公司記錄控制標(biāo)準(zhǔn)

1、 記錄控制管理標(biāo)準(zhǔn)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了集團(tuán)公司記錄控制相關(guān)機(jī)構(gòu)職責(zé)；記錄控制控制的目的與風(fēng)險(xiǎn)；記錄控制管理的流程。本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)公司管理體系運(yùn)行中產(chǎn)生的記錄的控制。本標(biāo)準(zhǔn)適用于體系所覆蓋的組織機(jī)構(gòu)。2 規(guī)范性引用文件及術(shù)語和定義2.1 規(guī)范性引用文件無2.2 術(shù)語與定義2.2.1 管理記錄管理記錄即管理過程中為產(chǎn)品的形成服務(wù)而留下的文字和表格記錄。2.2.2 工程產(chǎn)品記錄工程產(chǎn)品記錄即與產(chǎn)品有關(guān)的、證明產(chǎn)品本身的文字和表格記錄。3 職責(zé)3.1 集團(tuán)公司相關(guān)部門職責(zé)3.1.1 發(fā)展規(guī)劃部負(fù)責(zé)記錄管理標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)章制度的制定、貫徹和實(shí)施，組織體系審核和評審，并保存記錄。3.1.2 集團(tuán)公司各相關(guān)部門

2、負(fù)責(zé)本部門負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)/制度所規(guī)定的表格式樣的編制和配發(fā)工作，并做好本部門執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)文件時(shí)所產(chǎn)生記錄的登記、標(biāo)識、收集、編目、歸檔、保管及處理。3.1.3 集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)需要入檔記錄的整理、歸檔、貯存工作。3.2 二級單位及項(xiàng)目部職責(zé)各二級單位及下屬項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本單位內(nèi)體系運(yùn)行過程中所產(chǎn)生記錄的登記、標(biāo)識、收集、編目、歸檔、保管及處理。4 記錄控制的目的與風(fēng)險(xiǎn)4.1 集團(tuán)公司記錄控制的目的是對記錄進(jìn)行控制和管理，為有追溯性要求的場合和采取糾正及預(yù)防措施時(shí)提供相應(yīng)的證實(shí)資料。提供綜合管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，需要時(shí)能夠向業(yè)主、上級單位、第三方認(rèn)證、內(nèi)部審核部門等內(nèi)外部機(jī)構(gòu)提供其需要的相關(guān)證據(jù)。4.2

3、集團(tuán)公司記錄控制的原則包括：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則：所謂統(tǒng)一管理，就是集團(tuán)公司對集團(tuán)記錄控制工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，實(shí)行統(tǒng)一的要求、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；所謂分級管理，是指記錄控制工作由產(chǎn)生記錄的各級單位分層負(fù)責(zé)、管理；完整性原則：要保證記錄的齊全，保證應(yīng)該保存的記錄不致殘缺短少。及時(shí)性原則：應(yīng)在信息發(fā)生時(shí)和工作產(chǎn)生環(huán)節(jié)及時(shí)記錄，將記錄作為日常工作的一部分，避免事后彌補(bǔ)，影響記錄管理的效率和效果。4.3 集團(tuán)公司記錄控制的關(guān)鍵績效指標(biāo)包括： 記錄文件歸檔率；記錄文件歸檔及時(shí)率；記錄文件保存完備性。4.4 集團(tuán)公司記錄控制需應(yīng)對的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：集團(tuán)、二級單位及項(xiàng)目部不清楚應(yīng)該保存哪些記錄，存在不

4、能滿足體系認(rèn)證的風(fēng)險(xiǎn)；集團(tuán)、二級單位、項(xiàng)目部重要記錄丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。5 記錄控制管理內(nèi)容5.1 記錄控制建立5.1.1 集團(tuán)發(fā)展規(guī)劃部組織體系建設(shè)相關(guān)單位結(jié)合各個(gè)體系建設(shè)的要求，編制記錄控制文件范圍（詳見附錄B），并下發(fā)各相關(guān)單位。5.1.2 集團(tuán)公司及二級單位應(yīng)根據(jù)附錄B中羅列的記錄明細(xì)，編制本部門或單位體系需控制的記錄清單（見附錄C），清單中應(yīng)包括本標(biāo)準(zhǔn)所列與本部門有關(guān)的記錄和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)文件時(shí)需留下的會(huì)議、培訓(xùn)等其它記錄，并根據(jù)清單建立相應(yīng)的記錄。5.1.3 建立記錄的的具體要求見下：a) 記錄應(yīng)及時(shí)建立，記錄內(nèi)容包括：名稱、標(biāo)識、編號、形成時(shí)間、記錄內(nèi)容、記錄人、審核人、批準(zhǔn)人、保存期限

