合肥學(xué)院聲像載體類檔案工作規(guī)范

1、.PAGE ：.；合肥學(xué)院聲像載體類檔案任務(wù)規(guī)范為了提高我院聲像載體檔案以下簡(jiǎn)稱聲像檔案任務(wù)的質(zhì)量和管理程度，有效地為學(xué)院任務(wù)效力，充分發(fā)揚(yáng)聲像檔案在教學(xué)、科研、管理等任務(wù)中的作用，并為考核聲像檔案任務(wù)提供根據(jù)，根據(jù)，中共中央宣傳部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)的通知有關(guān)聲像檔案部門，及原國家教委公布等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)踐情況，特制定本規(guī)范。一 聲像檔案的搜集和歸檔、確定聲像檔案歸檔范圍的原那么歸檔學(xué)院各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的、或校外單位構(gòu)成的與本院有關(guān)的聲像載體資料，必需對(duì)學(xué)院和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)久具有參考價(jià)值和憑證作用。歸檔的聲像載體資料必需反映聲像制造活動(dòng)的全過程，保證完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔的聲

2、像載體資料必需遵照其自然構(gòu)成規(guī)律，堅(jiān)持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)絡(luò)，留意其成套性特點(diǎn)。、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、制造任務(wù)和聲像載體資料三個(gè)方面，詳細(xì)范圍見附件一。歸檔的重點(diǎn)是本院各項(xiàng)活動(dòng)中直接構(gòu)成的聲像載體資料，尤其是聲像載體資料的原件。、不歸檔的文件資料不能反映本院任務(wù)、活動(dòng)的聲像資料；音響、畫面嚴(yán)重失真、內(nèi)容殘缺無運(yùn)用價(jià)值的聲像資料；重份聲像資料。、構(gòu)成積累宣傳部、電教中心和其它聲像資料構(gòu)成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。立卷單位聲像工程擔(dān)任人、編導(dǎo)和其他制造人員，要按分工仔細(xì)作好制造記錄，整個(gè)任務(wù)終了后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本

3、。各單位兼職檔案員對(duì)搜集上來的聲像載體資料，按規(guī)定程序進(jìn)展系統(tǒng)整理后向檔案部門移交。、整理組卷立卷原那么根據(jù)聲像文件資料構(gòu)成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn)，分類組成保管單位。對(duì)單位聲像載體資料，要附以文字闡明，對(duì)同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法，對(duì)同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見號(hào)，既堅(jiān)持聲像載體檔案的原始順序，又憑仗著錄，保證不同內(nèi)容的聲像資料具有獨(dú)立的運(yùn)用性。立卷分類按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件資料和聲像載體資料。紙質(zhì)文件資料指綜合管理任務(wù)文件資料和制造工程的文件資料。聲像載體資料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等。同一類型的聲像載體資料又可按幅

4、面尺寸再細(xì)分。立卷分工綜合管理資料由院宣傳部、電教中心等部門立卷歸檔。制造工程文件資料和聲像制品，由制造工程單位或個(gè)人立卷歸檔。兩個(gè)以上單位共同制造的，由主辦單位立卷歸檔。外單位制造的反映本院活動(dòng)的聲像載體資料，由檔案部門擔(dān)任征集或委托擔(dān)任搜集。歸檔資料的整理檢查歸檔的資料能否完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套、音響、畫面能否清楚，對(duì)有部分劃傷、斷裂者，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、粘結(jié)，發(fā)霉、發(fā)潮的，要及時(shí)沖淡、風(fēng)干。根據(jù)聲像載體資料的構(gòu)成規(guī)律，堅(jiān)持其有機(jī)聯(lián)絡(luò)和便于查考利用的原那么，結(jié)合內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體類型、尺幅，進(jìn)展系統(tǒng)整理，組成保管單位。照片及底片要有文字闡明包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制造者，其他載體方式要有

5、相應(yīng)的文字資料，包括完本錢來、定稿本、長(zhǎng)度、時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介、顏色、密級(jí)、制造單位和人員等。聲像制造資料和聲像制品的檔號(hào)要與文字資料的檔號(hào)相互照應(yīng)，互記參見號(hào)。聲像制品的裝具，普通應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)有裝具。經(jīng)制造后的單件聲像制品和照片，可用符合規(guī)范的專門的盒、冊(cè)、封套裝載。、歸檔驗(yàn)收聲像資料構(gòu)成部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向院檔案部門辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄一式二份，各執(zhí)一份備查。歸檔的聲像載體的文字資料，必需符合本規(guī)范的案卷質(zhì)量要求。綜合管理資料檔案時(shí)間普通為次年月份以前。聲像載體資料在完成制造后個(gè)月內(nèi)歸檔。二 聲像檔案的管理、分類編號(hào)按進(jìn)展分類標(biāo)引，給出檢索分類號(hào)。根據(jù)聲像檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、不同載體，編制用于

