房地產(chǎn)公司公文處理辦法 模版

1、公文處理辦法 一、總則 為使集團有限公司（以下簡稱集團公司）公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)國家有關公文處理辦法，結(jié)合本集團公司實際，制訂本辦法。 集團公司的公文，即通常所稱的文件,是集團公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹政府經(jīng)濟政策和行業(yè)政策，發(fā)布經(jīng)營決策、規(guī)章制度，報告情況, 請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，交流信息以及進行其他商務活動的重要工具。 公文處理指公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列關聯(lián)、銜接的工作。 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、規(guī)范、安全。 公文處理工作必須嚴格執(zhí)行國家有關法律、法規(guī)，確保國家

2、秘密和本公司商業(yè)秘密的安全。 集團公司各部門負責人應當高度重視公文處理工作的指導和檢查，共同提高辦文質(zhì)量和效率。 集團公司行政管理中心是全轄公文處理工作的管理機構(gòu)，主管集團公司的公文處理工作并負責管理、指導、檢查下屬機構(gòu)公文處理工作。各下屬公司行政部門是所屬公司公文處理工作的主管部門。 二、公文的種類 1、集團公司使用的公文種類主要有： 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲內(nèi)部有關機構(gòu)及人員，變更或撤銷下級單位的決定事項。 通知 適用于傳達集團公司的決策；發(fā)布規(guī)章制度；批轉(zhuǎn)下級機構(gòu)公文；傳達要求下級機構(gòu)辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項；任免、聘用人員。 通報 適用于表彰先進，批評錯誤，

3、傳達重要精神或情況。 報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見建議，答復上級機關的詢問。 請示 適用于向上級機關請求指示、批準。 批復 適用于答復下級機關的請求事項。 意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請示批準和答復審批事項。 會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 三、公文格式 1、集團公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。 涉及企業(yè)內(nèi)部秘密的公文應當在版頭右上方標明密級和保密期限。

4、密級分“商密AAA”、“商密AA”、“商密A”三級，密級與保密期限之間用“”隔開，如“商密AAA壹年”。公文的秘密等級及保密期限，由行政管理中心（部門）按集團保密規(guī)定確定。 緊急公文應根據(jù)緊急程度分別標明“特急”或“急件”，標注位置為密級的正下方。 發(fā)文機關標識即通常所稱的“紅頭”，由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成。集團公司采用的發(fā)文機關標識是“集團有限公司文件”。各下屬公司的發(fā)文機關標識分別為： 房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件（揭陽房產(chǎn)公司采用）。 佛山市南海房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件。 和豐物業(yè)服務有限公司文件。 萬業(yè)置地有限公司文件。 e、宏基建筑有限公司文件。 揭陽市城市投資有限公司

5、文件。 其他公司如需發(fā)文，則按發(fā)文機關標識編制規(guī)則另行編制。 集團公司和下屬公司內(nèi)設機構(gòu)（除行政部門外）原則上不能各自發(fā)文。行政部門是各公司綜合管理機構(gòu)，可根據(jù)需要對內(nèi)發(fā)文。發(fā)文標識分別為： 集團行政中心編：“集團行政管理中心文件”； 各下屬公司行政部門編：“公司人力行政部文件”。 4)發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成。集團公司和下屬公司發(fā)文分別按內(nèi)發(fā)文及外發(fā)文類別編“發(fā)”、“外”兩種代字： 集團有限公司文件編“*集發(fā)年份號、*集外年份號”； 房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件編“*房發(fā)年份號”、 *房外年份 號； 佛山市南海房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件編“佛創(chuàng)房發(fā)年份號”、 佛創(chuàng)房外年份 號； 和豐物業(yè)

