綜合辦公管理系統(tǒng)功能描述

1、OA系統(tǒng)功能需求分析系統(tǒng)功能需求分析主要功能模塊包括：個人辦公、知識信息、公文管理、行政辦公、計劃總結、 經營管理、人力資源管理、證照和榮譽管理、印章管理、檔案和資料管理、材料 和設備管理、財務管理、資產管理等 12個子系統(tǒng)。個人辦公模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注1待辦流程列表顯示及查詢待辦事項流程?？煞诸愶@示。2流程跟蹤可列表展示及查詢用戶參與的所有任務或者事 項流轉情況。系統(tǒng)管理員可以展示及查詢系統(tǒng)內 的所有任務。3通訊錄3.1公共通訊錄由通訊錄管理員或職工個人進行更新，經審核后發(fā)放（可選擇發(fā)放范圍）。3.2個人通訊錄用戶自定義的個人通訊錄。4郵件管理4.1集成郵件

2、系統(tǒng)實現(xiàn)按照組織、部門、角色、或個 人單發(fā)和群發(fā)；4.2郵件地址可以快速檢索，實現(xiàn)內部郵件和外部郵 件的發(fā)送；4.3可根據(jù)人員、角色等信息設置郵箱大小存儲容 量。本模塊為個人信息中樞，可快速查看用戶相關事項的流轉情況。同時，系統(tǒng) 提供自定功能，不同用戶可將與自己相關的常用功能復制到本模塊內，提高系統(tǒng) 使用效率。信息、知識發(fā)布模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注1新聞管理1.1新聞欄目設置新增、修改、刪除新聞的子欄目。廳P功能名稱（1級）功能名稱（2級）功能說明備注1.2啟動新聞發(fā)布啟動一條新聞的發(fā)布。編輯新聞內容，提交審核。 可采用網頁鏈接、文字+圖片、上傳文檔等形式。1.3

3、審核新聞發(fā)布對發(fā)布的新聞進行審核。可對新聞內容進行編 輯。1.4新聞發(fā)布管理對己發(fā)布的所有新聞進行后臺管理。包括增加、 修改、刪除、查詢、發(fā)布和取消發(fā)布等所有維護操作。1.5新聞查看列表和查詢已發(fā)布的新聞。1.6我的新聞用戶可查詢自己發(fā)布的新聞審批結果。2公告管理2.1公告欄目設置新增、修改、刪除公告的子欄目。2.2啟動公告發(fā)布啟動一條公告的發(fā)布。編輯公告內容，提交審核。 可采用網頁鏈接、文字+圖片、上傳文檔等形式。2.3審核公告發(fā)布對發(fā)布的公告進行審核?？蓪鎯热葸M行編 輯。2.4公告發(fā)布管理對己發(fā)布的所有公告進行后臺管理。包括增加、 修改、刪除、查詢、發(fā)布和取消發(fā)布等所有維護操作。2.5

4、公告查看列表和查詢已發(fā)布的公告。2.6我的公告用戶可查詢自己發(fā)布的公告審批結果。3知識文檔管理3.1文檔中心欄目 設置新增、修改、刪除文檔中心的子欄目。 可含法律 法規(guī)、上級制度、公司制度、 規(guī)程規(guī)范、公司成 果、公司工法、公司產品、文件模板等。3.2啟動文檔發(fā)布啟動一條文檔的發(fā)布。編輯文檔內容，提交審核。 可采用網頁鏈接、文字+圖片、上傳文檔等形式。3.3審核義檔發(fā)布對發(fā)布的文檔進行審核?？蓪ξ臋n內容進行編 輯。3.4文檔發(fā)布管理對己發(fā)布的所有文檔進行后臺管理。包括增加、 修改、刪除、查詢、發(fā)布和取消發(fā)布等所有維護操作。3.5文檔查看列表和查詢已發(fā)布的文檔。3.6我的知識文檔用戶可查詢自己發(fā)

