外貿(mào)英文函電ppt全套教學(xué)課件

1、外貿(mào)英文函電English Correspondence for International Trade第一部分課程簡(jiǎn)介外貿(mào)英文函電CONTENTS課程地位 課程性質(zhì)課程編排課程簡(jiǎn)介一 課程地位閱讀、撰寫(xiě)英文函電是外貿(mào)從業(yè)者幾乎每天的例行工作之一，是必備的能力。發(fā)出的函電代表了公司的形象，是雙方交易過(guò)程的“記錄（證據(jù)）”。沒(méi)有函電的撰寫(xiě)，就沒(méi)有外貿(mào)業(yè)務(wù)的完成。正因?yàn)橥赓Q(mào)英文函電在外貿(mào)工作中的重要地位，外貿(mào)英文函電課程已成為當(dāng)今國(guó)內(nèi)大專院校商務(wù)英語(yǔ)專業(yè)或近似專業(yè)學(xué)生的必修核心課。本門(mén)課程努力實(shí)現(xiàn)與外貿(mào)實(shí)際“無(wú)縫”，至少是緊密對(duì)接，為學(xué)生今后外貿(mào)職業(yè)生涯打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。課程簡(jiǎn)介二 課程性質(zhì)本課程屬于

2、特殊用途英語(yǔ)課程（ESP）撰寫(xiě)外貿(mào)英文函電，需要基本的外貿(mào)知識(shí)，需要對(duì)外貿(mào)流程的完整把握，需要專業(yè)詞匯、句型、語(yǔ)法、寫(xiě)作知識(shí)等英文基本功，還需要對(duì)外貿(mào)函電內(nèi)在特征（寫(xiě)作規(guī)律）的深刻理解。本教材以英文函電撰寫(xiě)為重點(diǎn)，以模擬外貿(mào)場(chǎng)景為背景，明確英文函電與外貿(mào)任務(wù)之間的內(nèi)在關(guān)系，突出課程ESP特征。課程簡(jiǎn)介三 課程編排依托“建構(gòu)主義理論”，體現(xiàn)“教、學(xué)、做”一體化理念教材依托“建構(gòu)主義理論”，在教師引導(dǎo)下，以學(xué)生為主體，通過(guò)學(xué)生主動(dòng)探索，一步步完成寫(xiě)作建構(gòu)。整個(gè)過(guò)程，力求使學(xué)生能夠掌握解決問(wèn)題的方法和步驟，從中找出規(guī)律，形成自己的觀點(diǎn)，加強(qiáng)學(xué)生在學(xué)習(xí)中的主體地位，使學(xué)生成為學(xué)習(xí)的主角，老師起引導(dǎo)作用

3、。以“任務(wù)驅(qū)動(dòng)”，推動(dòng)教學(xué)內(nèi)容一筆外貿(mào)業(yè)務(wù)的完成通常需要準(zhǔn)備、磋商、簽訂合同、執(zhí)行合同以及交易善后（如果需要）等4-5個(gè)基本環(huán)節(jié)。每一環(huán)節(jié)中又包含著不同而又緊密聯(lián)系的具體任務(wù)。正是在一項(xiàng)項(xiàng)具體任務(wù)的驅(qū)動(dòng)下，最終才得以完成外貿(mào)交易。教材以“外貿(mào)流程”為主線，按照“任務(wù)驅(qū)動(dòng)”法推動(dòng)內(nèi)容編排。主要分為兩大部分：外貿(mào)知識(shí)建構(gòu)和英文函電撰寫(xiě)建構(gòu)。外貿(mào)知識(shí)是基礎(chǔ)，函電撰寫(xiě)是重點(diǎn)。課程簡(jiǎn)介研究背景研究方法研究結(jié)果論文緒論合作探究自主探究式學(xué)習(xí)法學(xué)生主體說(shuō)學(xué)法 任務(wù)驅(qū)動(dòng)第二部分 外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ) 外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)CONTENTS外貿(mào)英文函電的組成部分 外貿(mào)英文函電的格式 外貿(mào)英文函電的特征 外貿(mào)英文函

4、電的寫(xiě)作方法外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)的構(gòu)思過(guò)程外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第一章 外貿(mào)英文函電的組成部分外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第一章 外貿(mào)英文函電的組成部分 外貿(mào)英文函電組成部分信頭（The letterhead）; 信文（The body） 和信尾（The close）信頭The Letterhead信頭通常包括以下六方面內(nèi)容，其中有些是商務(wù)信函必不可少的組成部分，有些根據(jù)具體情況可以省略。發(fā)信人名址函電編號(hào)日期信內(nèi)地址稱呼語(yǔ)標(biāo)題外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)發(fā)信人名址The Addressers Name and Address功能商務(wù)信函必不可少的組成部分，幫助讀者獲悉信函來(lái)自于何方并便于今后進(jìn)一步與你取得聯(lián)系。組

