企業(yè)檔案工作規(guī)范

1、.：.；企業(yè)檔案任務(wù)規(guī)范 DAT (國(guó)家檔案局年月日發(fā)布，年月日實(shí)施) 范圍 本規(guī)范確立了企業(yè)檔案任務(wù)原那么、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)任務(wù)、檔案信息化建立、檔案任務(wù)設(shè)備設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。 本規(guī)范適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類(lèi)型企業(yè)及事業(yè)單位可參照運(yùn)用。規(guī)范性援用文件 以下文件中的條款經(jīng)過(guò)本規(guī)范的援用而成為本規(guī)范的條款。凡是注日期的援用文件，其隨后一切的修正單(不包括訂正的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本規(guī)范，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本規(guī)范達(dá)成協(xié)議的各方研討能否可運(yùn)用這些文件的最新版本。凡是不注日期的援用文件，其最新版本適用于本規(guī)范。 GBT 文書(shū)檔案案卷格式 GBT 照片檔案管理規(guī)范 G

2、BT 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的普通要求 GBT . CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 GBT 電子文件歸檔與管理規(guī)范 DAT 檔案任務(wù)根本術(shù)語(yǔ) DAT 全宗卷規(guī)范 DAT 檔號(hào)編制規(guī)那么 DAT 磁性載體檔案管理與維護(hù)規(guī)范 DAT 歸檔文件整理規(guī)那么 DA/ T 國(guó)家艱苦建立工程文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA/T 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)那么 DA/T 縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 JGJ 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范 ISO . 信息與文獻(xiàn)一文件管理：通那么 IS . 信息與文獻(xiàn)一文件管理：指南 術(shù)語(yǔ)和定義DAT 確立的以及以下術(shù)語(yǔ)和定義適用于本規(guī)范。. 企業(yè)

3、檔案business records企業(yè)在研發(fā)、消費(fèi)、運(yùn)營(yíng)和管理活動(dòng)中構(gòu)成的有保管價(jià)值的各種方式的文件。. 企業(yè)檔案任務(wù)business records management企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。. 電子檔案electronic records具有保管價(jià)值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。. 檔案信息化archival informationization運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)展采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用效力的檔案管理提升過(guò)程和任務(wù)方式。檔案任務(wù)總那么. 企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案任務(wù)是企業(yè)研發(fā)、消費(fèi)、運(yùn)營(yíng)和管

4、理活動(dòng)的根底性管理任務(wù)。. 企業(yè)檔案任務(wù)應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行一致指點(diǎn)、一致管理、一致制度、一致規(guī)范。. 企業(yè)檔案任務(wù)應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，經(jīng)過(guò)資源整合和開(kāi)發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、消費(fèi)、運(yùn)營(yíng)、管理和繼續(xù)開(kāi)展提供有效效力。. 企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與平安。檔案任務(wù)組織. 組織系統(tǒng)建立.檔案任務(wù)指點(diǎn)企業(yè)應(yīng)確定檔案任務(wù)的分管指點(diǎn)，確定各職能或承辦部門(mén)、各工程檔案任務(wù)的擔(dān)任人，確定檔案部門(mén)的擔(dān)任人。. 檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理方式設(shè)置專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，或指定擔(dān)任檔案任務(wù)的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。. 檔案人員配備企業(yè)應(yīng)配備與企

5、業(yè)研發(fā)、消費(fèi)、運(yùn)營(yíng)和管理相順應(yīng)的專職檔案人員；各部門(mén)、各工程應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定。. 檔案任務(wù)體系企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門(mén)為中心，各職能或承辦部門(mén)、各工程專兼職檔案人員為根底的企業(yè)檔案任務(wù)體系。.企業(yè)管理職責(zé). 企業(yè)應(yīng)貫徹國(guó)家有關(guān)檔案任務(wù)法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案任務(wù)規(guī)章制度，將檔案任務(wù)納入企業(yè)開(kāi)展規(guī)劃和任務(wù)方案，為檔案任務(wù)繼續(xù)開(kāi)展提供保證。 . 企業(yè)應(yīng)將文件構(gòu)成、積累和歸檔要求納入各部門(mén)、工程及專項(xiàng)任務(wù)職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管指點(diǎn)、部門(mén)和工程擔(dān)任人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)展考核。. 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和平安。. 企

