大學(xué)出版類檔案管理辦法模版

1、大學(xué)出版類檔案管理辦法第一章 總 則 第一條 根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國著作權(quán)法、國家出版局、國家檔案局出版社書稿檔案工作規(guī)定、國家教育部高等學(xué)校檔案管理辦法、高等學(xué)校檔案實體分類法、高等學(xué)校檔案工作規(guī)范等法律、法規(guī)精神，為加強我院出版類檔案管理工作，充分發(fā)揮其在學(xué)校各項工作中的作用，提高出版類檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，特制訂本辦法。 第二條 凡是我校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等載體材料，均屬出版檔案。 第三條 出版檔案由我校檔案館集中統(tǒng)一管理，并確保其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，方便開發(fā)利用。 第四條 出版檔案是國家科學(xué)文化

2、和學(xué)校教學(xué)科研發(fā)展的歷史記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分，出版檔案工作要納入出版編輯單位的管理制度，納入出版工作計劃和規(guī)劃，納入各部(室)負責(zé)人和負責(zé)編輯、出版印制人員的職責(zé)范圍。出版、編輯部門在布置計劃、檢查、總結(jié)、驗收工作時，要同時布置計劃、檢查、總結(jié)、驗收出版檔案工作。 第五條 學(xué)校出版部門及出有刊物的各部門，應(yīng)明確一名分管檔案工作的負責(zé)人，并確定適當(dāng)?shù)募媛殭n案人員，協(xié)同檔案館認真做好出版檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。第二章 歸檔范圍的確定 第六條 確定的原則 1歸檔的編輯出版管理和出版活動中形成的文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠具有參考價值和憑證作用。 2歸檔的出版文件材料必須反映

3、編輯出版管理職能和出版活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 3歸檔的出版文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，特別注意出版材料的成套性特點。 第七條 歸檔的主要內(nèi)容和重點 1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，出版物的編審、出版等方面的內(nèi)容，具體范圍見附件一。 2歸檔的重點是出版活動各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，尤其是出版物本身。 第八條 不歸檔的文件材料 1上級機關(guān)有關(guān)出版的普發(fā)(非專指高校)、不辦的文件； 2未生效的合同、協(xié)議書； 3不退、不用的稿件，非定稿的稿件； 4重份文件及校內(nèi)單位發(fā)來的文件； 5無查考價值的事務(wù)性、臨時性函件； 6校外單位交換來的材料。 以上某些文件如認為

4、有必要保存，也可由有關(guān)部門有選擇地作資料暫存。第三章 立卷歸檔 第九條 學(xué)校報刊出版部門均為出版檔案的立卷單位。 第十條 出版物出版前，責(zé)任編輯應(yīng)注意歸檔材料的積累和保管，將全部材料收集整理放入材料積累袋內(nèi)，并隨時檢查歸檔材料是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，及時進行補救。 第十一條 出版物出版后，責(zé)任編輯必須將歸檔材料加以整理，按彼此間的自然聯(lián)系進行系統(tǒng)排列，放人案卷內(nèi)，擬出標(biāo)題，經(jīng)部(室)主任審查和專(兼)職檔案員檢查后，編好卷內(nèi)目錄，連同原稿(根據(jù)出版社書稿檔案工作規(guī)定中第三條規(guī)定，原稿根據(jù)其歷史參考價值，由編務(wù)部門處理退留。凡決定留存的原稿，在出書后隨書稿檔案一起歸檔)、清樣、樣書(均須寫入目錄內(nèi)

5、)放入袋內(nèi)。 第十二條 出版檔案以出版物名稱立卷，一書一刊組成一卷或數(shù)卷，期刊視情況幾期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。 第十三條 跨年的出版檔案，放在出版物的出版年度立卷。 第十四條 出版檔案內(nèi)的原稿、清樣，均須除去金屬物，修補破損處，用線裝訂。 第十五條 卷內(nèi)材料以左下方對齊，在左側(cè)裝訂。照片和不便裝訂的手跡，應(yīng)放入特制的小紙袋內(nèi)裝訂，裝訂線外有重要批注者，須進行貼邊處理。 第十六條 卷內(nèi)文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁號，不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號戳記，并逐項填寫。 第十七條 卷

6、內(nèi)目錄及卷末備考表應(yīng)逐項認真填寫。 第十八條 出版檔案案卷標(biāo)題以書籍著(譯)者、書名為標(biāo)題，刊物以刊名加刊期為標(biāo)題。 第十九條 歸檔驗收 1出版物出版后一個月內(nèi)，出版部門的兼職檔案員向檔案館歸檔。 2校報兼職檔案員應(yīng)在次年六月底前，將上年應(yīng)歸檔的校報向檔案館移交，移交時填寫移交目錄一式二份，雙方各執(zhí)一份。第四章 出版物檔案的管理 第二十條 檔案館負責(zé)接收學(xué)校除音像出版物外的各種出版檔案。音像出版物由電教中心檔案分室按大學(xué)聲像載體檔案管理辦法的要求立卷歸檔。 第二十一條 按高等學(xué)校檔案實體分類法檔號的編制原則；我校出版類檔案的分類由一、二級類目代號組成。 第二十二條 出版類檔案檔號；年度號+出版

7、檔案分類號十案卷號模式如下： 案卷號按二級類目流水。年度用出版物的出版年度。 第二十三條 檔案館對已接收的案卷，要認真搞好編目。 1在案卷脊背上填寫檔號。 2以案卷為單位登錄目錄，按檔號先后次序填寫。 3按出版物類型登錄分類目錄和專題目錄。 4按照GB3792585檔案著錄規(guī)則，編制圖書、校樣保管卡、案卷級、文件級出版檔案著錄卡，作為手工檢索卡和計算機采集卡使用。 5將編制的各種出版物檔案數(shù)據(jù)輸入計算機數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)與學(xué)校信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。 第二十四條 檔案館對已接收案卷，要進行妥善保管。 1案卷入庫必須做到物、帳、卡相符。然后按檔號順序排放。 2保管和其他技術(shù)要求，按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第9條規(guī)定執(zhí)行。 第二十五條 鑒定和銷毀 1根據(jù)出版物的歷史價值、科學(xué)價值和使用價值，保管期限分永久、30年、短期三種：到期經(jīng)過鑒定，根據(jù)價值和需要，也可以對保管期限的升降，進行適當(dāng)調(diào)整。 2鑒定、銷毀程序、手續(xù)，均按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第10條執(zhí)行。第二十六條 要認真做好檔案的統(tǒng)計工作，按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第10條執(zhí)行。第五章 出版檔案的開發(fā)利用 第二十七條 開放的原則和查閱、借用的手續(xù)均按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第 11條，國家檔案局、國家科委開放利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法執(zhí)行。