高效的會(huì)議管理技巧

1、高效的會(huì)議治理技巧第1講當(dāng)今會(huì)議面面觀【本講重點(diǎn)】會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻率會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的要緊目的確實(shí)是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁,不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策,常常是職員的夢魘；職員花太多時(shí)刻在無效率的會(huì)議上，不僅白費(fèi)公司成本,也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會(huì)議治理技巧”的中心議題。會(huì)議的意義1.會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道圖11集思廣益圖如上圖11,會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的方法匯聚一堂,相互碰撞,從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意確實(shí)是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞

2、的產(chǎn)物。.會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。圖12組織或部門與會(huì)議3.會(huì)議是一種群體溝通的方式開會(huì)專門少是一對一的溝通,絕大多數(shù)情況下差不多上一種群體溝通。隨著科技的迅猛進(jìn)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們能夠通過Email、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，然而,群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通適應(yīng)。會(huì)議的目的開展

3、有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，能夠集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)要緊目的。傳達(dá)資訊通過會(huì)議能夠向職員通報(bào)一些決定及新決策，也確實(shí)是講向職員傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。監(jiān)督職員、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其要緊目的是為了監(jiān)督、檢查職員對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解職員的工作進(jìn)度;同時(shí),借助會(huì)議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及職員之間的矛盾。達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟,最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖1達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟資源共享利用開會(huì)匯合資源，以期相互關(guān)心,共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在

4、廣告公司、媒體公司中。通過進(jìn)行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，同時(shí)論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵(lì)士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心,朝著一個(gè)方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議,以此來強(qiáng)化自己的地位。會(huì)議的種類會(huì)議能夠按照人數(shù)、開會(huì)方式和開會(huì)目的進(jìn)行分類,每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷進(jìn)展緊密相關(guān)。表1-會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類 團(tuán)體會(huì)議 一對一會(huì)議 面對面會(huì)議 電話會(huì)議 視頻會(huì)議 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議當(dāng)眾表揚(yáng)或批

5、判不人的會(huì)議 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議集思廣益的會(huì)議會(huì)議的頻率每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率,只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問題、達(dá)到目的。1.固定的部門會(huì)議2.全體會(huì)議.處理突發(fā)事件的會(huì)議.一對一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)刻成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是特不可觀的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗,因此萬萬不可等閑視之。1會(huì)議的時(shí)刻成本2.直接的會(huì)議成本.效率損失成本開會(huì)時(shí),主管人員必須離開自己的工作崗位,這有可能造成公司整體治理效率的下降。由于治理效率下降而造成的損失，確實(shí)是效率損失成本。效率損失成本包括以下種情況:【自檢】

6、請將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來。A、固定的部門會(huì)議至少每兩月一次B、一對一會(huì)議隨時(shí)、處理突發(fā)事件的會(huì)議按需要D、全體會(huì)議至少每月一次【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能關(guān)心我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng),造成時(shí)刻成本、直接成本及效率成本的損失。因此,每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”?！拘牡皿w會(huì)】_第2講會(huì)議效率不高的緣故及解決方案【本講重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的緣故及預(yù)防性治理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范會(huì)議效率不高的緣

7、故及預(yù)防性治理1會(huì)議的通病效率不高小王是一家公司的職員,他對公司會(huì)議有自己的一些方法,他的方法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀,值得我們考慮。專門多公司往往由于以下緣故,開會(huì)效率低下：公司的主管都不明白何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開,或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。許多主管關(guān)于何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢職員的意見。這使得職員疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。有些“必須到會(huì)”的職員，因?yàn)椴畈欢嗯c重要客戶或政府官員有約在先，全然不能出席，這使得會(huì)議討論專門難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最緊密的人，因此預(yù)備不充分或者全然來不及預(yù)備。時(shí)下有一句專門流行的話“最近比較煩”,對太多像

8、小王一樣的職場人士來講，這句話能夠改為“開會(huì)比較煩”。開會(huì)之因此煩，用小王的話來講,確實(shí)是“會(huì)議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行,甚至毫無意義地延長時(shí)刻,即使有決議，質(zhì)量也專門低”，簡而言之,會(huì)議效率不高。因此,查找致使會(huì)議效率不高的緣故就顯得格外重要。會(huì)議效率不高的緣故會(huì)議效率不高通常由以下種緣故造成。在這7種緣故中,有種緣故是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種緣故是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的預(yù)備工作。表-1會(huì)議效率不高的緣故及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次緣故具體表現(xiàn)（1）時(shí)刻會(huì)議安排在立即午餐的時(shí)刻，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。（2)地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室,致使會(huì)議被頻繁打斷,無法正常進(jìn)行。(

9、3）開會(huì)對象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。()主持人的技能會(huì)議主持人缺乏阻礙力、講服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。(）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會(huì)議失敗。(6）會(huì)議的預(yù)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。(）開會(huì)的緣故、目的和結(jié)果開會(huì)的緣故、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中突然發(fā)覺皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。預(yù)防性治理所謂預(yù)防性治理,事實(shí)上確實(shí)是防患于未然,將禍害扼殺于搖籃之中。關(guān)于會(huì)議來講,做預(yù)防性治理，實(shí)際上確實(shí)是在開會(huì)之前,針對可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種緣故，一一做好預(yù)防工作,從而保證會(huì)

