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文檔簡介

1、.:.;行政任務制度目錄概念禮儀紀律任務方案會議管理辦公設備文書作業(yè)打印復印收發(fā)文用印文檔圖書專業(yè)資料客戶檔案辦公文檔訪客接待午餐辦公用品采購固定資產(chǎn)物業(yè)Internet主頁文件檔案管理商業(yè)維護公共關(guān)系十九、 廣告宣傳 二十、附錄一 禮儀紀律行政部擔任對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)視;行政部發(fā)現(xiàn)不當景象,可簽發(fā)“提示單以提示警告,并報備有關(guān)部門主管;行政部確認獎懲現(xiàn)實,可提請有關(guān)中高層管理人員簡稱“中高層研討提出獎懲懇求;對公司禮儀紀律景象,行政部與各中高層均可直接向總經(jīng)理提出。二 任務方案與報告 沒有方案的行為是無效率的行為。經(jīng)過對方案體系的規(guī)定,并經(jīng)過相關(guān)方案流程

2、和方案表格的制造,實現(xiàn)任務方案確實立、執(zhí)行和評價。一 公司、部門年度開展方案公司總經(jīng)理、部門于年底應制定下一會計年度的開展方案。公司年度開展方案經(jīng)公司高層管理人員討論制造,公司董事會核準后確定執(zhí)行。部門年度開展方案經(jīng)部門相關(guān)中高層討論制造,公司總經(jīng)理核準后確定執(zhí)行。公司、部門年度開展方案是部門、人員月度任務方案的根底和根據(jù)。公司、部門年度開展方案是對公司、部門運營開展的評價根底。年度方案流程總經(jīng)理公司年度方案案報告董事會核準各部門相關(guān)中高層報告稽核部門年度方案草案總經(jīng)理核準執(zhí) 行二 部門、員工月度任務方案部門擔任人、公司員工在每月度底分別進展部門、員工下月度任務方案安排。月度任務方案經(jīng)過對的制

3、造來完成,在該表格中應該相應地填寫部門、員工下月任務內(nèi)容安排和時間控制。員工月度任務方案交部門擔任人核準贊同后確定執(zhí)行。部門月度任務方案交總經(jīng)理核準贊同后確定執(zhí)行。月度任務方案的完成情況將作為部門、員工任務評價的主要根據(jù)之一。部門月度任務方案公司年度方案部門擔任人方案草案報告部內(nèi)員工總經(jīng)理核準報告稽核方案草案部門擔任人核準執(zhí) 行三 員工日任務時間控制方案公司員工經(jīng)過進展日任務時間方案與安排控制。公司員工應該按照“填寫規(guī)定在規(guī)定的時間按照規(guī)定的工程照實填寫并上交公司行政部。在中表達出員工對每日任務安排的合理性與方案性,反映員工每日任務的效益性與非效益性,因此,該表格將作為對員工考核的主要根據(jù)之一

4、,同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評價的根據(jù)。是公司對外效力的重要計費根據(jù)。日任務方案流程部門月度方案部門擔任人報 告稽 核員工日方案執(zhí) 行四 專項市場、業(yè)務規(guī)劃在公司進展新市場的開辟和新業(yè)務的推行時,該市場和業(yè)務的主要擔任人應該進展專項市場、業(yè)務規(guī)劃。專項市場、業(yè)務規(guī)劃建立在對該市場、業(yè)務的全面了解,公司主要運營人員的深化研討、討論的根底上,同時該規(guī)劃應該結(jié)合公司、部門年度開展方案和市場需求與競爭變化的根底上。專項市場、業(yè)務規(guī)劃經(jīng)過制造和來完成,并嚴厲按照規(guī)劃進展市場拓展與業(yè)務推行。三 會議管理 會議是公司決議產(chǎn)生、任務明確、意見交流的正式方式與場所。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會

5、議,規(guī)定的人員必需準時參與,指定人員作好會議記錄,與會人員遵守會議次序安排同時提高會議效率。定期例會會議稱號時間安排參與人員會議內(nèi)容召集/主持人員日例會議每日上午 :起,用時-分鐘部門人員日方案、專項問題討論各部擔任人部門任務周例會 每周六下午:-:中層及相關(guān)高層、任務人員 上月度任務總結(jié)月度任務規(guī)劃報告各部擔任人中高層月例會每月第一天下午中高層月度任務方案協(xié)調(diào)總經(jīng)理員工大會每季度一次總經(jīng)理全體員工運營總結(jié)、任務安排、其他相關(guān)內(nèi)容行政部/總經(jīng)理董事會會議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理公司艱苦事項決議董事長二 非定期會議會議稱號時間安排參與人員會議內(nèi)容召集/主持人員公司開展研討會不定時中高層、主

