銷售物業(yè)收費(fèi)管理系統(tǒng)使用規(guī)范

1、9/9銷售物業(yè)收費(fèi)管理系統(tǒng)使用規(guī)范目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc389207706 第一章各部門職責(zé) PAGEREF _Toc389207706 h HYPERLINK l _Toc389207707 （一）總部 PAGEREF _Toc389207707 h HYPERLINK l _Toc389207708 （二）各地物業(yè)公司 PAGEREF _Toc389207708 h HYPERLINK l _Toc389207709 第二章系統(tǒng)填報(bào)規(guī)則 PAGEREF _Toc389207709 h HYPERLINK l _Toc389207710 （一）

2、基本信息 PAGEREF _Toc389207710 h HYPERLINK l _Toc389207711 （二）管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置 PAGEREF _Toc389207711 h HYPERLINK l _Toc389207712 第三章相關(guān)審批流程 PAGEREF _Toc389207712 h HYPERLINK l _Toc389207713 第四章管控要求 PAGEREF _Toc389207713 h 各部門職責(zé)總部信息管理部負(fù)責(zé)系統(tǒng)上線統(tǒng)籌管理工作，監(jiān)督各地方公司業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)應(yīng)用工作；負(fù)責(zé)系統(tǒng)業(yè)務(wù)梳理，需求分析工作；負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)需求分析移交開發(fā)團(tuán)隊(duì)建設(shè)系統(tǒng)；配合各業(yè)務(wù)部門對各公司做系

3、統(tǒng)培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)各地方公司業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)使用答疑及技術(shù)支持工作。工程物業(yè)中心居住物業(yè)部負(fù)責(zé)監(jiān)督各公司基礎(chǔ)信息及時(shí)錄入，監(jiān)督審核各公司基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確性；負(fù)責(zé)制訂系統(tǒng)錄入規(guī)范，指導(dǎo)各公司物業(yè)按照實(shí)際業(yè)務(wù)錄入數(shù)據(jù)；負(fù)責(zé)審批各公司相關(guān)業(yè)務(wù)流程負(fù)責(zé)督促各地方公司物業(yè)管理部資料信息的梳理；負(fù)責(zé)配合財(cái)務(wù)及信息部完善系統(tǒng)；負(fù)責(zé)校對審核系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新；負(fù)責(zé)審核各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的證明文件的準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核各公司臺(tái)賬的準(zhǔn)確性，審核各公司物業(yè)管理費(fèi)、車位管理費(fèi)收取的及時(shí)性、準(zhǔn)確性；負(fù)責(zé)監(jiān)督各公司財(cái)務(wù)部人員按規(guī)范使用操作系統(tǒng)；負(fù)責(zé)審批各公司相關(guān)業(yè)務(wù)流程。各地物業(yè)公司信息部負(fù)責(zé)監(jiān)督公司內(nèi)各部門系統(tǒng)應(yīng)用工作；負(fù)責(zé)組織本公司各

4、業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵用戶對系統(tǒng)使用人員培訓(xùn)。如關(guān)鍵用戶變動(dòng)，信息部負(fù)責(zé)對關(guān)鍵用戶進(jìn)行培訓(xùn)；負(fù)責(zé)本公司系統(tǒng)使用答疑及技術(shù)支持工作。項(xiàng)目管理處客服部負(fù)責(zé)準(zhǔn)確錄入管理處、樓棟、房產(chǎn)、車位、業(yè)主、管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)信息；負(fù)責(zé)房產(chǎn)、車位的入伙錄入，及時(shí)準(zhǔn)確生成賬單；負(fù)責(zé)對發(fā)生變化的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和變更；負(fù)責(zé)更新房產(chǎn)、業(yè)主的信息和相關(guān)產(chǎn)權(quán)、管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)變更，保證賬單準(zhǔn)確；負(fù)責(zé)管理處房產(chǎn)退管錄入更新，保證在管、退管面積準(zhǔn)確；指定系統(tǒng)關(guān)鍵用戶，并負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)其他員工熟練使用系統(tǒng)負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)部門溝通和校對各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的證明文件及系統(tǒng)信息的準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)物業(yè)管理費(fèi)、車位管理費(fèi)的收款、審核工作；負(fù)責(zé)賬單、臺(tái)賬的審核工作；指定系統(tǒng)關(guān)

