集中采購管理

1、集中采購管理：在業(yè)務流程方面，支持集中訂貨、分開收貨、分開付款的采購流程；支持集中訂貨、分開收貨、 集中結(jié)算的采購流程；支持集中采購而后分撥的采購流程，從而適應多種集中采購的管理操作模式；集中采購模式面對激烈的市場競爭，集團制造企業(yè)需要實現(xiàn)集中采購，構(gòu)建集團監(jiān)控下低風險、低成本和高效的供貨體系。依據(jù)采購決 策、商流、物流及憑證流的不同，分為以下四種集中采購模式： 集中決策、分散采購、分散結(jié)算模式集團總部負責供應商選型、管理和評估工作，并負責制定價格和批量等采購政策。各分公司分別負責自己范圍內(nèi)的采購訂 貨工作，下達采購訂單給供應商。供應商接到訂單后按期交貨至各分公司，分公司根據(jù)收貨通知單或采購訂

2、單進行收貨及入庫，并 與供應商結(jié)算貨款。集中訂貨、分開收貨、分開開票模式集團總部負責管理供應商及制定采購政策，并且負責采購訂貨業(yè)務處理。分公司提出采購申請，由總部進行匯總、調(diào)整， 并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達采購訂單給供應商，同時發(fā)出收貨通知單給各分公司。供應商接到訂單后向各分公司送貨，分公司根據(jù)收貨通 知單或采購訂單進行收貨及入庫，并與供應商結(jié)算貨款。集中訂貨、分開收貨、集中開票模式集團總部負責管理供應商及制定采購政策，并且負責采購訂貨業(yè)務處理。分公司提出采購申請，由總部進行匯總、調(diào)整， 并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達采購訂單給供應商，同時發(fā)出收貨通知單給分公司。分公司根據(jù)收貨通知單或采購訂單進行收貨及入庫，再由

3、 集團總部匯集分公司的入庫單與供應商結(jié)算貨款，并根據(jù)各分公司的入庫單與分公司進行內(nèi)部結(jié)算。集中訂貨、集中收貨、內(nèi)部調(diào)撥、集中開票模式集團總部負責管理供應商及制定采購政策，并且負責采購訂貨工作。分公司提出采購申請，集團總部進行匯總、調(diào)整，并 下達采購訂單給供應商，供應商送貨至總部，由集團總部完成后續(xù)的收貨、入庫、外部貨款結(jié)算處理。集團總部根據(jù)各分公司采購 申請，制定調(diào)撥訂單并調(diào)撥出庫，后者根據(jù)調(diào)撥訂單作入庫處理，最后由集團和分公司進行內(nèi)部結(jié)算處理。集團供應鏈應用架構(gòu)圖集團集中采購管理解決方案關鍵目標本解決方案重點解決集團企業(yè)集中采購管理中的如下問題：如何建立集團企業(yè)有效的集中采購管理模式；如何對

4、供應商進行統(tǒng)一規(guī)范、準確評估；如何發(fā)揮集中采購規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本；如何獲得合理采購價格，有效控制采購成本；如何掌控集團全局庫存，合理控制庫存，降低資金占用；如何有效地規(guī)范和控制集中采購業(yè)務流程；如何及時、準確地掌控集團采購業(yè)務執(zhí)行情況。解決方案以企業(yè)全局庫存為基礎，通過對主要供應商、關鍵采購業(yè)務環(huán)節(jié)的集中統(tǒng)管，構(gòu)建集團企業(yè)集中采購管理應用平臺。圖注:集團總部制定采購管理、物資管理、集中采購物資目錄等管理制度；主要供應商選擇、評估及重要物資的采購合同等關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)由集團總部統(tǒng)一掌控；下屬企業(yè)根據(jù)業(yè)務需要提出采購申請，并把集中采購的物資提交到集團總部；集團總部根據(jù)全局庫存情況及采購策略，選擇供