10、議的高效進(jìn)行?！九e例】以會(huì)議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會(huì)議效率低下的緣故,做一個(gè)全面的預(yù)防性治理。會(huì)議效率不高的緣故預(yù)防性治理措施時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后,幸免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開會(huì)對象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人,將出席會(huì)議的人分為必須參加者、能夠旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、阻礙力的人擔(dān)任主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽能力。會(huì)議的預(yù)備工作一定要提早做好具體的預(yù)備工作。開會(huì)的緣故、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行之前將開會(huì)的緣故、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)

11、者?！咀詸z】請依照自身情況完成下列表格。(1)你所在公司是否存在會(huì)議效率不高的問題？ 是 否(2)假如存在,請從下列選項(xiàng)中選出符合你所在公司實(shí)際情況的選項(xiàng),并提出改進(jìn)意見。存在問題是否存在改進(jìn)意見主持人毫無阻礙力是 否會(huì)議地點(diǎn)的布局讓人專門有壓迫感是 否會(huì)前預(yù)備不足,會(huì)議議題讓人不明因此是 否會(huì)議總是選在午飯時(shí)刻進(jìn)行是 否高效會(huì)議的八大特征與低效率會(huì)議相對的確實(shí)是高效會(huì)議,高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。高效會(huì)議具有8大特征。建議在正式召開會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性治理,使立即召開的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含

12、3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)刻安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。1.會(huì)議時(shí)刻安排的規(guī)范上午8-9點(diǎn)之間,正是職員從家到公司,預(yù)備開始一天工作的時(shí)候。那個(gè)時(shí)候的職員,心緒尚且混亂，還需一段時(shí)刻才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此,試圖在這一時(shí)刻段進(jìn)行會(huì)議、試圖讓職員回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析,從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午9-10點(diǎn)之間,職員差不多開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在那個(gè)時(shí)刻段最適合進(jìn)行一對一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-12點(diǎn)或下午-3點(diǎn)之間,最適合調(diào)動(dòng)職員集思廣益。大伙兒利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。那個(gè)時(shí)段的職員開始進(jìn)入一天當(dāng)

13、中的倦怠期，人人希望立即回家,在那個(gè)時(shí)段進(jìn)行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。.會(huì)議規(guī)范本身會(huì)議規(guī)范是指大伙兒達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范要緊包括以下條款：所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)刻表交給會(huì)議安排人,以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)刻。超過1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會(huì)者都要預(yù)備在會(huì)上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開始,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會(huì)者應(yīng)明白維護(hù)不人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱不人，這條規(guī)則最重要，需特不注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到,甚至有人扮“黑臉”。會(huì)議結(jié)束-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請第三方監(jiān)控

14、,以保證會(huì)議質(zhì)量。.固定的會(huì)議流程規(guī)范圖21固定的會(huì)議規(guī)范流程固定的會(huì)議流程規(guī)范要緊包括一個(gè)中心、兩個(gè)差不多點(diǎn)。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞;闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)刻安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。進(jìn)行會(huì)議討論，能夠分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括:分享話題和目標(biāo);交流信息;產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。結(jié)束會(huì)議,具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。（2)兩個(gè)差不多點(diǎn)兩個(gè)差不多點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾,即會(huì)議開始前的預(yù)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤,這兩個(gè)差不多點(diǎn)是最容易被忽視的。然而，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵

15、。因此，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的預(yù)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的預(yù)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤打算，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。【本講總結(jié)】會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。因此，找出會(huì)議效率低下的緣故就顯得格外重要。通常有大因素致使會(huì)議效率低下,針對這些因素,應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性治理。與此同時(shí),清晰了解什么是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些,才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥?huì)議的效率?！拘牡皿w會(huì)】_第3講開會(huì)前的預(yù)備工作【本講重點(diǎn)】是否要開會(huì)預(yù)備工作的作用1H W預(yù)備工作核對單主持人的預(yù)備工作是否要開會(huì)“機(jī)遇只偏愛那些有預(yù)備的頭腦”。對一個(gè)人而言

16、，不管做任何事，假如事前沒有做好充分的預(yù)備,那么等待他的必定是一個(gè)注定的失敗。對一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議事實(shí)上在正式宣布開始之前就開始了!一次高效會(huì)議的第一步預(yù)備工作是確定是否確實(shí)有開會(huì)的必要性。那個(gè)確定工作看似多余,實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些全然不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提早落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1.無需開會(huì)的“五個(gè)假如”圖31不需開會(huì)的“五個(gè)假如”假如還有比開會(huì)更好的方法，即假如能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會(huì)同樣的目的，就無需進(jìn)行會(huì)議,例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。這些方式可能在感受上不如開會(huì)那么痛快淋漓,然而卻簡潔有效，關(guān)于一些

17、問題的解決具有經(jīng)濟(jì)有用的優(yōu)勢。假如你是唯一能夠做決策的人，那么一定不要白費(fèi)自己和他人的時(shí)刻,召開耗時(shí)長久的所謂會(huì)議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟；其次,決策既然只能由你做出，就無需聚攏他人集體討論,結(jié)果又全盤推翻他人意見,這種做法只會(huì)既不利于解決問題,又容易令自己陷入尷尬境地。會(huì)議成本是一個(gè)絕對不容忽視的問題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算,不能用高昂的會(huì)議成本來換取某些會(huì)議的發(fā)生,因?yàn)殚L此以往公司必定會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。必須開會(huì)的“五個(gè)假如”圖-2必須開會(huì)的“五個(gè)假如”“聽取部門匯報(bào)工作”最好采納會(huì)議的形式,不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式,往

