2009年明道大學(xué)行政人員年度研討會(huì)

1、2009年明道大學(xué)行政人員年度研討會(huì)報(bào)告單位：總務(wù)處98.02.062022/8/121總務(wù)處一、總務(wù)處簡介 二、採購管理常見問題與缺失 三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失四、現(xiàn)金暫支管理常見問題五、場地(公務(wù)車)借用管理常見問題2022/8/122總務(wù)處一、總務(wù)處簡介事務(wù)組財(cái)產(chǎn)組校園規(guī)劃組出納組總務(wù)處給你(妳)一張明道大學(xué)的電子地圖，假設(shè)地圖上已將蠡澤湖繪出，你如何利用電腦計(jì)算出蠡澤湖的面積？ 問題1.1我不會(huì)！但是我知道XXX會(huì)，我?guī)湍阍儐朮XX。 正解2022/8/124總務(wù)處何種情況需專案簽準(zhǔn)後才辦理採購作業(yè)？ 問題2.1A.無預(yù)算者。B.特殊或緊急狀況，需直接由一家廠商承 作。 正解二、採購

2、管理常見問題與缺失 2022/8/125總務(wù)處限制性招標(biāo)未附簽呈。採購管理常見缺失#1辦理限制性招標(biāo)案件需經(jīng)簽呈核準(zhǔn)始可以限制性招標(biāo)方式辦理。正確作法二、採購管理常見問題與缺失 6採購申請(qǐng)單核決層級(jí)為何？ 問題2.2A.2,000元以下之採購案由各單位主管核準(zhǔn) (但2,000元以下之月結(jié)、設(shè)備採購由總務(wù)長核決)B.20,000元以下之採購案由總務(wù)長核準(zhǔn) (一般採購：公開招標(biāo)，兩家以上廠商報(bào)價(jià))C.20,000以上之採購案由校長或其授權(quán)人核準(zhǔn) (一般採購：公開招標(biāo)，三家以上廠商報(bào)價(jià)) 正解二、採購管理常見問題與缺失 2022/8/127總務(wù)處何謂綁標(biāo)行為 ？ 問題2.3設(shè)備規(guī)格若非特殊規(guī)格或獨(dú)家

3、製造/代理者，不可限定某廠牌及型號(hào)。 正解二、採購管理常見問題與缺失 2022/8/128總務(wù)處品名、規(guī)格未採限制性招標(biāo)，卻開列 限制 性規(guī)格或指定廠牌名稱或生產(chǎn)產(chǎn)品型號(hào)，或開立不必要之規(guī)格（如長寬、重量）。採購管理常見缺失#2勿開列廠牌或型號(hào)，如無法詳列規(guī)格須開列參考型號(hào)者，請(qǐng)於其後註明 或同等品，不需要之規(guī)格不需開立 。正確作法二、採購管理常見問題與缺失 9獨(dú)家製造/代理者應(yīng)由原生產(chǎn)貨品公司出具相關(guān)證明之注意事項(xiàng)？ 問題2.4不可由代理商自行出具證明，且應(yīng)標(biāo)明代理期限。 正解二、採購管理常見問題與缺失 2022/8/1210總務(wù)處已辦理公開招標(biāo)作業(yè)之採購案，可否任意增減數(shù)量或修改規(guī)格？ 問

4、題2.5不得任意增減數(shù)量或修改規(guī)格；若確實(shí)需變更者，應(yīng)簽奉核準(zhǔn)後，再重新辦理招標(biāo)作業(yè)。 正解二、採購管理常見問題與缺失 2022/8/1211總務(wù)處開標(biāo)當(dāng)場要求增減規(guī)格、數(shù)量或條件。採購管理常見缺失#3經(jīng)公告後之規(guī)格內(nèi)容依法不得增減 。 正確作法二、採購管理常見問題與缺失 12已先行購置之採購案，如何處理 ？ 問題2.6已先行購置之採購案，應(yīng)上簽呈說明，經(jīng)校長核準(zhǔn)後，自行辦理核銷作業(yè) 。 正解二、採購管理常見問題與缺失 2022/8/1213總務(wù)處未在經(jīng)費(fèi)執(zhí)行期限前之前置時(shí)間內(nèi)辦理，造成案件趕辦及交貨驗(yàn)收之不合理狀況發(fā)生。採購管理常見缺失#4有關(guān)案件應(yīng)儘早規(guī)劃採購，避免拖到經(jīng)費(fèi)截止前匆促趕辦之