6、要運營業(yè)務人員就市場拓展、業(yè)務推行、公司運營等相關(guān)事項的討論行政擔任人/總經(jīng)理暫時會議不定時總經(jīng)理、部門擔任人、其他有關(guān)人員特殊事宜工程擔任人/部門擔任人/行政部部長/總經(jīng)理董事會暫時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司運營特殊艱苦事宜總經(jīng)理/董事長會議安排公司內(nèi)會議由行政部安排,部門內(nèi)會議由各部自行安排公司內(nèi)會議的主會人會前一天需向行政部告知會議安排、會議內(nèi)容公司內(nèi)會議行政部須提早四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容行政部擔任會場安排與整理開會期中,行政部安排專人擔任記錄;并于會后將會議摘要決議整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案會議方案單可為電子版本或短信會議方案會議流程行政部會議通知

7、可為電子版本或短信通 知安 排記 錄摘要備案四 辦公設備管理電腦.行政部根據(jù)公司文件類別建立完好明晰的目錄及子目錄系統(tǒng);.根據(jù)嚴密原那么需求,由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設定一致管理的電腦密碼.員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄.員工不得私設電腦密碼機、復印機:.由公司行政部一致管理與運用.建立嚴厲的運用登記制度.未經(jīng)答應,個人不得自行操作運用可運用形狀維護.行政部擔任電腦、機復印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設備的可運用形狀五 文書作業(yè)打印總經(jīng)理、各部門擔任人交由文員或秘書,下同打印之文函、廣告,需填寫,并標明文件之性質(zhì),如、公函、內(nèi)部文及嚴密級別,急迫性程度行政部或秘書根據(jù)其緩急確定先后次序。

8、打印終了后文員先行校核并于上簽字,轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字對外、公函須復印存檔參見收發(fā)文流程文書處置過程中,未經(jīng)贊同不得將受托文書傳閱他人總經(jīng)理/主管文書作業(yè)流程文書委派單文書委托文書委派單文員處置嚴密標志文書委派單委辦校核復印公司復印作業(yè)由行政部文員一致執(zhí)行普通文件由各部門委托人員口頭交托行政文員客戶資料、效力文本、公司級文檔等特殊文件,需填寫復印委托單文件名、秘級、用途、裝訂要求等經(jīng)高層管理人員同意后執(zhí)行復印復印、裝訂作業(yè)后,須填寫復印裝訂登記表日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復印機碼、同意人、嚴密標識等復印流程各部門復印委托單復印委托核準復印裝訂登記復印裝訂嚴密標識各部門六 收發(fā)文文件是運營信息

9、傳送、交流與反響的重要信息載體。公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人一致辦理,她是各級文件管理的直接承當者。附。收文后必需先根據(jù)文件的分類及時編號、登記,并在公文上附“公文處置單,分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦,同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿上簽收,文員對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反響閱辦結(jié)果,并對文本進展復印和留檔。公司的各類文件均屬內(nèi)部文件,文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處分、除名或清查法律責任。屬普通業(yè)務便函,只需在“收文登記簿上登記即可,直接分送有關(guān)人員閱辦。本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見。文件的發(fā)文任務亦由文

10、員擔任,需發(fā)文者將文稿經(jīng)擔任人簽字后交文員處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸復原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。對一些文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。每月未,文員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門擔任人確認確實無運用價值之文、報刊可作一次銷毀,報行政部備查。附文件管理應參見規(guī)定辦理。對公司一切訂閱的報刊由專項擔任人將重要信息摘錄后交文員按分類歸檔,文員必需做好登記造冊任務。每月未,文員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門擔任人確認確實無用之文、報刊可作一次銷毀,行政部定期檢查檔案保管情況,對破損的檔案進展修補、復制或作其它技術(shù)處置。責任人:

