǎo)主動出謀劃策。4 秘書的作用 行政秘書技能培訓(xùn)

12、陳默協(xié)調(diào)作用 秘書的協(xié)調(diào)作用是由秘書的工作任務(wù)、工作地位和工作方式?jīng)Q定的。秘書常常代表上司傳達(dá)上司的指令或收集上司所需要的情況，與其他部門、人員有著廣泛的接觸，也容易產(chǎn)生矛盾，需要及時協(xié)商、溝通、調(diào)解。 秘書的地位又往往是在“一人之下，眾人之上”，又處于工作網(wǎng)絡(luò)的“結(jié)點”，上下左右的工作與人際關(guān)系都要求秘書去調(diào)處，力爭達(dá)到平衡和統(tǒng)一。4 秘書的作用 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默信息、樞紐作用 以往的秘書最主要的工作就是處理書面信息?，F(xiàn)代秘書則又從接待、聯(lián)絡(luò)調(diào)研電話等工作中接觸大量的口頭信息。秘書的辦公室可以說是機(jī)關(guān)公司的信息集散地。秘書為上司和整個機(jī)關(guān)公司起著信息的提供反饋傳遞等樞紐 作用。4 秘書

13、的作用 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默公共關(guān)系作用 秘書工作中有“對外聯(lián)絡(luò)內(nèi)部協(xié)調(diào)”等內(nèi)容，理應(yīng)起著“內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的公共關(guān)系作用。企業(yè)秘書人員應(yīng)幫助上司密切和融洽與股東、職工顧客社區(qū)公眾新聞媒介乃至政府部門等內(nèi)外各方面的關(guān)系，樹立并維護(hù)單位和上司的良好的知名度與美譽度4 秘書的作用 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 1 交際距離 2 肢體語言 3 傾聽及贊美 4 自我保護(hù) 5 穿衣味道 6 說話境界秘書商務(wù)禮儀 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默1 交流的距離 人與人之間都有一段距離，以線來表示距離的話，則可區(qū)分為下列幾段： (1)0.5公尺 WB親密領(lǐng)域(親近朋友的領(lǐng)域) (2)0.5米1.5米 DW個人領(lǐng)域(個

14、人隱私的領(lǐng)域) (3)1.5米3米 DW社會活動領(lǐng)域(商業(yè)空間的領(lǐng)域) (4)3米7米 DW公共活動領(lǐng)導(dǎo)(演講、會議的領(lǐng)域)秘書商務(wù)禮儀 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默秘書自我保護(hù)意識 言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻 對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵； 不接受分外的報酬和貴重的禮物； 不參與同事關(guān)于男女情事的談話； 不在上司辦公室作非工作性的逗留； 不聆聽男性上司或伺事婚姻不幸的傾訴； 不讓對方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情； 盡量避免與男性上司單獨出差，差旅中尤其要注意言行細(xì)節(jié)； 及時表明你已婚或已有男友； 不得已時可提出辭職，以擺脫糾纏； 必要時依靠法律，尋求保護(hù)秘書商務(wù)禮儀 行政秘書技能培訓(xùn)

15、 陳默緩解壓力大部分壓力毫無必要：40%的擔(dān)憂永遠(yuǎn)不會發(fā)生； 30%的憂慮涉及過去的決定，是無法改變的；12%的憂慮集中于別人出于自卑感而做出的批評；10%的憂慮與健康有關(guān)，而越擔(dān)憂問題就越嚴(yán)重；8%的憂慮可以列如“合理”范圍。秘書商務(wù)禮儀 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默6 說話境界A 想說B 敢說C 能說D 會說秘書商務(wù)禮儀 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默讓別人看看你的肢體語言 形象禮儀 還有有聲語言流利的表達(dá)和藹可親 而且很難忘的 ！ :) 我很難忘的一件事情 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默一、

16、秘書寫作概述秘書寫作的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，題材多樣。因工作和業(yè)務(wù)需要，各有所側(cè)重。大致如下 1公文類 國務(wù)院所規(guī)定的行政公文共有13類14種： 命令(令)；決定；公告；通告；通知；通報；議案；報告；請示；批復(fù)；意見；函；會議紀(jì)要。 2法規(guī)類 主要有：規(guī)定、條例、辦法細(xì)則等。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默3經(jīng)濟(jì)類主要有：經(jīng)濟(jì)合同協(xié)議書、市場預(yù)測報告、經(jīng)濟(jì)活動分析報告等。4事務(wù)類主要有：信函、計劃、總結(jié)、講話稿簡報、調(diào)查報告聲明、啟事、條據(jù)等。5禮儀類主要有：賀詞、祝詞請柬、訃告、悼詞等。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默二 秘書寫作的特點 1代單位立言，非個人意愿 秘書寫作與文藝