5、成通常由發(fā)信人姓名、地址、公司網(wǎng)址以及諸如電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼和電子郵箱地址等聯(lián)系信息組成，放在信函最上方。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)徽標(biāo) 地址機(jī)構(gòu)名稱 聯(lián)系方式外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)信函編號(hào)The Reference功能信函編號(hào)將相同業(yè)務(wù)的信函聯(lián)系起來(lái)，便于歸檔整理。位置位于發(fā)信人名址之下。寫(xiě)法不同公司有自己不同的編號(hào)方式，通常包括文檔號(hào)、發(fā)信人姓名首寫(xiě)大寫(xiě)字母以及打字員（如果有）姓名首寫(xiě)字母（大小寫(xiě)皆可）。自己寫(xiě)信的信函編號(hào)（若有）通常寫(xiě)在“Our ref.”之后，對(duì)方信函編號(hào)（若有）通常寫(xiě)在“You ref.”之后，比如： Our ref.: ZXY/mzs Your ref.: CB/bxc

6、/012信函編號(hào)不是商務(wù)信函必有的部分。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)日期The Date 日期的表達(dá)方式寫(xiě)信日期是每一封商務(wù)信函都必須要有的組成部分，它位于發(fā)信人名址下方，空兩行。不同文化對(duì)于英文日期有不同的表達(dá)方式。大部分歐洲國(guó)家按照日、月、年的順序排列日期，中間不使用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比如：1 March 2020而在美加等國(guó)則按照月、日、年的順序排列，“日”和“年”之間需要用逗號(hào)隔開(kāi)，以免兩組數(shù)字連用，比如：March 1, 2019。英文日期使用注意事項(xiàng) 月份要寫(xiě)全，比如：“March”不要寫(xiě)成“Mar.”。 表達(dá)年份的數(shù)字要寫(xiě)全，比如：“2020”不要寫(xiě)成“20”。 使用基數(shù)詞書(shū)寫(xiě)日子，簡(jiǎn)單明了

7、，易于掌握，比如：March 1, 2020。 避免使用像5/4/2020這樣純數(shù)字形式書(shū)寫(xiě)日期，因?yàn)椴煌幕瘜?duì)于日期的解讀順序存在 差 異。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)信內(nèi)地址 The Inside Name and Address信內(nèi)地址使用注意事項(xiàng)信內(nèi)地址位于寫(xiě)信日期下方，空兩行。它是商務(wù)信函必不可少的組成部分。信內(nèi)地址書(shū)寫(xiě)收件人名址，其內(nèi)容與信封上的收件人名址應(yīng)保持一致，主要包括收信人姓名、職位（若有）、公司名稱、街道、城鎮(zhèn)、國(guó)家以及郵編等信息。在書(shū)寫(xiě)信內(nèi)地址時(shí)，除“Mr., Mrs., Ms., Prof., Dr.”這樣的禮貌稱呼外，應(yīng)盡量避免使用縮略表達(dá)，以免引起誤解。另外，盡量使用具體

8、人名+職務(wù)，而避免單獨(dú)使用職務(wù)的表達(dá)，如“President”、“Chief Accountant”，比如： Mr Douglas Cowles Personnel Director Eagle Press Inc 24 South Bank Toronto Ontario Canada m4J 7LK外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)稱呼語(yǔ)The Salutation稱呼語(yǔ)稱呼語(yǔ)是一種禮貌的打招呼方式。它是商務(wù)信函不可缺少的組成部分，位于信內(nèi)地址下方，獨(dú)自成行。商務(wù)英語(yǔ)信函中，稱呼語(yǔ)的書(shū)寫(xiě)方式通常為：Dear + 禮貌稱呼 + 收信人姓（后跟冒號(hào)或逗號(hào)），比如： “Dear Mr. Leighton:”。

9、稱呼語(yǔ)使用注意事項(xiàng)盡量避免使用諸如 “Dear Sir”、“Gentlemen”、“Dear Madam”等可能引起性別歧視性的稱呼語(yǔ)；盡量避免過(guò)于隨意的表達(dá)，如：“Hello”、“Good Morning”等；盡量獲悉收信人的姓名，避免使用諸如“To Whom It May Concern”這樣過(guò)時(shí)而又不具體的表達(dá)。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)標(biāo)題The Subject Heading標(biāo)題使用注意事項(xiàng)標(biāo)題是對(duì)信函主題的總結(jié)，它能夠使讀者迅速得到信函的主要內(nèi)容。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，通常不宜使用句子。當(dāng)信函內(nèi)容很短的時(shí)候，也可以不使用標(biāo)題。如果需要使用標(biāo)題，它應(yīng)置于稱呼語(yǔ)下方。標(biāo)題既可以全部使用大寫(xiě)字母，也

