檔案管理安全問題探索

1、檔案管理平安問題探究 【摘要】檔案管理是檔案工作的重中之重，唯有加強(qiáng)管理方可方可更好的發(fā)揮檔案的作用，而在檔案管理中平安又是排在首位的，對此檔案管理人員必需要充分認(rèn)識到檔案管理平安的重要性，下文對此進(jìn)展分析，并提出有效的預(yù)防措施，提升檔案的平安性?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理；平安問題；平安標(biāo)準(zhǔn)前言下文主要闡述影響檔案平安的因素，并根據(jù)詳細(xì)的情況提出確保檔庫平安的對策。影響檔案平安的因素較多，詳細(xì)來說，主要可以分為以下幾個(gè)種類：1.1環(huán)境因素。檔案體系內(nèi)部的環(huán)境與外部的環(huán)境一起構(gòu)成了檔案環(huán)境，所謂的外部環(huán)境主要包括當(dāng)前技術(shù)開展情況，經(jīng)濟(jì)開展?fàn)顟B(tài)與法律開展程度及社會監(jiān)視體制等因素。而內(nèi)部環(huán)境那么主要是指部

2、門內(nèi)部自身的環(huán)境，包括檔案館的建立情況，管理程度，載體的開展情況，信息材料自身等因素。1.2人員因素。追根究底，管理程度是由人的程度所決定的，因素，檔案管理人員的素質(zhì)、平安意識與思想態(tài)度直接決定檔案的平安性，從負(fù)面影響來說，檔案人員對檔案平安管理的影響主要可以分為管理忽略與惡意破壞兩種。1.3消防平安與建筑平安。要想保證檔案的平安，首先要確定外部環(huán)境的平安，因此，檔案館的消防平安與建筑平安亦不容無視。2.1構(gòu)建檔案管理平安標(biāo)準(zhǔn)體系的原那么。構(gòu)建檔案平安體系首先要考慮到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與規(guī)那么，詳細(xì)來說，要遵循以下幾點(diǎn)：首先，系統(tǒng)性原那么。構(gòu)建檔案平安標(biāo)準(zhǔn)體系過程中，要運(yùn)用系統(tǒng)理論對檔案平安管理的各環(huán)

3、節(jié)、各要素進(jìn)展系統(tǒng)分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案平安管理優(yōu)化的目的。其次，實(shí)用性與通用性原那么。所謂實(shí)用性就是要求這一體系不要脫離實(shí)際，要根據(jù)館內(nèi)的情況進(jìn)展，要隨著環(huán)境的變化而不斷修正。除此之外，也切忌特立獨(dú)行，必需要具有一定的通用性，便于檔案館內(nèi)的交流，學(xué)習(xí)。最后，權(quán)威性原那么。從我國當(dāng)前的情況來看，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不是強(qiáng)迫性的，這就要求在體系內(nèi)公布的標(biāo)準(zhǔn)必需要具有指導(dǎo)性或者是強(qiáng)迫性的特點(diǎn)，增加標(biāo)準(zhǔn)的力度。2.2構(gòu)建檔案管理平安標(biāo)準(zhǔn)的方法。首先，要做到與其他標(biāo)準(zhǔn)間的協(xié)調(diào)。目前，檔案行業(yè)所采取的標(biāo)準(zhǔn)較多，包括國際標(biāo)準(zhǔn)，國家標(biāo)準(zhǔn)有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)幾種，因此在制定新標(biāo)準(zhǔn)的過程中必需要參考這些原有的標(biāo)準(zhǔn)，不能過于強(qiáng)調(diào)這些標(biāo)

