ch04 輸入與編輯數(shù)據(jù)

1、計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列中文版Excel 2003電子表格實用教程1第 四 章輸入與編輯數(shù)據(jù)2學(xué) 習(xí) 目 標(biāo) 在使用Excel 2003創(chuàng)建表格時，不僅要掌握它的基本操作，而且還要掌握輸入與編輯數(shù)據(jù)的方法。本章將詳細(xì)介紹在Excel 2003中輸入數(shù)據(jù)的方法，同時還介紹使用Excel 2003自帶功能來提高輸入效率的方法，幫助用戶快速、準(zhǔn)確地輸入表格數(shù)據(jù)。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :本 章 重 點 在表格中輸入數(shù)據(jù) 檢查數(shù)據(jù)的有效性 刪除、更改、復(fù)制與移動數(shù)據(jù) 自動填充數(shù)據(jù) 查找與替換數(shù)據(jù) 檢查拼寫錯誤:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.1 輸入

2、數(shù)據(jù) 在工作表的單元格中輸入數(shù)據(jù)是創(chuàng)建電子表格的開始。輸入方法為：首先選定單元格，然后再直接或通過編輯欄向其中輸入數(shù)據(jù)。在Excel 2003中，在單元格中可以輸入的數(shù)據(jù)包括文本、數(shù)值與日期等。 輸入文本 輸入數(shù)值 輸入日期與時間 輸入符號 檢查數(shù)據(jù)的有效性:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.1.1 輸入文本 在Excel 2003中的文本通常是指字符或者任何數(shù)字和字符的組合。輸入到單元格內(nèi)的任何字符集，只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字、公式、日期、時間或者邏輯值，則Excel 2003一律將其視為文本。 在Excel 2003中輸入文本時，首先雙擊單元格，會顯示單元格中的插入點，

3、然后可以在插入點處輸入數(shù)據(jù)即可 。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.1.2 輸入數(shù)值 在Excel工作表中，數(shù)值型數(shù)據(jù)是最常見、最重要的數(shù)據(jù)類型。而且，Excel 2003強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能、數(shù)據(jù)庫功能以及在企業(yè)財務(wù)、數(shù)學(xué)運(yùn)算等方面的應(yīng)用幾乎都離不開數(shù)值型數(shù)據(jù)。在單元格中輸入數(shù)值的方法與輸入文本數(shù)據(jù)相同。 默認(rèn)情況下，Excel將其沿單元格右對齊。在單元格中輸入數(shù)值時，不必輸入人民幣符號、美元符號或者其他符號，可以預(yù)先進(jìn)行設(shè)置，以使Excel能夠自動添加相應(yīng)的符號。在菜單欄中選擇【格式】|【單元格】命令，打開【單元格格式】對話框，然后打開【數(shù)字】選項卡，在其中就可以設(shè)置

4、輸入數(shù)值的格式 。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.1.3 輸入日期與時間 在Excel 2003中，當(dāng)在單元格中輸入系統(tǒng)可識別的時間和日期數(shù)據(jù)時，單元格的格式就會自動轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的【時間】或者【日期】格式，而不需要去設(shè)定該單元格為【時間】格式或者【日期】格式。在【單元格格式】對話框的【數(shù)字】選項卡中，可以詳細(xì)設(shè)置【時間】與【日期】格式 。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.1.4 輸入符號 除了可以在工作表的單元格中插入數(shù)字、文本、日期等內(nèi)容以外，還可以在單元格中插入符號。實際上，符號也是文本的一種，不同的是，它們中的大部分都不能直接使用鍵盤輸入

5、。 在Excel 2003中，在菜單欄中選擇【插入】|【符號】命令，可以打開【符號】對話框， 在其中即可選擇要插入的符號。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.1.5 輸入數(shù)據(jù) 在Excel 2003中，可以使用一種稱為【數(shù)據(jù)有效性】的特性來控制單元格可接受數(shù)據(jù)的類型。使用這種特性就可以有效地減少和避免輸入數(shù)據(jù)的錯誤。例如限定為特定的類型，一定的取值范圍，甚至特定的字符及輸入的字符數(shù)。 指定單元格的數(shù)據(jù)有效性規(guī)則時，先選中要制定規(guī)則的單元格，然后選擇【數(shù)據(jù)】|【有效性】命令，打開【數(shù)據(jù)有效性】對話框 ，在其中進(jìn)行設(shè)置。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4

