淺談電算化會計檔案的管理

1、淺談電算化會計檔案的管理摘要 隨著社會的發(fā)展和科學技術的進步，我國相當多機構已經開始使用會計軟件進行賬務處理，會計電算化提高了工作效率，為整個管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎。會計實行電算化后，會計檔案的管理呈現(xiàn)出新的特點。本文就電算化后會計檔案的形成、保管、應用進行較全面的論述，并提出了管理的具體措施。 關鍵詞會計電算化；會計檔案；管理 隨著會計電算化的普及，計算機處理經濟業(yè)務的比重越來越大，會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕了財會人員的工作強度，提高了工作效率，為實現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎。會計電算化后，會計檔案的內容、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點，也對會計檔案的管理提出了新

2、要求，這就需要我們不斷深入研究與總結，以提高電算化會計檔案的管理水平。 一、電算化會計檔案的內容 （）紙質會計檔案。指從會計電算化系統(tǒng)打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表，財務分析報告等，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。 （2）非紙質會計檔案。指包括計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。 （3）計算機系統(tǒng)檔案。包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡操作系統(tǒng)型號；財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；

3、財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。 二、電算化會計檔案的生成與管理 （一）紙制會計檔案生成與管理 會計憑證的生成方式 （）由原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的會計憑證，按會計人員工作規(guī)則、會計檔案管理辦法的有關規(guī)定立卷歸檔保管。 （）手工事先作好會計憑證，計算機錄入會計憑證，然后進行處理，在這種情況下，保存手工會計憑證與紙質憑證皆可。 無論采用哪種方法，會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，應先經過檢查和預處理，審核原始憑證的合法性、正確性。憑證輸入計算機后要進行復核，

4、復核輸入內容與原件是否一致，防止有意無意的錯誤。復核人員與輸入人員不允許同為一人。對于復核后發(fā)現(xiàn)有錯的憑證可允許修改，但修改后必須再次復核。復核人員的姓名必須在機內隨憑證永久記錄，以明確責任。系統(tǒng)內審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續(xù)。現(xiàn)金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。 打印生成的記賬憑證視同手工填制的

5、記賬憑證，按會計電算化工作規(guī)范和會計檔案管理辦法有關規(guī)定立卷歸檔保管。 會計賬簿和報表的生成與管理 對電算化后的會計賬簿和報表的打印和保管，會計電算化工作規(guī)范有明文規(guī)定，即應當打印出書面形式，其保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定辦理。 （）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結?，F(xiàn)金日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)

6、金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調節(jié)表，由出納人員及會計機構負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。 （）總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)單位的實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年月末應全部完成此項工作。 （）單位的會計報表和部分財務分析結果由會計電算化系統(tǒng)產生，通常每月月末進行。單位在向有關各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應當完全一致。此外，由會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應補充打印，并

7、同樣要由有關會計人員簽章。 （二）非紙質會計檔案生成與管理 存儲計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。這種會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。目前，大多數(shù)會計電算化軟件均支持計算機硬盤、軟盤及移動存儲設備（移動硬盤、光盤、磁帶機）備份。備份次數(shù)應視單位的會計業(yè)務量大小而定，但每月不應少于兩次。數(shù)據(jù)資料備份要有專人負責，建立相應的責任制。數(shù)據(jù)資料備份包括對計算機內的會計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機內的憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等重要數(shù)據(jù)最好采用備份法進行數(shù)據(jù)備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止

8、因病毒入侵或地震、火災等意外情況而造成計算機故障和存儲設備損壞而丟失數(shù)據(jù)。各種備份光盤設備均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找。 對于歸檔保存的會計數(shù)據(jù)備份時最好以只讀形式保存，這樣可以防止無意或人為的改動，保證會計檔案的真實性以及日后會計數(shù)據(jù)恢復時會計信息的正確性。 （三）計算機系統(tǒng)檔案的管理 會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的年。 三、電算化會計檔案保管的幾點措施 （）完善制度，規(guī)范管理。建立健全法規(guī)和制度是管理電算化會計檔案的保障。在會計檔案管理辦法的基礎上，不斷完善本單位會計電

9、算化檔案管理制度，如制定細化的電算化會計檔案崗位責任制、安全保密制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度等，在實際工作中以制度約束行為，以制度規(guī)范管理。 （）建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度。實行會計電算化后，會計崗位的設置也要發(fā)生相應的改變，根據(jù)責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的權限。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。在單位中應設置會計電算化檔案管理員，專門負責會計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責有：在規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；按規(guī)定保管存檔的各種會計電算化檔案；負責會計檔

10、案的安全保密，不能擅自借出。經會計電算化主管和單位負責人批準允許借閱、復制的會計檔案應辦理登記手續(xù)；定期對磁或光介質的會計檔案進行檢查、殺毒工作。 （）加強防范，確保檔案安全。單位的會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應用會計系統(tǒng)的計算機不應直接連接互聯(lián)網(wǎng)，如果單位實行會計網(wǎng)絡化管理，一定做好內部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保會計數(shù)據(jù)不受外部的影響，保證會計檔案的安全。對此，可采取的措施包括：在單位內部設置防火墻；安裝信息網(wǎng)關和安全路由器；設計授權和身份認證系統(tǒng)；進行信息加密；加強安全監(jiān)測預警系統(tǒng)的實時監(jiān)控等。 （）提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質 。會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業(yè)務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵，針對目前各單位檔案管理機構中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，因此單位領導應重視會計檔案管理人才培養(yǎng)，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業(yè)務素質，使他