18、往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通,長此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開正式的會(huì)議,聽取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。表揚(yáng)和批判是兩種專門好的激勵(lì)方式,而當(dāng)眾的表揚(yáng)和批判具有更強(qiáng)的阻礙力。采納會(huì)議的形式表揚(yáng)或批判，有利于充分發(fā)揮表揚(yáng)或批判的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表揚(yáng)“明星職員”能夠樹立標(biāo)桿,充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競爭;當(dāng)眾批判某些情節(jié)嚴(yán)峻的錯(cuò)誤行為，有利于警醒職員，幸免同類情況再度發(fā)生。當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí),一定要進(jìn)行會(huì)議，不能采納郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下

19、、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化,才能促進(jìn)協(xié)作,從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。【自檢】請你回答下列問題:一家合資工廠著火了,通過調(diào)查，緣故在于一名職員違反了操作條例,在車間內(nèi)吸煙，因此導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1）假如你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理,你要采取下列哪種方式處理此事:.一對一批判B.開會(huì)當(dāng)眾批判C.寫檢查處罰()你什么緣故這么做?預(yù)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí)，首先要了解預(yù)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識(shí)到預(yù)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好預(yù)備工作。一般來講,會(huì)議的預(yù)備工作具有以上4種作用,它能夠關(guān)心你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過

20、充分的會(huì)議預(yù)備、通過書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良好的會(huì)議預(yù)備工作能夠關(guān)心你節(jié)約會(huì)議時(shí)刻，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突,使會(huì)議井然有序、卓有成效。.1HW圖331H 5W1H W是指會(huì)議預(yù)備工作需要特不注意的6個(gè)方面，用英文縮寫表示為1H W。2.專門提醒依照統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示,會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個(gè)，最為合適的人數(shù)是5至7人。那個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想,又能幸免因?yàn)槿藬?shù)過多,從而造成一部分人的消極參與。因此，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該依照會(huì)議的議題、重要性具體決定。會(huì)議預(yù)備工作核對單會(huì)議的具體預(yù)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件,因此必須要面面

21、俱到。將這些具體的工作一一列出確實(shí)是一張會(huì)議預(yù)備工作核對單。這張核對單盡管數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保證。會(huì)議預(yù)備工作核對單1、了解會(huì)議的目的3、確定會(huì)議的形式5、決定會(huì)議的時(shí)刻、決定會(huì)議的地點(diǎn)9、確定出席人數(shù)11、是否預(yù)備會(huì)議名簽13、是否安排與會(huì)者住宿15、確定視聽教材1、預(yù)備會(huì)場周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料、是否一定要開會(huì)4、安排會(huì)議的議程6、確定會(huì)議的主持人8、研究會(huì)場如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會(huì)議通知16、確定輔助教材18、是否要求與會(huì)者預(yù)備資料、是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知以上2個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素,還

22、有一些因素專門容易被忽視，一定要特不注意:會(huì)場的布置需要特不注意:假如與會(huì)人員超過1個(gè)，會(huì)場最好布置成“”字型,主持人能夠站在會(huì)場中央，如此有利于協(xié)調(diào)討論;假如是全體會(huì)議,能夠布置成階梯教室的形式；5到7人的會(huì)議,最好安排成圓桌型，也確實(shí)是半島型。主持人的預(yù)備工作1.主持人的個(gè)預(yù)備工作SWOT分析圖3-4SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢;而“O”和“”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對你周圍的環(huán)境(也包括你自身)可能帶來的機(jī)會(huì)或是威脅?！颈局v總結(jié)】一次成功的會(huì)議背后一定是特不充分的預(yù)備工作。高效會(huì)議要求我們循序漸進(jìn)、按部就

23、班的做好會(huì)前的各項(xiàng)預(yù)備工作。不管是簡潔明了的15W,依舊項(xiàng)目分明的預(yù)備工作核對單，都需要我們對其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。好的預(yù)備是成功的一半,一定要做好會(huì)議的預(yù)備工作?！拘牡皿w會(huì)】_第4講成功會(huì)議的五種策略【本講重點(diǎn)】如何做開場白如何分配發(fā)言時(shí)刻如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會(huì)議如何做開場白如何分配發(fā)言時(shí)刻如何掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度對一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要?？貓鲆簿统蔀橐粋€(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度要緊包括2種方式：語言方式與非語言方式。1語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來操縱會(huì)議的議事進(jìn)度。例如，面對一些特不容易滔滔不絕的發(fā)言者

24、，主持人能夠憑借對其的了解,讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)刻。具體做法如:“能不能用3分鐘的時(shí)刻給我們簡單的講一下？”當(dāng)他講到5分鐘的時(shí)候,你能夠再講:“嗯，差不多5分鐘了,你講的正是我們需要的?！被蛘吣軌虿杉{一帶而過的方法,例如“你剛才講的內(nèi)容特不行,你對下一問題如何看?”如此就能夠把他從一個(gè)問題帶到另一個(gè)問題，或是能夠轉(zhuǎn)移講話對象，如“你講得專門好,坐在您旁邊的這位如何看呢？”通過以上這些話語，即語言方式,主持人能夠有意識(shí)的、合理的操縱議事進(jìn)度。非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人講多了或者不講了，或者是講得不夠接著講等。比如主持人