5、應商進行采購，下達訂單；供應商直接送貨到各工廠，有些企業(yè)是要求供應商送貨到總部，然后由總部再調(diào)撥到各工廠；根據(jù)企業(yè)管理要求不同，與供應商的采購結(jié)算可以由總部集中結(jié)算，也可以由各工廠分別與供應商結(jié)算。建立集團企業(yè)有效的集中采購管理模式集中采購、集中收貨、集中結(jié)算、內(nèi)部調(diào)撥主要特點：總部負責收集下級公司采購申請，統(tǒng)一向供應商下達訂單；供應商統(tǒng)一送貨到總部，總部收貨質(zhì)檢，與供應商的物流在總部完成；總部收貨后，根據(jù)各公司物資需求申請以及實際采購到貨情況，向各公司調(diào)撥物資；總部與供應商統(tǒng)一結(jié)算；總部和下級公司進行內(nèi)部結(jié)算。集中采購、分散收貨、集中結(jié)算、內(nèi)部收付主要特點：總部負責統(tǒng)一向供應商下達采購訂單；

6、下級公司分別進行收貨質(zhì)檢與入庫業(yè)務；集團總部與供應商統(tǒng)一結(jié)算；總部與下級公司內(nèi)部結(jié)算。集中采購、分散收貨、分別結(jié)算、各自使用主要特點：總部負責統(tǒng)一向供應商下達訂單任務;2）下級公司各自進行收貨質(zhì)檢與入庫業(yè)務;3）下級公司分別與供應商結(jié)算。統(tǒng)簽合同集采模式總部與供應商統(tǒng)簽采購合同，并控制下級公司采購業(yè)務模式。主要特點：1）總部統(tǒng)一與供應商簽訂采購合同；2）下級公司錄入采購訂單，并受總部采購合同的控制；3）下級公司執(zhí)行采購訂單后，進入后續(xù)的采購業(yè)務流程。建立工業(yè)企業(yè)采購管理模式，規(guī)范采購業(yè)務流程大宗原材料類物資的采購業(yè)務工業(yè)企業(yè)中，大宗原材料類物資占用了企業(yè)的主要采購資金，主要包括：生產(chǎn)使用的直接

7、原材料和主要的輔助 原料，還有一些燃料等；例如：鋼鐵企業(yè)的礦石類原料，化工行業(yè)的化工原料，煙草行業(yè)煙葉，機械行業(yè)的鋼材、 紡織行業(yè)的原棉、食品行業(yè)的最初農(nóng)產(chǎn)品等；生產(chǎn)輔助性的材料、燃料：如煤、汽油、包裝物、添加劑等。1）企業(yè)質(zhì)檢部門：定義該類物資每一種原料的檢驗項目和優(yōu)質(zhì)優(yōu)價標準，定義哪些檢驗項目與結(jié)算數(shù)量 和價格相關；2）大宗原料采購通常與供應商簽訂合同，依據(jù)合同采購，合同中具體定義該類物資與這個供應商的優(yōu)質(zhì) 優(yōu)價計算標準；3）采購員依據(jù)采購合同向供應商下達采購訂單；4）大宗物資通常是火車或汽車運輸，通常需要進行過磅計量，毛重減去皮重得到凈重；5）質(zhì)檢部門根據(jù)質(zhì)檢標準抽樣進行質(zhì)量檢驗，倉房進

8、行驗收入庫；6）根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果進行扣噸計算，主要是除水、除雜計算，得到結(jié)算數(shù)量；7）采購部門依據(jù)質(zhì)檢結(jié)果進行結(jié)算價格計算，生成價格結(jié)算單與供應商確認，供應商依據(jù)確認的數(shù)量和 價格開具發(fā)票；8）財務部門依據(jù)采購發(fā)票、采購入庫單進行采購結(jié)算，確認采購應付款、采購成本；9）財務部依據(jù)應付情況進行付款。備品備件類物資的采購業(yè)務工業(yè)企業(yè)備品備件類物資主要包括：設備維修備件、工模具、通用五金配件等。1）工廠和車間用料部門提出物資需求申請，采購部門進行物資需求匯總，庫存平衡，計算需要采購 的數(shù)量進行請購；2）根據(jù)用戶管理要求，可以直接從請購或采購訂單開始進行采購業(yè)務；備品備件類物資通常使用采購詢價、報價、比價

