文件控制程序

1、浙江盾安精工股份有限公司文件控制程序編RZJDA-EP05版本A 0EMS序文件頁次1 / 41目的為了使文件、資料的發(fā)放和管理能有效地控制，能保證在環(huán)境管理體系運(yùn)行中的各個(gè)場所，使用相應(yīng)文件的有效版本，并且能夠及時(shí)地從所有發(fā)放場所撤消作廢的文件，建立文件控制程序。2適用范圍本程序適用于公司環(huán)境管理體系文件的控制。3職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)環(huán)境管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書與方針、目標(biāo)指標(biāo)等；環(huán)境管理者代表負(fù)責(zé)審核環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和目標(biāo)指標(biāo)等；綜合辦公室負(fù)責(zé)公司環(huán)境管理體系文件的編制，負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系文件的發(fā)放、更改、 回收的管理和控制；各科室負(fù)責(zé)本科室內(nèi)部環(huán)境管理體系文件的管理。4程

2、序文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布文件的分類a、環(huán)境管理手冊b、環(huán)境管理程序 ISO14001： 1996標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；公司為確保環(huán)境管理體系過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件，詳見程序文 件目錄c、第三層次文件管理制度外來文件或者資料d、第四層次文件記錄：體系運(yùn)行產(chǎn)生的各種記錄。文件的編寫與審批各類文件的編制與起草部門，對(duì)其所起草的文件都必須經(jīng)過規(guī)定的責(zé)任人員審核和批準(zhǔn)后方能發(fā)布。文件類別編制審核批準(zhǔn)環(huán)境手冊綜合辦公室環(huán)境管理者代表總經(jīng)理程序文件綜合辦公室環(huán)境管理者代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書綜合辦公室/各相關(guān)部門環(huán)境管理者代表總經(jīng)理內(nèi)審報(bào)告綜合辦公室環(huán)境管理者代表總經(jīng)理管理評(píng)審報(bào)告綜合辦公室

3、環(huán)境管理者代表總經(jīng)理浙江盾安精工股份有限公司文件控制程序編R-EP05版本A 0EMS1序義件頁次2/ 4環(huán)境體系文件應(yīng)保持清晰，語句應(yīng)通順，易于理解和參照?qǐng)?zhí)行。文件應(yīng)說明文件編制的目的、使用范圍、相應(yīng)職責(zé)具體的要求（和程序） 、所需的 記錄等。文件中應(yīng)注明相應(yīng)參考文件的名稱，以利于檢索，綜合辦公室應(yīng)編制并定期更新各類文件的受控清單，以便于執(zhí)行部門檢索。文件的編號(hào)方法環(huán)境管理手冊的編號(hào)ZJDA-EMS-XX-XJ版本號(hào)（A日依次類推）順序號(hào)（01、02、依次類推）浙江盾安精工股份環(huán)境管理手冊代號(hào)程序文件ZJDA-EP-XX-X版本號(hào)（A、B、依次類推） 順序號(hào)（01、02、依次類推） 浙江盾安

4、精工股份環(huán)境管理體系程序文件代號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書ZJDA-EWG-XX-X版本號(hào)（A、B、 順序號(hào)（01、02、依次類推） 依次類推）浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系作業(yè)指導(dǎo)書代號(hào)記錄ZJDA-ER-XX-X J 版本三（A、B、依次類推） 順序號(hào)（01、02、依次類推）浙江盾安精工股份環(huán)境管理體系記錄代號(hào)版本標(biāo)識(shí)版本標(biāo)識(shí)采用數(shù)字遞增方法，最初版表示為“A.0”，每修訂1次，版本號(hào)遞增0.1 ,當(dāng)文件修改部分大于1/3時(shí)，文件應(yīng)換版，版本號(hào)也向前遞增。浙江盾安精工股份有限公司文件控制程序編R-EP05版本A 0EMSS序文件頁次3/ 4文件的配置和發(fā)放環(huán)境管理體系文件(手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書 )由綜

5、合辦公室統(tǒng)一發(fā)放。文件發(fā)放部門，應(yīng)填寫文件發(fā)放回收登記表并對(duì)受控文件注分發(fā)號(hào)，收文部門簽收，收文部門應(yīng)填寫部門使用文件記錄，以便確認(rèn)。文件受控與非受控受控文本一一指對(duì)文本的每一次修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門，需通知文本的持 有者，并同時(shí)對(duì)其特有的文本進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版，舊版同時(shí)回收的文本。受控文本一般 用于公司內(nèi)部管理。非受控文本一一指對(duì)文本一切修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門不需通知文本持有者，也不需進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版和回收的文本。非受控文本一般用于學(xué)習(xí)和交流。受控文本蓋“受控”章，非受控文本蓋“非受控”章。受控的環(huán)境管理體系相關(guān)文件有：環(huán)境手冊(2)程序文件(3)作業(yè)指導(dǎo)書(包括操作規(guī)

6、程、監(jiān)測規(guī)程等)體系文件的評(píng)審體系文件在運(yùn)行過程中或在內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合，由提出部門填寫文件修改記 錄，交綜合辦公室對(duì)修改內(nèi)容文件組織原編制審核批準(zhǔn)人員進(jìn)行會(huì)簽后發(fā)放各部門進(jìn)行其 他受控文件相關(guān)內(nèi)容的修改。每年的管理評(píng)審會(huì)議，對(duì)體系文件的適用性、充分性及有效性進(jìn)行評(píng)審。文件的更改和修訂當(dāng)EMSt件在運(yùn)行過程中或在內(nèi)審管理評(píng)審和審核認(rèn)證過程中，發(fā)現(xiàn)不符合時(shí)應(yīng)及時(shí)予以改正。對(duì)文件有異議的部門，應(yīng)填寫信息交流記錄，交綜合辦公室，如需評(píng)審，由綜合辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行審議。文件的更改和修訂需經(jīng)原審批部門的同意。文件換版和作廢當(dāng)體系文件經(jīng)多次更改或進(jìn)行大幅度修改時(shí)，體系文件應(yīng)進(jìn)行換版，版本號(hào) 4.1

7、.5條 款進(jìn)行變化。作廢文件，蓋“作廢”章，如為積累知識(shí)予以保留，則應(yīng)加蓋“作廢保留”章，作廢的環(huán)境管理體系文件，各部門整理后，交檔案室歸檔。文件的借閱、保管、保管期限及銷毀的借閱文件的借閱需填寫文件借閱登記表，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，到期不歸還者由辦公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。4.8.2境手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的原件（包括每次修訂的原件）由綜合辦公室保管, 各部門負(fù)責(zé)現(xiàn)行有效環(huán)境管理體系文件的保管工作。浙江盾安精工股份有限公司文件控制程序編R-EP05版本A 0EMSS序文件頁次4/ 4文件原件的保管期限為三年，過期后由檔案室登入文件和資料銷毀清單，不定期組織銷毀。