25、把目光轉(zhuǎn)向不人，就可能是在提示正在講話的人能夠停止講話了；不耐煩的敲桌子，也能夠提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式,如不停的看手表,也能達(dá)到同樣的效果。語言和非語言這種形式的合理運(yùn)用,能夠做到有效的控場,使會(huì)議既可不能太短，也可不能太長，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。如何達(dá)成決議決策方式彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界聞名的治理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究,總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行,能夠順利達(dá)成協(xié)議。4種群體決策圖4-1種群體決策.權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。適宜使用:當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)

26、隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。【舉例】特不行動(dòng)小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表,然后通知該小組。優(yōu)點(diǎn):決策迅速高效;在急需行動(dòng)的情況下最有用;在權(quán)力界限明顯的地點(diǎn)最有效。缺點(diǎn):盡管可迅速做出決策，但實(shí)際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的質(zhì)量會(huì)由于考慮面不寬而受到阻礙。2.少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時(shí)刻有限，而決策結(jié)果可不能對反對者造成消極阻礙時(shí)。注意:投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入?！九e例】團(tuán)隊(duì)成員投票同意一項(xiàng)新的工作程序。團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。優(yōu)點(diǎn):同意多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意

27、見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡單唱票,相對迅速和高效做出。缺點(diǎn)：在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。這種競爭會(huì)阻礙一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。3.共識(shí)決策共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議,每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識(shí)決策提供一種反映所有成員方法的全面解決方法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性,體現(xiàn)平等之風(fēng)。注意:假如決策時(shí)刻有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動(dòng)，團(tuán)隊(duì)制定了一套工作方針。優(yōu)點(diǎn)：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會(huì)通過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對長的時(shí)刻,并具

28、挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的傾聽并理解他人觀點(diǎn)；為確保所有團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見和分享其見解,必須進(jìn)行有效的推動(dòng)。4.無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。當(dāng)提案特不重要,要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策。注意:不管團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn),無異議決策都專門難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無異議決策?！九e例】一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。優(yōu)點(diǎn):確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它;意見不和和沖突最低。缺點(diǎn)：因?yàn)闆]有哪兩個(gè)人的思想完全合拍,達(dá)成無異議決策也許會(huì)花費(fèi)專門長的時(shí)刻。無異議決策常常難

29、以做出。4種團(tuán)隊(duì)決策法【自檢】請你完成以下連線題： （1)無異議決策 A、確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它;意見不和及沖突最低。 （2）權(quán)威決策B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會(huì)通過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。 ()少數(shù)服從多數(shù)決策、同意多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。(4)共識(shí)決策、決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最有用;在權(quán)力界限明顯的地點(diǎn)最有效。如何圓滿結(jié)束會(huì)議【本講總結(jié)】會(huì)議的成功需要高超的策略。從會(huì)議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處,只有如此才能讓會(huì)

30、議的高效變得萬無一失。需要特不引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的5種策略。希望你的每一次會(huì)議都碩果累累!【心得體會(huì)】_第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧【本講重點(diǎn)】會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的溝通3種溝通圖畫1溝通漏斗圖51溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥?。對溝通者來講，是指假如一個(gè)人內(nèi)心想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會(huì)的場合用語言表達(dá)內(nèi)心1%的東西時(shí)，這些東西差不多漏掉了20%,你講出來的只剩0%了。而當(dāng)這80的東西進(jìn)入不人的耳朵時(shí)，由于文化水

31、平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了6%。實(shí)際上,真正被不人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的0%具體行動(dòng)時(shí),差不多變成20%了。這確實(shí)是所謂的溝通漏斗,它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而，如此的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周圍,確實(shí)特不可怕。因此,一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓那個(gè)漏斗漏得越來越少。溝通金三角圖52溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位考慮的思維模式。由圖5-所示，在三角形的底端,“自己”和“對方”在兩邊講話,你談你的事兒,我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是可不能成功的;只有在金三角的頂端,只有開會(huì)溝通的雙方采納換位考慮的方式,使談話雙方都站在對方的角度上，設(shè)身處地的為對

32、方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思,也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通,因此溝通的關(guān)鍵在于換位考慮。3溝通的冰山模式圖5-3溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，然而大伙兒講出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%20，隱含在水面以下的冰山體積,即對方真正想講卻沒講出的內(nèi)容則占到80%95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo),同時(shí)有明確的時(shí)刻約束。在溝通過程中，彼此積極主動(dòng),善于傾聽對方,注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，同時(shí)雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則,才能促

33、進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。造成溝通困難的因素如何建立信任會(huì)議中的反饋技巧1反饋的兩種方式反饋的兩種類型圖-4反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo),即一般意義上的表揚(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有確信行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。建設(shè)性反饋是一種勸講指導(dǎo)，即一般意義上的批判。批判要特不注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能損害不人的自尊。下面介紹種效果較好的建設(shè)性反饋:3反饋時(shí)的特征4.如何同意反饋【自檢】請?jiān)谝韵旅枋鲂栽捳Z中選出正確的反饋:描述性話語是否正確（1)你出生前我們確實(shí)是這么做的!是否(2）這確實(shí)是最佳解決方法。是否（3)這是目前為止

34、我所明白的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？是否（4)為了按時(shí)完成任務(wù),我要你如此做。是否見參考答案5-1【本講總結(jié)】高效的會(huì)議離不開良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極其困難的。因此，要深刻理解溝通的特征，溝通會(huì)遇到的障礙,也要學(xué)會(huì)如何進(jìn)行巧妙的表揚(yáng)和批判，如何理性的同意反饋，如此才能有效提高會(huì)議的效率?！拘牡皿w會(huì)】_第6講主持人的會(huì)議治理技巧【本講重點(diǎn)】傾聽的技巧實(shí)際的講話技巧傾聽的技巧1.傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括項(xiàng)內(nèi)容：首先建議你學(xué)會(huì)傾聽不人的故事,進(jìn)而傾聽不人完整的故事,而且最好能在聽完不人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完不人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人