5、布的知識文檔審批結果。本模塊功能提供了一個公眾信息的集散地。用戶可在本模塊內快速查詢感興 趣的內容。本模塊的意義在于突破了以往信息和文檔的獲取需要聯(lián)系相關部門辦 理的弊端，使用戶在客戶端直接查詢到相關信息，不但提高了工作效率，同時避 免了因文檔更新帶來的信息不一致。公文管理模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注1發(fā)文管理1.1發(fā)文擬稿啟動發(fā)文流程，米用規(guī)定的格式擬稿、上傳附件 并啟動流轉。相應層級責任人簽審，最終定稿發(fā) 文。發(fā)文內容包括：各類公文（如決定、公告、 通知、請示、報告、函、會議紀要、報表等）。承辦人可根據(jù)需要選擇最終公文發(fā)布的范圍和 方式進行發(fā)放。1.2發(fā)義查閱列表

6、顯示已發(fā)文件，方便查閱用戶權限范圍內的 公司發(fā)文。2簽報管理2.1簽報擬稿啟動內部簽報流轉，采用規(guī)定的格式擬稿、 上傳 附件并進行流轉。相應層級責任人簽審， 最終領 導簽批意見。主要用于內部向上級進行請示并獲 取批小息見。2.2簽報查閱列表顯示已辦簽報，方便查閱用戶權限范圍內的 內部簽報。3收文管理3.1收文登記啟動收文流程，采用規(guī)定的格式進行收文登記和 流轉。相應責任人簽審處置意見，轉發(fā)相關部門 辦理。收文主要為各類公司外部公文和材料。3.2收義查閱列表顯示已辦收文，方便查閱用戶權限范圍內的 外部收文。4紀要管理4.1紀要擬稿啟動會議紀要審批流程，米用規(guī)定的格式擬稿、 上傳附件并進行流轉。相

7、應層級責任人簽審，最 終參與會議最高領導簽批意見。 主要用于記錄和 形成會議重大決議。4.2紀要查閱列表顯示已辦紀要，方便查閱用戶權限范圍內的 會議紀要。5我的公文用戶可查詢自己發(fā)起和參與流轉的公文審批結 果。公文管理模塊是系統(tǒng)的核心之一。采用流程驅動的方式將日常公文管理工作 信息化、數(shù)字化。本模塊使部門之間、上下級之間的溝通變得規(guī)范、有序，避免 了因組織機構錯綜復雜導致的審批流程掌握不到位。當然，從應用角度來看，部 分用戶認為因流程中某參與者不能及時登陸系統(tǒng)操作，會導致公文流轉過慢。這 一弊端可采用其他技術手段，比如移動客戶端開發(fā)等方式解決。本模塊重點目標是固化流程，保證企業(yè)管理的規(guī)范。行政

8、辦公模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱（2級）功能說明備注1車輛管理1.1車輛信息維護添加公司車輛基本信息。1.2車輛使用申請啟動用車申請，經權限批準后調度使用。1.3車輛使用查詢用戶查詢所有車輛調度安排時間，便于申請人查詢車輛空閑時間。1.4車輛違章管理登記車輛違章情況，經權限審批后處理違章。1.5車輛保險管理登記車輛保險情況及保險理賠情況。另帶定期提 醒保險維護功能。1.6車輛維護管理啟動車輛維護計劃申請，經權限審批后實施車輛 維護工作。2辦公用品管理2.1辦公用品信息 維護設置辦公用品的類別、計量單位等基本信息。2.2辦公用品采購 文啟動采購申請，經權限審批后執(zhí)行采購。2.3辦公用品驗收

9、入庫啟動辦公用品驗收流程，驗收合格后，物品入庫。2.4辦公用品領用 文啟動辦公用品領用審批流程， 經權限審批后辦理 領用。2.5辦公用品領用 查詢可分部門、人員、事由等生成辦公用品領用明細 報表。2.6辦公用品庫存 查詢查詢辦公用品庫存。3會議室管理3.1會議室信息維 護設置會議室地點、規(guī)模、容納人數(shù)等基本信息。3.2會議室使用申 請啟動會議室使用申請，經權限審批后調度使用會 議室。3.3會議室使用查 詢用戶查詢所有會議室的使用安排時間，便于申請人查詢使用符合條件的會議室。在后勤行政方面，向上對決策層，向下對執(zhí)行層均提供相應的后勤服務。本 模塊初步設計了最常用的系統(tǒng)功能，直接解決了公共資源配置