6、業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)應(yīng)做好檔案的處置任務(wù)，國(guó)有企業(yè)應(yīng)按照檔發(fā)字號(hào)文件的要求進(jìn)展，其他企業(yè)可參照。. 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案任務(wù)中做出成果的集體或個(gè)人給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反有關(guān)規(guī)定呵斥檔案損失的相關(guān)人員給予處分。.企業(yè)部門(mén)職責(zé). 企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及工程擔(dān)任人應(yīng)對(duì)本部門(mén)或工程歸檔文件的完好和系統(tǒng)擔(dān)任。. 企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及工程文件構(gòu)成者應(yīng)擔(dān)任積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和構(gòu)成質(zhì)量擔(dān)任。. 專兼職檔案人員應(yīng)擔(dān)任搜集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量擔(dān)任。. 企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及工程對(duì)文件管理的責(zé)任，見(jiàn)ISO .第七章、ISO .和檔發(fā)號(hào)文件要求。.檔案部門(mén)職責(zé). 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案任務(wù)，制定

7、企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。. 擔(dān)任企業(yè)檔案的搜集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用任務(wù)。. 指點(diǎn)企業(yè)各部門(mén)、工程及專項(xiàng)任務(wù)文件的構(gòu)成、積累、整理及歸檔任務(wù)。. 監(jiān)視、指點(diǎn)、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè))的檔案任務(wù)。. 按照有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。.檔案人員要求. 檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識(shí)。. 檔案部門(mén)擔(dān)任人應(yīng)具有中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。. 檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)問(wèn)程度。. 檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案任務(wù)制度. 任務(wù)規(guī)章.明確企業(yè)文件構(gòu)成、歸檔責(zé)任。企業(yè)在

8、制定有關(guān)規(guī)章、規(guī)范和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件搜集、整理和歸檔的責(zé)任要求。. 制定企業(yè)檔案任務(wù)規(guī)定。企業(yè)檔案任務(wù)規(guī)定是企業(yè)檔案任務(wù)的根本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案任務(wù)原那么及管理體制，文件的構(gòu)成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案搜集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原那么，解釋權(quán)限等。. 建立檔案任務(wù)責(zé)任清查制度。對(duì)相關(guān)崗位人員違反文件搜集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、呵斥檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任清查和處分措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。. 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對(duì)能夠發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)禍，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織構(gòu)造、搶救方法、搶救程序、保證措

9、施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。.管理制度. 文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。. 檔案?？刂贫?。應(yīng)明確各門(mén)類(lèi)檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查方法、對(duì)受損檔案的處置方法、檔案進(jìn)(出)庫(kù)要求、庫(kù)房管理要求和庫(kù)房管理員職責(zé)。. 檔案鑒定銷(xiāo)毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷(xiāo)毀任務(wù)的組織、職責(zé)、原那么、方法和時(shí)間等要求。. 檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。. 檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借)

10、閱檔案的要求。. 檔案嚴(yán)密制度。應(yīng)明確檔案構(gòu)成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承當(dāng)?shù)膰?yán)密責(zé)任。. 電子檔案管理制度。應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中構(gòu)成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。.檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。.業(yè)務(wù)規(guī)范. 文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原那么、整理方法、檔號(hào)編制要求和檔案裝具要求等。. 檔案分類(lèi)方案。應(yīng)明確分類(lèi)根據(jù)、類(lèi)別標(biāo)識(shí)、類(lèi)目范圍。. 文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類(lèi)文件歸檔的范圍及其相對(duì)應(yīng)的保管期限。. 特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案搜集、整理的要求和保管的條件。檔案業(yè)務(wù)任務(wù). 企業(yè)檔案任

11、務(wù)與業(yè)務(wù)活動(dòng).企業(yè)檔案任務(wù)是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入企業(yè)指點(diǎn)任務(wù)議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及任務(wù)流程，納入企業(yè)部門(mén)和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。. 企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員應(yīng)參與產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、工程驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，擔(dān)任檢查應(yīng)歸檔文件的完好、系統(tǒng)。. 企業(yè)下達(dá)工程方案義務(wù)應(yīng)同時(shí)提出工程文件的歸檔要求；檢查工程方案進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查工程文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定工程成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定工程文件歸檔情況；工程總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好工程文件歸檔交接。.文件的構(gòu)成、積累. 文件構(gòu)成時(shí)應(yīng)運(yùn)用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。. 文件構(gòu)成者應(yīng)將辦理終了、有保管價(jià)值的文件及時(shí)交本部門(mén)