6、檔號(hào)的二級(jí)類目載體代號(hào)簡(jiǎn)表。聲像類檔案檔號(hào)=年度號(hào)+聲像檔案分類型號(hào)+保管單位號(hào)方式如下：保管單位依不同載體而定，可以是卷、冊(cè)、盒、盤，也可以是張、件。保管單位號(hào)依載體代號(hào)代碼流水。年度用聲像檔案構(gòu)成的自然年度。、編目檔案部門對(duì)接納的聲像檔案在裝具脊背上填寫檔號(hào)，也可另行在底邊毫米處貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽。登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號(hào)先后順序，以保管單位為對(duì)象填寫，并注明相應(yīng)的參見號(hào)。按照GB.編制題名，案卷級(jí)聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡運(yùn)用。為方便查閱檔案，應(yīng)編制各種案卷目錄和專標(biāo)題錄。、將編制的聲像檔案和資料著錄卡數(shù)據(jù)存貯到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，在本院的信息系統(tǒng)建立后，按要

7、求與之聯(lián)網(wǎng)。、排架、保管按照不同類型、不同規(guī)格聲像載體分別編制的檔號(hào)排架。照片庫房堅(jiān)持溫度，濕度%。其他聲像檔案的保管，應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜，相對(duì)濕度宜%，要有公用的設(shè)備和必要的維護(hù)措施，要避開奧斯特以上的磁場(chǎng)。每年定期檢查庫房的“八防防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜情況。定時(shí)記錄庫房溫、濕度，維護(hù)庫房整潔。每?jī)赡陮?duì)庫存檔案進(jìn)展一次全面核對(duì)檢查，寫出檢查總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處置。照片、底片要定期檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、蛻變等景象，要及時(shí)進(jìn)展清洗和技術(shù)處置。錄像帶、錄音帶、影片等運(yùn)用終了后應(yīng)及時(shí)倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進(jìn)展檢查，如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁場(chǎng)零落等景象，應(yīng)及

8、時(shí)進(jìn)展補(bǔ)救。聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字資料的保管期限一致。需長(zhǎng)期、永久保管的聲像資料，在保管一定時(shí)間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。母帶片與復(fù)制帶片保管方法一致。母帶片必需專柜保管，并特別標(biāo)明。、鑒定與銷毀按執(zhí)行。在銷毀方式上，應(yīng)留意按不同的銷毀方式，如洗掉、去磁等。、統(tǒng)計(jì)按執(zhí)行。三 聲像檔案的開發(fā)利用、檢索工具的編制由于聲像檔案按載體類型、尺幅、依檔號(hào)順序分類排架，因此，在檢索工具上應(yīng)比普通的紙質(zhì)文件資料有更高要求。按載體制成資料和載體規(guī)格編制載體檢索目錄。按編制主題檢索目錄。按編制專業(yè)學(xué)科分類檢索目錄。編制檢索到題名、內(nèi)容的著錄卡片，全面標(biāo)引聲像制造、載體及內(nèi)容。、借閱檔案部門在適當(dāng)條件下應(yīng)設(shè)立審片室聽

9、音室，提供檢索工具，為利用者查找、閱鑒聲像檔案發(fā)明條件。建立借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、對(duì)象、觀看人次、數(shù)量、手續(xù)等。假設(shè)需借出、抄錄、復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)指點(diǎn)同意。檔案借閱或歸還時(shí)，由利用者和檔案部門共同進(jìn)展清點(diǎn)、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對(duì)借出的檔案，檔案部門定期催還，需續(xù)借者應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對(duì)過期不還者，應(yīng)停頓其借閱并給予經(jīng)濟(jì)處分。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或喪失，應(yīng)寫書面報(bào)告，經(jīng)校主管指點(diǎn)人簽署意見后，根據(jù)不同情況進(jìn)展處置。對(duì)調(diào)出及離、退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必需清還檔案，沒有檔案部門簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。長(zhǎng)期出國人員在出國前應(yīng)及時(shí)向檔案部門清退檔案資料。對(duì)需

10、經(jīng)常查閱、不涉及嚴(yán)密的檔案資料應(yīng)復(fù)制。、咨詢效力、指點(diǎn)交流指點(diǎn)利用者運(yùn)用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。根據(jù)任務(wù)需求和條件能夠，選擇假設(shè)干重點(diǎn)聲像檔案的題名，自動(dòng)引見有關(guān)部門，進(jìn)展定期跟蹤效力。了解與本院有關(guān)的動(dòng)態(tài)，積極開辟效力。效力方式：可復(fù)制、征訂、出賣等。學(xué)院要結(jié)合現(xiàn)代化進(jìn)程，逐漸運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)展聲像檔案的檢索、匯編等，提高開發(fā)利用檔案的才干。四 聲像檔案任務(wù)人員崗位責(zé)任制、學(xué)院分管聲像檔案部門的院指點(diǎn)職責(zé)應(yīng)加強(qiáng)全院聲像檔案任務(wù)的指點(diǎn)、監(jiān)視，把聲像檔案構(gòu)成部門任務(wù)納入學(xué)院聲像任務(wù)開展規(guī)劃，并列入學(xué)院聲像任務(wù)議事日程，定期加以研討。關(guān)懷聲像檔案的建立與開展，使聲像檔案任務(wù)能與學(xué)院各項(xiàng)任務(wù)