4、準(zhǔn)的優(yōu)點(diǎn)，也不能過于重視這些標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，必需要綜合考慮，盡量制定出與本單位最合適的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，在日后的工作中也要隨時(shí)關(guān)注行業(yè)辯護(hù)，不斷調(diào)整與完善。其次，要協(xié)調(diào)好與相關(guān)領(lǐng)域間的關(guān)系。檔案工作涉及領(lǐng)域較廣，包括圖書、文物、遺產(chǎn)等等，與這些行業(yè)間都存在或多或少的較差，因此，在制定標(biāo)準(zhǔn)的過程中也必需要注意分析這些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到不矛盾，不抵觸，互相輔助，提升行業(yè)的管理程度，進(jìn)步平安性。最后，協(xié)調(diào)好標(biāo)準(zhǔn)管理與制度管理間的關(guān)系。平安標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建過程中應(yīng)采取標(biāo)準(zhǔn)管理為主，制度管理為輔的方式，同時(shí)與相關(guān)的法律法規(guī)相結(jié)合，提升體系的缺乏。我國的檔案平安標(biāo)準(zhǔn)體系必需要堅(jiān)持立足實(shí)際，堅(jiān)持與綜合、宏觀的角度進(jìn)展設(shè)計(jì)。3

5、.1明確責(zé)任，增強(qiáng)防范意識，保證檔案實(shí)體的平安性。首先，做好防火工作。針對當(dāng)前檔案館的情況，必需要裝備相應(yīng)的防火設(shè)備，同時(shí)要根據(jù)詳細(xì)的情況，制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，同時(shí)要將責(zé)任明確到人，簽訂平安管理責(zé)任書，實(shí)行層層責(zé)任制。在單位內(nèi)要選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)進(jìn)展平安演習(xí)，增強(qiáng)管理人員的平安防火意識。3.2樹立信息平安意識，確保檔案信息的平安性。作為新時(shí)期的檔案平安管理人員必需要不斷完善自身的知識構(gòu)造，提升平安教育程度，在工作中必需要做到以下幾點(diǎn)：首先，要掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識，理解病毒知識及其危害，同時(shí)也要理解導(dǎo)致信息平安事故所應(yīng)承當(dāng)?shù)呢?zé)任，進(jìn)而提升在工作中的平安意識，養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)使用習(xí)慣，定期維護(hù)病毒庫，在

6、生活中注意保密，嚴(yán)守口令與密碼，減少被別人利用而導(dǎo)致信息喪失的情況，增加信息的平安性。其次，在人員發(fā)生變動的情況下必須立即更新密碼設(shè)置。檔案行業(yè)人員流動相對較大，一旦發(fā)生人員流動，新的人員必須在第一時(shí)間進(jìn)展密碼與口令的更改，以免被人隨意侵入，導(dǎo)致危險(xiǎn)。再次，檔案室的計(jì)算機(jī)要實(shí)行專人專用制度。每人裝備一臺計(jì)算機(jī)，自己對自己所分配的機(jī)器負(fù)責(zé)，同時(shí)要對計(jì)算機(jī)的使用作出明確的規(guī)定，嚴(yán)禁安裝不必要的軟件與游戲，減少病毒入侵的時(shí)機(jī)。最后，確保計(jì)算機(jī)使用的合理與合法性。3.3加強(qiáng)對設(shè)施檢查制度的管理，保證設(shè)施的平安。檔案館內(nèi)有電源線、網(wǎng)絡(luò)線、防盜系統(tǒng)線等，管線密布，各類電器設(shè)備多，而且用電量較大，使用時(shí)間集

7、中，因此，必需要定期進(jìn)展檢查與維護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)問題必須第一時(shí)間做出處理。3.4增強(qiáng)保存意識，防止原件喪失。文字檔案都存在唯一性，但檔案的利用也是不可防止的，因此，在進(jìn)展檔案使用過程中盡量提供復(fù)印件，減少原件磨損的幾率，而電子文件那么要做好異地備份工作。為保護(hù)電子檔案原件，在實(shí)際檔案管理工作過程中，通過對電子檔案的原件進(jìn)展復(fù)制，以復(fù)制件替代原件，對其進(jìn)展封存妥善保管?？梢詼p少原件的日常磨損，進(jìn)而延長其保存時(shí)間。完畢語綜上所述，我們不難看出，檔案平安管理問題看似簡單，但實(shí)際工作內(nèi)容繁瑣，多變，這就要求檔案管理人員要從自身、環(huán)境、制度等多方面共同著手進(jìn)展管理，加強(qiáng)建立，進(jìn)步認(rèn)識，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建立，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化目的，進(jìn)步檔案管理的平安性。 于春玲 單位：黑龍江省科學(xué)院高技術(shù)研究院參考文獻(xiàn)：【1】