10、時的不便利問題。計劃總結模塊（）廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注1計劃管理1.1個人計劃個人計劃（目前僅月計劃）的增刪查改?？蛇x擇 是否上報查閱。上級領導可以評閱和修改個人計 戈|J。個人可以對計劃完成情況進行標記。1.2部門計戈|J部門計劃（目前僅月計劃）的增刪查改?？蛇x擇是否上報查閱。上級領導可以評閱和修改部門計戈|J。部門負責人可以將計劃轉發(fā)部門員工。部門負責人可以對計劃完成情況進行標記。1.3評閱計劃上級對下級的計劃進行評閱，可填寫評閱意見， 查看計劃完成進度。1.4我的計劃用戶可查詢自己申報的計劃審批結果。2總結管理2.1個人總結個人總結（目前分半年和全年），圖文混

11、排。呈 報上級評閱。2.2部門總結部門總結（目前分半年和全年），圖文混排。呈 報上級評閱。2.3專項總結根據(jù)工作需要，提交專項總結。呈上級領導評閱。2.4評閱總結上級對下級的總結進行評閱，可填寫評閱意見。2.5總結發(fā)布由總結評閱人確定總結發(fā)放范圍。2.6我的總結用戶可查詢自己呈報的總結的評閱審批結果。本模塊突破了地域的限制，規(guī)范了定期總結的流程。通過信息化手段在計劃 和總結工作中的應用，解決因辦公場所分散，人員難以集中等不利因素，使公司 之間以及員工上下級之間定期通報工作情況變得更加便利，有助于公司決策層了 解各生產經營單位綜合情況。經營管理模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備

12、注1供方管理（數(shù)據(jù)來自采購評審）1.1供方信息維護登記、編輯、更新供方基本信息。主要分設備材 料供方及工作分包供方。1.2供方評價啟動供方評價流程，評價分入庫評價、中期評價 和延續(xù)評價。評價合格后供方進入合格供方庫。1.3供方查詢對所有供方進行查詢，可以根據(jù)條件進行篩選。2客戶管理（數(shù)據(jù)來自招標和合同評審）廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注2.1客戶信息維護登記、編輯、更新客戶基本信息。2.4客戶統(tǒng)計查詢對客戶信息進行綜合查詢。3招標管理3.1招標登記申請啟動招標申請流程，確定標的、類型、人員、時 效，經審批后可聯(lián)系辦理購標、領資質、匯款等 招標相關事宜。3.2招標文件評審啟動

13、招標文件評審流程， 上傳招標文件文本，經 評審后辦理招標。3.3開標結果登記登記開標結果，并帶提醒功能。3.4招標查詢查詢各類招標及開標信息。提供統(tǒng)計報表。3.5招標備案申請對需要前置備案的事項進行申請，經審批后可聯(lián) 系辦理相關事項。3.6招標備案查詢查詢各類前置備案信息。提供統(tǒng)計報表。帶定期 提醒功能。4合同管理4.1新簽合同評審啟動合同評審流程，對招標或直接簽訂的合同進 行評審，批準后方可益T訂合同，并加入合同庫。4.2合同艾更啟動合同變更流程，對經費、內容等艾更情況進 行評審，批準后追加交更記錄。4.4合同批量錄入對沒有米用本系統(tǒng)的單位開放合同批量錄入功 能，定期錄入或導入已啟合同數(shù)據(jù)庫