35、的立場上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情,也才能關(guān)心你做出正確的推斷,以免犯下無法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為,一定要充分重視。【自檢】某公司職員甲因?yàn)閭€(gè)人的住房問題主動(dòng)與其經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。談話內(nèi)容如下:職員甲講:我想貸款買房，然而首付不夠，因此專門苦惱。經(jīng)理乙講：不太著急，大伙兒能夠幫你湊足首付,你還差多少鈔票?職員甲講:不行意思，我還差專門多鈔票。經(jīng)理乙講：沒關(guān)系的,你講吧。職員甲講:差120元。經(jīng)理乙講：啊.職員甲聽到經(jīng)理乙的“啊.”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。請你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯(cuò)誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問題？_充分注意了傾聽的禮節(jié),就能夠

36、專門好的理解什么是傾聽。傾聽首先是一種治理技巧,這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。2傾聽的具體方法傾聽時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌,你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|,要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感受。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音,例如“確實(shí)是”、“好好”、“是如此嗎？”“不錯(cuò)”、“確實(shí)”如此的話,這些語言會(huì)激勵(lì)對方越講越多,因?yàn)樗麜?huì)覺得自己是被傾聽的。此外,軀體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還能夠保證你不走神,你的軀體前傾時(shí),會(huì)給被傾聽者其專門受尊重的印象。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié),因此也要做

37、好相關(guān)的記錄。3傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：“傾聽”小總結(jié)假如用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧,那你能夠經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“假如是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài),同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。事實(shí)上,這兩句話的作用在于它能夠使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受,又能與不人融洽溝通的情境中，如此一來,身為主持人的你，因此能夠在會(huì)議主持中游刃有余。會(huì)議中的講話技巧會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種講話技巧:展示。即主持人使用流利的話語把自己的方法展示給大伙兒。探詢。與會(huì)者面對主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會(huì)者的意見,例如:

38、“后來呢？”“那結(jié)果如何樣呢?”“那你到底什么意思呢?”“你能再給我們講清晰一點(diǎn)嗎？”評論。與會(huì)者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對與會(huì)者的回答作出評論,如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是.”如此兩者的溝通就能夠順暢進(jìn)行了。建立。評論之后需要采納“建立”的講話技巧。“建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級歸納,從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了,接著我們再進(jìn)一步，第二個(gè)問題您如何看?”“那我們再深一步,你如何看待那個(gè)問題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體如何解決那個(gè)方案呢？”測試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些

39、人表示反對意見,關(guān)于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白,或者你認(rèn)為大伙兒可能沒有聽明白,這時(shí)候就要采納“測試”的問話方式，來測試一下大伙兒的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大伙兒都清晰了嗎?”或者講 “您剛才是講的那個(gè)意思,我理解對了嗎?”這確實(shí)是測試的講話方式,用其來保證大伙兒真正弄明白一些意見的實(shí)際含義?？偨Y(jié)。在測試完理解情況之后,就需要總結(jié),即把大伙兒的意見集中,例如:“剛才大伙兒討論特不行，我來總結(jié)一下你們講的是一、二、三”。排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者接著發(fā)言，引進(jìn)指邀請某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些講話容易滔滔不絕,或是講話總是跑題的發(fā)言者時(shí),要將其關(guān)在門外，

40、立即其排除”?！芭懦钡木唧w方法是:“您那個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對下一個(gè)問題如何看?”或是“你那個(gè)問題回答得特不行，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀?”用這種問話能夠達(dá)到一舉兩得的效果,其一是能夠把你想排除的人排除出去,其二則能夠讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把不人帶進(jìn)來”確實(shí)是所謂的“引進(jìn)”。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語的人。這是兩種專門好的講話技巧,這兩種技巧通常是連用的。就程序提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，要緊的目的是掌控會(huì)議時(shí)刻。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)刻時(shí)，主持人就要依照實(shí)際情況講:“好,那個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們立即

41、轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用?”。情景小案例人物主持人;與會(huì)者;與會(huì)者;與會(huì)者3;與會(huì)者4會(huì)議主題關(guān)于新年晚會(huì)地點(diǎn)、時(shí)刻、節(jié)目和抽獎(jiǎng)禮品的討論會(huì)議特色主持人講話技巧太差,無法操縱會(huì)場，致使會(huì)議完全失敗。主持人語錄：1、開場白“我們今天的會(huì)議要緊是討論一下新年晚會(huì)的問題,一個(gè)是確定一下晚會(huì)進(jìn)行的地點(diǎn)、時(shí)刻;第二個(gè)確實(shí)是職員的節(jié)目;第三個(gè)確實(shí)是抽獎(jiǎng)和禮品,大伙兒有什么意見呢？”評議：只明確了會(huì)議議題，會(huì)議時(shí)刻等因素只字未提。、“你們就全講了?！痹u議：當(dāng)25句其他人的發(fā)言之后,主持人方才講了這么一句簡短無力的話。、“我們是在講今年的晚會(huì),不是講上年的晚會(huì),最重要的是先把今年晚

