工程文件管理辦法

1、工程文件管理辦法一、總則1.1 為有利于促進工程承建合同文件(簡稱“承建合同”)和工程建設監(jiān)理合同文件(簡稱“監(jiān)理合同”)中授予監(jiān)理工程師職責的落實和履行,有利于工程建設監(jiān)理文件(簡稱“監(jiān)理文件”)的規(guī)范化管理制訂本辦法。1.2 監(jiān)理工程師必須認真履行職責，熟悉和掌握監(jiān)理合同、承建合同、工程建設管理法規(guī)、工程施工技術規(guī)程規(guī)范和工程質量檢驗標準，以促使業(yè)主單位通過監(jiān)理合同和承建合同授予監(jiān)理工程師的權限得到及時、準確、有效的運用，促進工程施工的順利進展，促進安全生產(chǎn)，促進合同工期、質量和投資控制目標得到更優(yōu)的實現(xiàn)。二、監(jiān)理文件組成、分類與合同地位2.1 監(jiān)理文件的內(nèi)容構成要素包括商務要素、程序要素

2、和技術要素，監(jiān)理文件必須為書面文件。2.2 監(jiān)理文件必須專事專文、表達明確、數(shù)據(jù)準確、判斷準確、簡明扼要、用語規(guī)范，構成要素的引用和解釋必須嚴格以有關法規(guī)和合同文件為依據(jù)。文件標題應當準確簡要地概括文件屬性與主要內(nèi)容。2.3 常規(guī)監(jiān)理文件的目錄組成包括：（1） 對工程承建單位的“批復文件”。（2） 施工過程“指示（令）文件”。（3） 施工質量或合同支付“認證文件”。（4） 工程建設施工“協(xié)調(diào)文件”。（5） 工程工期完工及工程驗收“簽證文件”。（6） 提交業(yè)主單位的“建議函”。（7） 提交設計或施工地質單位的“商議函”。（8） 工程“信息文件”。（9） 監(jiān)理“工作報告”。（10）其他文件。2.4

3、 除承建合同的明確規(guī)定外，工程師無權修改或變更承建合同規(guī)定，也無權免除承建合同中規(guī)定的承建單位或業(yè)主單位應承擔的義務、責任和權利。監(jiān)理文件的合同地位可以劃分為：承建合同的解釋文件；或承建合同的協(xié)調(diào)文件；或承建合同的履行過程記錄文件；或監(jiān)理合同的履行過程記錄文件；或信息反饋文件。2.5 監(jiān)理工程師應明確其職責范圍，勿超越權限干預承建合同賦予承建單位的職責與權利，以免導致合同責任或合同風險的轉移。三、成 文 管 理3.1 監(jiān)理文件的編制應遵守國家及有關部門發(fā)布的公文管理和承建合同、監(jiān)理合同有關規(guī)定進行。必須有主題詞的，主題詞按水利水電工程管理部門發(fā)布的主題詞規(guī)范用語采用和編寫。必須引用公文（函件）

4、的，應當先引標題，后引文函字號。3.2 監(jiān)理文件的產(chǎn)生程序分為擬文、核稿、審查（會簽）、簽發(fā)、文印、送發(fā)等六道基本程序。（1） 涉及其它技術專業(yè)或項目監(jiān)理處（室）職責事項，擬文人應及時向有關專業(yè)人員或相關處（室）提供資料和反饋信息，與相關人員或處（室）商后成稿。（2） 主辦處（室）領導應按監(jiān)理部文件有關授權文件規(guī)定指定具備相應職級資質、業(yè)務水平和能力的監(jiān)理人員核稿。（3）涉及其它項目監(jiān)理處（室）事項的，送交相關處（室）負責人安排審核會議。（4） 按監(jiān)理部有關授權文件規(guī)定和職責分工送審和簽發(fā)。（5） 必須采用文頭文件的，送交辦公室安排編制文號、核定發(fā)送范圍、確定打印份數(shù)后交文印室成文。（6） 按

