電子文件歸檔與管理細則

1、電子文件歸檔與管理細則管理體制和職責各單位應根據本細則， 建立電子文件歸檔與管理工作制度和管理網絡。文件形成部門負責電子文件的形成、 承辦、 運轉、 收集、 登記，確保其真實性、完整性、 有效性和安全性，并定期向檔案管理部門移交； 檔案管理部門應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，規(guī)定電子文件的歸檔時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、檢測數據等要求。為保證歸檔電子文件的完整、 真實和有效利用， 從電子文件產生時就應按照制度要求，妥善管理，以確保其不散失、不損毀、不失真。歸檔的電子文件， 應與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要確保電子文件能有效機讀。電

2、子文件的收集收集范圍凡是反映本單位工作活動、 具有查考利用價值的電子文件及相關軟件均屬收集范圍。按照電子文件的信息類型包括：文本文件：指用文字處理技術形成的文字文件、表格文件等。圖像文件： 指用掃描儀、 數碼相機等設備獲得的靜態(tài)圖像文件。圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。影像文件：指用視頻設備獲得并經計算機處理的文件。聲音文件：指用音頻設備獲得并經計算機處理的文件。多媒體文件： 指用計算機多媒體技術制作的文件， 其中包含文字、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復合信息形式。超媒體鏈結文件 : 指用超媒體鏈結技術制作的文件。計算機程序： 指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟

3、件、 應用軟件以及相關的資源、支撐軟件等。數據文件： 指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。電子文件收集要求歸檔電子文件應與相應的紙質或其他載體形式的文件并存， 并 在內容及相關描述上保持一致。在“無紙化”辦公系統(tǒng)中產生的電子文件， 應采取嚴格的安全措施，隨時備份，存儲在能夠脫機保存的載體上，保證電子文件的安全性。文本文件收集時應統(tǒng)一將其轉換為TXT文檔或XML檔。靜態(tài)圖像文件收集時應統(tǒng)一將其轉換為 TIFF、 JPEG。影像文件收集時應統(tǒng)一轉換為MPE、G AVI 格式。聲音文件收集時應統(tǒng)一轉換為WAV MP潞式。自主開發(fā)的計算機程序必須收集軟件的源程序及其開發(fā)

4、、 編譯工具。歸檔的電子文件如果采用不符合本細則要求的格式， 收集時應轉換成本細則要求的格式。各單位應依據本細則， 結合實際情況， 制定本單位、 本系統(tǒng)電子文件收集的具體范圍。電子文件的歸檔歸檔要求文件形成部門應隨時對電子文件進行邏輯歸檔， 每月把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行物理歸檔，并按檔案管理的要求進行登記和交接。歸檔電子文件應按“件”進行管理。 一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應作為一件來進行管理， 如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次 修改稿、一套計算機軟件或源程序等。電子文件形成部門要隨時收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，依照附錄A要求進行著錄并填寫歸檔電子

5、文件登記表（見GB/T 18894-2002表、表）。歸檔電子文件應逐件編目。文件形成部門應于每月初將上月形成的經過檢驗的電子文件和歸檔電子文件登記表保存在脫機載體上，并一式兩份向檔案部門移交。檔案管理部門應對歸檔電子文件進行真實性、 有效性和完整性測試，并填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表 （見 GB/T 18894-2002 表） 。登記表一式兩 份，一份由檔案部門保存，另一份由文件形成部門保存。6 歸檔電子文件的移交、接收與存儲各單位應在每年9 月底前將經過檢驗合格后的歸檔電子文件移交同級國家綜合檔案館，集中保管。電子文件的移交、接收要求嚴格按GB/T 18894-2002 執(zhí)行。歸檔

6、電子文件的存儲一個歸檔年度的電子文件應拷貝至一盤或多盤載體中， 幾個歸檔年度的電子文件不應存儲在一盤載體中。本細則推薦采用只讀光盤、磁帶作為歸檔電子文件的保存載體。 禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫狀態(tài)。存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽， 注明全宗號、 歸檔年度、盤號和套別（見7） 。信息組織結構每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、 著錄文件、 歸檔電子文件子目錄。每盤存儲載體應具有如下信息組織結構：說明文件文件名： README文件內容： 有關本存儲載體的各種信息。 應包括全宗號、 全宗 名稱、歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間。文件格

7、式： 說明文件為字符文件。 每行的左邊為標題， 右邊為說明內容，中間用冒號分開。字符代碼應符合GB/T1988 GB2312W的規(guī)定。著錄文件文件名：文件內容：歸檔電子文件登記表的電子版本。文件格式：XM&件（具體格式見附錄B）。著錄文件包含項目同歸檔電子文件登記表 。歸檔電子文件子目錄目錄名：DATA目錄內容： 以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一件電子文件保存在一個子目錄中，子目錄名為全宗號+歸檔年度+保管期限+件號，如000,其中第14位為全宗 號，第5 8位為歸檔年度，第9位為保管期限（永久為1,長期為2,短期為3）,第1014位為件號。7 歸檔電子文件的保管歸檔電子文件要一式三套，一套