5、不當(dāng)行為發(fā)生。 正確作法二、採購管理常見問題與缺失 14特殊採購項(xiàng)目，應(yīng)會(huì)簽相關(guān)單位？ 問題2.7A.電子類產(chǎn)品：資訊中心B.水電工程：事務(wù)組C.隔間及空間規(guī)劃工程：校園規(guī)劃組 正解二、採購管理常見問題與缺失 2022/8/1215總務(wù)處驗(yàn)收由哪個(gè)單位負(fù)責(zé)？ 問題2.8十萬元以上之驗(yàn)收由會(huì)計(jì)室主驗(yàn)，使用單位會(huì)驗(yàn)；十萬元以下之採購案由使用單位自行點(diǎn)驗(yàn)。 正解二、採購管理常見問題與缺失 2022/8/1216總務(wù)處每天早上醒來時(shí)，我們可以有兩個(gè)簡單的選擇回頭去睡，繼續(xù)做夢;或者起身去追逐夢想。選擇權(quán)在你手上。2022/8/1217總務(wù)處何謂財(cái)產(chǎn)？何謂物品？ 問題3.1單價(jià)一萬元以上者登錄為財(cái)產(chǎn)，單

6、價(jià)一萬元以下者登錄為物品。 正解三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失 2022/8/1218總務(wù)處何謂財(cái)產(chǎn)最低使用年限 ？ 問題3.2財(cái)產(chǎn)最低使用年限， 為至少應(yīng)使用年數(shù)，但非使用年限一到即可申請(qǐng)報(bào)廢。 正解三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失 2022/8/1219總務(wù)處財(cái)物如何報(bào)廢？ 問題3.3財(cái)物欲辦理減損及報(bào)廢時(shí)，使用單位應(yīng)填寫財(cái)物報(bào)廢單，送總務(wù)處辦理；若原購單價(jià)在新臺(tái)幣二萬元或同類編號(hào)之財(cái)物一次申報(bào)達(dá)新臺(tái)幣十萬元（含）以上者，由報(bào)廢評(píng)議小組負(fù)責(zé)評(píng)議報(bào)廢。 正解三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失 2022/8/1220總務(wù)處財(cái)產(chǎn)發(fā)生損失，賠償之標(biāo)準(zhǔn)？ 問題3.4各財(cái)產(chǎn)使用人對(duì)所經(jīng)管之財(cái)產(chǎn)未盡善良管理人應(yīng)有之注意，

7、致財(cái)產(chǎn)發(fā)生損失者，應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任；賠償之標(biāo)準(zhǔn)以恢復(fù)原狀為原則。 正解三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失 2022/8/1221總務(wù)處盤點(diǎn)財(cái)產(chǎn)重要性？ 問題3.5各財(cái)產(chǎn)管理人/使用人應(yīng)確實(shí)盤點(diǎn)財(cái)產(chǎn)，切記勿未確實(shí)盤點(diǎn)而任意簽章，以致於總務(wù)處前往盤點(diǎn)時(shí)，因找不到該設(shè)備而衍生賠償問題。 正解三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失 2022/8/1222總務(wù)處如何辦理財(cái)產(chǎn)移轉(zhuǎn)？ 問題3.6辦理財(cái)產(chǎn)移轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)同時(shí)填寫財(cái)產(chǎn)移轉(zhuǎn)單，經(jīng)財(cái)產(chǎn)移入/移出單位主管確認(rèn)後，再將設(shè)備移出/移入，以確認(rèn)財(cái)產(chǎn)移轉(zhuǎn)無虞。另需併同財(cái)產(chǎn)登記卡白單(各單位保管之財(cái)產(chǎn)卡)送總處辦理移轉(zhuǎn)作業(yè)。 正解三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失 2022/8/1223總務(wù)處設(shè)備

8、任意閒置：如多有單位電子設(shè)備任意閒置、不用亦未轉(zhuǎn)回總務(wù)處、為圖方便一個(gè)辦公室設(shè)多臺(tái)印表機(jī)。財(cái)產(chǎn)管理常見缺失#1閒置之電子設(shè)備及印表機(jī)等即刻移轉(zhuǎn)回總務(wù)處或資訊中心，以提供於網(wǎng)頁上公告閒置財(cái)產(chǎn)清單以提供其他單位使用。正確作法三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失 24資源浪費(fèi)：有單位囤放影印紙高達(dá)14箱、墨水3箱。財(cái)產(chǎn)管理常見缺失#2耗材以零庫存為目標(biāo)。由總務(wù)處建立各單位耗材庫存資料，囤放過多耗材之單位，將限制其採購?fù)再|(zhì)之耗材。正確作法三、財(cái)產(chǎn)管理常見問題與缺失 25時(shí)間就像流水你永遠(yuǎn)無法碰觸一樣的水兩次因?yàn)橐呀?jīng)流逝的永遠(yuǎn)不會(huì)再來享受生命的每個(gè)當(dāng)下！2022/8/1226總務(wù)處現(xiàn)金暫支項(xiàng)目為何？ 問題4.1