12、、工程或?qū)ｍ?xiàng)任務(wù)檔案人員保管。.文件整理與歸檔. 文件整理 文件立卷整理應(yīng)遵照文件構(gòu)成規(guī)律，區(qū)分保管期限，堅(jiān)持文件間有機(jī)聯(lián)絡(luò)。文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等門(mén)類(lèi)文件的整理，應(yīng)分別符合GB 、DAT 、GBT 、財(cái)會(huì)字號(hào)、勞力字號(hào)等規(guī)范及文件的要求；音像、電子等載體形狀文件整理，應(yīng)分別符合GBT 、DAT 、GBT 、DAT 等規(guī)范的要求。. 文件歸檔范圍. 企業(yè)在籌備、建立、消費(fèi)、運(yùn)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中構(gòu)成的具有保管價(jià)值的各種載體方式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)號(hào)文件要求。. 歸檔文件的主要來(lái)源有： 本企業(yè)構(gòu)成的文件； 本企業(yè)引進(jìn)工程、外購(gòu)設(shè)備等接納的文件； 所屬

13、單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件； 本企業(yè)參與的協(xié)作工程，協(xié)作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件； 本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。. 企業(yè)應(yīng)根據(jù)運(yùn)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。工程建立類(lèi)文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)在工程建立中的性質(zhì)確定，建立單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔詳細(xì)范圍參見(jiàn)DAT ；效力類(lèi)型企業(yè)各類(lèi)文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專門(mén)業(yè)務(wù)編制。.文件歸檔時(shí)間. 運(yùn)營(yíng)管理任務(wù)、消費(fèi)技術(shù)管理任務(wù)、行政管理任務(wù)、黨群任務(wù)中構(gòu)成的文件普通應(yīng)在辦理終了后的第二年一季度歸檔。. 科研開(kāi)發(fā)、

14、工程建立文件應(yīng)在其工程鑒定、開(kāi)工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品消費(fèi)及效力業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。. 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信譽(yù)、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)工程的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接納后即時(shí)登記歸檔。. 會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交。. 電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)展，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類(lèi)或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。. 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體方式的文件應(yīng)在任務(wù)終了后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。. 更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與

15、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中構(gòu)成的文件，其他活動(dòng)中構(gòu)成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。. 文件歸檔要求. 企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門(mén)、工程及專項(xiàng)任務(wù)的文件搜集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門(mén)、工程及專項(xiàng)任務(wù)專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。. 歸檔的文件應(yīng)完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成資料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保管，圖文字跡應(yīng)符合構(gòu)成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。. 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。. 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字闡明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)資料假設(shè)有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。. 歸檔的文件普通一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需求的可適當(dāng)添加份

16、數(shù)。. 兩個(gè)以上單位協(xié)作完成的工程，應(yīng)以合同、協(xié)議等方式商定文件歸檔要求。主辦單位普通應(yīng)保管全套文件，協(xié)辦單位保管與所承當(dāng)義務(wù)相關(guān)的正本文件。. 文件構(gòu)成部門(mén)應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)(見(jiàn)附錄B表B.)。重要工程文件歸檔時(shí)應(yīng)由工程管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔闡明，并經(jīng)工程擔(dān)任人審核簽字。.檔案搜集任務(wù). 文件歸檔的交接. 文件構(gòu)成部門(mén)應(yīng)按期將伴隨已整理的文件向檔案部門(mén)移交。. 檔案部門(mén)接納時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在簽字后各保管一份。 . 檔案與資料的搜集. 企業(yè)應(yīng)接納所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)一切的檔案。. 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接納無(wú)法人資歷的所屬單位檔案。. 企業(yè)可根據(jù)需求搜集宣傳報(bào)道本單位的新聞資

17、料。. 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求搜集與企業(yè)運(yùn)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。. 企業(yè)可根據(jù)需求向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。.檔案整理任務(wù) . 檔案部門(mén)應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)展檔案的分類(lèi)、陳列與編目。. 分類(lèi)方案應(yīng)根據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案構(gòu)成特點(diǎn)制定，并應(yīng)堅(jiān)持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性。分類(lèi)方案應(yīng)附有分類(lèi)闡明。. 類(lèi)別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。. 全宗內(nèi)檔案按類(lèi)分別集中陳列，類(lèi)別內(nèi)檔案按類(lèi)目條款順序依次陳列編號(hào)。. 根據(jù)分類(lèi)方案和陳列順序編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)指代單一，具有獨(dú)一性。檔號(hào)編制方法見(jiàn)DAT 。 . 檔號(hào)可采用“全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)(或工程代號(hào)或目錄號(hào))案卷號(hào)(或件號(hào)或盤(pán)、盒