8、封存保管，一套供查閱使用，A、 B、 C。附錄 A電子文件著錄項目下列著錄項目標注“ * ”者為必著項，其它為選著項。A1 文件信息發(fā)文登記號：發(fā)文單位已發(fā)文件登記的順序號。收文登記號：收文單位收到文件登記的順序號。擬稿人：擬稿人員姓名。擬稿時間部門責任人：擬稿人員所在部門責任人姓名。部門責任人審核時間核稿人：核稿人員姓名。核稿時間 簽發(fā)人：文件簽發(fā)人員姓名。* 簽發(fā)時間 打字者：打字員姓名。 打字時間 校對者：文件校對人員姓名。 校對時間 主送單位：文件主送單位名稱，幾個單位之間用“，”分隔。抄送單位：文件抄送單位名稱，幾個單位之間用“，”分隔。發(fā)送時間：文件的發(fā)出時間。緩急程度密級：指文件

9、的保密等級。按GB/T 第四章文獻保管等級代碼表劃分為六個等級，名稱與代碼如下：代碼名稱數字代碼漢語拼音代碼漢字公開級0GK公開國內級1GN國內內部級2NB內部秘密級3MM秘密機密級4JM機密絕密級5UM絕密收文者：接收文件的人員姓名。收文單位：接收文件的單位名稱。收文時間：接收文件的時間。批閱人批閱意見批示人批示意見承辦部門：文件辦理部門。辦理結果：文件的辦理結果。辦結時間：文件辦理完畢的時間。A2 檔案信息歸檔人：指對該份文件進行歸檔操作的人員姓名。歸檔單位：指對該份文件進行歸檔操作的單位名稱。歸檔時間全宗號：指檔案館給立檔單位編制的代號，全宗號用四位數表示，不足四位的前面用“ 0”補足。

10、歸檔年度：指文件的形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2002”。保管期限：指文件的保存時間，一般分為永久、長期、短期三種。件號：指對應紙質或其他載體檔案文件在同一年度、同一保管期限中的順序號，件號用五位數表示，不足五位的前面用“0”補足。主題詞：按照DA/T191999、 中國檔案主題詞表及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進行標引。分類號：根據中國檔案分類法和 GB/T4 的有關規(guī)定著錄。鑒定者：對該份文件實行價值鑒定的人員姓名。鑒定時間銷毀者：對該份文件實行銷毀的人員姓名。銷毀審批者：對該份文件銷毀審批的人員姓名。銷毀時間開放標識： 指該份文件是否可以開放， 開放標識項依據實際情況著錄為

11、開放或控制。題名：指文件的標題。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。文件編號：文件的發(fā)文字號。附件：指正文后的附加材料的題名。稿本：指文件的文稿和文本。稿本項依據實際情況著錄，代碼表如下：稿本代碼 TOC o 1-5 h z 草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件F版本：指對文件修改、更改后的不同狀態(tài)的描述，如第一版、第二版等。版本說明： 對不同版本的說明性文字， 如修改原因、 與上一版本的差異等。A3 電子文件信息硬件環(huán)境（名稱、型號）：指形成該份電子文件的硬件環(huán)境的描述，包括計算機型號、CPUS號、內存數量等，各個項目之間用“，”分隔。網絡環(huán)境（名稱、版本）：指形

12、成該份電子文件的網絡環(huán)境的描述，包括網絡類型、協(xié)議、版本號等，各個項目之間用“，”分隔。操作系統(tǒng)（名稱、版本）：指形成該份電子文件的操作系統(tǒng)的描述，包括操作系統(tǒng)名稱、版本號等，各個項目之間用“，”分隔。應用軟件（名稱、版本）：指形成和瀏覽該份電子文件的的應用軟件的描述，包括軟件名稱、版本號等，各個項目之間用“，”分隔。文件類型：用英文字母代表電子文件的類型，文件類型分為八種，代碼表如下：名稱代碼名稱代碼文本文件T聲音文件A圖像文件I超媒體鏈結文件O圖形文件G計算機程序P影像文件V數據文件D文件名：文件在計算機系統(tǒng)中的名稱，多個文件綜合為一件的文件名之間用“&”分隔，如“&”。文件長度：指電子文件的字節(jié)數。存儲位置：指電子文件的存儲路徑名。創(chuàng)建人：指建立該電子文件的人員姓名。創(chuàng)建時間修改人： 指修改該電子文件的人員姓名， 幾個姓名之間用“， ”分隔。修改時間訪問人： 指訪問該電子文件的人員姓名， 幾個姓名之間用“， ”分隔。訪問時間載體類型：指電子文件的存儲載體。存儲載體選擇只讀光盤和磁帶。盤號： 指歸檔電子文件存儲載體的編號。 存儲載體一盤編一個號，編號每年從“00001”開始。盤號用五位數表示，不足五位的前面用“0”補足。附錄 B著錄文件（）格式著錄文件存放本張