協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)可行性實(shí)施報告

1、協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)可研報告項(xiàng)目名稱：項(xiàng)目類型：項(xiàng)目申報單位（蓋章）：起止年限：年 月至年 月目錄 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark61 o Current Document 第一章項(xiàng)目概況5一、項(xiàng)目名稱5二、項(xiàng)目建設(shè)單位及項(xiàng)目負(fù)責(zé)任5三、方案編制單位5四、方案編制依據(jù)5五、建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模、內(nèi)容及建設(shè)周期5（一）項(xiàng)目總體建設(shè)目標(biāo)5（二）項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模5（三）項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容5（四）項(xiàng)目建設(shè)周期5六、項(xiàng)目總投資及資金來源5七、經(jīng)濟(jì)與社會效益5八、主要結(jié)論5 HYPERLINK l bookmark76 o Current Document 第二章項(xiàng)目建設(shè)單位概況6一、項(xiàng)

2、目建設(shè)單位與職能6二、項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)與職責(zé)6 HYPERLINK l bookmark81 o Current Document 第三章項(xiàng)目背景與建設(shè)必要性7一、項(xiàng)目背景7二、項(xiàng)目建設(shè)必要性7 HYPERLINK l bookmark86 o Current Document 第四章項(xiàng)目現(xiàn)狀與需求分析8一、項(xiàng)目現(xiàn)狀8二、存在問題8 HYPERLINK l bookmark92 o Current Document 第五章總體建設(shè)方案9一、建設(shè)原則9二、總體目標(biāo)9三、建設(shè)任務(wù)與內(nèi)容9四、總體設(shè)計方案9 HYPERLINK l bookmark99 o Current Document 第六章項(xiàng)目建

3、設(shè)方案10一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)內(nèi)容10二、協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方案10 HYPERLINK l bookmark104 o Current Document （一）桌面管理10 HYPERLINK l bookmark129 o Current Document （二）公文流轉(zhuǎn)11 HYPERLINK l bookmark149 o Current Document （三）督查督辦12 HYPERLINK l bookmark153 o Current Document （四）檔案管理13 HYPERLINK l bookmark173 o Current Document （五）會議管理13 HYP

4、ERLINK l bookmark197 o Current Document （六）后勤管理14（七）人力資源15 HYPERLINK l bookmark223 o Current Document （八）內(nèi)部論壇16 HYPERLINK l bookmark227 o Current Document （九）系統(tǒng)后臺管理16三、安全系統(tǒng)建設(shè)方案17四、基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)方案17 HYPERLINK l bookmark254 o Current Document 第七章 項(xiàng)目招標(biāo)方案18一、項(xiàng)目管理辦法18二、招標(biāo)范圍及依據(jù)18三、招標(biāo)方式18四、招標(biāo)組織形式18 HYPERLINK l bo

5、okmark261 o Current Document 第八章 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)與人員培訓(xùn)19一、領(lǐng)導(dǎo)和管理機(jī)構(gòu)19二、項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)19三、運(yùn)行維護(hù)機(jī)構(gòu)19四、技術(shù)力量與人員配備19五、人員培訓(xùn)方案19（一）培訓(xùn)原則19（二）培訓(xùn)方式19（三）培訓(xùn)組織19 HYPERLINK l bookmark272 o Current Document 第九章項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度20一、項(xiàng)目建設(shè)周期20二、實(shí)施進(jìn)度計劃20 HYPERLINK l bookmark277 o Current Document 第十章 投資估算與資金來源21一、投資估算說明21二、項(xiàng)目總投資估算21三、資金來源與落實(shí)情況21四、資金使

6、用計劃21五、運(yùn)維經(jīng)費(fèi)計算21 HYPERLINK l bookmark285 o Current Document 第十一章效益分析22一、社會效益分析22二、經(jīng)濟(jì)分析22 HYPERLINK l bookmark290 o Current Document 第十二章項(xiàng)目風(fēng)險與風(fēng)險管理23一、項(xiàng)目風(fēng)險規(guī)劃23風(fēng)險控制與應(yīng)對23第一章項(xiàng)目概況一、項(xiàng)目名稱項(xiàng)目名稱：二、項(xiàng)目建設(shè)單位及項(xiàng)目負(fù)責(zé)任建設(shè)單位：建設(shè)單位負(fù)責(zé)人：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：三、方案編制單位編制組織單位：編制單位：四、方案編制依據(jù)五、建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模、內(nèi)容及建設(shè)周期（一）項(xiàng)目總體建設(shè)目標(biāo)（二）項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模（三）項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容（四）項(xiàng)目建設(shè)周期六

