大型會(huì)議流程準(zhǔn)備事項(xiàng)及各項(xiàng)工作注意事項(xiàng)

1、大型會(huì)議SANY標(biāo)準(zhǔn)化小組#QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#大型會(huì)議流程、準(zhǔn)備事項(xiàng)及各項(xiàng)工作注意事項(xiàng)節(jié)點(diǎn)事項(xiàng)任務(wù)具體內(nèi)容注意事項(xiàng)人員安排進(jìn)展情況備注會(huì)議確認(rèn)會(huì)議確定會(huì)議名稱確定會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間確定會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)確定會(huì)議地點(diǎn)與會(huì)人員確定參會(huì)人員人數(shù)會(huì)議議程整個(gè)會(huì)議議程注意會(huì)議主持人、發(fā)言人會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議人員確認(rèn)確定參會(huì)人員信息確定參會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式整理通訊錄（內(nèi)容同上）公司人員分工明確人員分工將具體事項(xiàng)與人員分工詳細(xì)標(biāo)注資料準(zhǔn)備準(zhǔn)備與收集會(huì)議中將會(huì)用到的各項(xiàng)文件、資料準(zhǔn)備會(huì)議議程、會(huì)議手冊(cè)，資料（包括需要的其他單位提供的資料）等資料檢查資料存儲(chǔ)號(hào)資料準(zhǔn)

2、備的檢查檢查資料是否齊全：確定會(huì)議使用電腦，將電子資料儲(chǔ)存到固定的文件夾，并拷貝到多個(gè)U盤備份資料準(zhǔn)備的份數(shù)要多于開會(huì)人員，電腦及U盤都有備份會(huì)議手冊(cè)會(huì)議通知及會(huì)議手冊(cè)制定會(huì)議通知和會(huì)議手冊(cè)制定（詳細(xì)版）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議室預(yù)訂根據(jù)參會(huì)人數(shù)，提前預(yù)定會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置做好會(huì)議室會(huì)前準(zhǔn)備工作注意檢查內(nèi)容：路線指引牌、橫幅、投影儀、話筒、座位牌、茶水、筆、紙等預(yù)訂住宿酒店住宿酒店預(yù)訂提前做好酒店預(yù)定工作確定房間類型及個(gè)數(shù)，確定是否包含早餐，詳細(xì)了解酒店的增值服務(wù)接站做好接站1:作預(yù)訂車輛（接站、日常接送、回程）統(tǒng)計(jì)好參會(huì)人員到站的地點(diǎn)時(shí)間，做好接站統(tǒng)籌工作，接站人員責(zé)任到人制，及時(shí)做好聯(lián)系工作確定接站人員名

3、單、排好接站車輛輪值表人員報(bào)到人員報(bào)到接站后，將人員直接送至預(yù)訂住宿酒店報(bào)到資料發(fā)放包括會(huì)議材料、參會(huì)牌等提前制作參會(huì)牌餐飲確認(rèn)就餐形式、地點(diǎn)確定公司食堂：提前告知食堂就餐人員，后勤保障做好相關(guān)工作天氣炎熱，做好食品衛(wèi)生保障工作酒店就餐：確定就餐酒店，提前做好菜譜、酒水、車輛等準(zhǔn)備工作糕點(diǎn)及其他：如需要?jiǎng)t提前做好準(zhǔn)備攝影外請(qǐng)專業(yè)攝影做好攝影聯(lián)系工作，確定攝影時(shí)間及攝影要求單位攝影單位攝影團(tuán)隊(duì)，全程跟蹤回程安排人員回程車輛安排統(tǒng)計(jì)好參會(huì)人員回城站點(diǎn)及時(shí)間，做好車輛安排工作回程時(shí)，需增加車輛，保證參會(huì)人員回程檢票時(shí)間充裕禮品會(huì)議禮品準(zhǔn)備提前確定贈(zèng)送禮品樣式、數(shù)量安全小組安全保障工作提前做好各項(xiàng)安全保障工作人員感冒、中暑、拉肚子等各項(xiàng)突發(fā)情況：會(huì)議地點(diǎn)安全保障等會(huì)同工作議程安排議程表根據(jù)具體情況進(jìn)行安排包括會(huì)議簽到、會(huì)議進(jìn)程、和會(huì)中服務(wù)工作會(huì)后工作會(huì)后活動(dòng)安排活動(dòng)地點(diǎn)及人數(shù)如需，提前做好會(huì)后活動(dòng)組織工作活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)方式等宣傳報(bào)道宣傳資料準(zhǔn)備照片整理及宣傳文章編輯宣傳報(bào)道發(fā)布進(jìn)行宣傳報(bào)道會(huì)議記錄會(huì)議記錄整理會(huì)議記錄編輯費(fèi)用結(jié)算及報(bào)銷費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷工作對(duì)會(huì)務(wù)期間發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算與報(bào)銷確認(rèn)費(fèi)用準(zhǔn)確性，各項(xiàng)發(fā)票齊全督辦工作會(huì)議中提到的事