PMI專案管理執(zhí)行及模式管理培訓(xùn)課件PPT

1、2022/8/24專案發(fā)展室專案管理執(zhí)行及模式2022/8/24專案發(fā)展室何謂專案管理?根據(jù)Project Management Institute(PMI)所做的定義： 專案管理乃是將管理知識(shí)、技術(shù)、工具、方法綜合運(yùn)用到任何一個(gè)專案上，在執(zhí)行的過程中必須兼顧：(1)專案的範(fàn)疇、時(shí)程、成本、與品質(zhì)目標(biāo)的達(dá)成(2)利害關(guān)係者間不同的需求與期許(3)確認(rèn)的需求與不確認(rèn)的期許間之均衡2022/8/24專案發(fā)展室專案管理的典型工作內(nèi)容專案的形成、選擇、和定義專案組織的形成專案活動(dòng)內(nèi)容分析專案時(shí)程資源管理技術(shù)管理專案預(yù)算 專案執(zhí)行與控制 專案終結(jié)2022/8/24專案發(fā)展室專案生命周期內(nèi)常見問題專案進(jìn)行

2、中，內(nèi)外環(huán)境變化，必須修改專案目標(biāo)。預(yù)算經(jīng)費(fèi)減縮或未按計(jì)畫被核準(zhǔn)。專案進(jìn)度、資源、經(jīng)費(fèi)等錯(cuò)估，進(jìn)度無法如期完成。專案成員中途離職，造成人力短缺。採(cǎi)購(gòu)的設(shè)備、材料及工具，未能如期送成。開發(fā)或完成內(nèi)容無法滿足原先所訂規(guī)格或目標(biāo)。技術(shù)上無法突破困境。2022/8/24專案發(fā)展室計(jì)畫變更專案結(jié)束專案開始目標(biāo)設(shè)定可行性分析最佳方案選擇工作展開檢核點(diǎn)設(shè)定時(shí)效計(jì)算最佳化調(diào)整協(xié)調(diào)並確認(rèn)資源專案執(zhí)行專案控制專案檢討成果統(tǒng)計(jì)專案執(zhí)行流程2022/8/24專案發(fā)展室專案目標(biāo)設(shè)定原則與注意事項(xiàng)設(shè)定原則(人事時(shí)地物)應(yīng)於(某時(shí)間)，用(某金額、某資源)，採(cǎi)用(某行動(dòng))以達(dá)成(某成果)。範(fàn)例說明：在2003年12底，投入

3、3個(gè)人和300萬元，建立生產(chǎn)與品管系統(tǒng)，使公司產(chǎn)品的不良率降至1.5%以下。注意事項(xiàng)：(1)目標(biāo)必須量化 (2)目標(biāo)必須可以衡量(3)行動(dòng)必須明確2022/8/24專案發(fā)展室工作展開利用工作分割結(jié)構(gòu)(WBS，Work Breakdown Structure)表達(dá)方式，列出完成專案所需的所有工作。範(fàn)例說明：建立新生產(chǎn)線 1.製程設(shè)計(jì) 2.產(chǎn)能計(jì)畫 3.廠務(wù)規(guī)劃 4.專案管理 2.1預(yù)估未來需求 2.2預(yù)估組裝能力 2.3規(guī)劃與設(shè)計(jì)每一工作站所需設(shè)備 2.4專案管理2022/8/24專案發(fā)展室時(shí)程計(jì)算 計(jì)算每一工作週期與總工作時(shí)間/成本 /人力/資源/風(fēng)險(xiǎn)，找出要徑。要徑(Critical Pat

4、h)：需花費(fèi)最長(zhǎng)時(shí)間的工作項(xiàng)目。2022/8/24專案發(fā)展室如何決定完成專案所需資訊?如何決定完成專案的流程、人力需求、時(shí)間長(zhǎng)短、所需成本、可能風(fēng)險(xiǎn)?(1)依自己及團(tuán)隊(duì)的過去經(jīng)驗(yàn)/範(fàn)例(2)詢問企業(yè)內(nèi)部專家(專業(yè)部門)，或企業(yè)外部專 家(專業(yè)部門)，或企業(yè)外部專家(教授、顧問、報(bào)章雜誌、.)(3)向?qū)洞斯ぷ饔薪?jīng)驗(yàn)的人員詢問(4)利用收集的資料加以預(yù)測(cè)(5)憑直覺2022/8/24專案發(fā)展室專案執(zhí)行 執(zhí)行專案並取得回饋，必要時(shí)應(yīng)進(jìn)行專案重整。專案控制控制進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、資源，解決突發(fā)性問題。計(jì)畫變更因應(yīng)客戶或上級(jí)要求，進(jìn)行變更與記錄。專案檢討檢討專案執(zhí)行狀況，評(píng)估優(yōu)缺點(diǎn)。成果統(tǒng)計(jì)文件整理/績(jī)效/統(tǒng)