9、 1.校外人士演講費(fèi)、審查費(fèi) 2.車馬費(fèi) 3.急難救助金 4.代繳費(fèi)用5.報(bào)名費(fèi) 6.公務(wù)車使用之回?cái)?shù)票、ETC儲(chǔ)值 7.創(chuàng)辦人座車油資 正解四、現(xiàn)金暫支管理常見問題 2022/8/1227總務(wù)處未列於現(xiàn)金暫支項(xiàng)目中如何現(xiàn)金暫支？ 問題4.2凡未列於現(xiàn)金暫支項(xiàng)目中，而需以現(xiàn)金暫支為之者，均需專案簽請(qǐng)校長核準(zhǔn)後，併請(qǐng)/採購申請(qǐng)單及暫金暫支單依程序辦理。 正解四、現(xiàn)金暫支管理常見問題 2022/8/1228總務(wù)處現(xiàn)金暫支需於幾天前提出 ？ 問題4.3現(xiàn)金暫支三萬元（含）以下：經(jīng)辦人於三天前列明細(xì)提出現(xiàn)金暫支申請(qǐng)及請(qǐng)/採購申請(qǐng)單單位主管核章會(huì)簽總務(wù)處（出納組）會(huì)簽會(huì)計(jì)室送陳秘書長核準(zhǔn)至總務(wù)處（出納組

10、）領(lǐng)款二週內(nèi)結(jié)清。 正解四、現(xiàn)金暫支管理常見問題 2022/8/1229總務(wù)處現(xiàn)金暫支於領(lǐng)款後多久時(shí)間內(nèi)需結(jié)清 ？ 問題4.4金額三萬元以上：經(jīng)辦人需附已核準(zhǔn)之活動(dòng)辦理簽呈影本提出申請(qǐng)單位主管核準(zhǔn)會(huì)簽總務(wù)處（出納組）會(huì)簽會(huì)計(jì)室送陳校長核準(zhǔn)至總務(wù)處（出納組）領(lǐng)款二週內(nèi)結(jié)清。 正解四、現(xiàn)金暫支管理常見問題 2022/8/1230總務(wù)處 .當(dāng)你持續(xù)的說你非常忙碌，就永遠(yuǎn)不會(huì)得到空閒。當(dāng)你持續(xù)的說你沒有時(shí)間，就永遠(yuǎn)不會(huì)有時(shí)間。當(dāng)你持續(xù)的說這件事明天再做，你的明天就永遠(yuǎn)不會(huì)來。2022/8/1231總務(wù)處借用場地需於多久前提出？ 問題5.1借用場地，依規(guī)定於一週前提出借用。 正解五、場地(公務(wù)車)借用管

11、理常見問題 2022/8/1232總務(wù)處借用場地注意事項(xiàng)？ 問題5.2使用後未復(fù)原場地亦未完成清潔工作。借用後未於時(shí)間內(nèi)歸還鑰匙及設(shè)備，影響下 個(gè)單位借用。擅自調(diào)動(dòng)音響、燈光設(shè)備，造成功能異常。借用場地前未至現(xiàn)場勘查導(dǎo)致借用後無法符 合借用單位需求。 正解五、場地(公務(wù)車)借用管理常見問題 2022/8/1233總務(wù)處借用場地是否需收費(fèi)？ 問題5.3各場地對(duì)外借用應(yīng)酌收?qǐng)龅毓芾砭S護(hù)費(fèi)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由總務(wù)處召集各管理單位協(xié)調(diào)訂定，並陳請(qǐng)校長核準(zhǔn)。本校各單位或社團(tuán)舉辦之學(xué)術(shù)性或重要集會(huì)活動(dòng)，以不收費(fèi)為原則但必要時(shí)得預(yù)收保證金。 正解五、場地(公務(wù)車)借用管理常見問題 2022/8/1234總務(wù)處場地需向那個(gè)單位借用？ 問題5.4探索小徑、漆彈場、西側(cè)烤肉區(qū)-休保系行健大樓辦理展覽-課指組上課期間晚上使用教室-終身教育處居仁堂、游泳池、室外球場-體育室小劇場-英語系 正解五、場地(公務(wù)車)借用管理常見問題 2022/8/1235總務(wù)處哪些場地借用需加會(huì)其他單位？ 問題5.5借用居仁堂需使用燈光-加會(huì)事務(wù)組學(xué)生借用場地辦理活動(dòng)-會(huì)簽學(xué)務(wù)處 正解五、場地(公務(wù)車)借用管理常見問題 2022/8/1236總務(wù)處本校公務(wù)車如何申請(qǐng) ？ 問題5.6凡申請(qǐng)派用公務(wù)車，須於三日前填具派車單，經(jīng)單位主管簽章後送總務(wù)長核定後，交由車輛管理員調(diào)派，惟因緊急