14、。4.5合同統(tǒng)計對系統(tǒng)已存合同情況進行統(tǒng)計，形成所需報表。4.6合同查詢用戶對合同進行查詢，可以根據(jù)條件進行篩選。4.7合同付款結合合同、工程進度實現(xiàn)合同付款網上流轉審 批，實現(xiàn)合同全生命周期管理本模塊綜合了生產經營類管理信息系統(tǒng)最常用的管理功能。從前期策劃、合 同簽訂、實施、結算等項目管理全過程對關鍵事務進行控制。人力資源管理模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注1機構、人員管 理1.1機構信息維護建立系統(tǒng)內的機構、部門、崗位、人員，展現(xiàn)組 織架構。1.2員工信息維護建立員工基本信息庫， 人員建立以后，才能將系 統(tǒng)權限分配到公司、部門或者個人。1.3機構、人員查樹狀展示機構和

15、人員信息， 可查詢詳細信息，可廳p功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注詢按條件查詢。2招聘管理2.1招聘策劃啟動招聘計劃審批流程，上傳招聘計劃審批，批 準后實施招聘工作。2.2招聘實施根據(jù)招聘策劃實施情況，登記招聘實施結果信 息。啟動招聘結果審批流程，批準后簽訂勞動合 同。2.3招聘查詢列表查詢招聘工作各階段情況。3勞動管理3.1勞動合同根據(jù)招聘結果生成或手動生成勞動合同文本。 啟 動勞動合同審批流程。批準后合同簽署用印，文 本上傳系統(tǒng)保存。3.2勞動花名冊根據(jù)招聘結果自動生成勞動花名冊。 可詳細閱覽 每位員工勞動信息。3.3社會保險錄入 報批錄入社保信息，啟動審批流程，批準后實施繳

16、納 和發(fā)放。3.4社會保險臺賬生成規(guī)定格式的社會保險臺賬。3.4公積金和住房 補貼錄入報批錄入公積金和住房補貼信息， 啟動審批流程，批 準后實施發(fā)放。3.5公積金和住房 補貼臺賬生成規(guī)定格式的公積金和住房補貼臺賬。3.6離職管理啟動離職審批流程，經批準后實施。4培訓管理4.1培訓策劃啟動培訓計劃審批流程，上傳培訓計劃審批。4.2培訓實施根據(jù)培訓策劃實施情況，登記培訓實施結果信 息。啟動培訓結果審批流程，批準后將培訓結果 入庫。4.3培訓查詢列表查詢培訓工作各階段情況。5薪資管理5.1工資錄入報批錄入工資信息，啟動審批流程，批準后實施發(fā)放。 部分工資信息自動計算。5.2工資臺賬生成規(guī)定格式的工資

17、臺賬。5.3福利錄入報批錄入福利信息，啟動審批流程，批準后實施發(fā)放。 部分福利信息自動計算。5.4福利臺賬生成規(guī)定格式的福利臺賬。5.5考勤管理錄入考勤信息，生成月、年考勤表。6績效管理6.1績效考核錄入績效考核信息，匯總考核結果，啟動考核審 批流程。批準后方可實施兌現(xiàn)。6.2績效兌現(xiàn)根據(jù)考核結果，生成績效發(fā)放清單，錄入績效兌 現(xiàn)情況。7廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注6.3績效臺賬生成規(guī)定格式的績效臺賬。7人才儲備管理7.1離職人員臺賬自動讀取離職人員信息，形成固定格式的臺賬。7.2實習生臺賬錄入實習生信息，形成固定格式的臺賬。7.3未錄取人員臺 賬自動讀取未錄入人員信息，

18、形成固定格式的臺 賬。8綜合查詢根據(jù)管理需求的不向條件進行查詢，輔助人力資 源管理者合理、動態(tài)調配有效資源。人力資源是企業(yè)重要的資源。本模塊將所有公司的人力資源信息綜合在一起, 提供了一個數(shù)據(jù)豐富的人力資源管理通用平臺，便于人員信息的查詢，是人力資 源有效調配成為可能。證照、榮譽管理模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注1證照信息維護新增、編輯各類證照信息，并在證照借用申請功 能處進行引用。新證錄入、證書內容變更、證書 作廢等事項發(fā)生后，根據(jù)權限進行審批入庫。此 功能可查詢每個證照的詳細信息。2證照發(fā)放管理各分、子公司根據(jù)需要長期保管某類證照或其副 本。本功能可提出證照發(fā)放申請