9、的方式選擇供應商采購；采購員進行詢價、報價、 比價，確定供應商，由采購主管在比價結(jié)果中進行供應商選擇；采購員依據(jù)審批結(jié)果向指定供應商下達訂單；倉儲部門驗收入庫；財務部門依據(jù)采購發(fā)票、采購入庫單進行采購結(jié)算，確認采購應付款、采購成本；財務部依據(jù)應付情況進行付款。依據(jù)生產(chǎn)計劃進行物資需求運算的采購離散制造工業(yè)企業(yè)特別是裝配型的生產(chǎn)企業(yè)，主要原料的采購是依據(jù)物資需求計劃進行采購的；企業(yè)通常制定 每月的主生產(chǎn)計劃，根據(jù)生產(chǎn)計劃、BOM進行MRP計算，平衡庫存，計算出凈采購量進行采購。企業(yè)生產(chǎn)部門按月制定主生產(chǎn)計劃；采購計劃員根據(jù)主生產(chǎn)計劃運行MRP計算采購凈需求，產(chǎn)生請購單；采購員依據(jù)請購單向供應商下

10、達采購訂單采購，主要原料通常有采購合同的控制；該類物資通常要進行嚴格的質(zhì)檢；質(zhì)檢合格后庫房進行驗收入庫；財務部門依據(jù)采購發(fā)票、采購入庫單進行采購結(jié)算，確認采購應付款、采購成本；財務部依據(jù)應付情況進行付款。消耗類物資采購業(yè)務辦公用品等消耗性采購業(yè)務特點：采購完成通常即被消耗掉，記入企業(yè)經(jīng)營或管理費用，一般無庫存管 理，也有企業(yè)進行實物管理，不進行存貨成本核算；如辦公用品采購、購買勞務等。供應商寄存采購方式供應商寄存方式的采購主要見于一些“核心、優(yōu)勢”企業(yè)，對其上游的供應商采取的一種采購策略，從而實現(xiàn)核心企業(yè)的零庫存管理，轉(zhuǎn)移庫存風險，減少資金占用。圖注：通常企業(yè)與供應商簽署協(xié)議，協(xié)商采購、庫存管

11、理及結(jié)算方式，系統(tǒng)定義為“供應商寄存”核算規(guī)則的業(yè)務 類型和“外寄倉”的倉庫進行管理；采購計劃、訂單、到貨、質(zhì)檢、入庫等流程與其他流程基本一致，可依據(jù)用戶要求進行流程配置；采購入庫后不進行采購結(jié)算，不記采購成本，物資所有權(quán)歸供應商；企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)需要從庫房領料;企業(yè)定期進行物料領用消耗匯總，并與供應商確認，供應商根據(jù)確認的數(shù)據(jù)開票，價格通常根據(jù)協(xié)議價格執(zhí)行；企業(yè)根據(jù)消耗匯總清單和發(fā)票進行采購結(jié)算，確認成本及應付款；財務部依據(jù)應付情況進行付款。建立商業(yè)企業(yè)采購管理模式，規(guī)范采購業(yè)務流程普通銷售的商品采購圖注：請購單可以由商品部門手工填寫，也支持由銷售訂單導入；采購訂單參照請購單生成，同時支持對訂單

12、進行細致的業(yè)務狀態(tài)管理；根據(jù)采購訂單進行到貨簽收，生成到貨單；庫管員根據(jù)到貨單中的合格品數(shù)量生成入庫單；結(jié)算員根據(jù)入庫單生成采購發(fā)票，生成采購發(fā)票后進行結(jié)算，生成成本確認單；結(jié)算員對采購發(fā)票進行確 認，確認后生成應付單，形成供應商應付款。受托代銷方式的采購業(yè)務受托代銷是一種先銷售后結(jié)算的采購模式，通常是根據(jù)銷售數(shù)量進行采購結(jié)算。圖注：請購單、采購、到貨、入庫等業(yè)務環(huán)節(jié)與普通采購基本一致；采購結(jié)算：查詢銷售發(fā)票，根據(jù)銷售情況與廠家進行采購結(jié)算，系統(tǒng)自動生成采購發(fā)票匹配采購入庫進行采 購結(jié)算；根據(jù)采購發(fā)票確認應付，向廠家付款。直運銷售方式的采購業(yè)務企業(yè)直運銷售無需進行實物的收發(fā)，即完成購銷業(yè)務，由