5、等，不得后補(bǔ)，以確保記錄的有效性和可追溯性；b) 記錄盡量采用電子文檔格式，確有需要手填寫記錄的，填寫記錄時(shí)不得用鉛筆，應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、真實(shí)、準(zhǔn)確；c) 記錄中應(yīng)無缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，標(biāo)識應(yīng)準(zhǔn)確，要易于辨認(rèn)、檢索和保存；d) 記錄均應(yīng)遵守相應(yīng)控制標(biāo)準(zhǔn)文件的要求，并符合國家、行業(yè)規(guī)范及上級文件強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的要求。5.2 記錄分類記錄通常采用文字、圖表形式，分管理記錄和工程產(chǎn)品記錄。5.3 記錄編號、標(biāo)識記錄表格的編號、標(biāo)識規(guī)則按文件控制辦法中的規(guī)定執(zhí)行。5.4 記錄流向、更改當(dāng)記錄需要傳遞時(shí)，由發(fā)送部門做好發(fā)送登記，接收部門在發(fā)送登記本上填寫接收人及接收日期。記錄由于筆誤需要更正時(shí)，更正人應(yīng)用標(biāo)記劃

6、去原記錄的值（如：ABC），填寫正確記錄，并簽署更正人姓名、更正日期。5.5 記錄歸檔、保存5.5.1 集團(tuán)各級單位應(yīng)按照集團(tuán)要求完成文件記錄的歸檔、編目及保存工作。5.5.1.1 集團(tuán)公司及二級單位本級的記錄，由文件記錄主責(zé)部門及相關(guān)部門按職責(zé)范圍和記錄控制要求整理、分類、編目、保存。5.5.1.2 項(xiàng)目經(jīng)理部的記錄，包括顧客、監(jiān)理、地方、上級主管部門所要求的記錄，由項(xiàng)目經(jīng)理部整理、分類、編目、裝訂、保管。5.5.1.3 對分包商、勞務(wù)隊(duì)伍施工過程中需項(xiàng)目經(jīng)理部收集、歸檔的有關(guān)記錄，由項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)索要、收集、整理、保存。5.5.1.4 各管理層級部門及項(xiàng)目部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)歸檔記錄，對記錄進(jìn)

7、行分類、分盒存放，記錄應(yīng)統(tǒng)一編號、非同類記錄應(yīng)分別編制目錄清單，以便檢索，記錄管理人員應(yīng)妥善保護(hù)記錄，不得損壞或丟失。適時(shí)檢查、清點(diǎn)記錄，發(fā)現(xiàn)破損、模糊或失效應(yīng)及時(shí)處理。5.5.1.5 記錄文件的歸檔執(zhí)行集團(tuán)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為逐級移交，逐級歸檔。5.5.1.6 項(xiàng)目部當(dāng)工程竣工資料核驗(yàn)后一個(gè)月內(nèi)，竣工資料必須整理到位，在項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人在自檢合格的基礎(chǔ)上，填寫竣工資料審核報(bào)告單報(bào)集團(tuán)公司技術(shù)質(zhì)量部審核簽認(rèn)后，由項(xiàng)目經(jīng)理部將一套竣工資料移交公司檔案室，一套移交檔案館，一套移交給業(yè)主。需移交建設(shè)檔案館的記錄按當(dāng)?shù)氐慕ㄖ惭b工程資料管理規(guī)程執(zhí)行。二級單位所屬項(xiàng)目部竣工資料的移交按當(dāng)?shù)馗鲗I(yè)規(guī)定執(zhí)行。