10、可以使用大小寫(xiě)字母間隔的方式，比如： Dear Mr Liu OUR NEW PRODUCT CATALOGUE Subject: Our New Product Catalogue外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)信函主體Body 信函主體的組成信函主體是外貿(mào)英文信函的核心組成部分，通常由開(kāi)頭段（句）、正文和結(jié)尾段（句）構(gòu)成。主體寫(xiě)作遵循的基本原則外貿(mào)信函開(kāi)頭段（句）通常應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直接表達(dá)信函寫(xiě)作目的。過(guò)去，我們常用諸如“Im writing to ask about”、“Im much pleased to inform you that”等套話開(kāi)頭。當(dāng)代函電的寫(xiě)作，鼓勵(lì)直述主題，避免這些所謂的“公式

11、”?；貜?fù)函的開(kāi)頭段（句）通常應(yīng)當(dāng)表達(dá)謝意并提及所收到信函的日期和主要內(nèi)容，以保持相關(guān)信函內(nèi)容的連續(xù)性，例如：Thank you for your fax of 11 March requesting information about our range of chromium plated products.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)信函主體Body 結(jié)尾段（句）表達(dá)期待，應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔明了并避免使用分詞短語(yǔ)等“碎片（fragments）”形式，比如：Looking forward to receiving your order in the near future. 應(yīng)改成：I look forwar

12、d to receiving your order in the near future. 信函正文語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)“積極（positive）”、“禮貌（courteous）”和“真誠(chéng)（sincere）”；避免使用“陳詞濫調(diào)（clich）”、“套話（stereotyped phrases）”和“行話（commercial jargons）”等。 信文信息應(yīng)當(dāng)“精確（accurate）”、“清晰（clear）”、“完整（complete）”、“簡(jiǎn)潔（concise）”。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)信末客套語(yǔ)The Complimentary Close信末客套語(yǔ)使用注意事項(xiàng)信末客套語(yǔ)是每一封外貿(mào)信函都必不可少的

13、組成部分，位于正文下方，后跟逗號(hào)，只大寫(xiě)第一個(gè)單詞的首字母，相當(dāng)于正式的“good bye”。比如： “Yours sincerely,”或者“Sincerely yours,”。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)簽名The signature簽名使用注意事項(xiàng)簽名是信函有效性的證明，是每封外貿(mào)信函都必不可少的組成部分。簽名在信末客套語(yǔ)下方，而在簽名下方通常還應(yīng)有打印的簽名以保證簽名能夠被有效識(shí)別。如代表公司簽名，應(yīng)將公司名稱全部大寫(xiě)并置于信末客套語(yǔ)下方。在打印的簽名下方，還可以加上職務(wù)（如果有），比如： Yours sincerely, THE INTERNATIONAL TRADING COMPANY Y

14、vonne Chong Ms Yvonne Chong Regional Sales Manager (Signapore)外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)隨信附件The Enclosure(s) Line隨信附件使用注意事項(xiàng)如果信函還附帶有一些諸如宣傳冊(cè)、合同、價(jià)目表等別的材料，可以通過(guò)“附件”的形式標(biāo)示。附件通常位于簽名的下方，根據(jù)情況可以有不同的標(biāo)示，比如：“Enclosure”、 “Enc.” 或 “Encl.”表示一個(gè)附件；“Enclosures”、“Encs.” 或“Encls.”用于表示一個(gè)以上的附件；表示附件數(shù)量，比如：Enclosures (3)；標(biāo)示附件名稱，比如：Encl.: 202

15、0 Sales Report外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)抄送Copy Notation抄送使用注意事項(xiàng)當(dāng)信函被同時(shí)送交第三方時(shí)，可以用“Copy Notation”來(lái)標(biāo)示。它通常置于附件下方，用 “cc” （courtesy copy:抄送副本）標(biāo)注，例如： cc: Nancy Hill Richard James外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第二章 外貿(mào)英文函電的格式 外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)全齊頭式Full Block Format商務(wù)信函的格式多種多樣，其中，“全齊頭式（Full Block Format）”由于其便捷性，在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)被越來(lái)越廣泛的使用。在這種格式中，信函的所有組成部分都左對(duì)齊，打字更