17、創(chuàng)作或論文寫作相比，有一個最大的特點就是非個人意愿，而是代機(jī)關(guān)、單位立言。代筆立言，這是秘書的職業(yè)特征所決定的。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默2 集體成果，非個人創(chuàng)作 秘書寫作有一定的程序。即使是小單位的一封簡單的信，也要有上司授意卡秘書擬稿上司審核三個程序。較大單位較重要的文章往往還得加上集體討論、部門會商、反復(fù)修改才可定稿；定稿之后還得經(jīng)過簽發(fā)打印、校對、繕印才能成為正式文件。一份文件；往往要集中多人的智慧，要經(jīng)過好幾個人的手筆和努力才能完成。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默3內(nèi)容真實實用客觀，符合政策 秘書寫作的內(nèi)容要有新聞那樣的真實性，決不允許文藝創(chuàng)作的虛構(gòu)；要求

18、實用有針對性，能解決實際問題，而不能像文藝作品或新聞那樣追求感染或宣傳效果，也不允許如某些論文那樣純理論化和抽象化；要求客觀，排除個人情緒或好惡；要求符合黨和國家的方針政策法律法規(guī)，不允許隨心所欲。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默4語言要求流暢、平實、簡潔、規(guī)范 。 要求明明白白，通俗流暢，不要求像文藝語言的含蓄、獨特或科技語言的深邃理性和抽象；要求平鋪直敘、不要求曲折華麗；要求規(guī)范的詞語和句法，不允許用方言或作家所謂的語言風(fēng)格，不用夸張擬人等修辭手法。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 5講究文體格式 凡是正式公文都應(yīng)遵照國家規(guī)定的公文格式，既要齊全，又要按規(guī)定的位置落款和

19、操作。如：文件名稱、文號、編號、密級緩急標(biāo)志橫隔線標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)正文、附件發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文日期、主題詞等等。其他應(yīng)用文也有約定俗成的格式，講究的是統(tǒng)一規(guī)范，不存在百花齊放。因而，秘書寫作不可標(biāo)新立異。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默文書處理的內(nèi)容與要求 通常所說的文書工作，是指在使用文書，處理日常公務(wù)的活動中，圍繞著文書的擬制、辦理管理以及立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。文書處理工作具有政治性時限性機(jī)要性和規(guī)范性等特點。其內(nèi)容和基本任務(wù)包括：秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 1發(fā)文：從文書起草修改審核簽發(fā)到印制、發(fā)出的一系列處理環(huán)節(jié)。 2收文：從來文的簽收、登記、分辦、

20、傳閱擬辦、批辦到承辦催辦以及答復(fù)的一系列處理環(huán)節(jié)。 3管理：平時管理、發(fā)揮公文的效用，公文保密的一系列管理環(huán)節(jié)。 4立卷歸檔：整理立卷、歸檔保存的處理環(huán)節(jié)。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默5基本任務(wù)主要是： (1)文件的收發(fā)、登記和分送； (2)文件的擬辦、批辦、承辦和催辦； (3)文件的擬寫校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印； (4)會議匯報、電話的記錄和整理； (5)文件材料的平時歸卷，提供借閱與保管； (6)文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作； (7)處理群眾來信； (8)為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默四

21、公文立卷1 公文立卷的概念 公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。 案卷，也稱卷宗，指有關(guān)某一問題或某一工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默2 公文立卷的意義是： a公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。b公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。c公文立卷，為檔案工作打下了基礎(chǔ)。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默3 公文立卷的原則與要求 公文立卷的原則是：保存文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。 秘書和

22、文書管理人員必須對卷內(nèi)文件的數(shù)量有一定的限制，卷內(nèi)文件的數(shù)量是50張到200張之間，國標(biāo)文件規(guī)定案卷的厚度為10毫米、15毫米、20毫米三種。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默4公文立卷的基本方法 主要有三種方法： (1)根據(jù)文件的特征組卷，問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。 a 按問題特征立卷，即將有關(guān)同一事件同一人物同一事物、同一問題或同一工作性質(zhì)等所形成的文件材料，組合在一起進(jìn)行立卷。按問題特征立卷，是一種自然的分門別類的方法。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默b 按時間特征立卷，形成于同一時間的文件或內(nèi)容針對同一時間的文件組合在一起立卷。

23、 c 按名稱特征立卷，指公文文種的名稱，如決定報告請示會議記錄等。d文件按名稱特征立卷，就是把相同文種名稱的文件組合在一起進(jìn)行立卷。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默E 按作者特征立卷，作者特征是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)單位或個人。按作者特征立卷就是將反映同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷。f 按地區(qū)特征立：卷，就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文：件組合在一起進(jìn)行立卷。G 按通訊者特征立卷，即針對一個或幾個問題雙方機(jī)關(guān)的回復(fù)往來的文件，組合在一起進(jìn)行立卷。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默(5)文件的保存價值組卷劃分文件的保管期限，分為永久保存的長期保存的(保管期限為1650年)、短期保存的(

24、15年以下)三種形式秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默五 公文立卷的準(zhǔn)備 1立卷類目的編制 立卷類目是指機(jī)關(guān)文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動的規(guī)律，預(yù)測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。 立卷類目主要由類名和條款兩部分組成： (1)類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱，如組織類、宣傳類、工交類城建類、財貿(mào)類、文教類綜合類等等。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 (2)條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標(biāo)題。 條款順序排定以后，依次編上順序號。如第一類第一條為“1一1第二類第二條為