5、鍵用戶，并負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)其他員工熟練使用系統(tǒng)。系統(tǒng)填報(bào)規(guī)則基本信息項(xiàng)目管理處責(zé)任部門地方項(xiàng)目管理處客服部提報(bào)相關(guān)信息至總部信息管理部后，由信息管理部在系統(tǒng)中錄入。地方項(xiàng)目管理處客服部負(fù)責(zé)錄入組團(tuán)、樓棟等相關(guān)信息。填報(bào)時(shí)限地方項(xiàng)目管理處客服部：正式入伙前日完成上報(bào)，抄送總部信息管理部。審批后日內(nèi)完成面積填寫和附件上傳?？偛啃畔⒐芾聿浚菏盏胶笕諆?nèi)錄入至系統(tǒng)。填報(bào)規(guī)范依據(jù)項(xiàng)目公司轉(zhuǎn)交提供的相關(guān)簽批文件，錄入樓棟業(yè)態(tài)、面積等信息；業(yè)態(tài)分類：豪宅、住宅、底商、室外步行街、寫字樓、商務(wù)酒店；在取得預(yù)售許可證或?qū)崪y面積報(bào)告后個(gè)工作日內(nèi)，錄入并掃描（）上傳；新建項(xiàng)目管理處名稱等信息審核流程：提交人管理處物業(yè)經(jīng)

6、理物業(yè)副總廣場總經(jīng)理總部居住物業(yè)管理部片區(qū)分管副總居住物業(yè)管理部總經(jīng)理，抄送總部信息管理部主管業(yè)務(wù)經(jīng)理。房產(chǎn)信息填報(bào)部門地方項(xiàng)目管理處客服部填報(bào)時(shí)限獲得房產(chǎn)信息后，日內(nèi)錄入或更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。填報(bào)規(guī)范依據(jù)項(xiàng)目公司轉(zhuǎn)交提供的相關(guān)簽批文件錄入房產(chǎn)的組團(tuán)、樓棟、單元、房間號、戶型、建造標(biāo)準(zhǔn)等信息；取得實(shí)測面積報(bào)告或房產(chǎn)證后，日內(nèi)補(bǔ)錄收費(fèi)面積；必須錄入所有房產(chǎn)；房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)變更后，及時(shí)更新系統(tǒng)。業(yè)主信息填報(bào)部門地方項(xiàng)目管理處客服部。填報(bào)時(shí)限獲得業(yè)主信息后，日內(nèi)錄入或更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。填報(bào)規(guī)范依據(jù)項(xiàng)目公司轉(zhuǎn)交提供的相關(guān)簽批文件錄入業(yè)主信息；未銷售空置房，業(yè)主為項(xiàng)目公司（是否公司：是；證件類型：營業(yè)執(zhí)照，填入執(zhí)照號

7、）。業(yè)主類型為：開發(fā)商空置。單獨(dú)增加管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，辦理入伙，生成賬單，收取管理費(fèi)，銷售后做產(chǎn)權(quán)變更；因房屋質(zhì)量原因延期交房，例如：業(yè)主為“張三項(xiàng)目公司”身份證號為：。業(yè)主類型為：未入伙空置。入伙前物業(yè)管理費(fèi)向項(xiàng)目公司收取，入伙后向業(yè)主張三收取。做產(chǎn)權(quán)變更，將房間從“張三項(xiàng)目公司”轉(zhuǎn)讓給張三，并生成賬單，收取管理費(fèi)；項(xiàng)目公司提供業(yè)主信息不全，只有姓名，沒有身份證號和聯(lián)系方式，且業(yè)主也沒辦理入伙或交費(fèi)。處理方法同；業(yè)主的身份證或者營業(yè)執(zhí)照號，客觀原因確實(shí)無法獲得，且無欠繳。證件號編碼規(guī)則：（位管理處所在地郵編）（位流水號），共計(jì)位數(shù)字；業(yè)主類型定義：開發(fā)商空置：未銷售房產(chǎn)；正常入伙：業(yè)主辦理入伙并繳

