秘書工作實務(wù)基本培訓(xùn)

1、秘書工作實務(wù) 2012年7月一、秘書工作機構(gòu) 秘書機構(gòu)有狹義與廣義之分。 狹義的秘書機構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文書性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機要等業(yè)務(wù)部門。 廣義的秘書機構(gòu)，是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機要、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督察、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù) 。辦公廳：中央、省、部級的秘書機構(gòu)名稱 國務(wù)院辦公廳是協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志處理國務(wù)院日常工作的機構(gòu)。其主要職責(zé)有： （一）負(fù)責(zé)國務(wù)院會議的準(zhǔn)備工作，協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織會議決定事項的實施。 （二）協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織起草或?qū)徍艘試鴦?wù)院、國務(wù)院辦

2、公廳名義發(fā)布的公文。 （三）研究國務(wù)院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請示國務(wù)院的問題，提出審核意見，報國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批。 （七）處理群眾來信、接待群眾來訪，及時向黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報告來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題，辦理黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項。 （八）根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，組織專題調(diào)查研究，及時反映情況、提出建議。 （九）負(fù)責(zé)國務(wù)院值班工作，及時向國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報告重要情況，協(xié)助處理各部門和各地區(qū)向國務(wù)院反映的重要問題。 （十）做好行政事務(wù)工作，為國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)。 （十一）辦理國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他事項。 （摘自國辦發(fā) 1998 31 號文）秘

3、書機關(guān)秘書部門秘書崗位中央和省級中級組織基層、小企業(yè) 機構(gòu)設(shè)置二、秘書工作職責(zé)秘書工作職責(zé)管理事務(wù)做好服務(wù)參謀政務(wù)中心工作（一）參謀政務(wù) 參謀政務(wù)職責(zé)具體體現(xiàn)在綜合文稿寫作， 信息收集反饋，對外宣傳報道，督促工作落實等等，從這個意義上說，秘書部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，促進(jìn)工作落實的“參謀部” 。 義理：講道理，有見解 考據(jù)：材料準(zhǔn)確辭章：有好的表現(xiàn)形式，涉及文章的 語言、章法和風(fēng)格等許多方面 綜合文稿寫作： 文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動性。準(zhǔn)確性屬于概念、判斷和推理問題，這些都是邏輯問題。鮮明性和生動性，除了邏輯問題以外，還有辭章問題。毛主席“三性說”： 什么是好的機關(guān)文稿

4、 講符合實際的話 “領(lǐng)異標(biāo)新二月花” 要言不煩、意盡言止 習(xí)近平副主席在中央黨校的講話短 實 新 什么是好的機關(guān)文稿 什么是文章？文章是客觀事物的反映，文章的目的是反映客觀實際，反映事物的本質(zhì)和規(guī)律。領(lǐng)導(dǎo)干部、領(lǐng)導(dǎo)部門的文章，都是圍繞現(xiàn)實生活和實際工作提出問題、分析問題和解決問題而展開的。李瑞環(huán)在全國政協(xié)工作經(jīng)驗座談會上的講話 信息收集反饋： 信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，及時、準(zhǔn)確、全面地反映重要情況，對領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策具有重要意義。主要是反映上級領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研檢查，重要會議活動，年度、季度和階段性重點工作，存在的問題及對策，具有推廣價值的工作經(jīng)驗，有參考價值的各種專題調(diào)研報告等。信息報送要注重時效性、實用

5、性，同時要堅持喜憂兼報的原則，力求上級領(lǐng)導(dǎo)全面及時了解情況。 在實際工作中，可以采用定期通報信息報送情況、定期發(fā)布信息報送要點以及量化考核制度，激勵各單位及時報送信息。還發(fā)現(xiàn)信息報送存在質(zhì)量問題，有的基層單位把握不住信息的重點，雖然報送了很多信息，但反映不出工作的關(guān)鍵點，采用率不高。 對外宣傳報道： 新聞宣傳工作是各單位中心工作的重要組成部分，也是單位的重要窗口。宣傳工作做得好，對內(nèi)可以統(tǒng)一思想，凝聚力量，調(diào)動的積極性；對外可以樹立良好形象，形成有利于發(fā)展的輿論環(huán)境。重大事件的宣傳做不好，就有可能會造成思想混亂，工作被動，甚至是無法估量的損失。洪澇災(zāi)害干旱缺水水土流失水污染 在黨史資料上，可以

