公司文件管理制度

1、公司文件管理制度目的為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，結合我公司實際情況，特規(guī)定本制度。權責范圍集團公司行政人事部為本制度管理的權責部門，負責本制度的擬定、審核及執(zhí)行解釋；總經理負責本制度的批準執(zhí)行。集團公司行政人事部負責本制度的落實與實施跟進。文件種類本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報、報告、請求、批復、函、會議紀要及其他各種文件、資料等。文件發(fā)行程序1.各部門依據(jù)內、外部信息確定文件編制任務。2.新編制管理型文件編制完成后，由原編制單位人員進行校對工作，需發(fā)行的報行政人事部統(tǒng)一處理，技術型文件報技術質量部進行處理，嚴禁自行將公文直接送呈公司領導或相關職能部門

2、。嚴禁在報送的公文上自行加貼標記或簽署意見。3、行政人事部受理公文應當檢查公文是否符合報送要求。審核重點是：是否符合行文規(guī)則；內容是否合法；涉及其他部門的事項是否已協(xié)商會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；附件是否齊全。4、經審核，對符合行文規(guī)則的公文，行政人事部及時進行登記編號存檔，并加蓋德高公司“文件發(fā)行專用章”，不符合行文規(guī)則的公文做退件處理。對于符合規(guī)定需發(fā)行的文件，需在一個星期內必須發(fā)行。5、公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。（1）涉及

3、國家和公司秘密的公文應當標明密級和保密期限。（2）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明特急、急件。（3）發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。由行政人事部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（4）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（5）主送機關指公文的主要受理機關，標注時應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（6）公文如有附件，應在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱。（7）對外公文可根據(jù)實際情況按不同子公司報送，并應有總裁簽字，及加蓋印章。（8）成文日期以負責人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。（9）抄送機關指除主送機關外需

4、要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關名稱置于印發(fā)日期上方。（10）印章：印章是公文制發(fā)單位對公文生效負責的憑證。公文除會議紀要、印有特定版頭的普發(fā)性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。（11）主題詞：由反映公文主要內容的規(guī)范名詞或名詞詞組組成，按上級機關要求和公文主題詞表標注，位于抄送單位上方?！爸黝}詞”三個字用三號黑體字。（12）公文用字除上述規(guī)定外，應選用三號宋體字，從左至右排。公文中漢字和標點符號的用法應符合國家標準，計量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定，公文用紙幅面規(guī)格采用國際標準A4型，左側裝訂。6、公文承辦

5、必須做到：（1）堅持規(guī)范與時效并重，呈批公文一般按照公司領導的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領導。（2）提高辦文效率，及時將領導批示內容登記并錄入公文管理系統(tǒng)，跟蹤準確。（3）堅持急件急辦、密件密辦，嚴格遵守保密法規(guī)和保密紀律。（4）樹立服務意識，及時回復有關查詢。但非行文單位不得查看公文辦理情況。7、已辦結的公文，行政人事部應將公文原稿和領導批示整理編號存檔。注：對于技術性文件由技術質量部依照以上流程作業(yè)。文件的修訂與管制（一）管理型文件的修訂文件和資料在使用過程中，如有相關單位發(fā)現(xiàn)不適之處或其他因素需進行修改時，請統(tǒng)一由原編制單位提出申請，并將“文件更改申請單”（附件1）報行

6、政人事部進行審核，由集團總經理批準。修訂文件如為跨部門運作時，修訂單位需將擬修訂稿件及內部文件修訂傳閱單（附件2）一并送至各部門會簽，會簽完成后，再將修訂稿件送審批部門審批，方可發(fā)行。文件修改內容如屬重要作業(yè)流程或影響現(xiàn)行作業(yè)的，包括重要表單的修改，修改單位必須會簽各部門意見，再行審批、發(fā)行。（二）技術型文件的修訂1.凡涉及研發(fā)的技術性文件，如：工程圖紙、產品規(guī)格等，則由研發(fā)部自行編制和修訂，發(fā)放。（三）文件的管制凡公司管理型文件（如程序、制度、規(guī)定等）由行政人事部統(tǒng)一管理，歸檔。凡公司技術性文件由技術質量部統(tǒng)一整理，歸檔。當行政人事部收到客戶、供應商、外單位所供文件類、技術數(shù)據(jù)或國際標準，公

