秘書(shū)實(shí)務(wù)第五章信息工作的課件

1、第五章 信息工作2022/8/131上次回顧1、簡(jiǎn)述行文關(guān)系和行文制度2、發(fā)文處理主要有哪些環(huán)節(jié)？3、交擬、草擬、簽發(fā)、印制、校對(duì)和傳遞公文有哪些注意事項(xiàng)和要求？4、閱文、篩選、傳閱、擬辦、批辦、承辦和催辦公文有哪些方法和要求？2022/8/132本章目標(biāo)1.了解信息與信息工作的含義2.明確信息工作的意義、特點(diǎn)和要求3.掌握秘書(shū)機(jī)構(gòu)獲取、加工、提供、存儲(chǔ)和活化信息的內(nèi)容及方法4.提高信息處理能力2022/8/133導(dǎo)入案例： 優(yōu)質(zhì)服務(wù)與工作差距2022/8/1342022/8/1351、信息與信息工作廣義的信息，是指對(duì)各種事物運(yùn)動(dòng)特征和變化的客觀描述；狹義的信息，是指通過(guò)一定的物質(zhì)載體反映出來(lái)

2、的新的有用知識(shí)。 第一節(jié) 信息工作概述2022/8/136信息的特征：A 客觀性B 無(wú)限性C 時(shí)效性D 共享性E 可傳輸性F 可加工性G 可擴(kuò)散性2022/8/1372022/8/1382022/8/139信息工作，特指秘書(shū)獲取、加工、傳遞、儲(chǔ)存和利用信息的一系列活動(dòng)。2022/8/13102、信息工作的作用a輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策b協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理c開(kāi)闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書(shū)的思路d提高秘書(shū)工作效率2022/8/13113、信息工作的特點(diǎn)A 服務(wù)性B 綜合性C 針對(duì)性D 適時(shí)性2022/8/13124、信息工作的要求敏銳信息意識(shí)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是對(duì)信息工作的熱愛(ài)和執(zhí)著；二是養(yǎng)成信息工作的職業(yè)習(xí)慣。

3、2022/8/1313準(zhǔn)確首先，要收集真實(shí)信息，報(bào)送真實(shí)信息其次，要注意信息內(nèi)容的核實(shí)其三，提供信息要有嚴(yán)肅的態(tài)度和負(fù)責(zé)的精神其四，要把信息和調(diào)研結(jié)合起來(lái)2022/8/1314及時(shí)為了及時(shí)報(bào)送緊急信息，秘書(shū)部門(mén)的同志應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，一定要克服掩飾緊急信息的僥幸心理第二，要增強(qiáng)信息觸角的靈敏度第三，緊急信息一發(fā)生就要立即上報(bào)第四，要取得領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)報(bào)送緊急信息的支持2022/8/1315全面全面，就是要堅(jiān)持“兩點(diǎn)論”，有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂。為了糾正報(bào)喜不報(bào)憂現(xiàn)象，需要做到：首先，要提高思想認(rèn)識(shí)其次，各級(jí)秘書(shū)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人要支持、鼓勵(lì)秘書(shū)人員報(bào)憂其三，要加大對(duì)報(bào)憂的督促檢查力度2022/8/1316

4、經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)，就是用較低廉的費(fèi)用和較簡(jiǎn)單的手段獲取必要的、較多的信息。2022/8/1317適用適用，就是對(duì)信息的收集、加工和報(bào)送要有明確的目的，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者工作的需要。需要注意以下幾點(diǎn)：首先，要了解需求，適應(yīng)需求其次，要區(qū)分對(duì)象，決定取舍2022/8/13185、信息工作的主要制度信息專報(bào)制度信息報(bào)送數(shù)量定額制度緊急信息報(bào)送制度信息稿件送審制度信息采用通報(bào)制度信息專題分析制度信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度信息工作獎(jiǎng)懲制度2022/8/1319信息工作程序圖2022/8/13202022/8/13211、信息獲取的范圍信息獲取，是指秘書(shū)利用各種渠道和方法獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息。主要包括： a上級(jí)信息 b內(nèi)部信息