8、納物業(yè)費(fèi)；未入伙空置：房產(chǎn)已銷售，但業(yè)主未辦理入伙。業(yè)主和企業(yè)證件號碼不允許重復(fù)。車位信息填報(bào)部門地方項(xiàng)目管理處客服部。填報(bào)時(shí)限獲得車位信息后，日內(nèi)錄入或更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。填報(bào)規(guī)范車位編號規(guī)范，與房間號有明顯區(qū)分；如果存在多層車位編號相同的情況，車位編號規(guī)范：“區(qū)負(fù)”，如：“區(qū)負(fù)”。預(yù)售許可證和實(shí)測面積填報(bào)部門地方項(xiàng)目管理處客服部。填報(bào)時(shí)限獲得證件后，日內(nèi)錄入。填報(bào)規(guī)范仔細(xì)閱讀和分析證件上的關(guān)鍵信息，分業(yè)態(tài)錄入證件所涉房產(chǎn)面積。掃描證件為文件并上傳。管理處經(jīng)理復(fù)核后生效。退管管理填報(bào)部門地方項(xiàng)目管理處客服部。填報(bào)時(shí)限退管審批完成后，日內(nèi)錄入。填報(bào)規(guī)范錄入退管時(shí)，必須上傳相關(guān)審批流程掃描件或文件，以

9、備查。房產(chǎn)退管按照組團(tuán)、樓棟進(jìn)行退管，車位退管按照組團(tuán)退管。退管后，賬單停止生成，繼續(xù)收取歷史欠繳。管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)填報(bào)部門地方項(xiàng)目管理處客服部。填報(bào)時(shí)限入伙前日內(nèi)完成錄入。填報(bào)規(guī)范相同價(jià)格，建議使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不得隨意設(shè)置物管費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；除當(dāng)?shù)卣忻魑囊?guī)定外，物業(yè)費(fèi)與能源費(fèi)不能分開設(shè)置；月天數(shù)統(tǒng)一為天；管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變更，使用“變更”，不允許先“停用”再“啟入伙管理。物管費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)變更必須經(jīng)過總部審批，必須上傳相關(guān)審批流程掃描件或文件，以備查。入伙管理填報(bào)部門地方項(xiàng)目管理處客服部。填報(bào)時(shí)限未售房產(chǎn)：入伙開始日內(nèi)完成入伙手續(xù)辦理，入伙類型“開發(fā)商空置”；正常入伙：入伙開始日內(nèi)完成入伙手續(xù)辦理，

10、入伙類型“正常入伙”；已售業(yè)主未來辦理入伙：在集中入伙期結(jié)束后日內(nèi)，全部完成入伙手續(xù)辦理，入伙類型“未入伙空置”；填報(bào)規(guī)范辦理入伙的標(biāo)準(zhǔn)：以入伙通知書的入伙時(shí)間為準(zhǔn)，需在日內(nèi)，在系統(tǒng)中完成入伙操作；項(xiàng)目公司未售的空置房也必須進(jìn)行入伙辦理操作。最終，全部已售、未售的房產(chǎn)均要在系統(tǒng)辦理入伙，并及時(shí)復(fù)核；入伙時(shí)，注意區(qū)分：正常入伙、未銷售空置、未入伙空置類型首期是指第一個(gè)賬期，首期開始日期等于計(jì)費(fèi)開始日期。對于歷史收款：首期結(jié)束日期是最后一筆應(yīng)收賬期的結(jié)束日期；對于新入伙：首期結(jié)束日期即是第一個(gè)賬期的結(jié)束日期；首期費(fèi)用由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，無需填寫；發(fā)生過產(chǎn)權(quán)變更的房產(chǎn)，錄入最后一位，即當(dāng)前業(yè)主。如有欠繳

11、待追款，歷史業(yè)主需錄入；未來，發(fā)生房產(chǎn)轉(zhuǎn)讓后，需做產(chǎn)權(quán)變更；產(chǎn)權(quán)變更時(shí)，需要錄入新業(yè)主的入伙信息及業(yè)主類型。（三）費(fèi)用管理賬單管理填報(bào)部門地方公司財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目管理處客服部。填報(bào)時(shí)限無。填報(bào)規(guī)范系統(tǒng)自動(dòng)提前一年生成當(dāng)期應(yīng)收賬單，也可手動(dòng)生成；系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)整第二個(gè)賬期的結(jié)束日期至自然月底；客服部負(fù)責(zé)打印繳費(fèi)通知單與催繳通知單。只有管理處經(jīng)理有權(quán)限在系統(tǒng)中進(jìn)行賬單減免，審批通過后生效；已收款賬單，減免金額欠繳金額；無欠繳賬單，系統(tǒng)無法做賬單減免，需在下個(gè)未收款賬期做減免?？焖偈湛钍绽U管理填報(bào)部門地方公司財(cái)務(wù)部填報(bào)時(shí)限收款后日必須錄入系統(tǒng)，日內(nèi)必須復(fù)核。填報(bào)規(guī)范系統(tǒng)正式上線后嚴(yán)格按照賬單金額收取管理費(fèi)