18、、張?zhí)?( 表示可選)構(gòu)造。 全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)對(duì)所屬單位集中一致管理檔案的需求和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變卦情況自行設(shè)定。. 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見(jiàn)號(hào)。 互見(jiàn)號(hào)是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號(hào)。. 按全宗、類(lèi)別、保管期限編制檔案目錄。. 檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見(jiàn)DAT 。.檔案保管任務(wù) . 檔案存放應(yīng)根據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)備。重要檔案應(yīng)異地備份。. 檔案入庫(kù)前普通應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成資料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以維護(hù)。. 庫(kù)房管理. 庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)持干凈、整潔，并

19、具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能(見(jiàn)JGJ )。. 庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合JGJ 、GBT 和DAT 對(duì)各類(lèi)檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見(jiàn)附錄B表B.)。. 庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。. 庫(kù)藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到賬物相符。庫(kù)藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄闡明。.檔案鑒定任務(wù). 企業(yè)應(yīng)成立由主管指點(diǎn)、職能部門(mén)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)(或小組)，擔(dān)任確定文件保管期限和到期檔案鑒定。. 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后任務(wù)查考、憑證作用，以及歷史研討價(jià)值確定。. 檔案保管期限普通分為永久和定期兩種

20、。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行。. 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史容顏，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)久利用價(jià)值的文件，列為永久保管。. 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)普通任務(wù)活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)任務(wù)有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為年和年。. 企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)展鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保管的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無(wú)保管價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)(參見(jiàn)附錄B表B.)，經(jīng)企業(yè)法定代表人同意后進(jìn)展監(jiān)視銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。.檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù). 檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案任務(wù)年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)

21、報(bào)表。. 建立檔案任務(wù)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，主要內(nèi)容包括：檔案館(室)藏情況；年度入出庫(kù)情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)備、設(shè)備情況；檔案銷(xiāo)毀情況等。. 檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù)應(yīng)堅(jiān)持延續(xù)性。.檔案利用任務(wù). 檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建立，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、有效地提供檔案利用效力。. 企業(yè)應(yīng)根據(jù)嚴(yán)密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)指點(diǎn)審批。 . 利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)展登記(借閱登記表參見(jiàn)附錄B表B.)。利用效果突出的宜進(jìn)展登記(利用效果登記表參見(jiàn)附錄B表B.)。. 可采用直接查閱、調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。. 企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)展分類(lèi)

22、匯總，構(gòu)成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。. 企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)展綜合整理，構(gòu)成專題資料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡(jiǎn)介、工程工程簡(jiǎn)介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等。. 企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)展分析研討，構(gòu)成深層次加工資料，如歷年消費(fèi)運(yùn)營(yíng)目的統(tǒng)計(jì)分析、艱苦事故緣由研討分析、企業(yè)史志等。. 企業(yè)可利用檔案舉行檔案陳列或展覽。檔案信息化建立. 檔案信息化目的與原那么.企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化程度為總目的。. 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原那么。. 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分思索檔案管理的要求。.電子

23、文件的歸檔 . 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類(lèi)型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類(lèi)型電子文件及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需求確定。. 企業(yè)各信息系統(tǒng)所構(gòu)成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。. 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。電子文件通用格式見(jiàn)GBT第章。. 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見(jiàn)GBT .和GBT 。 . 加密的電子文件歸檔時(shí)普通應(yīng)解密，必需加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和闡明文件一并歸檔。

24、. 文件構(gòu)成部門(mén)應(yīng)擔(dān)任確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完好性和可用性。.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化. 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)踐需求，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。. 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DAT 的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DAT 的要求。. 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見(jiàn)DAT 的附錄B。 數(shù)字化生成的檔案副本檔號(hào)應(yīng)與原檔案對(duì)應(yīng)。.電子檔案的保管. 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類(lèi)方案進(jìn)展整理。. 電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。其存儲(chǔ)載體見(jiàn)DAT 的附錄C，保管要求見(jiàn)GBT 的.。. 脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案

25、載體應(yīng)設(shè)置成制止寫(xiě)操作的形狀。. 存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。.超越保管期限的電子檔案的鑒定和銷(xiāo)毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷(xiāo)毀應(yīng)符合GBT 中.的相關(guān)規(guī)定。對(duì)確認(rèn)銷(xiāo)毀的電子檔案應(yīng)有銷(xiāo)毀文件目錄存檔。.檔案網(wǎng)絡(luò)化效力. 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并逐漸實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。. 對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)化效力。. 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開(kāi)，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。. 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等平安嚴(yán)密措施。. 檔案管理效力器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。. 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口。.檔案管理系統(tǒng)軟件. 檔案管理系統(tǒng)軟件的配