物業(yè)公司行政管理制度

1、物業(yè)公司行政管理制度第一節(jié) 公文流轉(zhuǎn)制度一、由行政人事部負(fù)責(zé)管理公司內(nèi)部及集團(tuán)總部下發(fā)的各種文件的流轉(zhuǎn)工作。二、上報(bào)集團(tuán)總部的各類文件必須由總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可上報(bào)。三、各類文件必須經(jīng)由行政人事部批轉(zhuǎn)后，方可分送至相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行流轉(zhuǎn)和審批。四、各類文件在按照規(guī)定程序流轉(zhuǎn)審批后，由行政人事部負(fù)責(zé)對外發(fā)送，并存檔備查。五、文件流轉(zhuǎn)過程由行政人事部組織進(jìn)行，他人不得自行傳閱，以防止文件丟失或泄密。六、各部門對閱辦完畢的文件應(yīng)簽字并注明日期及時(shí)間，原則上每個(gè)部門的批文時(shí)間不得超過小時(shí)。如在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)未能閱辦完畢，應(yīng)向行政人事部說明原因，并由行政人事部酌情處理。第二節(jié) 會議管理制度一、公司會議管理

2、部門為行政人事部，各部門會議管理為部門本身。公司會議由會議管理部門負(fù)責(zé)安排會議時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員，并準(zhǔn)備會議資料。二、會議具體類別如下：1、公司會議：（1）公司周例會由公司各部門匯報(bào)上周工作總結(jié)和下周工作計(jì)劃，總經(jīng)理、副總經(jīng)理作出工作要求及指示。參加人員為各部門經(jīng)理、副經(jīng)理及主管級以上人員，召開時(shí)間為每周一上午：。（2）專題會議研究解決公司內(nèi)部的專題事項(xiàng)。參加人員和召開時(shí)間由行政人事部，根據(jù)工作需要負(fù)責(zé)安排。（3）半年度、年度工作匯報(bào)會議由主管級以上人員匯報(bào)半年度、年度工作情況。會議形式和召開時(shí)間由行政部負(fù)責(zé)安排及通知。2、各部門內(nèi)部會議各部門結(jié)合自身情況自行安排會議形式，嚴(yán)格遵照執(zhí)行。第三

3、節(jié) 印鑒管理制度一、大連錦聯(lián)經(jīng)典生活物業(yè)管理有限公司公章、合同章由行政人事部負(fù)責(zé)管理，并指定專人保管。二、使用公司公章、合同章必須嚴(yán)格履行審批程序。申請用印部門或個(gè)人，須填寫印鑒使用申請單，詳細(xì)填寫用印事由、時(shí)間、申請人，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，經(jīng)行政人事部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用印，并做好登記。其中：1、合同、協(xié)議蓋章前，必須出示批文，且合同文本中須有總經(jīng)理或代理人簽字后，方可加蓋合同章。2、公司內(nèi)部行政公文、對外函件須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批后，方可加蓋公章。3、公司員工辦理婚育證明、工資證明、解除合同證明等個(gè)人事宜時(shí)，須經(jīng)行政人事部審批、總經(jīng)理批示后，方可加蓋公章。4、凡在前述中未提及的事

4、務(wù)，需使用公章、合同章時(shí)，均需行政人部請示總經(jīng)理后，方可用印。三、嚴(yán)格做好印鑒使用登記工作，使用印鑒時(shí)，印鑒管理人員須填寫印鑒使用申請單，將用印文件名稱（編號）、文件份數(shù)、用印事由、批準(zhǔn)人、用印時(shí)間等準(zhǔn)確登記，并由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。四、嚴(yán)禁在空白文本或局部空白文本上加蓋印章。五、非特殊情況，公司公章、合同章嚴(yán)禁帶出行政人事部使用。如確需帶出使用，必須報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政人事部派員現(xiàn)場監(jiān)督用印。附件一： 印鑒使用申請單印章名稱文件名稱（編號）用印時(shí)間份數(shù)部門負(fù)責(zé)人：使用人：批準(zhǔn)人：經(jīng)辦人：注：申請使用印鑒，審核本單時(shí)必須一并隨附所需蓋章的文件附件二：印鑒、證照使（借）用登記表序號使（借）用日期印

5、鑒、證照名稱使用資料使用人批準(zhǔn)人使用類型使用借用使用借用使用借用使用借用使用借用使用借用使用借用使用借用第四節(jié) 檔案管理制度一、行政人事部為檔案管理部門。各部門的檔案管理均要提交給行政人事部備份。二、凡在工作活動中形成的、具有查考利用價(jià)值的文件資料，必須及時(shí)向檔案管理部門移交備檔。三、歸檔具體范圍1、集團(tuán)或政府頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；2、政府領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊；3、集團(tuán)頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿；4、請示、申請及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門的批復(fù)文

6、件；5、各部門、單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；6、各種會議資料以及形成的聲像材料；7、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；8、領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；9、反映公司經(jīng)營管理的專業(yè)文件材料，如租賃、銀行貸款等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同等；10、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；11、組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；12、公司制定的規(guī)章制度；13、公司大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件

7、材料；14、集團(tuán)對公司各部門干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料；15、員工名冊、黨員名冊、介紹信存根；16、外事活動中形成的請示、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；17、解決法律糾紛問題形成的文件材料；18、與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；19、固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等移交憑證；20、購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料；21、其它文檔。四、歸檔要求1、需歸檔的文件資料應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交，財(cái)