7、、項(xiàng)目總投資及資金來源七、經(jīng)濟(jì)與社會效益八、主要結(jié)論第二章 項(xiàng)目建設(shè)單位概況一、項(xiàng)目建設(shè)單位與職能二、項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)與職責(zé)第三章 項(xiàng)目背景與建設(shè)必要性一、項(xiàng)目背景二、項(xiàng)目建設(shè)必要性第四章項(xiàng)目現(xiàn)狀與需求分析一、項(xiàng)目現(xiàn)狀二、存在問題三、需求分析第五章總體建設(shè)方案一、建設(shè)原則二、總體目標(biāo)三、建設(shè)任務(wù)與內(nèi)容四、總體設(shè)計方案第六章項(xiàng)目建設(shè)方案一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)內(nèi)容二、協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方案（一）桌面管理個人事務(wù)管理用于存放和處理個人相關(guān)的文件資料，其他人沒有授權(quán)無法訪 問。該子系統(tǒng)主要包括日程管理、待辦事宜、工作日志、郵件管理、即時通訊等 模塊。1、日程管理日程管理采用日歷為操作界面，直觀簡潔，主要分為領(lǐng)導(dǎo)日

8、程、部門日程和 個人日程三類，用戶可維護(hù)自己的日程，也可查看或修改權(quán)限允許范圍內(nèi)的他人 的日程。2、待辦事宜待辦事宜塊用于管理個人的當(dāng)前事務(wù)，所有的待辦事項(xiàng)均由系統(tǒng)根據(jù)工作事 務(wù)邏輯和工作流程自動生成。3、工作日志工作日志用于記錄每個人每天的工作情況及工作結(jié)果（文檔）。4、郵件管理不僅提供各類信息（信件、文檔、報表等）在系統(tǒng)內(nèi)的各分支機(jī)構(gòu)、各部門 及員工間快速、高效的傳遞，而且支持部門成員協(xié)同工作。5、即時通訊即時通訊模塊提供了用戶進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)、點(diǎn)對多點(diǎn)等方式的溝通，溝通途徑包 括文字、語音視頻等方式。通過該模塊，用戶可以直接發(fā)送文件，可以共享IE 界面，可以用于內(nèi)部員工之間在網(wǎng)上進(jìn)行即時的信息

9、交流。所有用戶都被以組織結(jié)構(gòu)的形式顯示在所有聯(lián)系人欄中，當(dāng)用戶狀態(tài)發(fā)生變 化時，其狀態(tài)信息也隨之相應(yīng)變化，你可以隨時查看你所要聯(lián)系的用戶在線狀態(tài)， 以方便你采取適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞叫问胶退?lián)系，并且可以通過Chat等功能互相交 流。6、通訊錄用于管理用戶的聯(lián)系人信息。個人通訊錄和電子郵件管理中的地址本、辦公 助手中的聯(lián)系人列表都是相互關(guān)聯(lián)的，對其中任何一個的維護(hù)操作，系統(tǒng)會提示 是否對其他產(chǎn)生影響。個人通訊錄可導(dǎo)出成EXCEL、WORD、HTML以及TXT等格式 的文件。（二）公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)是東城區(qū)委辦公室公室基礎(chǔ)辦公的核心業(yè)務(wù)，主要提供給區(qū)委辦公 室內(nèi)部進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)時使用，包括收文管理、發(fā)文管理

10、、簽報管理、公文查詢等 功能。1、收文管理收文管理是對外部送達(dá)本單位的公文和材料進(jìn)行管理，包括文件、電報、信 函、內(nèi)部刊物、資料等文字材料，外部公文一般分為光盤格式和紙質(zhì)公文兩種。對于光盤格式的公文，可以直接導(dǎo)入到系統(tǒng)中，然后在相關(guān)部門進(jìn)行流轉(zhuǎn)。對于紙質(zhì)公文，則通過掃描錄入到系統(tǒng)中，然后在相關(guān)部門進(jìn)行流轉(zhuǎn)。2、發(fā)文管理發(fā)文管理用于進(jìn)行單位內(nèi)部發(fā)文的審批，簽發(fā)過程的自動化，提高公文流轉(zhuǎn) 的效率，實(shí)現(xiàn)各部門無紙化辦公、自動化辦公。該模塊主要包括起草、審核、批 示、簽發(fā)、送印、歸檔等步驟。 擬稿人員應(yīng)該在擬稿時輸入必要的行文要素；核稿、批閱過程系統(tǒng)自動輸入審核人、審核時間；審核人通過電子簽章或手寫板