11、文員、總臺監(jiān)視人:業(yè)務、行政擔任人總臺快遞文員送郵信件分理發(fā)文登記表復印存檔用印流程用公司印擔任人簽字嚴密標識發(fā)函打印發(fā)函發(fā)文責任人:文員、行政部監(jiān)視人:行政擔任人總經(jīng)理登記歸檔行政部挑選擔任人歸檔總經(jīng)理業(yè)務部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函收函登記表收件人簽收總臺收函信函收文 收發(fā)文流程 七 用印公司各部懇求簽章及總經(jīng)理、董事長職章,應提出懇求(匯簽)經(jīng)總經(jīng)理、董事長核準后交行政部,由擔任文員登記于登記表。本公司以公司名義對外之行文由行政部安排的專人或核準人親身擔任蓋印。用印懇求單董事會章公司章合同章法人章財務章用印懇求 用公司印流程行政部董事長、總經(jīng)理簽準用印行政部專人懇求單歸類責任人:

12、行政部專人擔任監(jiān)視人:GM懇求人八 文檔圖書登記表圖書購進圖書管理流程文員登記圖書清點報告入庫每月清點一次借閱圖書借閱登記表文員登記按時回庫責任人:文員監(jiān)視人:行政擔任人借書人一圖書雜志公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱,由行政部一致保管,于每年月、月下旬詳實清點。文秘應將圖書書名、稱號、數(shù)冊、金額按類型編號,各部門員工由于任務需求借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱,借書人不得回絕。附普通情況下,圖書只得在司內(nèi)閱讀,借書冊數(shù)以三冊為限,借書期限不得超出過二周,假設要續(xù)借者,重新到行政部處登記。對圖書有損壞或遺失者,要作出一定的賠償。二專業(yè)資料資料分類:

13、 .公司搜集的各種公司業(yè)務文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)實際等文件正本 及復印件;.公司由政府擔任人部門購買的政策法規(guī);.公司各類剪報;.公司搜集的各類行業(yè)如建材、裝飾等資料公司資料只可于公司內(nèi)借閱當天歸還,不得攜出司外特殊情況需復印者,須填報仇印懇求同意資料整理資料管理流程登記表嚴密標識登記注冊入 庫清點報告定時清點復印借閱復印懇求借閱登記登記懇求當天回庫借閱人復印人客戶檔案客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)維護作業(yè)中的重要領(lǐng)域客戶檔案包括客戶提供的各類資料,及公司在顧問效力過程中制造的各類文件、文本客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱,當天歸還,不得攜出司外特殊情況需復印時,須填報仇印懇求報批效力結(jié)案前,

14、由指定專案人員擔任客戶資料管理,并承當嚴密責任客戶檔案管理流程專案人員管理結(jié) 案登記表行政登記嚴密標識清點報告入 庫定時清點復 印借 閱借閱登記復印懇求申 請登 記當天回庫借閱人復印人四辦公文檔行政部擔任對公司全體員工的辦公文檔進展系統(tǒng)管理行政辦公文檔包括:任務方案與報告司內(nèi)行政文件業(yè)務人員辦公文檔設:任務方案與報告司內(nèi)行政文件拓展資料洽談工程A、B、C執(zhí)行工程A、B、C九 訪客接待 來本公司之賓客由行政部擔任接待。接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)擔任人部門聯(lián)絡接洽。行政部做畢接待須做訪客記錄,其中注明詳細單位、姓名、來意、有否商定等事項并向有關(guān)擔任人匯報。專員上茶文員上茶出迎進辦公室出

15、迎進接待室出迎進專案室專員受訪人業(yè)務員總臺應對董事長/GM朋友朋友客戶推銷商總臺訊問訪客訪客接待流程責任人:總臺、專員秘書或文員、文員監(jiān)視人:各級主管十 午餐 午餐公司作為福利制度的補充政策安排 午餐費用包括“公司補貼+員工自籌兩部分,其中公司補貼元/餐。午餐費用于購買菜、米、油、調(diào)味品、煤氣等流動開支。電費公司另外補貼,不計入午餐費用。 通常情況下,公司每餐按照元的規(guī)范安排伙食,即員工自籌額度也為元。假設條件允許,可以按員工要求自愿添加自籌出資部分來改善伙食規(guī)范,但自籌規(guī)范一經(jīng)確定,不允許隨便改動,以方便就餐管理 就餐安排由行政部指定專人擔任。根據(jù)就餐人員大多數(shù)人的意見,可以聯(lián)絡餐館訂飯菜廢

