2022年檔案存檔、借閱管理制度

1、第 PAGE10 頁(yè) 共 NUMPAGES10 頁(yè)2022年檔案存檔、借閱管理制度一、總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)公司辦公室。1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，凡申報(bào)文件，包括重點(diǎn)科技項(xiàng)目的申報(bào)材料、設(shè)備文件、其他項(xiàng)目的申報(bào)等，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人整理完后，形成紙質(zhì)文件或電子檔文件，交檔案管理人員保存，并填寫(xiě)檔案收錄登記冊(cè)。3、各部門(mén)負(fù)責(zé)人接收到的重要文件，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人傳閱后，交檔案室，交檔案管理人員保存，并填寫(xiě)檔案收錄登記冊(cè)。三、歸檔范圍1、重要的會(huì)議材料，

2、包括會(huì)議_通知(紅頭文件)、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文和與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。5、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總體要求。遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文

3、電應(yīng)合一歸檔。4、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。五、檔案借閱流程1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)檔案借閱登記表，如有保密性嚴(yán)格的材料(例公司生產(chǎn)技術(shù)性文件、車(chē)間生產(chǎn)工藝流程等)需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理

4、處理。3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追究責(zé)任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。_益康集團(tuán)藥業(yè)股份有限公司_-05-16檔案借閱管理制度一、查閱檔案，必須先登記。二、凡屬開(kāi)放的檔案，本校師生員工憑個(gè)人證件，即可到檔案館查閱。外單位人員憑單位介紹信，方可查閱。三、本校人員因工作需要，查

5、閱密級(jí)檔案，須持部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名的介紹信，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。四、外單位人員查閱、抄錄或復(fù)制密級(jí)檔案時(shí)，則需持有主管部門(mén)或省局級(jí)(含同級(jí))單位的正式介紹信。介紹信上除應(yīng)寫(xiě)明上述內(nèi)容外，還須有本部門(mén)或本單位人事保衛(wèi)部門(mén)簽署的意見(jiàn)，并加蓋公章。五、凡屬原稿、原始材料，一般只限于本課題組人員利用，本校人員和外單位查閱，除應(yīng)持本人工作證和介紹信以外，需由課題組負(fù)責(zé)人簽名方可查閱。六、已獲專(zhuān)利權(quán)的項(xiàng)目(課題)檔案材料，在專(zhuān)利權(quán)有效期內(nèi)檔案館不向外借閱，專(zhuān)刊權(quán)失效后按規(guī)定辦理。七、查閱校黨委會(huì)議記錄、校務(wù)會(huì)議記錄，應(yīng)由本單位負(fù)責(zé)人同意，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人簽字，限定性的查閱。八、檔案一般不借出，凡因工

6、作需要，要填寫(xiě)借出審批單，經(jīng)室負(fù)責(zé)人同意，必要時(shí)報(bào)館長(zhǎng)或主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)。借出的檔案要按期歸還。逾期不還者，應(yīng)給予處罰。九、未經(jīng)許可，任何人不得復(fù)印、摘抄檔案。摘抄的檔案，要認(rèn)真核對(duì)，嚴(yán)格把關(guān)，方可蓋章出館。復(fù)印成績(jī)單、新生錄取名冊(cè)、辦理學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等各類(lèi)證明要按檔案管理規(guī)定收取查詢(xún)、復(fù)印、證明等相關(guān)費(fèi)用。如需拷貝、掃描、刻盤(pán)、拍照，必須經(jīng)檔案科室負(fù)責(zé)人同意。十、借閱檔案要嚴(yán)守保密規(guī)定，注意愛(ài)護(hù)，不準(zhǔn)涂改、圈劃、打叉、增刪、拆剪、抽頁(yè)、調(diào)換、污損。不得擅自公開(kāi)檔案內(nèi)容。違者按問(wèn)題性質(zhì)和情節(jié)，嚴(yán)肅處理，直到追究法律責(zé)任。十一、港、澳、臺(tái)人員和外國(guó)人查閱檔案，按國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定辦理。第三篇：檔案借閱管理制

7、度為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門(mén)類(lèi)檔案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門(mén)借閱檔案，必須按照單位制定的各門(mén)類(lèi)檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。2、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。3、_、_、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)中的要求辦理。4、查閱各門(mén)類(lèi)檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過(guò)一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6、凡私自抄錄、攝、描

8、繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國(guó)家檔案法、保密法予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。檔案借閱管理制度一、檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需要，及時(shí)提供查閱工具，協(xié)助借閱人員查找，主動(dòng)征求借閱人員的意見(jiàn)，不斷改進(jìn)服務(wù)工作，了解利用效果，并及時(shí)登記積累。二、本公司內(nèi)部人員借閱檔案，原則上限于查閱其所在部門(mén)與本人工作有關(guān)的檔案并需經(jīng)公司行政部領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。如需查閱其它部門(mén)的檔案，須經(jīng)其所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、檔案的借閱一般只限在檔案閱覽室內(nèi)，特殊情況需外借，須經(jīng)公司行政部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意。通常情況下檔案不予外借。確因工作需要將檔案借出使用時(shí)，必須履行相應(yīng)手續(xù)并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審