6、.2 刪除和更改數(shù)據(jù) 如果在單元格中輸入數(shù)據(jù)時發(fā)生了錯誤，或者要改變單元格中的數(shù)據(jù)時，則需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，用戶可以方便地刪除單元格中的內(nèi)容，用全新的數(shù)據(jù)替換原數(shù)據(jù)，或者對數(shù)據(jù)進(jìn)行一些小的變動。 刪除單元格中的數(shù)據(jù) 更改單元格中的數(shù)據(jù):計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.2.1 刪除單元格中的數(shù)據(jù) 移動或復(fù)制單元格或區(qū)域數(shù)據(jù)的方法基本相同，選中單元格數(shù)據(jù)后，選擇【編輯】【剪切】或【復(fù)制】命令，然后單擊要粘貼數(shù)據(jù)的位置，選擇【編輯】【粘貼】命令，即可將單元格數(shù)據(jù)移動或復(fù)制至新位置，復(fù)制來的數(shù)據(jù)會在粘貼數(shù)據(jù)下面顯示【粘貼選項】按鈕，單擊該按鈕，將會打開【粘貼選項】快捷菜單。在該

7、菜單中，確定如何將信息粘貼到文檔中，而移動的數(shù)據(jù)下面將不顯示【粘貼選項】按鈕。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.2.2 更改單元格中的數(shù)據(jù) 在Excel中，還可以使用鼠標(biāo)拖動法來移動或復(fù)制單元格內(nèi)容。要移動單元格內(nèi)容，應(yīng)首先單擊要移動的單元格或選定單元格區(qū)域，然后將光標(biāo)移至單元格區(qū)域邊緣，等光標(biāo)變?yōu)槌Ｒ?guī)狀態(tài)后，拖動光標(biāo)到指定位置并釋放鼠標(biāo)即可 。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.3 移動和復(fù)制數(shù)據(jù) 在Excel中，不但可以復(fù)制整個單元格而且還可以復(fù)制單元格中的指定內(nèi)容。例如，可以復(fù)制公式的計算結(jié)果而不復(fù)制公式，或者只復(fù)制公式。也可通過單擊粘貼區(qū)域

8、右下角的【粘貼選項】來變換單元格中要粘貼的部分。 使用菜單命令移動或復(fù)制數(shù)據(jù) 使用拖動法移動或復(fù)制數(shù)據(jù):計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.3.1 使用菜單命令移動或復(fù)制數(shù)據(jù) 移動或復(fù)制單元格或區(qū)域數(shù)據(jù)的方法基本相同，選中單元格數(shù)據(jù)后，選擇【編輯】【剪切】或【復(fù)制】命令，然后單擊要粘貼數(shù)據(jù)的位置，選擇【編輯】【粘貼】命令，即可將單元格數(shù)據(jù)移動或復(fù)制至新位置，復(fù)制來的數(shù)據(jù)會在粘貼數(shù)據(jù)下面顯示【粘貼選項】按鈕，單擊該按鈕，將會打開【粘貼選項】快捷菜單。在該菜單中，確定如何將信息粘貼到文檔中，而移動的數(shù)據(jù)下面將不顯示【粘貼選項】按鈕。 :計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站

9、edu :4.3.2 使用拖動法移動或復(fù)制數(shù)據(jù) 在Excel中，還可以使用鼠標(biāo)拖動法來移動或復(fù)制單元格內(nèi)容。要移動單元格內(nèi)容，應(yīng)首先單擊要移動的單元格或選定單元格區(qū)域，然后將光標(biāo)移至單元格區(qū)域邊緣，等光標(biāo)變?yōu)槌Ｒ?guī)狀態(tài)后，拖動光標(biāo)到指定位置并釋放鼠標(biāo)即可 。 :計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.4 自動填充數(shù)據(jù) 在制作表格時，嘗嘗要輸入一些相同或有規(guī)律的數(shù)據(jù)。若手動依次輸入這些數(shù)據(jù)，會占用很多時間。Excel 2003的數(shù)據(jù)自動填充功能便是專門針對這類數(shù)據(jù)，讓用戶可以免去重復(fù)工作，大大提高輸入效率。 通過【序列】對話框填充數(shù)據(jù) 通過控制柄填充數(shù)據(jù):計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系

