公司檔案管理辦法

1、檔案管理辦法編號： 版號：A/0 頁碼：第 PAGE 1 頁 共 NUMPAGES 6 頁 檔案管理辦法編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人檔案管理辦法編號：EJDC-BF-XZ03版號：A/0 頁碼：第 PAGE 6 頁 共 NUMPAGES 6 頁 PAGE 6目的為了加強(qiáng)對公司檔案的管理，促進(jìn)對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本指引。適用范圍適用于公司及項(xiàng)目公司對科技（含工程）、經(jīng)營、銷售、文書、聲像、實(shí)物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。術(shù)語和定義公司檔案分為六大類：文書檔案、人事檔案、科技檔案（

2、含工程）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。職責(zé)公司辦公室負(fù)責(zé)對公司的各類檔案實(shí)行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實(shí)物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門、項(xiàng)目公司的檔案工作及資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。公司各部門/項(xiàng)目公司綜合部負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。指定本單位的檔案（資料）管理人員并報(bào)公司辦公室備案。工作程序檔案立卷、歸檔辦公室及各部門、項(xiàng)目公司的檔案（資料）管理員應(yīng)定期進(jìn)行檔案的收集。立卷歸檔的時(shí)間各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在2日內(nèi)交辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)

3、際需要，可留存復(fù)印件。除了項(xiàng)目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料移交辦公室保管。在獲得證照后，除了“稅務(wù)登記證”在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部保存外，公司或項(xiàng)目公司的其它各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等）應(yīng)在7日內(nèi)交公司辦公室或項(xiàng)目公司行政綜合管理部門保存。各項(xiàng)目公司應(yīng)于項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)組織相關(guān)部門人員自檢、并向公司辦公室、工程管理部門申請竣工檔案預(yù)檢，3個(gè)月內(nèi)向公司辦公室移交各類檔案。立卷歸檔的要求歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類

4、、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。案卷要求歸檔案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時(shí)，雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)。卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或黑色簽字筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損，移交時(shí)必須附上簡要文字說明。影像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、

5、原件、清晰、完整。交接檔案的要求交接的資料必須完整；交接的資料必須準(zhǔn)確，務(wù)必真實(shí)地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確要靠，簽字手續(xù)完備；歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復(fù)寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負(fù)責(zé)完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料；檔案盒、檔案袋的標(biāo)簽及目錄的格式和內(nèi)容實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)；卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，背面在左下角，折疊后圖標(biāo)一律在右下角；交接資

6、料時(shí)必須當(dāng)面清點(diǎn)，核對確認(rèn)無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供電子版）。對工程資料檔案的特殊要求：工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)采用A4幅面（297mm210 mm），圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅（圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖）；用計(jì)算機(jī)出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄要露在外面；所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章；文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 檔案的保管歸檔前的檔案按類別由相關(guān)部門分別保管，由公司辦公室負(fù)

7、責(zé)監(jiān)管。各部門、項(xiàng)目公司臨時(shí)保管的檔案應(yīng)設(shè)專用檔案柜，并由專（兼）職管理員負(fù)責(zé)保管。檔案資料要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。各檔案保管部門要嚴(yán)格按照要嚴(yán)格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強(qiáng)光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護(hù)并定期檢查檔案保管情況。檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。檔案的借閱和保密檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；重要檔案（機(jī)密文件、證照等），需經(jīng)

8、公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。各部門、項(xiàng)目公司工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)辦公室主任和原形成檔案的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。借閱人員在抄寫、查閱檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)積極配合、協(xié)助，嚴(yán)禁擅離崗位。借閱人員要愛護(hù)檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司經(jīng)查證屬實(shí)后給予“嚴(yán)重警告處分”。預(yù)期不歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催收。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。檔案的保密檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。檔案室要堅(jiān)固，保管設(shè)備要符合保密要求。合理劃分并調(diào)

9、整檔案密級，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱，涉及本部門業(yè)務(wù)的由部門負(fù)責(zé)人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，不斷增強(qiáng)保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。公司在職工作人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。檔案鑒定和移交公司辦公室檔案管理員、各部門、項(xiàng)目公司專（兼）職檔案管理員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確確定檔案的存毀。檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由公司辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價(jià)值的檔案，需由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由專人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。其它本公司人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。檔案人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關(guān)部門編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務(wù)。各項(xiàng)目公司的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。按照檔案性