12、，精確到角分；業(yè)主歷史無欠款，可一筆收款，如間斷或欠繳，則分期錄入；歷史收款的“收款方式”選擇轉(zhuǎn)賬或；預(yù)收的物業(yè)管理費(fèi)沖抵不允許在物業(yè)管理費(fèi)、車位管理費(fèi)兩者之間相互沖抵，只能沖抵物業(yè)管理費(fèi)；轉(zhuǎn)賬或收款后，必須在確認(rèn)款項(xiàng)到賬后才可進(jìn)行收款復(fù)核；如收款錄入錯(cuò)誤，作廢錯(cuò)誤收款單后，重新收款；相關(guān)審批流程地方公司系統(tǒng)人員申請變更注銷的權(quán)限使用固化流程：發(fā)起流程商業(yè)地產(chǎn)公司 HYPERLINK javascript:onNewRequest(9516,0,0); 銷售物業(yè)系統(tǒng)權(quán)限申請變更注銷流程物業(yè)客服人員發(fā)起人部門經(jīng)理物業(yè)副總廣場總經(jīng)理總部信息管理部主管業(yè)務(wù)經(jīng)理。財(cái)務(wù)人員發(fā)起人財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人廣場總經(jīng)理抄送

13、總部信息管理部主管業(yè)務(wù)經(jīng)理。區(qū)域總經(jīng)理發(fā)起人區(qū)域總經(jīng)理總部信息管理部主管業(yè)務(wù)經(jīng)理。地方公司數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤需修正的審批節(jié)點(diǎn)物業(yè)客服發(fā)起人部門經(jīng)理物業(yè)副總廣場總經(jīng)理總部居住物業(yè)部片區(qū)分管副總居住物業(yè)部總經(jīng)理總部信息管理部總經(jīng)理（抄送總部信息管理部主管業(yè)務(wù)經(jīng)理）。財(cái)務(wù)發(fā)起人財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人廣場總經(jīng)理總部財(cái)務(wù)部經(jīng)理總部財(cái)務(wù)部分管副總總部信息管理部總經(jīng)理（抄送總部信息管理部項(xiàng)目經(jīng)理）。系統(tǒng)中審批流程以下流程為系統(tǒng)固化流程，無需手動(dòng)選擇審批人。產(chǎn)權(quán)變更審批發(fā)起人客服主管管理處經(jīng)理物業(yè)經(jīng)理物業(yè)副總。管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)變更審批提交人管理處物業(yè)經(jīng)理物業(yè)副總廣場總經(jīng)理總部居住物業(yè)管理部片區(qū)分管副總居住物業(yè)管理部總經(jīng)理，抄送總部財(cái)

14、務(wù)部副總、總部信息管理部主管業(yè)務(wù)經(jīng)理退管審批提交人管理處物業(yè)經(jīng)理物業(yè)副總廣場總經(jīng)理總部居住物業(yè)管理部片區(qū)分管副總居住物業(yè)管理部總經(jīng)理，抄送總部財(cái)務(wù)部副總、總部信息管理部主管業(yè)務(wù)經(jīng)理賬單減免管理處經(jīng)理物業(yè)副總財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)副總廣場總經(jīng)理（區(qū)域物業(yè)副總區(qū)域財(cái)務(wù)副總區(qū)域總經(jīng)理）總部居住物業(yè)部片區(qū)分管副總總部居住物業(yè)部總經(jīng)理總部工程物業(yè)中心總經(jīng)理總部財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)經(jīng)理總部財(cái)務(wù)部主管副總總部財(cái)務(wù)部總經(jīng)理總部分管財(cái)務(wù)副總經(jīng)理總部總經(jīng)理（曲總裁）第四章管控要求各物業(yè)公司負(fù)責(zé)人（物業(yè)副總）每日至少登錄系統(tǒng)一次，檢查、審批相關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，監(jiān)督各部門按規(guī)范進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，對于違反使用規(guī)范的部門及人員進(jìn)行處罰；各公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人每月至少組織開展一次銷售物業(yè)收費(fèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)稽核工作，校正和檢驗(yàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)填報(bào)是否完整準(zhǔn)確、復(fù)核是否及時(shí)、業(yè)務(wù)處理是否合規(guī)，