16、為便捷。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第三章 外貿(mào)英文函電的特征 外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)一 體貼性原則Consideration（一）從對(duì)方的角度思考問(wèn)題We have shipped your order today.Your order will arrive around next Monday. / You will receive your order around next Monday. 外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)一 體貼性原則Consideration課堂實(shí)操: 請(qǐng)改寫(xiě)以下句子We shall be able to arrange the issuance of the L/C for the

17、Contract No. FJ0032. You will be able to receive the L/C for the Contract No. FJ0032.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)一 體貼性原則Consideration （二）使用積極的語(yǔ)氣（Be Positive） It will be impossible for us to accept your payment term of D/A, because we always adopt L/C. Your payment will be accepted as soon as you agree to adopt L/C.外貿(mào)

18、英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)一 體貼性原則Consideration課堂實(shí)操:請(qǐng)改寫(xiě)以下句子We cannot ship your order at the weekend. We can ship goods at any weekday.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)一 體貼性原則Consideration （三）保護(hù)對(duì)方自尊（Self-esteem）You failed to open the L/C for Contract FJ0032 in time. Your L/C for Contract FJ0032 has not been received.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)一 體貼性原則Consider

19、ation 課堂實(shí)操:請(qǐng)改寫(xiě)以下句子You must be punctualAll personnel must be punctual.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)二 簡(jiǎn)潔清晰Conciseness and Clarity（一）使用平實(shí)易懂的語(yǔ)言，避免陳詞濫調(diào)、無(wú)意義的公式以及華麗的辭藻比如：使用stop代替refrain、 happy代替exultant、as you requested代替as per your request、we are sorry that代替we regret to inform you that等等。理解下面這句話You can buy in your own lang

20、uage, but you have to sell in the customers language.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)二 簡(jiǎn)潔清晰Conciseness and Clarity Because of the fact that it was raining in recent days in Zhuhai, the shipment was delayed. Because it was raining in recent days in Zhuhai, the shipment was delayed.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)二 簡(jiǎn)潔清晰Conciseness and Clarity 課

21、堂實(shí)操:請(qǐng)改寫(xiě)以下句子If you examine the case, you can see that it is one of those cases that cannot stand close examination. The case cannot stand close examination.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)二 簡(jiǎn)潔清晰Conciseness and Clarity （二）謹(jǐn)慎使用縮略語(yǔ)（abbreviations）、首字母縮略詞（acronyms）以及帶撇號(hào)的縮略形式（contractions），以免引起誤解。比如pharm.、gov.、org等縮略語(yǔ)；ASAP、 DOB

22、 (date of birth)、SSN (severely subnormal)等首字母縮略詞以及像Ive (ivy)、 hell (hell)、 well (well)、 cant (cant)、 wont (wont)等縮略形式。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)二 簡(jiǎn)潔清晰Conciseness and Clarity（三）盡量使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，避免濫用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)A detailed report will be given to you by Mr. White. Mr. White will give you a detailed report.課堂實(shí)操: 改寫(xiě)以下句子 You will be vis

23、ited by our sales representative in June.Our sales representative will visit you in June.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)三 正確Correctness 除指語(yǔ)法、拼寫(xiě)（包括讀者姓名及地址等信息）外，正確性還指在商務(wù)信函中應(yīng)避免以下一些情況：不規(guī)范的信函格式遺忘重要的郵政信息引用錯(cuò)誤的信息、數(shù)據(jù)等外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)四 完整Completeness 信函內(nèi)容的“完整性”，不但指能夠提供與信函內(nèi)容相關(guān)的信息，而且，還能夠提供一些必要的額外信息。通過(guò)檢查5 Ws ( who, what, when, where, and

24、why) 以及how等相關(guān)信息，可以幫助我們判斷信函內(nèi)容是否完整。比如，當(dāng)完成一封訂購(gòu)函時(shí)，你需要明確你需要什么（What），什么時(shí)候需要（When），收貨人是誰(shuí)（Who），貨被發(fā)往何處（Where）以及其它一些細(xì)節(jié)，比如付款方式（How）等等。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)具體Concreteness 信函應(yīng)當(dāng)用事實(shí)、數(shù)據(jù)說(shuō)話，而避免使用模糊、抽象、空洞的語(yǔ)言，比如：a few, high, low, more, soon, early, long, many, most and slow等等。Our company has been dealing in a lot of modern office

25、 facilities for many years. Our company has been dealing in modern office facilities, including computers, graphic plotters, scanning instruments, printers, duplicating machines, facsimile apparatus etc., for more than 10 years.課堂實(shí)操: 改寫(xiě)以下句子This duplicating machine is very effective and cheap. Our Do