6、服務有限公司文件編“粵和物發(fā)年份號”、 粵和物外年份號；萬業(yè)置地有限公司文件編“粵萬置發(fā)年份號”、 粵萬置外年份號；宏基建筑有限公司文件編“*建發(fā)年份號”、 *建外年份號；揭陽市城市投資有限公司文件編“揭城投發(fā)年份號”、 揭城投外年份號；其他公司發(fā)文字號參照上述方法編制。 集團行政管理中心及下屬公司行政部門發(fā)文字號按“行年份號”格式編制。 5)各種代字發(fā)文的適用范圍 a、編“發(fā)”字發(fā)文 主要用于內(nèi)部部署工作，發(fā)布規(guī)章制度，通報重要事項以及人事任免等。常用決定、通知、通報、會議紀要等文種。 b、編“外”字發(fā)文 即對外發(fā)文。主要用于向政府機關、部門反映情況、請求批準事項,及與不相隸屬的單位之間商洽

7、業(yè)務、詢問和答復問題等。可使用請示、報告、函、意見等文種。 c、編“行”字發(fā)文 主要用于集團公司和下屬公司內(nèi)部行政管理，發(fā)布日常事務性通知等。不得代表所屬公司對外發(fā)文。 集團發(fā)文和行政中心（部門）發(fā)文由行政中心（部門）負責統(tǒng)一編號。 6)上行文應當注明簽發(fā)人。 7）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題格式為“關于+事由+文種”。 會議紀要標題格式為“會議名稱+會議紀要”。 8)主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 9)正文在主送單位名稱之下一行開始標注，每起一自然段均要左空2字。公

8、文中的數(shù)字、年份（用阿拉伯數(shù)字標識）均不能回行。 10)附件是附屬于主文的作補充說明或印證的參考材料。公文正文中有些內(nèi)容，如圖表、名單，規(guī)定等，如果穿插在公文正文中，往往會隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便，需將其從公文正文抽出而作為公文的附件單獨表述。 公文如有附件，不能只寫“附件如文”、“附件份”，應當在正文之后標識“附件”，后標冒號和附件全稱，附件如有序號應使用阿拉伯數(shù)字，附件名稱后不加標點符號。然后在附件上同樣標識相應附件的序號和名稱，以顯示附件與正文的不可分割的關系。 附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。如附件與正文不能一起裝訂，應當在

9、附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件（或帶序號）。 11)成文日期是公文生效的時間，用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”即全圓。成文日期以領導簽發(fā)日期為準。 12)發(fā)文單位印章是公文生效的標識，是證明公文效力的表現(xiàn)。公文除會議紀要以外，應當加蓋印章。單一機關制發(fā)公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標識成文日期；加蓋印章應上距正文 1 行以內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即以下弧壓在成文日期上；當印章下孤有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 13)公文如有附注（需要說明的其他事項），需加圓括號標注。附注的位置在成文日期和

10、印章之下，版記之上。 凡要求有關收文單位反饋情況的公文，必須在公文中以附注的形式寫清接受反饋的具體部門、聯(lián)系人姓名及電話。 “請示”應在附注處注明聯(lián)系部門及聯(lián)系人（公文主辦部門負責人）的姓名及電話。 14)公文應當標注主題詞。主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。要按照“先內(nèi)容后形式”的順序，即類別詞、類屬詞、文種詞、歸屬詞依次標注。標注時最多不能超過6個。 上行文要按照上級機關的要求標注主題詞。 15)抄送單位指除主送單位外需要知曉或執(zhí)行公文的其他單位，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送單位間用逗號隔開，最后要標句號。 16)公文印發(fā)機關為：集團行政管理中心或各下屬公司行政

11、部。 17)文字自左而右橫寫、橫排。 公文中各組成部分的具體標識規(guī)則，參照國家行政機關公文格式國家標準執(zhí)行。 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm297 mm），左側(cè)裝訂。 四、行文規(guī)則 行文應當確有必要，注重效用。 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。因特殊情況確需越級行文時，應當抄送越過的上級機關。 凡印發(fā)規(guī)章制度、辦法、布置重要工作，重要人事任免、通報重要情況等，除發(fā)送有關部門外，都要發(fā)送每位領導。一般的公文,則按內(nèi)容發(fā)送分管領導。 “請示”應一文一事；一般只寫一個主送單位，需同時發(fā)送其他單位的應當用抄送形式。 “報告”不得夾帶請求事項。 五、收文處理 收文