8、5.5.2 集團(tuán)公司及二級單位應(yīng)根據(jù)附錄B中羅列的記錄控制范圍，編制本部門或單位體系需控制的記錄的名稱、序列號、編號，并明確保存處、保存期限，標(biāo)準(zhǔn)表格見附錄C記錄控制目錄清單，清單中應(yīng)包括本標(biāo)準(zhǔn)所列與本部門有關(guān)的記錄和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)文件時(shí)需留下的會(huì)議、培訓(xùn)等其它記錄。5.5.3 記錄存放盒或夾內(nèi)應(yīng)設(shè)有記錄的分目錄。存放于項(xiàng)目經(jīng)理部的記錄由項(xiàng)目經(jīng)理部保存至工程竣工交付后，組卷、歸檔、移交。集團(tuán)公司總部各部門、二級單位、項(xiàng)目經(jīng)理部各室應(yīng)列出本部門需控制的記錄目錄清單。5.5.4特殊、極重要的記錄移交集團(tuán)公司檔案室保存。對以電子媒體形式保存的記錄，要做好備份，以防丟失、毀壞，并做好磁盤內(nèi)記錄的登記。遇有傳

9、真等熱敏紙作為記錄時(shí)，應(yīng)將其復(fù)印保存。對以圖片、膠片保存的記錄要保存好原件。項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)所有需保存的記錄原件均應(yīng)存在項(xiàng)目資料室內(nèi)。5.5.5無需交集團(tuán)、二級單位檔案室或外部單位保持的記錄，由各記錄部門自行保存，保存環(huán)境適宜，不得存放易燃易爆物品，定期通風(fēng)，溫度適宜，做到防潮、防蟲、防火，確保記錄不被損壞、變質(zhì)和丟失。5.6 記錄借閱借閱記錄須履行借閱手續(xù)，填寫借閱登記表。借閱者應(yīng)及時(shí)歸還，一般借閱期限不超過一個(gè)月；逾期不能歸還須履行續(xù)借手續(xù)，如丟失記錄，應(yīng)追查責(zé)任，嚴(yán)肅處理。記錄的管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對借出的記錄定期催還；對歸還的記錄認(rèn)真核對，及時(shí)注銷歸檔。5.7 記錄記載要求5.7.

10、1 各有關(guān)部門、單位按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件的規(guī)定，各項(xiàng)活動(dòng)過程中則應(yīng)形成記錄，完成工作后立即做好記錄整理。若是利用電子媒體做為記錄形式，則必須至少有一份書面的打印備份，以防電子版本損壞使記錄存在查找。5.7.2 所有的記錄應(yīng)當(dāng)及時(shí)、正確、清晰、完整。記錄要與工作進(jìn)展情況同步，內(nèi)容真實(shí)可靠、具有可追溯性，記錄內(nèi)容描述清楚，標(biāo)識明確，便于查詢。5.7.3 記錄時(shí)應(yīng)注明所屬部門或單位、記錄日期、記錄人。5.7.4 記錄的書寫、歸檔必須符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求。5.8 記錄媒體形式記錄可以是紙張、光盤、磁帶、磁盤、樣品或照片等多種形式。記錄式樣按照各標(biāo)準(zhǔn)文件的要求。記錄的紙張規(guī)格一般用A4或B5型紙張大小。5

11、.9 超期記錄處理記錄保存超過規(guī)定時(shí)限后，處理方式有三種，由記錄保存單位根據(jù)實(shí)際情況自行選擇處理方式：a）銷毀：按規(guī)定無需移交的記錄可銷毀；b）保存：需繼續(xù)保存的由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后繼續(xù)保存；c）留存：當(dāng)需要作為參考資料留存時(shí)，應(yīng)進(jìn)行作廢標(biāo)識處理后留存。6 報(bào)告和記錄及支持性文件6.1 報(bào)告和記錄表1給出了執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)形成的報(bào)告和記錄。表1 報(bào)告和記錄序號對應(yīng)附錄報(bào)告和記錄編號名 稱保存期限1附錄B記錄控制文件范圍5年2附錄CFZGH0211B1記錄控制目錄清單5年6.2 支持性文件文件控制標(biāo)準(zhǔn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)北京市建筑安裝工程資料管理規(guī)程附錄A.1（規(guī)范性附錄）記錄控制管理流程記錄控制流程圖FZG

