印章使用管理制度

1、印章管理制度編號：XZ-A2-20170302公司：版本號：第版第次修改起草：批準(zhǔn):生效日期：一、總則公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性，有效地維護公司利益，杜絕違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制（一）公司印章的刻制均須報公司總經(jīng)理審批。（見附件：表1印章刻制申請表）（二）公司印章由行政部開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機關(guān)辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）公司各部門的專用章（財務(wù)章、合同章），由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。（四）未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自刻制本部門的印章。三

2、、公司印章的啟用（一）新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政部留樣保存，以便備查。（見附件表2印章保管登記表）（二）新印章啟用前應(yīng)由行政部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用圍。四、公司印章的使用圍公司的印章主要包括公司公章、專項業(yè)務(wù)章（合同章、財務(wù)章）、法人個人名章。公司所有印章必須按規(guī)定圍使用，不得超出圍使用。（一）公司公章的使用圍主要為：、公司對外簽發(fā)的文件。、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。、由公司出具的證明及有關(guān)材料。、公司對外提供的財務(wù)報告。、公司章程、協(xié)議。、員工調(diào)動。、員工的任免聘用。、協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書。（二）公司合同專用章的使用圍主要為：、對外投資、合資、合作協(xié)議。、

3、各類經(jīng)濟合同等。、員工試用期合同等。（三）公司法人個人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財務(wù)及報表、人事任免等各類文件。（四）財務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。（五）公司各職能部門專用章僅限于公司部工作聯(lián)系使用，不得對外。五、公司印章的管理職責(zé)（一）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司印章的使用審批工作。（二）行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)授權(quán)圍的印章使用審批工作。（三）各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各職能部門專用章的審批工作。（四）印章管理員1、負(fù)責(zé)印章的保管。2、負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺帳。3、負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。4、負(fù)責(zé)制定所保管印章的使用程序。六、公司印章的管理、使用及保管（一）印章的管理1、公司印章由行政部專人負(fù)責(zé)管理。印

4、章管理員必須切實負(fù)責(zé)，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。（見附件：表3印章管理移交單）6、為保證資金的絕對安全，財務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。人員由財務(wù)部和行政部各出一人。（二）印章的使用1、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用圍，經(jīng)審批后方可用章。（見附件：表4印章使用審批表）2、印章的使用由印章管理員設(shè)立使用登記臺帳，嚴(yán)格審批和登記制度。（見附件：表5印章使用登記表）3、公司法人個人名章或部門總監(jiān)

5、私章由法人或總監(jiān)本人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。4、財務(wù)專用章、法人個人名章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后方可使用。5、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫攜帶印章外出申請表后，由分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽批后，派專人陪同方可帶出。印章外借期間，借用人與陪同人只可將印章用于申請事由，共同對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。（見附件：表6印章外借申請表）6、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）7、私人取物、取款、掛失、

6、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由總經(jīng)理審批，符合要求后在行政部辦理并執(zhí)行登記制度。8、任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。9、對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可蓋章。（三）印章的保管1、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。2、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理員如因工作變動，應(yīng)及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。4、非印章保管人使用印

7、章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5、印章應(yīng)及時維護、確保其清晰、端正。6、印章保管有異常現(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護現(xiàn)場，管理員應(yīng)及時向行政管理中心總監(jiān)報告，并備案，配合查處。七、公司印章的停用（一）有下列情況，印章須停用：1、公司名稱變動。2、印章使用損壞。3、印章遺失或被竊，聲明作廢。（二）印章停用時須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時將停用印章送行政部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。（見附件：表7停用印章收回申請表）印章使用流程申請人（部門）總經(jīng)理行政部開始否否是部公是門司-早-早用章申請審核加蓋印章加蓋印章主管審核資料歸檔資料歸檔用印登記用印登記流程說明：1、由申請人填寫用章申請單，交部門主管

8、審批。審批未通過，退回說明原因，審核通過的，進行下一步流程。2、對于部門章，由部門主管審批即可，印章管理人憑申請表加蓋印章，申印人填寫用印登記歸檔備查。3、加蓋公司章需持部門主管簽字的用章申請交總經(jīng)理審核，未通過，退回說明原因；通過的，由總經(jīng)理簽字。4、總經(jīng)理審核通過，需在申請表上簽字，由申請人持申請表至印章管理人處加蓋印章，未通過，則直接退返申請人，并說明原因。5、印章管理人加蓋印章要做用印登記，由申印人簽字，歸檔備查。表 印章刻制申請表申請刻章部門申請人申請日期申請章類分公司公章營銷中心專用章（合同）人力資源部專用章技術(shù)服務(wù)中心專用章財務(wù)專用章部門專用章口其它刻章狀況初次復(fù)次（第次）印章容

9、印章形狀印章字體印章制造材料印章尺寸申請刻制原因新刻制，原因：原章?lián)p壞，損壞原因：其它部門主管意見簽名：日期：年月日人力資源&行政意見簽名：日期：年月日總經(jīng)理意見簽名：日期：年月日印章保管登記表單位1章樣：印章名稱印章類別保管部門保管人簽字接收日期年月日2章樣：印章名稱印章類別保管部門保管人簽字接收日期年月日3章樣：印章名稱印章類別保管部門保管人簽字接收日期年月日4章樣：印章名稱印章類別保管部門保管人簽字接收日期年月日印章管理移交單移交時間：年月日印章全稱責(zé)任管理單位移交原因移交人簽字：年月曰印模：接管人簽字：年月曰批準(zhǔn)（監(jiān)交）人簽字：年月曰備注注：1、印章移交前，責(zé)任管理單位及移交人必須對印

10、章接管人進行責(zé)任交底。印章使用審批表存檔編號：2017使用人申請日期申請人部門使用印章名稱使用用途：使用文件明細(xì)：()份4.()份()份5.()份()份6.()份所屬部門主管審批年月日總經(jīng)理審批年月日備注：1.審批此表時，使用人需附所需蓋章的文件；本單由印章保管人留存。延此線裁開表4印章使用審批表存檔編號：2017使用人申請日期申請人部門使用印章名稱使用用途：使用文件明細(xì)：()份4.()份()份5.()份()份6.()份所屬部門主管審批年月日總經(jīng)理審批年月日備注：1.審批此表時，使用人需附所需蓋章的文件；本單由印章保管人留存。表5印章使用登記表表 印章外借申請表存檔編號：2017借用人借出時間申請人部門印章名稱陪同人歸還時間借出緣由所屬部門主管審批年月日總經(jīng)理審批年月日因工作需要，需借印章外出使用的，需填此表，由總經(jīng)理簽批后派專人陪同方可帶出。印章外借期間，借用人與陪同人只可將印章用于申請事由，共同對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任延此線裁開表6印章外借申請表存檔編號：2017借用人借出時間申請人部門印章名稱陪同人歸還時間借出緣由所屬部門主管審批年月日總經(jīng)理審批年月日因工作需