11、等方式填寫審核（會簽）意見。系統(tǒng)可自動記錄跟蹤文件傳閱過程，經(jīng)手人可隨時對公文狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，整 個過程有嚴(yán)格的文檔權(quán)限限制，只有當(dāng)前審批人能對文件進(jìn)行各種操作，經(jīng)手人 只可閱讀文件，文件歸檔后任何人無權(quán)對其進(jìn)行修改?？梢詮挠脩舻拇k公文表中撤回尚未辦理的公文，撤銷整個公文的辦理 過程；對尚未辦理完畢的公文進(jìn)行催辦和督辦。3、簽報管理簽報管理用于黨委系統(tǒng)各部門內(nèi)部文件（如：請示、報告等）的會簽、批復(fù)。 該系統(tǒng)功能與發(fā)文管理類似，這里就不再敘述。4、公文查詢系統(tǒng)提供強(qiáng)大的公文查詢功能，可以對公文進(jìn)行檢索，快速定位自己想要的 文件。分類檢索：將自己有權(quán)查閱的文件分類顯示，系統(tǒng)提供按文種分類顯示、按

12、日期分類顯示、按主辦部門分類顯示等多種方式。條件檢索：提供提供組合條件檢索，對系統(tǒng)中常用的關(guān)鍵科目，如：標(biāo)題、 主辦部門、文號、關(guān)鍵字等信息進(jìn)行組合，過濾出用戶希望得到的文件。模糊查詢：輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)將包含關(guān)鍵詞的所有記錄都自動列出，用于用 戶對查找目標(biāo)不很明確的時候定位文件。（三）督查督辦督察督辦主要是實(shí)現(xiàn)督查件的登記、審核、交辦過程的自動流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)督辦 方及時查看承辦方的辦理情況、及時地督辦、催辦，并實(shí)現(xiàn)根據(jù)辦理的情況起草、 審核、分發(fā)督查報告的自動流轉(zhuǎn)、網(wǎng)絡(luò)化分發(fā)。（四）檔案管理檔案管理應(yīng)按用于檔案的歸檔、檔案信息的維護(hù)、檔案分類和檔案借閱等。1、公文預(yù)檔案公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，相關(guān)人員進(jìn)行

13、歸檔操作，公文即進(jìn)入預(yù)歸檔階段。在這里 可以描述公文的相關(guān)屬性信息如：頁數(shù)、類型等，然后將公文正式歸檔。檔案 管理員可以每隔一段時間使用此功能批量的將公文歸檔入庫。2、正式檔案將預(yù)歸檔公文正式歸檔、立卷。立卷庫中存放已經(jīng)歸檔的正式檔案，檔案人 員將需要?dú)w檔的文件送到立卷庫中以后，并可對這些文件進(jìn)行整理： 合并歸檔：可將選定的檔案合并到一卷，并生成統(tǒng)一的卷號；取消合并歸檔：可將合并歸檔的檔案取消合并；生成檔號：生成檔案號；轉(zhuǎn)為資料：可將檔案送到資料庫；封存檔案：可將檔案轉(zhuǎn)為歷史檔案封存。檔案轉(zhuǎn)為資料或封存后，可退回立卷庫，對檔案進(jìn)行其他處理。3、檔案類別、檔案信息維護(hù)系統(tǒng)提供檔案類別管理、檔案信

14、息維護(hù)模塊，可維護(hù)系統(tǒng)內(nèi)檔案的所有類別， 通過系統(tǒng)檔號信息維護(hù)功能，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)內(nèi)目前所使用的某類檔案的檔號中的流 水號修改功能。在系統(tǒng)中，檔案號可以刪除，刪除后流水號重計。4、檔案借閱向單位或個人提供所需求的檔案信息，包括登記、歸還、查詢、催還等功能。（五）會議管理會議管理是對系統(tǒng)各部門的相關(guān)會議及其內(nèi)容進(jìn)行登記和管理，同時可以查 詢顯示會議室的相關(guān)信息，可以通過短信、電子郵件、即時消息等方式向參加會 議的有關(guān)人員發(fā)送會議通知。主要功能包括：會議室管理、會議登記、會議通知、 會議紀(jì)要、會議信息查詢。1、會議室管理會議室管理主要包含會議室登記入冊、會議室申請、會議室狀態(tài)查詢等幾個 部分的內(nèi)容。在

15、基礎(chǔ)信息維護(hù)里將本單位的所有會議室入冊登記，包含會議室的名稱、房 間號、容納人數(shù)、配套設(shè)備、會議室管理人員、管理人員聯(lián)系方式、當(dāng)前狀態(tài)等 信息。2、會議登記會議登記主要是對會議的議題、會議時間、會議地點(diǎn)、會議議題、會議議程、 參會人員等相關(guān)信息進(jìn)行登記，會議登記和會議室審批結(jié)束后，系統(tǒng)將自動通過 短信、電子郵件、即時消息等方式將會議信息發(fā)送給參會人員，提高了工作效率 和服務(wù)水平。3、會議通知在會議信息登記完成后、開會前特定時間，系統(tǒng)將自動通過短信、電子郵件、 即時消息等方式將會議信息發(fā)送給參會人員。4、會議紀(jì)要會議完成后，可以再會議紀(jì)要中記錄參會情況、會議內(nèi)容、會議決議等信息 維護(hù)在系統(tǒng)中，便