5、 c社會(huì)信息 d同業(yè)信息 e歷史信息 f國(guó)際信息 第二節(jié) 信息的獲取2022/8/1322秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)者收集信息，應(yīng)抓住四大特點(diǎn)：一是政策性特點(diǎn)二是思想性特點(diǎn)三是超前性特點(diǎn)四是動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)2022/8/13232、信息獲取的渠道信息網(wǎng)絡(luò)渠道文書(shū)渠道書(shū)刊渠道調(diào)查渠道會(huì)議渠道信訪渠道科研渠道檔案渠道2022/8/13243、信息獲取的方法網(wǎng)絡(luò)查詢法 文字閱讀法 收看收聽(tīng)法 會(huì)議記錄法 相互交流法 專題調(diào)查法 隨時(shí)觀察法 索取求購(gòu)法2022/8/1325信息加工，是指將獲取的原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供利用。信息加工既是一種工作過(guò)程，更是一種創(chuàng)造性思維

6、活動(dòng)，加工的成果是科學(xué)方法與智力勞動(dòng)的結(jié)晶，具有比原始信息更大的使用價(jià)值。 第三節(jié) 信息的加工2022/8/13261、信息加工的方法歸納法濃縮法縱深法擴(kuò)充法對(duì)比法轉(zhuǎn)換法圖表法剪接法2022/8/13272、信息簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě) 簡(jiǎn)報(bào)不是正式的公文，但是簡(jiǎn)報(bào)一方面有不同單位各自的獨(dú)特格式；一方面也有在長(zhǎng)期實(shí)踐中約定俗成的相對(duì)固定格式。一般簡(jiǎn)報(bào)有報(bào)頭、正文和報(bào)尾三部分。 2022/8/1328 具體內(nèi)容如下簡(jiǎn)報(bào)的格式報(bào)頭正文報(bào)尾內(nèi)容包括簡(jiǎn)報(bào)名稱；編號(hào)；編發(fā)單位名稱；印發(fā)日期，在報(bào)頭左上方加印“內(nèi)部刊物，注意保存”不刻意設(shè)計(jì)版面。每項(xiàng)內(nèi)容都是標(biāo)題、簡(jiǎn)要報(bào)道和提供信息的單位或信息出處三部分 簡(jiǎn)報(bào)尾頁(yè)下方，

7、兩條平行線內(nèi)注明本期的發(fā)送單位名稱或個(gè)人姓名；下線下右側(cè)注明總印發(fā)份數(shù) 2022/8/1329秘書(shū)做“簡(jiǎn)報(bào)”工作的要求秘書(shū)做“簡(jiǎn)報(bào)”工作的要求要 求 圍繞“簡(jiǎn)報(bào)”工作，秘書(shū)要頭腦清楚，反應(yīng)敏捷，掌握情況及時(shí)準(zhǔn)確要學(xué)會(huì)“抓大事”和圍繞當(dāng)前一個(gè)時(shí)期的中心工作掌握情況，收集信息；還要學(xué)會(huì)“抓苗頭”，及時(shí)反應(yīng)帶有傾向性的問(wèn)題 要掌握一定的理論和方法，掌握方針政策，能夠?qū)λ占男畔⑦M(jìn)行加工整理 要重視信息的導(dǎo)向問(wèn)題，善于把多種類、多渠道的無(wú)序的信息變?yōu)橄到y(tǒng)的、有價(jià)值的信息 要具備相當(dāng)?shù)奈淖炙?，要把“?jiǎn)報(bào)”編輯成上下喜聞樂(lè)見(jiàn)的文字材料好的簡(jiǎn)報(bào)不僅內(nèi)容充實(shí)，而且文字流暢，能使人從簡(jiǎn)約的文字中透視深遠(yuǎn)的信

