制度范文集錦-會(huì)計(jì)檔案管理制度（2022版）

1、XXX公司會(huì)計(jì)檔案管理制度（2022版）第一章總那么第一條為規(guī)范集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作,并參考財(cái)政部有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī) 定制定本制度。第二條集團(tuán)公司、直屬單位、成員企業(yè)，應(yīng)當(dāng)依照本制度管理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案。各 單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的保管、保存、立卷、 歸檔、借用和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱, 嚴(yán)防毀損、散失和泄密。第二章財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容第三條財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表報(bào)告、查賬報(bào)告、驗(yàn) 資報(bào)告，各種會(huì)計(jì)軟盤(pán)、軟件，各類(lèi)存有會(huì)計(jì)信息的磁盤(pán)、光盤(pán)，以及由計(jì)算機(jī) 產(chǎn)生的匯總表、賬表、報(bào)表等以及各種經(jīng)濟(jì)合同、與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管

2、理和投資者權(quán)益 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)在會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案部門(mén)時(shí)，應(yīng)按以下程序進(jìn)行：開(kāi)列清冊(cè)，填寫(xiě)交接清單；在帳簿使用日期欄填寫(xiě)移交日期；交接人員按移交清冊(cè)和交接清單工程核查無(wú)誤后簽章。第七章財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀第二十七條保管期滿的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案保管人員提出銷(xiāo)毀 意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)或稅務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案 的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí) 間等內(nèi)容。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)理嚴(yán)格審查，會(huì)簽后，報(bào)集團(tuán)公司 分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。第二十八條銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)人員共同參加監(jiān)銷(xiāo)。第二十九條監(jiān)

3、銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)或 稅務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容核對(duì)所要銷(xiāo)毀的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將銷(xiāo)毀情況及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)。第三十條保管期滿但是仍未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原 始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出 立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。第八章附那么第三十一條本制度規(guī)定與國(guó)家公布的財(cái)經(jīng)法規(guī)或公司章程相抵觸時(shí)，以國(guó)家財(cái) 經(jīng)法規(guī)、公司章程的規(guī)定為準(zhǔn)。第三十二條本制度（草案）經(jīng)集團(tuán)公司董事會(huì)審議通過(guò)后施行，修訂亦同，本 制度解釋權(quán)歸集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心。有關(guān)

4、的其他重要文件等各種會(huì)計(jì)資料；所有稅務(wù)證件、申報(bào)軟件（含軟體及IP地址）、IC卡、儲(chǔ)存盤(pán)、納稅申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)批復(fù)、稅法文件等。第三章財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的保管、保存第四條財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)妥善保存會(huì)計(jì)檔案，定期將各種財(cái)務(wù)計(jì)資料按類(lèi) 別、按順序整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。出納人員不得兼管會(huì) 計(jì)檔案。第五條保管的會(huì)計(jì)檔案,原那么上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理 的，保管人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。第六條公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類(lèi)，具體類(lèi)別和 保管年限詳見(jiàn)附表。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分 5年、15年。會(huì)計(jì)

5、檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。本規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管原那么上應(yīng)當(dāng)按 照本方法附表所列期限執(zhí)行。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管期限表：序號(hào)類(lèi)別檔案名稱保管期限備注1會(huì)計(jì)憑證類(lèi)原始憑證15年2會(huì)計(jì)憑證類(lèi)記賬憑證15年3會(huì)計(jì)憑證類(lèi)匯兌憑證15年4會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)總賬15年包括日記總賬5會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)明細(xì)賬15年6會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬7會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后 保管5年8會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)輔助賬簿15年9財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告5年包括文字分析10財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析11預(yù)算類(lèi)各類(lèi)預(yù)算報(bào)表5年12合同各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同永久

6、13稅務(wù)類(lèi)批復(fù)、檢查處理決定、清繳報(bào)告永久14稅務(wù)類(lèi)申報(bào)表、內(nèi)部管理報(bào)表等5年15其他類(lèi)會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年16其他類(lèi)會(huì)計(jì)、稅務(wù)檔案保管清冊(cè)永久17其他類(lèi)會(huì)計(jì)、稅務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久18其他類(lèi)銀行余額調(diào)節(jié)表5年19其他類(lèi)銀行對(duì)賬單5年第七條會(huì)計(jì)檔案的保存要求1、會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周?chē)鷳?yīng)備有適應(yīng)得防火器材；2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；3、會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲(chóng)蛀；4、會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱,并防止潮濕；5、會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等平安措施。