7、文、密碼電報、傳真、機要文件時，應對收集的外來文件編制目錄清單，進行登記（附件3），并在其文件上加蓋“外來文件”印章，以示區(qū)別。需要傳閱的文件資料，可以電子檔形式發(fā)送至相關部門，如需以文本形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），并由各傳閱部門簽字確認。以電子媒體形態(tài)存在的外來文件，行政人事部或技術質量部應將其列印一份以備用。公文發(fā)出、接受、內部運轉、查閱、借出必須登記，并在交接時履行簽收手續(xù)，需要借閱時，需向管制部門說明借閱理由，并在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。各部門人員應將文件看成本公司財產的一部分，并列入移交項目。秘密公文的印發(fā)傳達范圍應當

8、嚴格按照要求執(zhí)行，不得自行翻印、復印或轉載，不得攜帶秘密公文外出。公文立卷應根據(jù)公文特征、相互關系和保存價值分類保管，保證公文齊全完整，便于保管、查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復印件。（四）文件的換版及廢止1.當文件和資料修改次數(shù)超過10次以上，則由相關部門提出將整套文件更換版本。2.如果文件換版時文件編號或名稱發(fā)生變化，應重新履行文件發(fā)行流程.3.過期或作廢的公文應在失效之日起一周內交管制部門歸檔，各部門不得私自銷毀。4.沒有歸檔和沒有價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文時，應當進行登記，由二人鑒銷，保證不丟失、不遺漏，嚴禁將內部公文作為廢

9、棄物隨意丟棄或外賣。4.技術性文件由技術質量部依照以上流程操作。六、文件和資料編碼原則1.部門代碼部門總經辦研發(fā)部技術質量部行政人事部財務部采供部銷售部貿易部生產部計劃管理部客戶服務部德高電子代碼GMDTQCHRACCPURSATDMDPMDCSDEC2.文件及資料的版本號編碼原則A-第一版 B-第二版 C-第三版，以此類推3.文件和資料的版次編碼原則0-修訂初始 01-第一次修訂 02-第二次修訂，以此類推七、文件定期審查1.為確保各有關部門使用文件和資料均為有效版本，由行政人事部或技術質量部定期對所管制文件進行查核。2.對于所查不符合文件，由責任部門于一星期內回復改善措施，管制部門進行追蹤

10、處理。八、附則1、未盡事宜，參照國家行政機關公文處理辦法執(zhí)行。本規(guī)定執(zhí)行中的具體問題，由行政人事部負責解釋。2、管理規(guī)定自公布之日起實施。九、附件附件1西安德高企業(yè)集團文 件 更 改 申 請 單DGZ/R-002 編號：文件名稱文件編號號提出部門ukuyuku部門更改前的內容及更改理由：更改后的內容：審批程序姓 名日 期備注：擬 制審 核批 準附件2西安德高機電企業(yè)集團內部文件修訂傳閱單傳閱要求1、各部門負責人為本文件的傳閱人。3、每個部門的傳閱時間為1天，請傳閱人本著認真負責的態(tài)度閱讀文件，對于文件中需完善的地方，可在原稿相應的位置改正或補充，并且簽名。4、文件閱改完畢后，請在傳閱單的相應位置簽字并注明日期。若對文本未做任何改動，表示同意通過本文件內容。5、傳閱人在文件傳閱單上簽字完畢后，應將本文傳至下一部門傳閱人，若下一傳閱人不在，依次傳給再下一位傳閱人。傳閱記錄部門傳閱人簽字日 期部門傳閱人簽字日 期總經辦生產部行政人事部財務部貿易部銷售部技術質量部客戶服務部研發(fā)部計劃管理部德高電子采供部附件3 西安德高機電企業(yè)