9、核簽字后方可辦理相關(guān)手續(xù)；借檔者必須確保檔案完好無(wú)損，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增刪、抽頁(yè)或剪裁，不得擅自隨意翻?。皇褂猛戤吅蠹磿r(shí)原樣歸還；借檔期限一般不應(yīng)超過(guò)_周，“_”級(jí)文件的借檔期限一般不得超過(guò)_個(gè)工作日，“絕密”級(jí)文件的借檔期限一般不得超過(guò)_個(gè)工作日，如確需延期借用，則須辦理續(xù)借手續(xù)；四、查閱“_”級(jí)檔案須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人和本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱“絕密”級(jí)檔案須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案查閱一般只限于財(cái)務(wù)、審計(jì)工作人員，其它人員確因工作需要查閱，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、外單位人員查閱本公司檔案，必須持有介紹信和其_(或工作證)并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意方可查閱。六

10、、各類(lèi)檔案未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意不得翻拍，復(fù)制。七、檔案借閱人未經(jīng)檔案管理人員同意，不準(zhǔn)擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房進(jìn)行查找和翻閱。八、借閱檔案應(yīng)先填寫(xiě)檔案利用登記簿，辦理相關(guān)手續(xù)后方可借閱，退還檔案時(shí)須詳細(xì)檢查，交點(diǎn)清楚，辦理歸還手續(xù)。九、閱檔人員必須愛(ài)護(hù)檔案資料，在查閱時(shí)不得吸煙，不得私自拆散、涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制，違者追究責(zé)任，同時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，情況嚴(yán)重應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)定追究法律責(zé)任。十、閱檔室要保持清潔衛(wèi)生，為閱檔人員提供一個(gè)優(yōu)雅、肅靜的環(huán)境。檔案管理人員做到熱情接待，主動(dòng)提供。閱檔人員應(yīng)愛(ài)護(hù)公物，保護(hù)檔案。檔案借閱管理制度一、各單位工作人員可直接查閱本單位一般檔案資料，查閱有密級(jí)檔案，須持簽有單位負(fù)責(zé)人明確意

11、見(jiàn)的條據(jù)，方可查閱；二、各單位借閱本單位一般檔案，必須辦理借閱手續(xù)，必須注明預(yù)計(jì)歸還日期和聯(lián)系電話。借閱有密級(jí)檔案，須寫(xiě)檔案借出審批單并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱；三、如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。若催還未果，檔案管理員要向單位領(lǐng)導(dǎo)反映。四、如情況特殊，外單位人員或集團(tuán)其他單位人員查閱檔案須持檔案歸屬單位的介紹信，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。檔案主要供本集團(tuán)公司利用，一般不外借。五、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不借出；六、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印復(fù)制、擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證、裁剪、撕毀等。若有遺失，應(yīng)及時(shí)

12、聯(lián)系檔案管理人員。七、凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案法、保密法予以追究法律責(zé)任。公司行政部檔案室檔案室證件借閱、使用管理規(guī)定一、目的為了規(guī)范公司各類(lèi)證照的使用管理，避免因管理不善給公司的風(fēng)險(xiǎn)，防止遺失、保證按時(shí)年檢，特制訂本制度。二、范圍各子公司及部門(mén)的移交的行政類(lèi)(如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、_機(jī)構(gòu)代碼證等)、財(cái)務(wù)類(lèi)(如稅務(wù)登記證、信用等級(jí)證等)以及其他各類(lèi)證件的原件、電子檔。三、證照資料的使用管理1、需要借閱、借用證照資料，須到公司行政部填寫(xiě)證照使用申請(qǐng)單寫(xiě)明事由及擬用證照資料名稱(chēng)、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)部門(mén)主管審批，證照負(fù)責(zé)人簽批確認(rèn)后，可到檔案室證件管理人員處辦

13、理相應(yīng)手續(xù)；2、證件管理人員僅憑有證照負(fù)責(zé)人或由證照負(fù)責(zé)人指定或委托代理人簽有批示“同意”的申請(qǐng)單辦理相應(yīng)部門(mén)證照的借用、借閱等業(yè)務(wù)，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理；3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請(qǐng)日期內(nèi)歸還，不能按時(shí)歸還的應(yīng)申請(qǐng)延期，手續(xù)與上述1相同，但最長(zhǎng)不得超過(guò)_天；4、公司證照不得丟失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，要立即與發(fā)證機(jī)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)；5、6、不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保；不得將證照轉(zhuǎn)借他人。四、證照的年審、到期、變更1、檔案保管員只負(fù)責(zé)對(duì)證件的日常借用、借閱管理，不負(fù)責(zé)證件的年審、換證等相關(guān)工作。2、證照的年審、變更、