7、第四章財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案日常管理和整理立卷歸檔第八條賬冊(cè)管理L當(dāng)日工作結(jié)束后，須及時(shí)將記賬憑證裝訂成冊(cè)，并打印銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬；2、月末結(jié)賬后，須及時(shí)打印科目文件，并裝訂成冊(cè)；3、月末結(jié)賬后，須及時(shí)打印月度會(huì)計(jì)報(bào)表，并連同報(bào)表附注及文字說(shuō)明等歸檔；4、月末結(jié)賬后，須將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單及其他應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料及時(shí)歸檔；5、年終決算后，須將年度財(cái)務(wù)報(bào)告及時(shí)歸檔。第九條磁介質(zhì)管理L軟盤(pán)數(shù)據(jù)備份：每月結(jié)賬后須將明細(xì)賬、參數(shù)文件（包括科目文件、部門(mén)文件、客戶文件）用軟盤(pán)作永久性備份，并將記賬憑證作臨時(shí)性備份；2、硬盤(pán)數(shù)據(jù)備份：每年應(yīng)定期將硬盤(pán)數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤(pán)雙重備份。應(yīng)統(tǒng)一

8、編號(hào)，登記入冊(cè)，各盤(pán)標(biāo)簽上應(yīng)注明數(shù)據(jù)目錄和日期，由檔案室分開(kāi)地點(diǎn)保管。3、電算化會(huì)計(jì)軟件、電算化會(huì)計(jì)資料應(yīng)由專人嚴(yán)格管理，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì) 軟件的平安保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。第十條稅務(wù)檔案管理L將各主管稅務(wù)機(jī)關(guān)名稱及具體管轄的所有局（處或科、室）負(fù)責(zé)人名稱、職 務(wù)、主管業(yè)務(wù)及聯(lián)系方式等進(jìn)行書(shū)面登記。2、將所有法定納稅申報(bào)表及內(nèi)部稅務(wù)管理報(bào)表按月裝訂成冊(cè)，并規(guī)范制作文件 封面，妥善存檔保管。3、將企業(yè)所得稅匯算清繳審核報(bào)告、財(cái)產(chǎn)損失審核報(bào)告及其他有關(guān)稅務(wù)審核報(bào) 告規(guī)范裝訂成冊(cè)，妥善保管。4、將稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的各種批復(fù)、檢查處理決定等文件裝訂成冊(cè)，并規(guī)范制作文 件封面，妥善存檔保管

9、。5、單獨(dú)建立稅務(wù)檔案保管清冊(cè)，對(duì)各類(lèi)歸檔稅務(wù)檔案詳細(xì)記錄其中。第十一條各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當(dāng)另 編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。 第十二條從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開(kāi)出單位蓋有公章的證 明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù) 主管人員和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。第十三條會(huì)計(jì)年度終了后,對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷歸檔。檔案的整理采用三統(tǒng)一”的方法，即分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門(mén)別 類(lèi)按各卷順序編號(hào)。1、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類(lèi)賬簿

10、，二類(lèi)憑證，三類(lèi)報(bào)表，四類(lèi)文字資料及其他;2、檔案形成統(tǒng)一案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；3、管理要求統(tǒng)一建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄；會(huì)計(jì)資料裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字 資料分類(lèi)立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。第十四條會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他文字資料的裝訂。1、會(huì)計(jì)憑證的裝訂一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年月妥善保管歸檔。憑證外面要加封面，檢 查憑證是否完整連續(xù)。每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì) 主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編號(hào)卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并要在顯露出 說(shuō)明憑證種類(lèi)編號(hào)，以便調(diào)閱。2、會(huì)

11、計(jì)賬簿的裝訂各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，賬頁(yè)數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù)；然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁(yè)數(shù)順序 排列的賬頁(yè)、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂;在賬本的封面上填寫(xiě)好賬目的種類(lèi), 編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。會(huì)計(jì)賬簿封口要嚴(yán)密，封口 處要加蓋有關(guān)印章；封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào)，編 號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明 細(xì)賬；會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號(hào); 總賬、各類(lèi)明細(xì)

12、賬、輔助賬全年按順序編制卷號(hào)。3、會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)謹(jǐn)防喪失。會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表頁(yè)數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓 平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無(wú)缺的裝訂；會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì) 報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底；按保管期限編制卷號(hào)。第十五條建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，設(shè)置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)歸檔案登記簿、檔案目錄登 記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；第五章財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的借用 第十六條原始憑證不得外借。其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本 公司財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人

13、員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù) 印件，應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章。 第十七條本集團(tuán)財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，及時(shí)歸還原處，假設(shè)要查閱 入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。第十八條公司內(nèi)各單位假設(shè)因工作需查閱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 證明，經(jīng)財(cái)務(wù)主管同意后，方能由檔案管理人員接待查閱。第十九條外單位人員因公需要查閱公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng) 公司負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方能由保管人員接待查閱，并由檔案保管人 員詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由。 第二十條歸檔案一般不得帶出保管室外，

14、如有特殊情況，需帶出室外復(fù)制時(shí)，必 須經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。第二十一條查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、折封和抽換。第六章財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案交接第二十二條單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位 保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì) 計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第二十三條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì) 檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案 仍應(yīng)由原各單位保管。第二十四條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案交接手 續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)和稅務(wù)檔案移交清冊(cè)， 列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、 已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由 交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交