12、處理指對收到公文的辦理過程，包括簽收登記擬辦批辦承辦催辦等程序。 行政部門收到各類公文后，應按職責對公文進行簽收、登記和審核。 1）政府機關、部門及相關單位的來文或集團公司與下屬公司往來的公文，由文檔管理員辦理登記，然后掛公文處理表送行政部門負責人擬辦。 2）領導收到外部來文，需轉(zhuǎn)行政部門辦理登記（或提出辦理意見后轉(zhuǎn)行政部門），行政部門登記后按領導批示和正常辦文程序辦理。各部門如收到外部來文，需轉(zhuǎn)送行政部門收文登記并按辦文程序辦理。 由行政部門作收文登記的文件，文檔管理員要及時送負責擬辦人員提出擬辦意見。 可以明確具體承辦部門的一般性業(yè)務文件，由行政部門直接批給相關部門辦理；重要文件，行政部門

13、在提出擬辦意見后先呈集團公司領導閱批，再按領導批示送承辦部門閱辦。 公文涉及兩個以上部門辦理的，擬辦時應明確主辦部門和會辦部門。 對重要來文，如有需要答復或批準事項的，主批人應明確簽署意見、姓名和日期；其他閱批人簽名視為同意。一般的公文，簽名表示閱知。簽名時要簽寫日期。 經(jīng)領導指示或交有關部門辦理的公文，行政部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 六、發(fā)文辦理 發(fā)文辦理指以本集團公司或下屬公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬審核核稿簽發(fā)排版校對打印用印分發(fā)等程序。 公文草擬的要求 情況要確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡

14、短。 文種應根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權與主送機關的行文關系確定。 人名、地名、數(shù)字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，以序數(shù)“1”為例，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。 應當使用國家法定計量單位。 文內(nèi)使用非規(guī)范簡稱的，應當先用全稱并注明簡稱。 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分層次序數(shù)使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 擬文部門應認真填寫公文簽批表有關內(nèi)容。 內(nèi)部文件呈批 凡呈報給集團領導審核或?qū)徟奈募杼顚憙?nèi)部文件審批表，由呈報系統(tǒng)經(jīng)辦人、負責人審核簽名后，按流程提交集團相關線條的中心或分管領導審核后報董事長審批。 內(nèi)

15、部文件審批表審批完成后留存本系統(tǒng)妥善保管，以備查閱。 擬文部門草擬公文程序 起草環(huán)節(jié)。部門文件起草人必須認真領會領導意圖，按要求擬好初稿后送部門負責人審核，并在公文簽批表指定位置簽注擬文人姓名和日期。 2）審核環(huán)節(jié)。部門負責人對初稿要進行認真審查核實，并在公文簽批表指定位置簽注姓名和日期。 3）擬文部門將已經(jīng)審核的文稿送行政部門核稿。為提高辦文速度，一般要求將文稿和電子版一并送行政部門，條件成熟后，可通過系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)絡傳輸。傳輸秘密文件必須有加密設置。 行政管理部門核稿。所有公文簽發(fā)前，應當由行政管理部門核稿。重點是審核是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，內(nèi)容是否正確，文字修辭是否準確等。 公文簽發(fā)

16、與會簽。 以集團公司名義制發(fā)的公文，由集團相關分管領導會簽，董事長簽發(fā)。 以下屬公司名義制發(fā)的公文，由下屬公司相關分管領導會簽，公司負責人簽發(fā)，報集團行政中心和集團分管領導備案。涉及經(jīng)濟、法律責任或公司形象聲譽等對外重要發(fā)文，須報集團分管領導審核，董事長審批。 經(jīng)行政管理部門核稿和領導簽發(fā)的公文，不能隨意變更。如需變更，要經(jīng)行政管理部門和簽發(fā)人同意，由主辦部門收回原稿，重新按發(fā)文程序辦理。 公文印發(fā)。經(jīng)領導簽發(fā)的文稿，由行政管理部門文檔人員負責受理排版打印、蓋章、登記、分發(fā)。公文正式印刷前，由文檔人員將打印稿和簽發(fā)原稿一并送主辦部門擬稿人復核校對，校對人需在公文簽批表“核稿”欄簽名，以示負責。