14、延期等相關(guān)手續(xù)，行政類(lèi)和財(cái)務(wù)類(lèi)證照由行政部安排具體負(fù)責(zé)辦理，其他證件由最初辦理證件的部門(mén)辦理年審、變更、延期等手續(xù)，證件歸屬部門(mén)負(fù)責(zé)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成手續(xù)辦理和申報(bào)的具體工作。在證照完成年審、變更、延期等工作后移交到檔案管理人手中，并辦理移交手續(xù)，交接時(shí)移交人應(yīng)有交接清單并注明證件期效。五、相關(guān)責(zé)任1、證件管理人管理的所有證件都應(yīng)有清單和目錄，確保證件數(shù)量的準(zhǔn)確性，對(duì)于借閱和歸檔都應(yīng)有相應(yīng)人員的簽字確認(rèn)，證件管理人負(fù)有登記的及時(shí)性和完整性的責(zé)任；2、證件借閱人負(fù)責(zé)借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔。借閱后不得將證件轉(zhuǎn)借其他人使用。六、注意事項(xiàng)：凡違反上述規(guī)定

15、而私自復(fù)印的使用者，將按公司制度嚴(yán)肅處理，如果導(dǎo)致公司損失的，還應(yīng)賠償公司因此而造成的損失；構(gòu)成犯罪的，由公司送交相關(guān)司法機(jī)關(guān)追究弄事責(zé)任。本規(guī)定自_年_月_日起執(zhí)行。公司行政部檔案室檔案移交、歸檔制度一、移交檔案應(yīng)符合下列要求：1、凡向檔案室移交材料，應(yīng)立卷。所移交的檔案材料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。交件人有對(duì)遞交的歸檔文件的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案室不接受圓珠筆和鉛筆起草的文件。電子檔材料文件應(yīng)刻盤(pán)再移交檔案室。2、移交檔案材料均應(yīng)編制移交清單，清單一式二份，分別保存。交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽名。移交檔案清單上要有卷內(nèi)目錄及檢索以便查找。移交清單要附電子檔一份

16、。3、文件按其內(nèi)容的聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理、立卷，便于保管和利用。4、移交檔案應(yīng)避免重復(fù)。二、檔案室收檔案時(shí)，要對(duì)數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。案卷總數(shù)與移交目錄要相符，卷內(nèi)文件張(頁(yè))數(shù)與案卷封面所登張(頁(yè))要相符；質(zhì)量要合乎立卷原則和要求，卷內(nèi)文件不能有損壞。三、檢查完畢，如質(zhì)量等均符合要求，即可辦理具體移交手續(xù)，交接時(shí)，要有明確的案件數(shù)、移交人、接收人、交接時(shí)間等，經(jīng)雙方清點(diǎn)后，辦理簽字手續(xù)。四、各部門(mén)在向檔案室移交檔案時(shí)要提前通知檔案室，應(yīng)說(shuō)明移交數(shù)量及移交材料，以便檔案室做接收準(zhǔn)備。2022年檔案存檔、借閱管理制度（二）一：1、檔案人員必須保護(hù)、保管好檔案，對(duì)

17、各類(lèi)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，排列、編號(hào)、裝箱，箱柜排放有序。2、定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)檔案破損或字跡變化，及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制，保證檔案的安全完整。3、檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入。4、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無(wú)關(guān)的各類(lèi)雜物品，要保持整潔。5、檔案庫(kù)房必須堅(jiān)固，采取防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染等設(shè)施，并要經(jīng)常檢查各項(xiàng)設(shè)施是否有效。6、庫(kù)房?jī)?nèi)置放溫、濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期檢查、記錄、分析，保證規(guī)定的溫濕度。7、檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)要關(guān)好門(mén)窗、拉滅電燈。二(1)檔案查借閱及其他非檔案部門(mén)工作人員，未經(jīng)許可，一律不得進(jìn)入檔案工作室和庫(kù)房。(2)要做好辦公室和庫(kù)房的安全工作，每天由最后一位離開(kāi)辦公室的同志負(fù)責(zé)斷電斷水源，鎖好門(mén)窗。(3)將檔案按檔號(hào)順序在檔案柜內(nèi)依次自上而下，從左到右豎立排放。各類(lèi)檔案原則上按檔號(hào)存放。檔案柜標(biāo)示舉例，例：_-dq11-1-80，即_年黨群檔案綜合類(lèi)第_件。插卷，編入檔案產(chǎn)生年度目錄，并在檢索目錄上注明，存入檔案產(chǎn)生年度柜內(nèi)。(4)檔案柜應(yīng)編順序號(hào)，各庫(kù)、各類(lèi)檔案均應(yīng)標(biāo)有檔案存放示意圖。(5)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行定期安全檢查，積極做好八防工作(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防盜)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。(6)對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。(7)在檔案柜內(nèi)放置