8、息意味編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)的要求標(biāo)題醒目主題集中內(nèi)容新鮮結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單篇幅簡(jiǎn)短語(yǔ)言簡(jiǎn)潔2022/8/13313、信息的深加工信息的深加工，是指對(duì)信息進(jìn)行初加工的基礎(chǔ)上，深入進(jìn)行研究，開(kāi)發(fā)出高層次、高質(zhì)量的信息，在加工中使信息增值，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。高層次信息應(yīng)當(dāng)符合下列要求：a要有高度b要抓重點(diǎn)c要找規(guī)律d要提對(duì)策2022/8/13321、信息提供的對(duì)象信息提供，是指秘書(shū)機(jī)構(gòu)將加工之后的信息提供給使用對(duì)象，以實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。秘書(shū)機(jī)構(gòu)信息提供的對(duì)象具有多元性：首先，是為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息其次，是為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息再次，是為下級(jí)機(jī)關(guān)和基層單位提供信息 第四節(jié) 信息的提供2022/8/13332、信息提供的

9、要求針對(duì)性多樣性適時(shí)性保密性2022/8/1334 3、信息提供的方式簡(jiǎn)報(bào)遞送電報(bào)遞送傳真遞送網(wǎng)絡(luò)傳送電話報(bào)送音像制品遞送2022/8/13352022/8/13362022/8/13372022/8/13382022/8/13392022/8/13402022/8/13411、信息存儲(chǔ)的意義信息存儲(chǔ)，是指秘書(shū)機(jī)構(gòu)和秘書(shū)人員將有查考使用價(jià)值的信息資料經(jīng)過(guò)整理后，以一定的方式保存起來(lái)，便于以后利用。 第五節(jié) 信息的存儲(chǔ)2022/8/1342意義：a有利于充分利用信息資源b有利于開(kāi)發(fā)深層次的信息c有利于提高秘書(shū)工作效率2022/8/13432、信息存儲(chǔ)的要求認(rèn)真篩選科學(xué)分類系統(tǒng)完整堅(jiān)持不懈便于檢索

10、2022/8/13443、信息存儲(chǔ)的方式計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息簡(jiǎn)報(bào)存儲(chǔ)多媒體存儲(chǔ)信息資料存儲(chǔ)2022/8/13451、高層次信息的特點(diǎn)和作用高層次信息，是指全面反映事物概貌、揭示事物本質(zhì)及其規(guī)律的深度信息，以及對(duì)原始信息進(jìn)行綜合處理后提出對(duì)策建議所形成的信息。高層次信息必須具備三個(gè)要素，即有情況、有分析、有建議，同時(shí)還要求情況的明晰性、典型性；分析的深刻性、明確性；建議的創(chuàng)見(jiàn)性、可行性。 第六節(jié) 高層次信息的開(kāi)發(fā)2022/8/1346高層次信息的特點(diǎn)：a宏觀性b完整性c典型性d深刻性e預(yù)測(cè)性2022/8/1347高層次信息的作用a有助于領(lǐng)導(dǎo)層作出全面性較強(qiáng)的決策b有助于作出嚴(yán)密性較強(qiáng)的決策c有助于領(lǐng)導(dǎo)

11、作出導(dǎo)向性決策d有助于領(lǐng)導(dǎo)作出準(zhǔn)確度較高的決策e有助于領(lǐng)導(dǎo)作出超前性較強(qiáng)的決策2022/8/13482、高層次信息開(kāi)發(fā)的途徑對(duì)初級(jí)信息進(jìn)行重點(diǎn)調(diào)研對(duì)零散信息進(jìn)行綜合歸納對(duì)積累資料進(jìn)行升華突破2022/8/13493、開(kāi)發(fā)高層次信息的方法中心跟蹤法熱點(diǎn)掃描法難點(diǎn)突破法光點(diǎn)放大法超前預(yù)測(cè)法拓展延伸法2022/8/1350信息資料工作 秘書(shū)的信息資料工作就是將信息工作融于平時(shí)的辦文工作中，或者說(shuō)是在辦文工作中留意將大量的初級(jí)信息加工為高層次信息，為領(lǐng)導(dǎo)的管理與決策服務(wù)。2022/8/1351（一）秘書(shū)的信息資料工作 秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)“輔助管理，綜合服務(wù)”的，秘書(shū)的資料，就是圍繞有關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)提供全面服務(wù)的原