11、協(xié)調(diào)開展。、學(xué)院聲像檔案構(gòu)成部門擔(dān)任人職責(zé)貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)聲像檔案任務(wù)的指示、規(guī)定，把聲像檔案任務(wù)納入本部門和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，并仔細(xì)組織實(shí)施。對(duì)本院各部門聲像檔案的構(gòu)成、積累、立卷、歸檔任務(wù)進(jìn)展檢查、督促，確保聲像檔案資料的完好、準(zhǔn)確。積極做好聲像檔案的七防防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防鼠任務(wù)。、各聲像部門科技人員職責(zé)各聲像任務(wù)部門及擔(dān)任聲像任務(wù)的科技人員在每項(xiàng)任務(wù)完成后，立刻將聲像資料和文字簡(jiǎn)介整理好，向本部門兼職檔案人員歸檔。填好聲像資料歸檔的有關(guān)表格，辦完移交手續(xù)。、學(xué)院檔案部門職責(zé)院綜合檔案室的擔(dān)任人定期或不定期的對(duì)校聲像檔案構(gòu)成部門的相應(yīng)任務(wù)進(jìn)展檢查、督促、指點(diǎn)。對(duì)聲像

12、資料部門兼職檔案人員的提出的疑問問題，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)指點(diǎn)研討處理。關(guān)懷檔案人員的學(xué)習(xí)、任務(wù)等情況。、聲像檔案構(gòu)成部門兼職檔案人員職責(zé)在部門擔(dān)任人指點(diǎn)下，監(jiān)視、指點(diǎn)、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平常積累任務(wù)，接納本部門人員交來的聲像資料，并檢查能否完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組卷能否符合要求。將已搜集的案卷，于次年月底以前向檔案部門辦理移交。完成學(xué)院檔案部門委托辦理的其他義務(wù)。附件一：合肥學(xué)院聲像載體類歸檔范圍和保管期限表SX 綜合黨政群團(tuán)序號(hào)類目稱號(hào)保管期限本院指點(diǎn)的活動(dòng)資料參與國內(nèi)會(huì)議、座談、探望等本院各類艱苦會(huì)議黨代會(huì)、工代會(huì)、教代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)等本院校慶等艱苦留念、慶賀活動(dòng)資料中央、省市及上級(jí)黨政

13、指點(diǎn)來院視察等資料省級(jí)以上代表團(tuán)、兄弟院校代表來院活動(dòng)資料本院機(jī)構(gòu)成立的活動(dòng)資料本院民主黨派艱苦活動(dòng)的資料本院艱苦宣傳活動(dòng)資料本院社團(tuán)活動(dòng)的資料長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期 長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期SX 教學(xué)序號(hào)類目稱號(hào)保管期限本院開學(xué)、畢業(yè)儀式活動(dòng)局面及學(xué)士論文爭(zhēng)辯活動(dòng)資料本院教授、專家，國內(nèi)知名專家、教授，外籍教師授課局面本院學(xué)生業(yè)余生活、課外閱讀、參與各科競(jìng)賽、演講等活動(dòng)局面及評(píng)選先進(jìn)資料本院畢業(yè)生含成人教育照片本院體育運(yùn)動(dòng)會(huì)資料本院學(xué)生軍事訓(xùn)練活動(dòng)局面本院教學(xué)活動(dòng)獲獎(jiǎng)的獎(jiǎng)狀照片長(zhǎng) 期 長(zhǎng) 期 長(zhǎng) 期 長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期SX 科學(xué)研討 序號(hào)類目稱號(hào)保管期限本院舉行的國際性、全國性和省級(jí)學(xué)術(shù)活動(dòng)及本院學(xué)術(shù)年會(huì)等活動(dòng)資料本院教職工在艱苦科研課題研討過程中及鑒定活動(dòng)中構(gòu)成的資料本院科研獲獎(jiǎng)工程成果獎(jiǎng)狀照片本院科學(xué)研討評(píng)優(yōu)活動(dòng)等照片長(zhǎng) 期 長(zhǎng) 期 長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期SX 產(chǎn)品消費(fèi)與科技開發(fā) 序號(hào)類目稱號(hào)保管期限院屬企業(yè)試制消費(fèi)或正式投入消費(fèi)的產(chǎn)品聲像資料產(chǎn)品發(fā)布會(huì)及產(chǎn)品運(yùn)用情況等聲像資料長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期SX 根本建立序號(hào)類目稱號(hào)保管期限本院建校初期的照片含院門、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室等本院艱苦工程的基地原貌、建立過程及開工驗(yàn)收的聲像資料本院艱苦工程開工儀式、奠基、落成資料本院各實(shí)際實(shí)習(xí)基地建立的聲像資料長(zhǎng) 期長(zhǎng) 期 長(zhǎng) 期