25、“22”等等。 立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時文件歸卷的“索引表”，指導(dǎo)文件“對號入座”“定點歸宿”。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默2平時歸卷工作 指公文立卷人員依據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。要做到： (1)注意做好文件材料的收集工作； (2)對已經(jīng)歸卷的文件材料，要進(jìn)行定期檢查和調(diào)整； (3)事先預(yù)編的立卷類目，要注意調(diào)整修改； (4)可以確定組卷的，也可以提前進(jìn)行編目裝訂。 (5)千些文件不便歸卷，可單獨設(shè)立一個卷夾，注明“待歸文件。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默六、案卷的組合 案卷的組合，簡稱組卷，指年終

26、或第二年上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。 1調(diào)整立卷 是指在平時歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項工作。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默2卷內(nèi)文件排列和編號 (1)卷內(nèi)文件排列，指將每個案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，可以按時間、問題、重要程度、文號、作者地區(qū)通訊者文種名稱人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進(jìn)行排列。 (2)卷內(nèi)文件的編號。應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 3擬寫案卷標(biāo)題

27、 案卷標(biāo)題是案卷的名稱，也稱案卷題名，一般的案卷標(biāo)題不需標(biāo)明時間，只有計劃、報告、總結(jié)預(yù)決算和重要文件以及跨年度文件組成的案卷才需要標(biāo)明時間。標(biāo)明卷內(nèi)文件針對的時間要準(zhǔn)確，不可隨意簡化。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默七 編目成卷 編目成卷指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進(jìn)行編目裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。 1案卷的編目 指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄備考表和案卷封皮等工作。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默2案卷的裝訂與裝盒 案卷都需要進(jìn)行裝訂，對于某些特殊珍貴的手稿照片、圖紙在不便于進(jìn)行裝訂時，也可以采用卷盒卷袋進(jìn)行保管。 案卷裝訂的要求是：整

28、齊、牢固，不影響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件。注意不要有倒置、脫漏的頁張。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 3案卷排列與編號 指案卷經(jīng)過編目裝訂以后，將一個年度、一個組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列編號，以固定其順序。 (1)案卷的排列。案卷先按保管期限分開，即按永久長期、短期分別排列。也可按重要程度作者名稱、時間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默(2)案卷的編號。編號的順序如：永久卷l一50乙；長期卷5l一100短期卷10l150、副卷151200。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 八、案卷歸檔 1案卷目錄

29、的編制 案卷目錄的項目有“案卷號、立卷類目號案卷題名卷內(nèi)文件起止日期卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限備注”等等。 編制案卷目錄一般有兩種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一組織，指導(dǎo)各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 2文件檢索工具的編制 文件檢索工具指用來查找利用文件材料的目錄卡片等等。其編制內(nèi)容主要有： (1)文號索引。又叫文件作者目錄。目錄設(shè)置的項目一般有：文件作者(加標(biāo)題)、文號、文件日期、所在卷頁號。秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默(2)

30、文件分類目錄，又叫文件綜合分類目錄。設(shè)置的項目一般有：類別順序號、文件作者(加標(biāo)題)文號文件日期、卷頁號，并加封面和底頁。一年編制一本，編制號后付印裝訂成冊秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默3案卷的歸檔 文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。 (1)歸檔范圍也即文書立卷的范圍，指機(jī)關(guān)在工作活動中形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料(包括照片圖表印模錄音帶錄像帶等)。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默(2)歸檔時限。一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默(3)歸檔要求： 應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整。 歸檔

31、的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值、分類整理立卷，案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切。 機(jī)關(guān)檔案室在接收案卷時，應(yīng)按照以上要求對案卷檢查驗收。 移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機(jī)關(guān)檔案室保存。 秘書寫作與文檔管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默秘書時間管理 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默1 溝通的特點 (1)社會性。秘書工作的溝通往往以代表組織的個人為對象，而不是秘書個人的親友間的溝通，也不僅是組織直接關(guān)系的上下左右的溝通，而是有著社會性、普遍性廣泛性。既有與合作伙伴或潛在合作伙伴的溝通，又有為尋求理解和支持的溝通；既有為收集信息的溝通，又有為聽取反饋意見溝通與協(xié)調(diào) 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默(2)選擇性。與社會性相矛盾的是溝通又有選擇性，或說目的性。秘書的溝通對象只能選擇與本組織生存、發(fā)展有密切關(guān)聯(lián)的組織或個人，選擇領(lǐng)導(dǎo)授意或批準(zhǔn)的；溝通的內(nèi)容和方式也必須選擇自己的職責(zé)范圍內(nèi)的，不違反方針、政策、法律、法規(guī)和組織紀(jì)律的。溝通與協(xié)調(diào) 行政秘書技能培訓(xùn) 陳默(3)互助性。溝通的對象和內(nèi)容必須以互助性為目的，以有助于雙方的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益為目的，而不能只是一廂情愿，有去無還，應(yīng)該是互通有無、禮尚往來飛互助互利。溝通與協(xié)調(diào) 行政秘書技能培訓(xùn)