26、cuPrint CP119w can reproduce as many as 12 pages one minute, but only need ￥4,299.外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)禮貌Courtesy“禮貌”原則是外貿(mào)函電撰寫(xiě)中非常重要的法則。它不僅是自身修養(yǎng)的體現(xiàn)，也是當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的商務(wù)環(huán)境的必然要求。函電中語(yǔ)言的使用應(yīng)當(dāng)是積極正面的、深思熟慮的，不要使用冒犯、傷害甚至是侮辱性的語(yǔ)言。同時(shí)，“禮貌”原則不僅要體現(xiàn)在文字上，還要體現(xiàn)在行動(dòng)中，比如在接到對(duì)方的來(lái)函之后，要及時(shí)回復(fù)等等。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第四章 外貿(mào)英文函電的寫(xiě)作方法 外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第四章 外貿(mào)英文函電的寫(xiě)作方法T

27、HE TWO WRITING METHODS 就信函內(nèi)容給讀者帶來(lái)的感受而言，外貿(mào)信函可分為好消息（Positive Message）、中性消息（Neutral Message）負(fù)面消息（Negative Message）等不同種類。相應(yīng)的，不同種類的信函，需要采用不同的寫(xiě)作方法 謀篇布局，以達(dá)到最佳寫(xiě)作效果。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)平鋪直敘法Direct Approach將最重要的即中心思想放在信文前面的寫(xiě)作方法就是平鋪直敘法。這種方法一般適宜于寫(xiě)作“好消息”和“中性消息”的信函。歸納總結(jié)（意義建構(gòu)）1. 使用迂回曲折法，可以按照以下步驟安排函電 以中性消息開(kāi)頭 解釋說(shuō)明 引出主題（壞消息） 以

28、美好意愿結(jié)束 2. “迂回曲折法”在外貿(mào)函電中，一般適用于安排投訴、拒絕、推遲發(fā)貨、變更支付方式等“負(fù)面消息”函電的寫(xiě)作。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)平鋪直敘法Direct Approach加深理解Dear Mr. Li,We are interested in the Ladies Umbrellas displayed at the Guangzhou Spring Fair this year and glad to know if you can supply the above article in large quantities from stock.We used to purchas

29、e from another source, but unfortunately our supplier has let us down this year on delivery and qualities. We hope you will be able to meet our requirement in this instance. If your terms are competitive, we should be interested in a long-term contract with you.We appreciate a prompt reply.Yours sin

30、cerely,外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)迂回曲折法Indirect Approach函電中，我們將拒絕（壞消息）推遲到信文中間靠后的位置，以減輕它給讀者帶來(lái)的負(fù)面影 響。這樣安排，符合一般人的思維，也是外貿(mào)函電“體貼性”原則（Consideration）的體 現(xiàn)。將最重要的即中心思想（負(fù)面消息）放在信文中間偏后位置安排函電的寫(xiě)作方法，叫做 “ 迂回曲折法”。這種方法一般適宜于安排“壞消息”的函電。歸納總結(jié)（意義建構(gòu)）1. 使用平鋪直敘法，可以按照以下具體步驟安排信函第一步：信函開(kāi)頭點(diǎn)明主題，避免旁敲側(cè)擊；（Begin with the main point）第二步：提供必要的解釋（Present n

31、ecessary explanations）。如果有多項(xiàng)內(nèi)容，可以按照重要性逐條列明（Itemize）； 第三步：以期待、祝愿等美好意愿結(jié)束（End with goodwill）。2. 平鋪直敘法一般適用于安排詢盤(pán)、下訂單、訂單確認(rèn)、發(fā)貨通知等好消息以及大部分中性消息函電寫(xiě)作。外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)迂回曲折法Indirect Approach加深理解Dear Mr. Sirait:We have received your letter of June 15 in which you suggested a change in payment term, i.e. D/P instead of

32、L/C.As a matter of fact, the intervals from the time you open credit till the time shipment reaches your port are only about three months. Besides, your L/C is opened when the goods are ready for shipment. So, there is nothing unusual in our original arrangement. D/P or D/A is only accepted if the a

33、mount involved for each transaction is less than 1,000. If the amount exceeds that amount, payment by L/C is required. In this case, we regret being unable to meet your wishes.We sincerely hope you will not think us unaccommodating.Yours sincerely,外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第五章 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)的構(gòu)思過(guò)程 外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第五章 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)的構(gòu)