5、文件涉及的監(jiān)理分級權限用印后送發(fā)。3.3 監(jiān)理文件編制質量責任。（1） 打印文稿由似稿人（或核稿人）負責文字核對。核對人對文稿的編制及文字錯誤承擔直接責任。（2） 監(jiān)理文件的擬稿人、核稿人和會簽人對文件的真實性、合理性和準確性承擔直接責任。（3） 辦公室文件收發(fā)員對文件及文號編制的重發(fā)、漏發(fā)、誤發(fā)等發(fā)送與編制失誤承擔責任。四、文件的分級與編碼4.1 監(jiān)理文件是監(jiān)理工程師職責權限履行及運用的體現(xiàn)。監(jiān)理部根據(jù)承建合同及監(jiān)理合同文件中對監(jiān)理工程師授權與權限范圍規(guī)定，對監(jiān)理文件實行分級管理。監(jiān)理文件必須帶文頭時，采用監(jiān)理部文頭。（1） 一級監(jiān)理文件：以監(jiān)理部名義和印章并以監(jiān)理部機構代碼編號發(fā)送的監(jiān)理文

6、件。在承建合同管理中，代表監(jiān)理單位發(fā)出的指示。（2） 二級監(jiān)理文件：以監(jiān)理處（室）名義和印章并與監(jiān)理處（室）機構代碼編號發(fā)送的文件。主要以“認證文件”、現(xiàn)場“指示（令）文件”、對承建單位下級施工單位的“協(xié)調(diào)文件”、以及“內(nèi)部管理文件”等方式表現(xiàn)。在承建合同管理中，代表監(jiān)理機構對承建單位發(fā)出的指示。4.2 分級監(jiān)理文件的權限，按監(jiān)理部職級授權文件（另行制定發(fā)送）中規(guī)定的職責和權限執(zhí)行，可發(fā)送至單位相應監(jiān)理項目范圍和相關單位。 超越授權的監(jiān)理文件無合同行為效力。對已發(fā)生的超越授權或未超越授權的下級監(jiān)理文件，根據(jù)承建合同文件有關規(guī)定，在承建單位提交確認、或下級監(jiān)理機構提起、或監(jiān)理部認為必要時，可以通

7、上級監(jiān)理文件予以確認、變更或撤消。4.3 為有利于監(jiān)理文件的分類、整理、歸檔、計算機存儲和檢索，以及按業(yè)主單位項目管理要求，監(jiān)理文件編號采用分級數(shù)字代碼系統(tǒng)。需要采用監(jiān)理部簡碼的，均按“長三監(jiān)理（合同碼）199 ”采用。分級數(shù)字代碼采用多面方式。監(jiān)理文件編碼辦法見附件。五、發(fā)送、歸檔與復制5.1 監(jiān)理文件，包括監(jiān)理現(xiàn)場指示和監(jiān)理簽證文件，應按文件類型和發(fā)送對象，送達對方有效授權人或代理人或指定聯(lián)系人，不能直接送達工人。監(jiān)理人員也不能直接向承建方工人發(fā)布指令。5.2 監(jiān)理文件發(fā)送時應認真做好發(fā)送和簽收記錄。重要的或有合同時限規(guī)定的監(jiān)理文件地送達簽收時，應注明簽收人、簽收日期和簽收時間。5.3 各監(jiān)理處、室應定期對監(jiān)理文件或存檔監(jiān)理文件進行清理和整編。辦公室應于年初對上年存檔監(jiān)理文件歸類并按文號順序裝訂成冊后移交監(jiān)理部資料室歸檔。5.4 歸檔整理文件的復制按以下規(guī)定執(zhí)行：（1） 監(jiān)理部人員因工作需要要求復制的，報請所屬處（室）負責人審批后交辦公室批準復印份數(shù)安排復制