6、看見毛澤東多次對新華社、解放日報社的有關(guān)文章如何發(fā)表的口徑語氣的批示。人民解放軍解放南陽，毛澤東親自寫了報道；而那一篇在國共重慶談判前寫下的沁園春.雪，更是一首出自領(lǐng)袖之手波瀾壯闊、空前絕后的詩文，讓蔣介石自愧不如，更是埋在蔣思想深處的一顆重磅炸彈，令蔣在談判前遜色三分。 督促工作落實： 無論是機關(guān)、單位還是企業(yè)，工作落實都是特別重要的。好的政策、意見得不到落實，工作就會陷入被動。督辦督查工作是貫徹上級精神，保證決策實施，狠抓工作落實的重要手段，是提高執(zhí)行力的有效途徑。 在實際工作中，可以采取分類督辦的方法，對上級領(lǐng)導(dǎo)批示、本單位領(lǐng)導(dǎo)批示、辦公會研究確定事項、以及重要限時辦理事項分別建立臺賬，

7、及時督辦。督辦督查電話督辦督辦通知定期通報（二）管理事務(wù) 管理事務(wù)職責(zé)具體體現(xiàn)在公文辦理、會務(wù)、日程安排、值班安排、檔案、保密等方面，主要是機關(guān)單位中心工作輔助性的事項。 公文辦理流程： 收文：登記編號初審 擬定擬辦意見呈單位領(lǐng)導(dǎo)審簽分辦督辦整理歸檔 發(fā)文：擬文報部門領(lǐng)導(dǎo)審簽文秘部門審核文秘部門領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審單位領(lǐng)導(dǎo)審簽編號印刷用印發(fā)文 公文處理的依據(jù)： 黨政機關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)201214號） 黨政機關(guān)公文格式公文辦理常見問題： 1、文種使用錯誤。最常見的是“報告”中夾帶“請示”事項，這種情況下，文種須使用“請示”。 2、行文關(guān)系錯誤。有的同級部門之間用“請示”，有的越級行文，有的“請示”

8、主送兩個單位，有的主送領(lǐng)導(dǎo)個人。 3、文件格式錯誤。有的文號六角方括號寫成方括號，有的“請示”未標(biāo)注簽發(fā)人，有的請示沒有附注等等。 會務(wù)工作流程: 會前：確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議規(guī)模與規(guī)格 明確會議組織機構(gòu) 制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 明確會議所需設(shè)備和工具確定會議時間與會期 確定與會者名單 選擇會議地點 安排會議議程和日程 制發(fā)會議通知 安排食住行準(zhǔn)備會議文件材料 制作會議證件 布置會場 會場檢查會議報到 安排食宿 發(fā)放材料開會會議報到會場檢查主席臺座位安排 會后：會議宣傳報道 會議材料整理歸檔印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話會議貫徹落實督查貫徹落實情況收集反饋形成綜合材料報送領(lǐng)導(dǎo) 除了大規(guī)模的會議以外

9、，一般的機關(guān)、單位日常工作中都離不開會議，包括領(lǐng)導(dǎo)辦公會、專題會等等，秘書要做好會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要、及時督促落實等等工作。.情景案例： 波揚公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示，而公司沒有放映機，租借放映機的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉秘書。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉秘書打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機送到黎明大廈的會議廳。 9日上午，會議開幕前，波揚公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉秘書一看表，呀，已

10、經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉秘書馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉秘書心急如焚思考： 1、假如你是劉秘書，如果放映機在十點十分還未送到，應(yīng)該如何處理? 假如你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程? 2、召開大型會議前各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時間安排? 日程安排： 準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)工作安排，包括重大會議，重要事項，外出調(diào)研等等，編制日程安排表，為領(lǐng)導(dǎo)安排下一步工作提供參考。 值班安排： 安排好雙休日，節(jié)假日值班工作，排出值班表，以便出現(xiàn)問題時能夠及時解決。 檔案工作： 做文秘工作要特別注意資料收集整理，一般是邊工作邊整理，可以準(zhǔn)備若干個