42、會(huì)的情況定下來。”評議：當(dāng)與會(huì)者1和與會(huì)者2爭吵了13句話之后，經(jīng)與會(huì)者提醒,才講了這一句。4、“行行”評議：面對與會(huì)者和與會(huì)者2的爭論，主持人只能隨聲附和。5、“今天先不討論那個(gè)問題了,會(huì)議先到此結(jié)束,我們下次再通知一個(gè)會(huì)議,再開一個(gè)吧,我覺得今天的會(huì)議沒結(jié)果。”評議：當(dāng)不人還在討論中時(shí),首先放棄會(huì)議，表現(xiàn)了極大的無望。那個(gè)情景劇從反面講明，假如主持人沒有談話技巧,對一個(gè)會(huì)議來講是多大的災(zāi)難。顯而易見，在如此的主持人的“統(tǒng)領(lǐng)”之下,會(huì)議一定是節(jié)節(jié)敗退，無法挽回。因此,主持人一定要掌握高超的談話技巧,如此才能有效操縱會(huì)場，使會(huì)議盡在你的掌握之中?！颈局v總結(jié)】主持人的會(huì)議治理技巧要緊表現(xiàn)在兩個(gè)方

43、面：第一是如何聽；第二是如何講。聽和講是主持人必不可少的兩項(xiàng)技能。對聽來講,要掌握傾聽的禮節(jié)、傾聽的具體方法,要識(shí)不傾聽的誤區(qū)。就講而言,要緊應(yīng)學(xué)習(xí)8種講話技巧。同時(shí),要熟悉傾聽和講話時(shí)經(jīng)常使用的一些話語,如此有助于主持人工作的順利進(jìn)行?！拘牡皿w會(huì)】_第7講如何對待會(huì)議中的意外情況【本講重點(diǎn)】與“Cicad蟬”相遇與“Shrk鯊魚”相遇與“Donky驢”相遇遭遇“abi Trcn兔子般追蹤”與“ab螃蟹(跑題者)”相遇與“Cia蟬”相遇與“Shr 鯊魚”相遇與“Donky驢”相遇遭遇“RbbiTrakig兔子般追蹤”與“Cra 螃蟹(跑題者）”相遇【自檢】請做以下推斷題:()“兔子般追蹤” 的

44、發(fā)言者往往喜愛挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。(）()具有“螃蟹”性格的發(fā)言者,具有專門強(qiáng)的防備心理。（)(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者適應(yīng)于給予消極的、否定的意見。()(4）保持短暫的沉默能夠應(yīng)付在會(huì)議中打瞌睡的人。（)情景小案例地點(diǎn):某公司會(huì)議室人物:主持人;與會(huì)者1“蟬”; 與會(huì)者2“鯊魚”；與會(huì)者3“兔子”;與會(huì)者“驢”；與會(huì)者5“螃蟹”會(huì)議議題:職員晚會(huì)的時(shí)刻、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容如下主持人講：今天會(huì)議的要緊議題是立即進(jìn)行的職員晚會(huì)，會(huì)議時(shí)刻局限在小時(shí)之內(nèi),我們要決定4項(xiàng)內(nèi)容，即晚會(huì)的時(shí)刻、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。下面請大伙兒各抒己見。評議：主持人開場白可謂簡潔明了，分不指明了會(huì)議的主題、時(shí)刻

45、。與會(huì)者“蟬”講：我先講吧，我覺得像節(jié)目方面,依舊由各小組自己報(bào)上來，然后由誰負(fù)責(zé)匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。抽獎(jiǎng)活動(dòng)是晚會(huì)重要的一環(huán),我們一定要抽的讓大伙兒都快樂。要達(dá)到那個(gè)效果，我覺得去年那個(gè)抽獎(jiǎng)就挺有意思,我抽中了一臺(tái)彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂壞了。地點(diǎn)的選擇也專門重要，去年選擇的地點(diǎn)就在公司樓底下的一個(gè)迪廳，我覺得氣氛不太好，要緊緣故是天天從那兒通過,沒有什么奇妙感，也沒有新奇感，我覺得挺沒有意思的。我建議去一個(gè)比較遠(yuǎn)的，高雅一點(diǎn)的，我想比如講什么中央電視臺(tái)梅地亞賓館,或者是去清華紫光國際會(huì)議中心,那個(gè)地點(diǎn)才與我們的身份相符嘛,是吧!評議：像“蟬”一樣的與會(huì)

46、者,講話漫無邊際,滔滔不絕,符合蟬的本性。一定要操縱其發(fā)言時(shí)刻。主持人講:好好,我明白你的意思了,你講的事實(shí)上特不行,你想總結(jié)的是地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)是特不重要的,其他是不重要的?！跋s”講：對。主持人講:感謝,那其他人有什么看法。與會(huì)者2“鯊魚”:我不同意他的看法,地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)這些差不多上次要的，既然是一個(gè)晚會(huì),主題應(yīng)該是節(jié)目,節(jié)目搞得好與壞能決定整個(gè)晚會(huì)質(zhì)量如何,是不是能夠引起大伙兒的興趣。所有的職員在一塊,對去年一年做一個(gè)回憶，對來年做一個(gè)展望,在這一氣氛之下，也能凝聚團(tuán)隊(duì)的這種戰(zhàn)斗力,因此我覺得這些東西都無所謂,只要不是太嚴(yán)肅的地點(diǎn)就能夠，時(shí)刻的話那個(gè)只要是臨近春節(jié)的幾天都行。評議：與會(huì)者2是屬于“