12、H0211L1-1附錄A.2（規(guī)范性附錄）記錄控制管理流程說明表記錄控制管理流程說明表FZGH0211L1-2序號流程步驟步驟說明時(shí)限主責(zé)部門重要輸入重要輸出1開始企業(yè)內(nèi)部體系文件編制、以及編制完成后的執(zhí)行，都需要進(jìn)行相應(yīng)記錄，會(huì)觸發(fā)該流程。即時(shí)發(fā)展規(guī)劃部體系文件2確定記錄控制范圍、內(nèi)容【C01】集團(tuán)發(fā)展規(guī)劃部組織體系建設(shè)相關(guān)單位結(jié)合各個(gè)體系建設(shè)的要求，編制記錄控制文件列表并下發(fā)各相關(guān)單位即時(shí)發(fā)展規(guī)劃部體系文件記錄控制文件列表36集團(tuán)各部門的記錄建立、分類集團(tuán)各部門根據(jù)發(fā)展規(guī)劃部確定的記錄控制范圍、內(nèi)容，編制部門內(nèi)部的記錄控制清單，同時(shí)建立相應(yīng)記錄，并對記錄的重要度進(jìn)行判斷，將重要、特殊記錄提

13、交集團(tuán)檔案室保存。即時(shí)集團(tuán)各部門710集團(tuán)各部門的記錄建立、分類二級單位各部門根據(jù)發(fā)展規(guī)劃部確定的記錄控制范圍、內(nèi)容，編制部門內(nèi)部的記錄控制清單，同時(shí)建立相應(yīng)記錄，并對記錄的重要度進(jìn)行判斷，將重要、特殊記錄提交集團(tuán)檔案室保存。即時(shí)集團(tuán)各部門1114項(xiàng)目部記錄建立、分類項(xiàng)目部根據(jù)發(fā)展規(guī)劃部確定的記錄控制范圍、內(nèi)容，編制項(xiàng)目部內(nèi)部的記錄控制清單，同時(shí)建立相應(yīng)記錄，并對記錄的重要度進(jìn)行判斷，將重要、特殊記錄提交集團(tuán)檔案室保存。即時(shí)項(xiàng)目部15記錄存檔【C02】集團(tuán)檔案室根據(jù)檔案管理的要求，完成重要、特殊記錄的存檔管理工作。即時(shí)辦公室16項(xiàng)目竣工資料進(jìn)行三方移交項(xiàng)目部需在竣工后1個(gè)月內(nèi)完成竣工資料的整理

14、，填寫竣工資料審核報(bào)告單報(bào)集團(tuán)公司技術(shù)質(zhì)量部審核簽認(rèn)后，由項(xiàng)目經(jīng)理部將一套竣工資料移交公司檔案室，一套移交檔案館，一套移交給業(yè)主。即時(shí)項(xiàng)目部竣工資料歸檔要求項(xiàng)目歸檔資料17記錄是否超期檔案室、集團(tuán)各部門、二級單位對部門內(nèi)部資料進(jìn)行分析整理，梳理內(nèi)部超過保存期的文件。即時(shí)責(zé)任部門18超期記錄銷毀根據(jù)要求完成超期文件的銷毀工作。即時(shí)責(zé)任部門19超期記錄留存需繼續(xù)保存的由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后繼續(xù)保存，需進(jìn)行作廢標(biāo)識處理。即時(shí)責(zé)任部門20結(jié)束流程結(jié)束即時(shí)發(fā)展規(guī)劃部附錄A.3（規(guī)范性附錄）記錄控制管理風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣記錄控制管理風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣FZGH0211L1-3風(fēng)險(xiǎn)編號風(fēng)險(xiǎn)描述風(fēng)險(xiǎn)類別發(fā)生概率影響程度風(fēng)險(xiǎn)等