19、，經審批后由雙方經辦人簽收。3證照信息查詢列表所有證照，并可在詳細視圖中查看證照登 記、艾更、發(fā)放、回收記錄。4證照外借申請可啟動證照外借申請流程， 經審批后辦理證照外 借事項。5證照外借查詢列表所有證照申請，并可根據(jù)條件進行查詢。6證照年檢提醒系統(tǒng)自定判別已設定的條件， 提醒用戶開展證照 年檢工作。7榮譽登記新增和編輯各類榮譽證書、 證明文件。此功能可 查詢每個榮譽的詳細信息。8榮譽查詢列表所有榮譽，并可在詳細視圖中查看榮譽詳細 信息。因涉及行業(yè)較廣、企業(yè)經營內容多樣，因此證照、榮譽較多。本模塊突出預 警和查詢功能。對業(yè)務人員來說，是一個企業(yè)招標資源庫，對證照管理者來說是 一個有效的查詢和工

20、作預警工具。印章管理模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注1印章刻制申請發(fā)起印章刻制申請流程，經審批后辦理刻印。2印章信息維護新增、編輯各類印章信息，根據(jù)權限進行審批入 庫。此功能可查詢每個印章的詳細信息。3印章發(fā)放管理根據(jù)需要將新刻制的印章發(fā)放給相關單位長期保管使用。本功能可提出印章發(fā)放申請，經審批后由雙方經辦人簽收。4印章信息查詢列表所有印章信息，并可在詳細視圖中查看印章 登記、父更、發(fā)放、回收記錄。5印章外借申請可啟動印章外借申請流程， 經審批后辦理印章外 借事項。6印章外借查詢列表所有印章外借申請，并可根據(jù)條件進行查 詢。7印章年檢提醒系統(tǒng)自定判別已設定的條件，提醒用戶

21、開展部分 需年檢或更換印章的年檢工作。本模塊功能與證照、榮譽管理功能模塊類似，提高了公司的管理效率。公司 是各類印章的源頭，必須有一個嚴格的發(fā)放和授權流程，避免因印章管理混亂帶 來的弊端。檔案、資料管理模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱（2級）功能說明備注1公文檔案管理1.1檔案設置用于設置檔案的類型、保管時限、保管地點等基 本參數(shù)。1.2檔案查詢用戶查詢所有檔案列表，并可詳細閱覽檔案狀態(tài) 等信息，電子檔案可根據(jù)權限下載閱覽。1.3檔案借閱啟動檔案外借申請，經審批后可辦理外借。1.4檔案歸檔申請人提出歸檔申請，檔案管理員審核并提出修 改意見，審核通過后領導審批同意歸檔入庫。2我的檔案用戶可查詢自

22、己辦理的公文、項目檔案情況。本模塊建立了適用于公司的檔案歸檔管理功能。管理方式為定制，同時豐富 了公司檔案的手段，可有效提高工作效率。材料、設備管理模塊廳P功能名稱（1級）功能名稱 （2級）功能說明備注1材料管理主要指辦公用品、日常辦公耗材，不涉及項目原 材料1.1材料采購申請啟動材料米購申請流程，經審批后實施材料米購 工作。1.2材料驗收入庫啟動材料驗收流程，驗收合格后，物品入庫。庫 房可在異地。1.3材料領用申請啟動材料領用審批流程，經權限審批后辦理領 用。1.4材料領用查詢可分部門、項目、人員、事由等生成材料領用明 細報表。1.5材料庫存查詢查詢材料庫存。2設備管理主要指辦公和試驗設備（固定資產）2.1設備采購申請啟動設備米購申請流程，請審批后實施設備米購 工作。2.2設備驗收登記啟動設備驗收及流程，注明固定資產或項目配