47、鯊魚”性格的發(fā)言者，有攻擊不人的傾向；總是給予消極的、否定的意見。與會(huì)者“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。評議：與會(huì)者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者,總是提議不同的程序。主持人講:禮品的發(fā)放,你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能如此，既然他們兩位都講到了時(shí)刻、地點(diǎn)，我們不妨先按照那個(gè)順序討論，然后立即討論那個(gè)禮品發(fā)放的問題,好嗎？評議：主持人要采取以下方式應(yīng)付如此的人:確信他的貢獻(xiàn)或是重申能夠先試用現(xiàn)在的程序,如不奏效，則立即按他的方法實(shí)施。與會(huì)者3“兔子”：不，既然開晚會(huì),節(jié)目依舊專門重要的，不如從節(jié)目單開始。主持人講：我明白你的意思，但是我明白小王特不有表演天才,因此他更看重

48、節(jié)目，是嗎?假如我是你的話我跟你一樣的心情,我特不想把節(jié)目定下來,那我想不妨把時(shí)刻、地點(diǎn)確定一下，時(shí)刻大伙兒有沒有異議，確實(shí)是元旦,新年的一月一號(hào)那一天,小王你覺得呢?與會(huì)者1“蟬”講:我同意，我覺得元旦那天能夠。主持人講：好，那么地點(diǎn)，梅地亞賓館?與會(huì)者2“鯊魚”：迪廳。與會(huì)者“蟬”講：迪廳，又講到迪廳,迪廳有什么好的？又像去年一樣。與會(huì)者2“鯊魚”：迪廳有什么不行啊?與會(huì)者1“蟬”講:又像去年一樣鬧得有的同事都扭了腳了。與會(huì)者2“鯊魚”：他是太快樂了扭的腳吧。與會(huì)者1“蟬”講：扭腳確實(shí)是破壞了氣氛。與會(huì)者“鯊魚”：那個(gè)情況里面,不能沒有一點(diǎn)點(diǎn)失誤或一點(diǎn)點(diǎn)小插曲呀,搞節(jié)目的不求十全十美,而是

49、講通過晚會(huì)來使大伙兒產(chǎn)生一種團(tuán)隊(duì)的凝聚力，這是最要緊的。主持人講：好，感謝,感謝,你們兩位的溝通臨時(shí)就到這兒。我們想聽聽這位如何看呢,一直沒有講話的這位。評議:主持人及時(shí)打斷了與會(huì)者1和與會(huì)者2的爭吵,幸免了大會(huì)開成小會(huì)。與會(huì)者4“驢”講：我覺得去年搞的挺好的啊,我們大伙兒就照去年的活動(dòng)那樣模式就行,在節(jié)目上做一下改變就能夠了。主持人講:您的意思確實(shí)是不要什么變化,一切按老路子辦?與會(huì)者4“驢”講：覺得去年挺好的。主持人講:好，那最那邊的那位，如何樣看?與會(huì)者“螃蟹”:就按你們講的辦吧。主持人講:按照我們那個(gè)討論,確實(shí)是講按照去年的模式,一會(huì)兒在會(huì)議的結(jié)束時(shí)大伙兒做一個(gè)表決,你們各位考慮一下是

50、迪廳依舊梅地亞賓館,最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定,好不行?那下面呢我們要定一下節(jié)目，大伙兒有什么高見沒有？與會(huì)者“蟬”講:節(jié)目的話，我覺得依舊搞傳統(tǒng)藝術(shù),比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那那個(gè)機(jī)會(huì)應(yīng)該讓他們露一手吧,或者是來一個(gè)什么獨(dú)唱呀，或者是請幾個(gè)比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個(gè)男同志起來對唱一段什么情歌啊那種節(jié)目,如此的方式比較好,互動(dòng)性強(qiáng)。主持人講：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒有聽到他講什么，他要請誰？與會(huì)者5“螃蟹”:同意。主持人講：同意啊，剛才他要請誰呀?與會(huì)者5“螃蟹”：看起來是李谷一吧。評議:與會(huì)者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。是會(huì)議

51、中的跑題者，適應(yīng)于自己做自己的情況。主持人講：好，那我最后再總結(jié)一下,我們這位先生的意思是講請一些名人啊，比如宋祖英呀,我提議,因?yàn)槲覀儠?huì)議只有一個(gè)小時(shí)，我建議大伙兒不做其他的情況,我們集中精力把這件情況來定一下，剛才時(shí)刻、地點(diǎn)我們差不多上差不多確定了,現(xiàn)在是節(jié)目單,最后一個(gè)議程是抽獎(jiǎng)和發(fā)放禮品，略微集中一下精力,還有什么看法,關(guān)于節(jié)目單最后再討論1分鐘。評議:主持人主動(dòng)示意讓大伙兒集中精力開會(huì)，如此的方式有利于應(yīng)付會(huì)議中的跑題者?？偨Y(jié):會(huì)議還沒有結(jié)束，然而最終取得了成功，形成了令大伙兒都中意的決議。這要緊得力于這次會(huì)議主持人的會(huì)議技巧，從“評議”我們能夠清晰地認(rèn)識(shí)到會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種意外，

52、這要緊是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的,他們的表現(xiàn)特征在那個(gè)小情景劇中均有展示，主持人針對這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會(huì)議治理的每個(gè)人認(rèn)真學(xué)習(xí)?！颈局v總結(jié)】主持人在會(huì)議中往往會(huì)遇到一些意外情況，這些情況要緊是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。因此,要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應(yīng)對這些意外情況的對策。每一類專門的發(fā)言者,都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況,都有相應(yīng)的對策，這些對策掌握程度的深淺,會(huì)直接阻礙會(huì)議的效果?！拘牡皿w會(huì)】_第講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任【本講重點(diǎn)】主持人的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任如何處理會(huì)議中的沖突主持人的守則與責(zé)任1.具體的守則與