11、文件夾，每一項工作做完后，及時將有關(guān)資料存到相應(yīng)文件夾內(nèi)。重要文件編號管理，辦完后及時歸檔。重大會議、重大活動結(jié)束后，要及時將相關(guān)資料整理歸檔。同時，檔案工作也是對機關(guān)、單位工作歷程的完整記錄，做好檔案工作十分關(guān)鍵。 保密工作： 每個公民都有保密工作的職責(zé)，特別是秘書崗位，保密工作異常重要。不僅要保守國家秘密，還要保守商業(yè)秘密和個人隱私。（三）做好服務(wù) 后勤服務(wù)： 主要包括辦公室管理、水、電、空調(diào)、車輛等工作，工作繁雜，事務(wù)很多，需要分清主次，耐心細(xì)致做好。 公務(wù)接待： 公務(wù)接待工作也是樹立形象的重要工作，要安排妥當(dāng)時間、地點、會場、材料、用餐、車輛等等，同時又要考慮到對方的習(xí)慣等多方面的因素

12、，做好公務(wù)接待也是非常難的。 三、秘書工作的原則 綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一 秘書部門不是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的業(yè)務(wù)部門，而是機關(guān)的綜合部門，所涉及的內(nèi)容和范圍相當(dāng)廣泛，具有較強的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進(jìn)行綜合性的調(diào)研，處理綜合性的事務(wù)，綜合各部門的情況，辦理不屬于業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)。綜合性又不完全等同于廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進(jìn)行去粗求精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現(xiàn)象深入到本質(zhì)，總結(jié)出規(guī)律性的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內(nèi)涵。 這就要求秘書工作人員必須有全局觀念，立足工作全局，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度觀察、分析和處理問題

13、；必須要有較寬的知識面，成為本系統(tǒng)、本單位的“通才”和“雜家”，以適應(yīng)駕馭全局的工作需要。另一方面，秘書工作又具有很強的專業(yè)性，秘書工作有著自己獨特的工作規(guī)律和職業(yè)技能，從事文秘工作的人員要熟悉公文辦理、公務(wù)接待、會務(wù)安排等各項工作流程，對繁瑣的工作要能做到得心應(yīng)手。 主動性與被動性相統(tǒng)一 由于秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)、為機關(guān)、為基層服務(wù)，受到各種因素制約，所以，工作的被動性非常強，沒有上班下班，經(jīng)常加班加點。但是，秘書工作又不能完全陷于被動之中，要超前謀劃，主動作為，做到“例行公事提前辦，信息工作隨手做，資料收集不能停，突發(fā)事件立即辦”。宏觀的被動之中，尋求微觀主動；整體被動的態(tài)勢下，尋求局部主動。

14、做到不越位、不盲從，忙而不亂，有序推進(jìn)各項工作。、 原則性與靈活性相統(tǒng)一 做任何工作，都要堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一。原則性是由事業(yè)的方向、目標(biāo)決定的，失去原則性，就失去了大方向和總目標(biāo)，即使工作取得一點成績也沒有意義。靈活性是由事業(yè)的復(fù)雜性、艱巨性和曲折性決定的，許多事情人們無法預(yù)料，也不可能按人們設(shè)計的方向發(fā)展的。在大是大非面前，要堅持原則，毫不動搖，遵守法律法規(guī)，維護(hù)大局利益。在細(xì)節(jié)方面，要堅持有利于工作，有利于解決問題，靈活處理，隨機應(yīng)對，不拘泥于陳規(guī)。四、秘書工作的要求 突出一個“文”字 文字能力是機關(guān)工作、文秘工作的最重要的能力之一?？梢哉f，文字能力是秘書工作者的安身立命之本。文字能力不僅體現(xiàn)在對語言文字的駕馭上，更體現(xiàn)在對工作的了解程度上。一篇好的文稿，不僅要在謀篇布局、遣詞造句上下功夫，而且要做到正確傳達(dá)上級精神，準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，如實反映現(xiàn)實情況，具有很強的針對性、可操作性，這是需要相當(dāng)高的綜合素質(zhì)和分析綜合能力才能做得到，不是一朝一夕就可以實現(xiàn)的。 突出一個“細(xì)”字 文秘工作無小事，任何一點疏忽大意，都有可能造成無法估量的后果，后患無窮。任