16、于相關(guān)人員查閱。5、會議信息查詢支持按照開會時間、會議議題、會議地點(diǎn)、參會人員等條件對會議信息進(jìn)行 查詢。（六）后勤管理后勤管理主要包括車輛管理和物品管理，用于車輛和物品的日常管理和維護(hù)。1、車輛管理車輛管理從車輛登記、跟蹤等方面進(jìn)行分析設(shè)計，不僅能夠掌握車輛的進(jìn)出、 加油、維修等狀況，而且可以隨時了解每部車的經(jīng)費(fèi)支出情況，可以為車輛是否 需要大修理或者報廢提供重要依據(jù)。2、物品管理物品管理子系統(tǒng)可以幫助用戶對設(shè)備進(jìn)行卓有成效的管理，充分發(fā)揮資產(chǎn)的 效能，最大限度地減少資金占用，保證黨委系統(tǒng)資源的有效利用和單位日常工作 的順利進(jìn)行。物品管理提供對物品申請、購買、登記、入庫、發(fā)放、統(tǒng)計等進(jìn)行全面

17、管理； 對耐用設(shè)備變動歷史進(jìn)行跟蹤；對物品發(fā)放、庫存等情況進(jìn)行多維統(tǒng)計匯總，并 以統(tǒng)計圖的方式展現(xiàn)在用戶面前。（七）人力資源1、員工檔案員工檔案主要是幫助人力資源部門建立單位內(nèi)部的人才檔案庫，通過錄入志 愿基本信息，使部門領(lǐng)導(dǎo)和其他相關(guān)人員通過系統(tǒng)能夠方便、快速地查找單位內(nèi) 部志愿信息。2、考勤管理考勤管理員可以在瀏覽器上便捷地輸入或是選擇不同員工的考勤情況，系統(tǒng) 可以自動地按照不同單位生成周、月、年考勤情況統(tǒng)計表并可以進(jìn)行打印。此外 還將提供按照不同的考勤狀態(tài)對考勤情況進(jìn)行組合查詢的功能。3、請假出差管理請假出差管理用于對員工的請假、出差情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)管，系統(tǒng)分為如下幾 部分功能：請假、出差

18、申請：當(dāng)事人填寫請假、出差申請表，通過工作流引擎的驅(qū)動送 領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。請假、出差審批：領(lǐng)導(dǎo)對申請進(jìn)行審批，填寫意見并指明是否通過審批，通 過審批的請假、出差申請將自動入庫備案，同時通知申請人；不同意的申請寫明 原因后退申請人。注銷請假、出差申請：申請人出差或休假回來后，對以前的申請進(jìn)行注銷， 標(biāo)志申請結(jié)束。查詢、統(tǒng)計、匯總：人事管理部門可以對請假情況進(jìn)行考核，可以查詢一段 時間范圍內(nèi)的所有請假、出差情況，可以對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，得出匯總表，如 果設(shè)置工資、考勤參數(shù)，可以直接得出該員工因請假、出差而引起的工資變化。（八）內(nèi)部論壇論壇用于在成員之間共享信息。一個特殊興趣工作組可以分享成員之間的建

19、 議或愛好。用戶可以瀏覽其他人已經(jīng)發(fā)表的討論主題或相關(guān)的回復(fù)文檔，亦可以 通過構(gòu)造答復(fù)文檔或建議展開新的討論主題來擔(dān)任討論中的積極分子。系統(tǒng)可以 依據(jù)主題設(shè)置專欄，專欄可以設(shè)有專人進(jìn)行維護(hù)，專欄維護(hù)人員可以對專欄內(nèi)容 進(jìn)行整理，將專欄中的不必要信息進(jìn)行清除，將專欄中的精華部分進(jìn)行永久保存。（九）系統(tǒng)后臺管理系統(tǒng)配置管理平臺中包括了組織機(jī)構(gòu)管理、資源權(quán)限管理、數(shù)據(jù)字典管理等 一系列基礎(chǔ)配置功能。1、組織機(jī)構(gòu)管理機(jī)構(gòu)配置管理主要用于定義部門的組織機(jī)構(gòu)圖，通過定義部門的屬性及其之 間的關(guān)系，可以形成樹狀組織機(jī)構(gòu)圖，機(jī)構(gòu)配置中常包含的項(xiàng)目有：部門名稱、 部門簡稱、部門編號、部門排序號、所屬部門及部門的一些描述性內(nèi)容。2、人員配置管理人員配置主要定義人員屬性，人員屬性中主要包含：人員全稱（與ID 一致）、 人員編號，所屬部門，所擁有角色，替代人員及個人的一些描述信息。3、角色配置管理角色配置主要是