53、責(zé)任主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)參會(huì)者的守則與責(zé)任1.參會(huì)者10大守則2參會(huì)者的責(zé)任表1參會(huì)者責(zé)任一覽表時(shí)刻參會(huì)者的責(zé)任開會(huì)前依照個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料預(yù)備論證的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)刻、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理預(yù)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人緊密配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些情況未完成分配給自己的任務(wù)如何完成【自檢】請將下列命題歸類,分不放入各自所屬的圈內(nèi)。(）營造和諧氣氛（2)積極發(fā)表自己的見解(3）尊重不人，幸免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況(4)依據(jù)提供的資料預(yù)備論證的材料(5)依照個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題(6）保持中立態(tài)度

54、如何處理會(huì)議中的沖突圖-1沖突的二維模式圖81是一個(gè)坐標(biāo)系,反映了面對沖突時(shí)人們各種各樣的反應(yīng)。那個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷,橫坐標(biāo)則是合作與不合作。它反映了沖突發(fā)生時(shí),個(gè)人的選擇情況。個(gè)人是選擇滿足自己依舊滿足不人,也確實(shí)是選擇決斷依舊選擇合作。依照那個(gè)坐標(biāo),介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾,處理沖突,達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。暴力型。暴力型屬于特不決斷的那一類，面對沖突的時(shí)候,處理人往往以個(gè)人意志為主,立即獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。然而在一些特不緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型。遷就型一味地放棄自己

55、的要求,一味地滿足對方的要求,遷就型又稱為適應(yīng)型。回避型?；乇苄图炔粵Q斷,又不合作,而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，能夠做到既滿足自己的需求,又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大伙兒合作，共同解決沖突。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間,屬于“和事佬”?！颈局v總結(jié)】主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn),對會(huì)議而言都不可或缺。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明,如此才能更好的發(fā)揮其作用。在會(huì)議中難免會(huì)出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式,了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果?！拘牡皿w會(huì)】_第9講會(huì)議記錄【本講重點(diǎn)】會(huì)議記錄者的功能誰能勝任會(huì)議

56、記錄者對會(huì)議記錄的10大建議會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者要緊有4種功能。會(huì)議記錄者特不重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。會(huì)議記錄者的一個(gè)要緊功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。這一功能要緊表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤那個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過程中要緊負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，能夠起到“和事佬”的作用。會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或一般的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的職員去做這項(xiàng)工作。因?yàn)槿绱俗瞿軌蜿P(guān)心公司培養(yǎng)后備人才（那個(gè)地點(diǎn)專指那些今后能夠去做主持人的人才)。而且,在那個(gè)問題上

57、，主張要由不同的職員輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者,而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任,因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人,而不是一個(gè)人。觀看預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀看預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來講，會(huì)議記錄者能夠以一個(gè)旁觀者的角度來觀看會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)能夠從旁對主持人做出提醒。例如,能夠清晰地觀看在會(huì)議中哪些人發(fā)言過長,哪些人尚未發(fā)言,并對這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄,以此來提醒主持人。因此,最要緊的觀看預(yù)防功能體現(xiàn)在他能夠警醒主持人幸免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例,許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”那

58、個(gè)名詞，事實(shí)上那個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人關(guān)于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終看起來是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。關(guān)于這種會(huì)議誤區(qū),身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者能夠清晰看到,因此，它能夠針對此種情況適時(shí)做出提醒,幸免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會(huì)的真正價(jià)值。第二誤區(qū)從眾心理從眾心理確實(shí)是大伙兒都用一種聲音講話。參會(huì)者之因此會(huì)用一種聲音講話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬?而要緊是因?yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是專門有權(quán)威的某個(gè)人的阻礙力專門強(qiáng),他們的

59、方法因?yàn)樗麄兊淖璧K力而對專門多個(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力,迫使許多個(gè)體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者如此的第三者來觀看發(fā)覺，并關(guān)心大伙兒及時(shí)預(yù)防。第三誤區(qū)團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化,或者極好或者極壞。不管是哪種情況,都不利于形成客觀的決議。會(huì)議記錄者的客觀立場能夠關(guān)心克服這種誤區(qū)?！咀詸z】會(huì)議中特不容易出現(xiàn)社會(huì)性懈怠，即許多參會(huì)者始終沒有進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見,因此,往往阻礙會(huì)議決策的客觀性。如何克服這種情況?什么緣故？_誰能勝任會(huì)議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最“簡單”的角色,事實(shí)上這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主

60、持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)?，一名好的?huì)議記錄者能夠增進(jìn)議事效率，而一名不行的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還白費(fèi)時(shí)刻;一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能認(rèn)真傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容,同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。因此,一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能:反應(yīng)快。關(guān)于大伙兒提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。寫字快。做會(huì)議記錄,寫字速度因此有一定要求。知識(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí),經(jīng)常會(huì)聽到一些專業(yè)術(shù)語,沒有相對廣的知識(shí)面,對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不明白,也可不能寫。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。經(jīng)歷力特不強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所講情況的前因后果,遇到一個(gè)專門復(fù)雜又冗長的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的經(jīng)歷力，否則，專