10、列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.4.1 通過【序列】對話框填充數(shù)據(jù) 在Excel 2003的菜單欄中選擇【編輯】|【填充】|【序列】命令，可以打開【序列】對話框。在該對話框中，可以設(shè)置填充序列，讓用戶只需在表格中輸入一個數(shù)據(jù)便可以達(dá)到快速輸入有規(guī)律數(shù)據(jù)的目的。在對話框中還可以設(shè)置自動填充數(shù)據(jù)的類型、步長以及終止值等填充相關(guān)屬性。 :計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.4.2 通過控制柄填充數(shù)據(jù) 在表格中選定一個單元格或單元格區(qū)域后，在右下腳會出現(xiàn)一個控制柄，當(dāng)光標(biāo)移動至其上時會變?yōu)榧犹栃螤?，拖動這個控制柄即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速填充。使用控制柄不僅可以填充相同數(shù)據(jù)，還可以填充有規(guī)律

11、的數(shù)據(jù)。 :計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.5 查找與替換數(shù)據(jù) 如果需要在工作表中查找一些特定的字符串，那么查看每個單元格就太麻煩了，特別是在一份較大的工作表或工作簿中。Excel 2003提供的查找和替換功能可以方便地查找和替換需要的內(nèi)容。 查找數(shù)據(jù) 替換數(shù)據(jù):計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.5.1 查找數(shù)據(jù) 在使用電子表格的過程中，常常需要查找某些數(shù)據(jù)。使用Excel 2003的數(shù)據(jù)查找功能可以快速查找出滿足條件的所有單元格，還可以設(shè)置查找數(shù)據(jù)的格式，進(jìn)一步提高了編輯和處理數(shù)據(jù)的效率。 在Excel 2003中查找數(shù)據(jù)時，首先在菜單欄中選擇【

12、編輯】|【查找】命令，打開【查找和替換】對話框的【查找】選項卡。在【查找內(nèi)容】文本框中輸入要查找的數(shù)據(jù)，然后單擊【查找下一個】按鈕，Excel 2003會自動在工作表中選定相關(guān)的單元格，若想查看下一個查找結(jié)果，則再次單擊【查找下一個】按鈕即可，如此類推。若用戶想要顯示所有的查找結(jié)果，則在【查找全部】按鈕即可 。:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.5.2 替換數(shù)據(jù) 在Excel 2003中，若用戶要統(tǒng)一替換一些內(nèi)容，則可以使用數(shù)據(jù)替換功能。通過“查找和替換”對話框，不僅可以查找表格中的數(shù)據(jù)，還可以將查找的數(shù)據(jù)替換為新的數(shù)據(jù)，這樣可以很大得提高工作效率。 在Excel 200

13、3中查找數(shù)據(jù)時，首先在菜單欄中選擇【編輯】|【替換】命令，打開【查找和替換】對話框的【替換】選項卡。在【查找內(nèi)容】文本框中輸入要替換的數(shù)據(jù)，在【替換為】文本框中輸入要替換為的數(shù)據(jù)，然后單擊【查找下一個】按鈕，Excel 2003會自動在工作表中選定相關(guān)的單元格，若要替換該單元格的數(shù)據(jù)則單擊【替換】按鈕，若不要替換則單擊【查找下一個】按鈕，查找下個要替換的單元格。若用戶單擊【全部替換】按鈕，則Excel 2003會自動替換所有滿足替換條件的單元格中的數(shù)據(jù)。 :計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.6 拼寫和錯誤檢查 通過Excel中的【拼寫檢查】和【錯誤檢查】命令可以將工作表中錯誤檢查出來，以避免可能因為拼寫等錯誤而造成的麻煩。在使用【拼寫檢查】和【錯誤檢查】操作之前，如果選定了一個單元格，那么整個工作表都會進(jìn)行【拼寫檢查】和【錯誤檢查】工作。如果選定了一組單元格區(qū)域，那么只對該單元格區(qū)域進(jìn)行拼寫檢查。 拼寫檢查 錯誤檢查:計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材系列系列叢書官方網(wǎng)站 edu :4.6.1 拼寫檢查 如果檢查表格中是否有拼寫錯誤，可以在菜單欄中選擇【工具】【拼寫檢查】命令來實現(xiàn)。Excel 2003會自動對表格進(jìn)行拼寫檢查當(dāng)發(fā)現(xiàn)某個詞語有拼寫錯誤時，會自動打開【拼寫檢查】對話框。在對話框中可以選擇對該拼寫錯誤的處理方法。 :計算機(jī)基礎(chǔ)與實訓(xùn)教材