8、務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔。2、必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不移交應(yīng)歸檔的文件材料，如有材料還需使用，也應(yīng)先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。3、嚴(yán)格履行移交手續(xù)。4、歸檔立卷要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、中間稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件組合在一起，不得分開。（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后。正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后

9、。（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。（5）案卷必須填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化。沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。（）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和經(jīng)辦者。五、檔案的借閱1、借閱檔案時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到行政人事部填寫借閱登記簿，方可借閱。2、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括部門、借閱人、檔號、用途、歸還日期。3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆

10、散、轉(zhuǎn)借、復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況或確屬工作需要，需要轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。4、借閱的檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還不得遺失借用時(shí)間不得超過三天。第五節(jié) 車輛使用管理制度一、車輛日常管理規(guī)定1、辦公用車由指定專人駕駛，非專職司機(jī)不允許駕駛車輛。2、原則上目的地距離公司一站地內(nèi)的路程不予派車，如遇特殊情況特殊對待；3、在派車時(shí)應(yīng)本著一車多用，路線、時(shí)間安排合理的原則。4、車輛夜間須停放在經(jīng)典生活區(qū)地下停車場。二、司機(jī)管理規(guī)定1、司機(jī)要認(rèn)真貫徹執(zhí)行交通管理的各項(xiàng)制度，謹(jǐn)慎駕駛車輛，確保安全行車。2、做好車輛日常維護(hù)保養(yǎng)工作。保證車況良好，車輛清潔，機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)正

11、常。3、嚴(yán)格控制用油，積極開展節(jié)油活動。4、服從領(lǐng)導(dǎo)，聽從調(diào)度，嚴(yán)格按派車任務(wù)準(zhǔn)時(shí)出車，不出私車，堅(jiān)守崗位，做到隨傳隨到。5、司機(jī)要提高自我修養(yǎng)，注重個(gè)人形象，服裝干凈整潔，不能過于休閑，嚴(yán)禁穿拖鞋出車，不說污言穢語，不在車內(nèi)吸煙、睡覺。6、遵守保密守則，車上領(lǐng)導(dǎo)、客人的談話做到不介入，不插話，不傳播。7、每次長途出車后，要對停車費(fèi)、過路費(fèi)進(jìn)行及時(shí)報(bào)銷，不得滯留；要求在每一張單據(jù)背后標(biāo)明費(fèi)用發(fā)生原因、地點(diǎn)及日期。三、處罰管理規(guī)定1、有派車權(quán)的相關(guān)人員出現(xiàn)違規(guī)用車行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以元罰款，對違規(guī)出車行為未拒絕的駕駛員處以元罰款；2、駕駛員有違規(guī)用車、酒后駕車等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以元元罰款；3、

12、駕駛員有未按照本制度規(guī)定入庫停車行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以元罰款； 4、駕駛員違反交通規(guī)則及造成事故的罰款由當(dāng)事人承擔(dān)。因駕駛員違反規(guī)則，情節(jié)嚴(yán)重并給公司造成損失的，將處以一定數(shù)額的罰款，具體處罰標(biāo)準(zhǔn)如下表：序 號事故保險(xiǎn)發(fā)生額罰款處理方案元以下元元元元元元元元以上元四、上述制度未提及事宜參照集團(tuán)制度執(zhí)行第六節(jié) 業(yè)務(wù)宴請制度一、由行政人事部負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)宴請的協(xié)調(diào)工作。二、各部門確有需要進(jìn)行宴請活動，必須事前向行政人事部提出申請，說明事由、宴請標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)等，經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可實(shí)行。三、安排宴請時(shí)必須嚴(yán)格控制宴請時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)和陪餐人數(shù)。各部門宴請時(shí)間原則上安排在晚間，若需安排在中午，無特殊情況

13、不允許喝酒。四、凡違反本制度的，除責(zé)任人自負(fù)帳款外，還要提請行政人事部門予以處罰。第七節(jié) 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理制度一、公司計(jì)算機(jī)設(shè)備統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)管理。二、工作時(shí)間嚴(yán)禁使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行與工作無關(guān)的其他活動，如炒股、玩游戲、看電影、聽音樂等；三、嚴(yán)禁訪問非正常的網(wǎng)站，嚴(yán)禁使用等軟件下載任何網(wǎng)絡(luò)資源；四、光盤、等存儲設(shè)備使用前須經(jīng)病毒檢測后接入計(jì)算機(jī)；五、不得將來歷不明的軟件裝入計(jì)算機(jī)運(yùn)行，防止染上“病毒”。發(fā)現(xiàn)機(jī)器故障及時(shí)報(bào)修，不得擅自進(jìn)行維護(hù)，防止造成損失。電腦設(shè)備維修應(yīng)由行政人事部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。六、違反以上制度的相關(guān)人員，將依據(jù)情節(jié)對其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰，警告和辭退處理。第八節(jié) 辦公用品管理制度一、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、辦公家具、電話等辦公設(shè)備由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。二、申購和采購：辦公用品由行政人事部門根據(jù)消耗情況進(jìn)行申購備領(lǐng)，每月月末各部門上報(bào)辦公用品申購單，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；批準(zhǔn)后的申購單交采購員執(zhí)行購買。未填寫申購單及未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自購買的不予報(bào)銷。三、管理和發(fā)放：1