34、思過(guò)程 PLANNING步驟1 確定寫(xiě)作目標(biāo)（Identify the Objective）一般而言，我們撰寫(xiě)任何外貿(mào)函電，都有雙重寫(xiě)作目標(biāo)1. 共同目標(biāo)2. 具體目標(biāo)步驟2 明確主題（Determine the Main Idea） 步驟3 尋找支撐信息（Choose Supporting Information）步驟4 調(diào)整函電內(nèi)容（Adjust the Message for the Receiver）外貿(mào)英文函電寫(xiě)作基礎(chǔ)第三部分 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě) 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)CONTENTS模塊一 交易前準(zhǔn)備 模塊二 交易磋商模塊三 交易達(dá)成模塊四 合同執(zhí)行 模塊五 合同善后外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)模塊一

35、 交易前準(zhǔn)備 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)外貿(mào)交易流程一般而言，一筆外貿(mào)業(yè)務(wù)的完成通常包括以下五個(gè)即相互獨(dú)立又緊密聯(lián)系的過(guò)程交易前準(zhǔn)備 Preparatory Work交易磋商 Business Negotiation交易達(dá)成 Conclusion of Business合同執(zhí)行 Implementation合同善后 Post-implementation外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)模塊一 交易前準(zhǔn)備PREPARATORY WORK在這一階段，買賣雙方需要進(jìn)行海外市場(chǎng)調(diào)研，以熟悉當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)供求情況。買方要尋找貨源賣方要熟悉買方市場(chǎng)的購(gòu)買力、購(gòu)買喜好等情況。如果發(fā)現(xiàn)任何可能的機(jī)會(huì)，在進(jìn)行充分資信調(diào)查的基礎(chǔ)上，賣方可以通過(guò)

36、多種渠道與潛在的客戶建立商務(wù)關(guān)系。外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)CONTENTS第一章 資信調(diào)查函 第二章 建立業(yè)務(wù)關(guān)系函外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)第一章 資信調(diào)查函 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě) 一 相關(guān)外貿(mào)知識(shí)建構(gòu)（一）為什么需要資信調(diào)查？了解對(duì)方，避免風(fēng)險(xiǎn)。（二）什么時(shí)候進(jìn)行資信調(diào)查？通常在建立業(yè)務(wù)關(guān)系之前。（三）通過(guò)何種渠道調(diào)查?資信調(diào)查通?？梢酝ㄟ^(guò)銀行和商業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行。（四）調(diào)查什么？調(diào)查通常包括兩方面內(nèi)容：財(cái)務(wù)和誠(chéng)信。一般圍繞以下六個(gè)“C”進(jìn)行： 品格（Character）, 主要指對(duì)方的商業(yè)誠(chéng)信等情況； 盈利及償債能力（Capacity）； 市場(chǎng)供求條件（Condition）； 資金狀況（Capital）； 對(duì)方

37、所在國(guó)的政治穩(wěn)定性（Country）以及 貨幣的自由流通性（Currency）等。外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)二 “資信調(diào)查函”撰寫(xiě)建構(gòu)模擬外貿(mào)場(chǎng)景Business Scenario你公司欲與The London Trading Co., Ltd進(jìn)行交易交易前，你公司需了解該公司的資信情況該公司向你方推薦其業(yè)務(wù)銀行BarclaysBank為咨詢機(jī)構(gòu)。明確撰寫(xiě)任務(wù)向一商業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)人員Ms. Jordan寫(xiě)一封資信調(diào)查函，讓其幫助你方通過(guò)Barclays Bank了解The London Trading Co., Ltd的資信情況。外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)撰寫(xiě)構(gòu)思Planning 步驟1 確定寫(xiě)作目標(biāo)（Identif

38、y the Objective ）獲取信息 （To Obtain Information）步驟2 明確主題（Determine the Main Idea）得到相關(guān)公司的資信情況步驟3 選取支撐信息（Choose Supporting Information）介紹相關(guān)背景（需要與被調(diào)查公司做貿(mào)易等等）；對(duì)所提供的信息將嚴(yán)格保密步驟4 確定寫(xiě)作方法，組織整理材料（Determine the Writing Approach and Adjust the Message）中性消息“平鋪直敘法” 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)完成撰寫(xiě)Dear Ms. Jordan:THE LONDON TRADING CO.,

39、LTDSince we are on the point of concluding an important business deal with the subject company, we would like to know their financial standing and modes of business.The reference they have given us is Barclays Bank. Will you please be kind enough to approach the said bank for all possible informatio

40、n we require?Any information you may furnish us will be treated strictly in confidence.Sincerely yours, 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)總結(jié)“資信調(diào)查函”撰寫(xiě)步驟（意義建構(gòu)） 告知寫(xiě)信意圖（Intention） 希望提供相關(guān)信息（Asking to provide corresponding reference） 保證對(duì)所提供的信息嚴(yán)格保密（Assuring that the information provided will be strictly kept confidential） 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)加