16、品全餐;也可以餐館訂廢品菜,公司安排人員兼職做飯;當就餐人數(shù)到達人以上時,也可以思索公司聘請專人做飯菜 就餐人員每天:前最好于前一天下班前應在行政部確認當日午餐能否就餐,一經(jīng)確認,無論能否就餐,都作為曾經(jīng)就餐處置。假設晚報名導致本錢添加,個人自傲添加就餐的本錢 當日沒有就餐的,行政部將未元的補貼統(tǒng)計,累積到一定數(shù)額時向總經(jīng)理懇求用于員工的加餐提早通知一切員工某一餐添加伙食規(guī)范 出差人員外出曾經(jīng)安排生活補貼的,不再反復給予午餐補貼。 午餐防止在任務環(huán)境就餐,行政部安排一致就餐地方并管理環(huán)境衛(wèi)生。 十一、辦公用品文具行政部擔任辦公文具的采購與領(lǐng)用登記行政部須特別留意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材鐵圈

17、、封面紙、封面薄膜及文件夾的存量,以保證公司業(yè)務程序的正常進展茶、水行政部擔任茶、水等日用品的采購與運用登記定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量,及時購買補充,以保證正常的辦公次序公司舉行培訓、講座等大型活動時,行政部應及時了解情況,備足茶、水、杯用品,以保證活動的正常進展十二 采購公司辦公用品、后勤保證用品由行政部一致購置。消費物料、設備及消費外包業(yè)務的采購由消費采購部門擔任相應機構(gòu)未設立時由行政部擔任。辦公設備維修、郵件投遞等業(yè)務委托行政部一致處置。設備維修由設備部門處置行政部、采購部門須對固定供應商建立完好的檔案系統(tǒng),以節(jié)約本錢之原那么,選擇、跟換供應商。公司各業(yè)務部門將需求購置的辦公用固定

18、資產(chǎn)以懇求單方式上報行政部,消費物料、設備等報消費采購部門,經(jīng)同意后,由行政部或消費采購部門會同申購部門監(jiān)視、運用部門監(jiān)視對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應商、價錢進展統(tǒng)計、分析、比較,作出清單,遞交分管高層審核、總經(jīng)理指示,經(jīng)同意后由行政部下達采購指令,予以履行同供應商進展市場詢價、報價、談判及草擬合同條款,最后確定采購價錢及合同條款,委任采購人員進展其它后續(xù)任務。合同文本交行政部門備案。驗收付款流程定貨合同采購懇求單大宗采購普通采購通報會計GM復議詢價/比價GM指示采購懇求責任人:行政專員、采購員監(jiān)視人:行政主管、GM 采購作業(yè)流程行政專員或采購員行政專員或采購員詢價/比價單、報告/審核意

19、見固定供應商/商店資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務付款入帳GM指示請款接納退貨驗收報告到貨詢價/比價單采購懇求單采購合同驗收付款流程必要時財務支付定金行政、質(zhì)量、倉管、技術(shù)或設備/財務驗收責任人:行政、采購擔任人、財務監(jiān)視人:GM請款單、審核意見十三 固定資產(chǎn)管理行政部對公司一切固定資產(chǎn)進展登記注冊固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再運用價值者,由運用部門或設備部門填制“固定資產(chǎn)處分懇求單一式二聯(lián),注明懇求單位、日期、財富編號、稱號、數(shù)量、購入日期、處分緣由、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。“固定資產(chǎn)懇求單一式二聯(lián),經(jīng)核準后,由運用部門分送如下

20、:第一聯(lián)送財務部;第二聯(lián)送行政部。財務部收到“固定資產(chǎn)處分單后如處分方式為報廢或遺失時,應備有報廢或損失清單及有關(guān)機關(guān)之核準或證明文件,在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財富目錄。如為出賣那么暫時存檔。行政部收到“固定資產(chǎn)處分單后,應依核準之方式處置資產(chǎn),并將處分日期、處分緣由、處分金額出賣時填填入“財富管理卡后抽出并“固定資產(chǎn)處分懇求單存檔。固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者,行政部應提出損失清單及向警察單位報案辦理。十四 物業(yè)行政部擔任公司辦公室的各項物業(yè)管理擔任與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及平安事宜擔任辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務管理擔任辦公室內(nèi)的清掃保潔擔任辦公室的鑰匙管理十五 公司主頁行政部擔任公司主頁的