15、級控制編號控制點(diǎn)控制措施責(zé)任部門R01集團(tuán)、二級單位及項(xiàng)目部不清楚應(yīng)該保存哪些記錄，存在不能滿足體系認(rèn)證的風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)營33高風(fēng)險(xiǎn)C01確定記錄控制范圍、內(nèi)容集團(tuán)發(fā)展規(guī)劃部組織體系建設(shè)相關(guān)單位結(jié)合各個(gè)體系建設(shè)的要求，編制記錄控制文件列表并下發(fā)各相關(guān)單位，作為記錄控制文件建立的依據(jù)。發(fā)展規(guī)劃部R02集團(tuán)、二級單位、項(xiàng)目部重要記錄丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)運(yùn)營33高風(fēng)險(xiǎn)C02記錄存檔管理特殊、重要文件，需提交集團(tuán)檔案室進(jìn)行存檔管理。檔案室備注：1、風(fēng)險(xiǎn)類別：按性質(zhì)分別選填戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)、市場、運(yùn)營、法律。2、發(fā)生概率按從小到大分為15級，影響程度按事項(xiàng)對本流程控制目標(biāo)的影響嚴(yán)重程度從低到高分為15級。3、風(fēng)險(xiǎn)等級劃

16、分標(biāo)準(zhǔn)：極高風(fēng)險(xiǎn)、高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)、極低風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)判定標(biāo)準(zhǔn)：極低風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)評分3分；低風(fēng)險(xiǎn)：3分風(fēng)險(xiǎn)評分6分；中等風(fēng)險(xiǎn)：6分風(fēng)險(xiǎn)評分12分；高風(fēng)險(xiǎn)：12分風(fēng)險(xiǎn)評分20分；極高風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)評分20分（風(fēng)險(xiǎn)評分=發(fā)生概率影響程度）。附錄A.4（規(guī)范性附錄）記錄控制管理權(quán)限指引表記錄控制管理權(quán)限指引表FZGH0211L1-4序號事項(xiàng)責(zé)任部門集團(tuán)發(fā)展規(guī)劃部集團(tuán)各部門集團(tuán)下屬二級單位集團(tuán)下屬項(xiàng)目部技術(shù)室貫標(biāo)辦公室主任相關(guān)崗位相關(guān)崗位相關(guān)崗位1確定記錄控制范圍發(fā)展規(guī)劃部負(fù)責(zé)配合配合配合2集團(tuán)及二級單位各部門、項(xiàng)目部內(nèi)部受控記錄清單編制集團(tuán)及二級單位各部門、項(xiàng)目部指導(dǎo)執(zhí)行執(zhí)行執(zhí)行3集團(tuán)及二級單位各部門、

17、項(xiàng)目部內(nèi)部記錄分類、保存、編號項(xiàng)目部指導(dǎo)檢查執(zhí)行執(zhí)行執(zhí)行4項(xiàng)目竣工資料進(jìn)行三方移交發(fā)展規(guī)劃部指導(dǎo)執(zhí)行附錄B（規(guī)范性附錄）記錄控制文件范圍記錄控制文件范圍中鐵建集團(tuán)、二級單位、項(xiàng)目部在標(biāo)準(zhǔn)體系運(yùn)作過程中，應(yīng)建立和保持的記錄范圍詳見下表：職能需記錄的內(nèi)容備注質(zhì)量1)文件控制記錄；2)使用的法律法規(guī)與其他要求的記錄；3)信息交流記錄；4)培訓(xùn)記錄；5)與管理體系運(yùn)行有關(guān)的各項(xiàng)更改記錄；6)內(nèi)部審核記錄；7)管理評審記錄；8)糾正、預(yù)防措施記錄；9)監(jiān)視和測量設(shè)備的校準(zhǔn)或檢定的記錄；10)對適用的法律、法規(guī)及其他要求合規(guī)性評價(jià)的記錄；11)和相關(guān)方交流的記錄；12）與管理體系有關(guān)的會(huì)議記錄；13)與產(chǎn)品要求有關(guān)的評審記錄；14)與產(chǎn)品有關(guān)的設(shè)計(jì)和開發(fā)評審、驗(yàn)證、確認(rèn)、更改的記錄；15)采購過程的供方評價(jià)記錄；16)生產(chǎn)和服務(wù)提供過程的確認(rèn)記錄；17)標(biāo)識與可追溯性記錄；18)有關(guān)顧客（業(yè)主）財(cái)產(chǎn)的報(bào)告記錄；19)產(chǎn)品的監(jiān)視和測量記錄；20)不合格品控制記錄。職業(yè)健康、安全管理1)職業(yè)健康安全檢查記錄