41、深理解Dear Mr. Teo Pin,The Maryland Inc.The subject company is now offering to represent us in the sale of our Microwave Ovens, and has referred us to your Bank for detailed information about its credit standing, business capacity and character. We shall appreciate it if you will give us your frank opi

42、nion on these points regarding the company.Any information you may give us will be treated strictly in confidence.Yours respectfully, 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)三 “資信調(diào)查函復(fù)函”撰寫(xiě)建構(gòu)模擬外貿(mào)場(chǎng)景Business Scenario按照所收到的資信調(diào)查函的要求，你公司通過(guò)Barclays Bank對(duì)The London Trading Co., Ltd.進(jìn)行了資信調(diào)查，調(diào)查結(jié)果如下：該公司成立于1940年，注冊(cè)資本為1,000,000，主要從事紡織品進(jìn)出口貿(mào)易。與其從

43、事貿(mào)易的供應(yīng)商對(duì)其信用基本滿意。明確撰寫(xiě)任務(wù)回復(fù)對(duì)方Ms. Georgopolous，建議金額超過(guò)300,000時(shí)，首次交易，采用信用證方式支付。外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)撰寫(xiě)構(gòu)思Planning 步驟1 確定寫(xiě)作目標(biāo)（Identify the Objective） 提供信息 （To Inform）步驟2 明確主題（Determine the Main Idea）對(duì)所調(diào)查公司的情況進(jìn)行實(shí)事求是的說(shuō)明步驟3 選取支撐信息（Choose Supporting Information）提出建議并希望對(duì)所提供的信息嚴(yán)格保密步驟4 確定寫(xiě)作方法，組織整理材料（Determine the Writing Appro

44、ach and Adjust the Message）中性消息“平鋪直敘法”外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)完成撰寫(xiě)Dear Ms. Georgopolous，In reply to your letter of March 18, in which you asked about the financial standing and modes of business of the firm concerned, we inform you that we have now received from Barclays Bank the information you required. The compa

45、ny in question was founded in 1940 with a registered capital of 1,000,000. Their chief line is in the import and export of textiles. Their suppliers business with them is found to have been satisfactory. We suggest payment by sight L/C for business engagement more than an amount of 300,000.The above

46、 information is strictly confidential and is given without any responsibility.Yours sincerely,外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)總結(jié)“資信調(diào)查函復(fù)函”撰寫(xiě)步驟（意義建構(gòu)） 提及所收到的信函（Mentioning） 對(duì)所調(diào)查公司的資信情況進(jìn)行實(shí)事求是的描述（A matter-of-fact statement）并給出中肯的建議（An honest expression of opinions） 希望所提供的信息被嚴(yán)格保密（The information offered being confidential）外貿(mào)英文函電撰

47、寫(xiě)加深理解Dear Mr. Kokubo,The Maryland Inc.The subject company you inquired about by your letter of October 25 has been maintaining an account with us for the past 20 years, during which they have never failed to meet their obligation. Their balance sheets of recent years enclosed will show you that thei

48、r import business in Microwave Ovens has been managed and operated under a satisfactory condition.We believe that they owe their reputable position among the local wholesalers in our district to their steady and sincere way of conducting business.Please note that this information is furnished withou

49、t any responsibility on our part and should be held strictly confidential.Yours truly,外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)第二章 建立業(yè)務(wù)關(guān)系函 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě) 一 相關(guān)外貿(mào)知識(shí)建構(gòu)沒(méi)有客戶，就沒(méi)有生意。尋找、開(kāi)發(fā)新客戶是任何一家外貿(mào)公司、每一位外貿(mào)業(yè)務(wù)員都要面對(duì)的重要課題。我們可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、專業(yè)期刊雜志、媒體廣告、市場(chǎng)調(diào)查、參加交易會(huì)、大使館商務(wù)參贊處、國(guó)內(nèi)外商會(huì)、貿(mào)促會(huì)、朋友引薦與毛遂自薦等多種渠道獲取潛在客戶的相關(guān)信息，并通過(guò)撰寫(xiě)“建交函”，嘗試與他們建立商務(wù)關(guān)系。外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)二 “建交函”撰寫(xiě)建構(gòu)模擬外貿(mào)場(chǎng)景Bu