12、則進(jìn)行搜集、摘取、留存、剪貼的。因?yàn)槊貢?shū)的工作范圍廣泛，內(nèi)容繁雜，所以秘書(shū)資料的來(lái)源也廣。 2022/8/1352（二）資料剪貼 資料剪貼的方法 資料剪貼主要是文字資料的提純留存。傳統(tǒng)的“剪貼”是真正意義的“剪”，現(xiàn)在秘書(shū)通常是將所要留存內(nèi)容劃定復(fù)印。 剪貼復(fù)制的過(guò)程122022/8/1353將認(rèn)定要留存的內(nèi)容用較粗的筆劃出邊框，盡量留寬余些在劃定內(nèi)容的空白處標(biāo)明內(nèi)容出處，包括所載報(bào)刊名將內(nèi)容復(fù)印A4紙上如所選內(nèi)容版面較小，可以先用單面紙復(fù)印要利用放大和縮小復(fù)印功能，使復(fù)制內(nèi)容字號(hào)大體一致 2022/8/1354 資料保存 3資料保存的注意事項(xiàng)根據(jù)剪貼資料的量，選擇頁(yè)碼薄厚適宜的 在剪貼簿的封

13、頁(yè)和脊部做好必要的標(biāo)簽順序插入要留存的資料并一一編注 剪貼簿的第一頁(yè)要做目錄，以備查找方便2022/8/1355（三）摘要卡 摘要卡也稱“文獻(xiàn)摘要卡”或“文件摘要卡”。文獻(xiàn)就是有歷史價(jià)值或留存價(jià)值的文字資料。秘書(shū)在不可能全部保存文獻(xiàn)或不能準(zhǔn)確確定文獻(xiàn)價(jià)值時(shí)，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。 卡 片 盒2022/8/1356 在摘要卡中，主要包括以下六項(xiàng)內(nèi)容摘要卡的內(nèi)容所摘文獻(xiàn)的出處文獻(xiàn)出版社、期刊號(hào)頁(yè)碼分類和編號(hào)摘要內(nèi)容摘錄人和備注2022/8/1357 摘要卡的優(yōu)點(diǎn)是方便靈活，便于查找，但秘書(shū)的辦公環(huán)境有限，卡片的存放量不可能太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，

14、就有一個(gè)不斷篩選、精簡(jiǎn)、提純問(wèn)題。2022/8/1358（四）名片 名片是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中人與人之間、單位工作人員之間交際交往中相互認(rèn)識(shí)的一種工具。對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，名片上可以有直接的和間接的信息。名片作為信息載體，在秘書(shū)工作中，也有從收集到加工整理、從保存到提供使用、到信息反饋的過(guò)程。 2022/8/1359 具體過(guò)程如下名片的使用過(guò)程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分類留存要一新片換替舊片或針對(duì)某張名片添注新信息2022/8/1360（五） 秘書(shū)案頭的“信息庫(kù)” 所謂“信息庫(kù)”就是秘書(shū)要在自己有限的辦公桌、抽屜、柜架上，準(zhǔn)備隨手就可以取來(lái)的應(yīng)答信息。這些東西有的人稱為“案頭必備”

15、，有的書(shū)上稱之為“必須經(jīng)常放置于身旁的東西”。 2022/8/1361 一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)案頭應(yīng)具備的“信息庫(kù)”包括如下內(nèi)容中、英文字典 飛機(jī)、火車(chē)、輪船、班車(chē)的最新時(shí)刻表 郵政編碼簿 電話號(hào)碼簿 國(guó)際國(guó)內(nèi)地圖 常用業(yè)務(wù)及管理工作范圍的最新電話表 應(yīng)用文體式大全、秘書(shū)手冊(cè) 工商名錄或同業(yè)名錄 辦公室所有設(shè)備的說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)2022/8/1362（六） 以計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù) 秘書(shū)的信息工作現(xiàn)代化，首要的是秘書(shū)的思想觀念。其次是計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)的信息大大拓展了秘書(shū)對(duì)信息的獲取渠道。但是面對(duì)大量的、紛至沓來(lái)的各種信息，如何經(jīng)過(guò)分析、綜合、歸納和判斷，向領(lǐng)導(dǎo)提供最精華部分，這是秘書(shū)比較艱難的任務(wù)。 以計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù)，可以將秘書(shū)的整個(gè)信息工作網(wǎng)絡(luò)化、磁盤(pán)化、多