13、供應商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶；結(jié)算時， 由購銷雙方分別與企業(yè)結(jié)算，開具購銷發(fā)票，進行資金的劃轉(zhuǎn)。直運采購是由銷售驅(qū)動采購的采購業(yè)務，銷售部門先在銷售管理中錄入銷售訂單，銷售訂單審核后將推式請 購單；請購單、采購訂單的處理與普通采購基本一致；直運采購無須入庫，貨物直接從供應商發(fā)給銷售客戶，因此沒有入庫處理；可以在實際結(jié)算的時候參照采購訂單生成采購發(fā)票，直運采購的采購發(fā)票保存后，系統(tǒng)將自動生成一張結(jié)算 單，傳存貨核算系統(tǒng)，確認采購成本；直運采購的采購發(fā)票審核后，會將數(shù)據(jù)傳到應付系統(tǒng)，生成一張應付 單，形成應付賬款；直運銷售業(yè)務發(fā)票結(jié)算，銷售成本取自采購發(fā)票成本。多配送中心收貨方式的采購業(yè)務跨地域

14、經(jīng)營的分銷企業(yè)通常在全國有多個配送中心，支持區(qū)域市場的銷售，但采購業(yè)務通常由公司一個采購部 門進行統(tǒng)一采購；企業(yè)采購部就需要根據(jù)多個配送中心需求進行采購，然后分配到多個配送中心，通常可以通過訂 單到貨安排，安排供應商在什么時間、送什么品種、多少數(shù)量到那個配送中心。通常銷售部門根據(jù)銷售計劃制定采購計劃；采購部門依據(jù)采購計劃進行請購、向供應商訂貨；采購訂單通常為按月執(zhí)行的大訂單，便于供應商的生產(chǎn) 備貨；采購部門或物流部門根據(jù)市場情況和配送中心的庫存情況，制定到貨計劃安排，并通知供應商依據(jù)到貨計 劃送貨；配送中心可以依據(jù)到貨計劃進行收貨安排工作準備；供應商統(tǒng)一開票，系統(tǒng)中發(fā)票和各配送中心的采購入庫單

15、匹配驗證進行采購結(jié)算，確認應付，并依據(jù)應付 進行付款。2.4 .供應商統(tǒng)一規(guī)范、準確評估建立供應商和存貨關系，建立供應商評估基礎；設置供應商評估標準，以標準評估供應商；查詢巳有歷史采購交易中，查詢供應商供貨價格、質(zhì)量及交貨履約情況；凍結(jié)不合格供應商，控制不再與該供應商發(fā)生交易；供應商重新評估合格后，將會重新納入企業(yè)候選供應商。獲得合理采購價格，有效控制采購成本計劃員提出請購申請；采購價格管理員根據(jù)請購申請詢價，同時，也可以自制詢報價單;3）選擇詢價供應商，供應商報價后，協(xié)商最終采購價格，形成價格審批單;4）價格審批單價格除來自詢報價單外，會獲取采購合同價格，同時，也可自自制詢報價單；5）根據(jù)價格審批單價格形成采購訂單價格；掌控集團全局庫存，合理控制庫存水平；為企業(yè)各領導層及相關崗位員工實時提供多角度的報表。包括現(xiàn)存量查詢、動態(tài)庫存查詢、多物料屬性庫存 查詢等。有效地規(guī)范和控制集中采購業(yè)務流程規(guī)范流程：建立規(guī)范業(yè)務流程，確保企業(yè)業(yè)務運作的規(guī)范性；流程可控：企業(yè)在處理業(yè)務時，將會受到業(yè)務規(guī)則的控制；