50、siness Scenario你們公司是一家主營(yíng)紡織品進(jìn)出口業(yè)務(wù)的國(guó)營(yíng)外貿(mào)企業(yè)。最近，你們獲悉有巴基斯坦公司需要從中國(guó)進(jìn)口紡織品。通過(guò)巴基斯坦住北京大使館商務(wù)參贊處，你們獲悉了該公司的名址。明確撰寫(xiě)任務(wù)去函該公司進(jìn)口部負(fù)責(zé)人Mr. Abbas，表達(dá)與對(duì)方建立業(yè)務(wù)關(guān)系的愿望。此“建交函”應(yīng)包括以下一些內(nèi)容：獲悉對(duì)方相關(guān)信息的消息來(lái)源，并表明去函目的自我介紹，并隨函附寄你公司最新出口名錄希望本著平等互利的宗旨，促進(jìn)雙方貿(mào)易和友誼外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)撰寫(xiě)構(gòu)思Planning 步驟1 確定寫(xiě)作目標(biāo)（Identify the Objective） 請(qǐng)求期待 （To Request）步驟2 明確主題（Dete

51、rmine the Main Idea） 建立商務(wù)關(guān)系步驟3 選取支撐信息（Choose Supporting Information）獲取對(duì)方信息的來(lái)源；自我介紹；郵寄目錄步驟4 確定寫(xiě)作方法，組織整理材料（Determine the Writing Approach and Adjust the Message）好消息“平鋪直敘法” 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)完成撰寫(xiě)Dear Mr. Abbas:We owe your name and address to the Commercial Counselors Office of the Pakistani Embassy in Beijing wh

52、o has informed us that you are in the market for textiles. We are willing to establish business relations with you.As a state-owned company, we have been handling the import and export of textiles for more than 30 years, and here, we enclose our latest Export Catalogue for your reference. Please let

53、 us know if you are interested in any items and we shall be glad to offer you our lowest quotation.We always adhere to the principle of equality and mutual benefit in our business with customers from various countries. We hope to promote our both business and friendship to our mutual advantage.We ar

54、e looking forward to your enquiries.Yours faithfully, 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)總結(jié)“建交函”撰寫(xiě)步驟（意義建構(gòu)） 說(shuō)明信息來(lái)源（Source） 表明寫(xiě)作目的（Intention） 簡(jiǎn)要自我介紹（Self - introduction） 期待得到正面回復(fù)（Expectation） 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)加深理解Dear Mr. Dai,We got your companys name and address from the Commercial Counselors Office of the Chinese Embassy in America. W

55、e would like to inform you that we specialize in ceramic housing for power semiconductor devices, and shall be pleased to develop business relations with you.In order to give you a general idea of our products, we enclose a complete set of products catalogue showing all kinds of products being manuf

56、actured by our company with detailed specifications and packing requirements. We will send you our quotations and samples as soon as we receive your enquires.Look forward to your early reply.Yours sincerely,外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)三 “建交函復(fù)函”撰寫(xiě)建構(gòu)模擬外貿(mào)場(chǎng)景Business Scenario你公司2020年5月20日收到一家賣方公司要求建立業(yè)務(wù)關(guān)系函后，表示同意。明確撰寫(xiě)任務(wù)回函賣方出口

57、部經(jīng)理Mr. Wang：希望賣方能夠寄送樣品并提供業(yè)務(wù)銀行名稱以便你方進(jìn)行資信調(diào)查樂(lè)意探討與賣方達(dá)成第一次交易的可能性外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)撰寫(xiě)構(gòu)思Planning 步驟1 確定寫(xiě)作目標(biāo)（Identify the Objective）提供信息 （To Inform）步驟2 明確主題（Determine the Main Idea） 同意建立業(yè)務(wù)關(guān)系步驟3 選取支撐信息（Choose Supporting Information）希望賣方能夠寄送樣品；提供賣方業(yè)務(wù)銀行名稱。步驟4 確定寫(xiě)作方法，組織整理材料（Determine the Writing Approach and Adjust the M

58、essage）好消息“平鋪直敘法” 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)完成撰寫(xiě)Dear Mr. Wang：Thank you for your letter of 20 May 2020 and we shall be pleased to enter into business relations with you.It would be greatly appreciated if you could provide us with the name of your bank and send us the samples of your products. We shall gladly study th

59、e sales possibilities in our market before the conclusion of the first transaction between us.We look forward to successful business relations between us in the future. Yours sincerely, 外貿(mào)英文函電撰寫(xiě)總結(jié)“建交函復(fù)函”撰寫(xiě)步驟（意義建構(gòu)） 提及收到的信函（日期、主要內(nèi)容）并表示感謝（Mentioning） 同意建立業(yè)務(wù)關(guān)系（如果不行，應(yīng)禮貌的解釋原因。） 以美好期待結(jié)束（Expectation） 外貿(mào)英文函電

60、撰寫(xiě)加深理解Dear Ms. Lam,Thank you for your letter of September 19. We made some study and would be interested in exploring business with you.As you requested, we are sending you our latest products catalogues and price lists covering our business scope. Payment should be made by irrevocable and confirmed