21、租賃、制造和宣傳事宜. 行政部組織公司業(yè)務部門根據(jù)需求,謀劃和更改主頁內(nèi)容. 行政部根據(jù)經(jīng)確認的主頁內(nèi)容,進展下載、修正及上傳的技術(shù)處置. 行政部擔任聯(lián)絡網(wǎng)絡公司委托主頁宣傳事宜. 行政部擔任主頁反響查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜十六 商業(yè)維護制度一目的維護公司與客戶的商業(yè),維護公司的平安與利益。二運用范圍本規(guī)那么適用于公司全體員工。三定義、公司的商業(yè)系指不為公眾所知悉,能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有適用性,并經(jīng)公 司采取嚴密措施的技術(shù)信息和運營信息。 其中:不為公眾所知悉,系指該信息不能經(jīng)過公開渠道如:報紙、新聞、出版物等由外界直接獲取;能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有適用性,系指該信息具有確定的可運

22、用性,能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢;經(jīng)公司采取嚴密措施的,系指包括設置嚴密警示標識、制定嚴密條款、簽署嚴密協(xié)議、建立嚴密制度及其他合理的嚴密措施的實施。、前款所述之技術(shù)信息和運營信息,包括:公司管理、財務、人事等方面的系統(tǒng)設計、制度文本內(nèi)容及方法;公司綜合效力的內(nèi)容與方法。公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法;公司客戶名冊;公司運營方案與營銷戰(zhàn)略;招招標的規(guī)劃與標底;客戶資料;上述列舉以外的技術(shù)信息和運營信息,符合本條第一款所述之定義的,認定為公司商業(yè)。、公司商業(yè)的來源:公司自行制造并符合所述定義者;公司以外第三方制造并符合所述定義者;公司與第三方協(xié)作制造并符合所述定義者。、本制度所稱之

23、載體系指載有公司商業(yè)內(nèi)容的:任務底稿、文本、電子磁盤及其他載體含正本、副本、影印件、件、摘抄件;公司規(guī)定的各類文件、資料等。四維護原那么維護商業(yè)的任務,遵照積極防備、層級管理、既確保商業(yè)之平安性又便利于各項任務的原那么。五責任部門與人員 由行政部與法律顧問協(xié)同擔任公司商業(yè)監(jiān)視、管理事宜。 公司全體員工負有維護商業(yè)的責任和義務。六維護措施在中明確或單獨以嚴密協(xié)議規(guī)定商業(yè)維護條款,員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承當規(guī)定的義務。公司根據(jù)需求,可要求專案和有關(guān)人員簽署對特定事項的嚴密承諾書。行政部對電腦設定完好的文件目錄和子目錄系統(tǒng),并根據(jù)需求設定管理密碼,由專人控管;同時公司與密碼控管人簽定嚴密責

24、任協(xié)議書。行政部對機、復印機一致管理,由專人運用,建立嚴厲的運用登記管理流程。行政部建立嚴厲的管理流程對公司發(fā)文進展管理。行政部擔任根據(jù)進展對各類載體設置警示標識的任務。警示標識包括:密級標識、字樣及“不得復印、“不得攜出等特定字樣。七泄密應急員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)有能夠泄露時,均有義務報告擔任人部門立刻采取防備措施;公司商業(yè)曾經(jīng)泄露,發(fā)現(xiàn)人與當事人均有義務立刻報告擔任人部門即采取補救措施;八泄密責任清查當公司商業(yè)曾經(jīng)泄露,公司有權(quán)清查當事人的經(jīng)濟和法律責任;根據(jù)情況,公司同時可清查擔任人部門和人員的連帶責任。九培訓行政部組織對公司全體員工進展相關(guān)培訓。十七 文件檔案管理制度意義文件檔案的類別與方式

25、公司文件檔案包括以下各類別的書面文字方式、磁卡和電腦存藏硬盤存藏、磁盤存藏方式。在不影響記錄有效性的情況下,能以電子文檔存檔的盡量采用無紙辦公處置。公司法律文件:公司章程、同意證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等公司人事薪資:人事構(gòu)造、錄用考核文件、薪資構(gòu)造、薪資表、獎金方案及分配記錄、獎懲記錄、保險方案及記錄等公司運營戰(zhàn)略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷戰(zhàn)略、公關(guān)網(wǎng)絡、實施方案等公司客戶名冊:客戶名冊、效力合同、協(xié)議、戰(zhàn)略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、訪談名冊及記錄等公司業(yè)務文件:公司各項對外效力的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價體系等公司客戶效力文件:效力過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完好檔案,包括客戶效力資料及公司各種效

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