5、計(jì)/智權(quán)申請(qǐng)/.2022/8/24專案發(fā)展室專案控制(續(xù))定期召開討論會(huì)議： 確認(rèn)工作進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)使用、問題反應(yīng)、技術(shù)掌握、等(可分Technical & Management Review)做好內(nèi)外部的溝通與協(xié)調(diào)提高專案同仁工作情緒審查產(chǎn)出物品質(zhì)2022/8/24專案發(fā)展室專案控制(續(xù))常利用工具：進(jìn)度控制：甘特圖、要徑法(CPM)、工作進(jìn)行時(shí)程預(yù)定表、專案計(jì)畫追蹤表預(yù)算控制：專案活動(dòng)表、員工工作報(bào)告、專案成本控制表其他工具：每週工時(shí)卡、每週進(jìn)度報(bào)告、問題備忘錄、 審核報(bào)告2022/8/24專案發(fā)展室甘特圖的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)1.不需特殊專業(yè)知識(shí)及訓(xùn)練即可繪製。2.專案工作所需時(shí)間、預(yù)定進(jìn)度及實(shí)際進(jìn)度

6、能同時(shí)顯示在圖上。3.顯示專案工作超前或落後，提早完工或延期。4.作為向上級(jí)主管報(bào)告專案執(zhí)行狀況之有效工具。缺點(diǎn)1.無法顯示專案各項(xiàng)工作間互相依存關(guān)係及邏輯次序。2.不適用在規(guī)畫長(zhǎng)期大型專案，僅適合用於短期中小型專案。3.無法顯示關(guān)鍵要徑(Critical Path)。 4.規(guī)劃專案工作及排定工作進(jìn)度需同時(shí)考慮。5.無法提供有效方法來評(píng)估任何一項(xiàng)工作超前或落後對(duì)整體專案影響。2022/8/24專案發(fā)展室要徑法(CPM,Critical Path Method)根據(jù)特定的、有前後順序的網(wǎng)路邏輯，以及單一的期程估計(jì)值去計(jì)算各項(xiàng)活動(dòng)的最早開始日(ES)、最晚開始日(LS)、最早結(jié)束日(EF)及最晚結(jié)

7、束日(LF)。此法特別著重在找出哪些活動(dòng)項(xiàng)目不具排程的彈性，即找出要徑。2022/8/24專案發(fā)展室專案結(jié)束主要活動(dòng)：專案團(tuán)隊(duì)組織1.召開專案結(jié)束會(huì)議2.解散團(tuán)隊(duì)組織與成員重新安排工作3.為每一專案成員準(zhǔn)備一份個(gè)人績(jī)效評(píng)估報(bào)告專案作業(yè)程序1.結(jié)束所有工作派令與合約2.準(zhǔn)備專案結(jié)束所有相關(guān)報(bào)告，並妥善處理與保存財(cái)務(wù)1.結(jié)束財(cái)務(wù)資料和記錄2.評(píng)估最終的支出與成本3.催收應(yīng)收帳款2022/8/24專案發(fā)展室專案結(jié)束(續(xù))專案評(píng)估與控制1.確定目前所指派的工作都已完成2.準(zhǔn)備最終評(píng)估報(bào)告給管理單位與客戶的報(bào)告 呈送最終專案成果報(bào)告給客戶與管理單位專案延伸事業(yè)1.記錄所有可能因此專案延伸的其他專案機(jī)會(huì)2.獲得此延長(zhǎng)機(jī)會(huì)專案記錄的控制完成專案檔案且移轉(zhuǎn)資料給指派的經(jīng)理2022/8/24專案發(fā)展室專案完成與檢討主要工作文件整理(產(chǎn)品類、管理類)專案統(tǒng)計(jì)(實(shí)施投入人力和時(shí)間、專案對(duì)果、生產(chǎn)力)專案檢討(專案目標(biāo)是否達(dá)成、人力資源使用是否有偏差、專案盈虧如何、使用者對(duì)成果是否滿意、是否有未預(yù)期到或是無需要的工作、行政支援是否