17、 公文的用印，根據(jù)集團公司印章使用管理辦法的規(guī)定，簽發(fā)人即為印章使用審批人，簽發(fā)過程視為印章使用審批程序,不再另行印章使用審批手續(xù)。公文用印后,應將公文簽批表復印件一份留存印章保管人,經(jīng)簽發(fā)的公文原件和公文簽批表原件由行政部門留存歸檔。 七、公文歸檔 公文處理完畢后，應當及時整理歸檔。公文歸檔必須齊全完整，文件正本與簽發(fā)稿及有關背景材料應歸在一起。 歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)相互關系、特征和保存價值進行整理（立卷），便于保管和利用。 修改、簽批公文要用黑色墨水筆、不得使用鉛筆、圓珠筆及紅色筆，以符合存檔要求。 八、公文管理 集團公司和下屬公司公文由行政管理部門統(tǒng)一管理，各部門必須指定專人負責文

18、檔管理工作。 公文傳遞要及時、準確、安全，要建立嚴格的簽收、登記、批辦制度。 文檔管理員收到來文時,應首先進行簽收、登記，并在公文首頁貼掛公文處理單，然后即時將公文送主管領導簽閱、擬辦或批辦。部門主要領導對公文進行簽批時，要根據(jù)不同公文的內(nèi)容，作出明確的批示，如標明閱文范圍或閱文對象（有的公文不必全部員工都知悉的，要標明具體閱文對象），提出要求或落實承辦人員等。領導批辦公文必須簽名和標注日期。 要建立公文傳閱制度。文檔管理員將公文送達主管領導簽閱后，要及時跟進。領導簽閱批辦完畢后，文檔管理員要按照領導批辦的意見組織傳閱，并負責對公文要求辦理的事項進行督辦跟進。公文傳閱一般應按從高到低的原則進行

19、，程序是：領導層傳閱骨干層傳閱員工傳閱。閱文人都要在公文傳閱單上簽名并標注日期，以示閱悉。公文的傳閱要注重時效性，切忌超過公文辦理期限再行傳閱。一般的公文在收到來文后當天就要組織傳閱；緊急公文要即時組織傳閱，防止文件的貫徹出現(xiàn)斷層現(xiàn)象 公文被撤銷，視作自始至終不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 不具備歸檔和存查的公文，經(jīng)過行政部門鑒別,分管行政的領導批準，可以銷毀。 部門需借閱公文，經(jīng)行政部門負責人同意后，辦理公文借閱手續(xù)方可借出，并按期完整交回。 員工離職時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交。 九、附則 本辦法由集團行政管理中心負責修訂和解釋。 本辦法自 2010

20、年 月 日起施行。原關于公文收發(fā)管理的若干規(guī)定(廣創(chuàng)集200644 號)、關于規(guī)范公文運轉(zhuǎn)流程的通知（廣創(chuàng)集200687號）和集團公文處理辦法（廣創(chuàng)集2007126號）同時廢止。 附件：1.發(fā)文登記表 2.收文登記表 3.文件借閱登記表 4.發(fā)文簽批表 5.文件處理單 6.文件傳閱單 7.文件簽收表 8.內(nèi)部文件審批表發(fā)文登記表 第 頁 序號 文件標題 文件編號 擬稿人 簽發(fā)人 發(fā)文日期 印發(fā)份數(shù) 印發(fā)范圍 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 收文登記表 第 頁 序號 來文單位 文件標題 文件編號 收文日期 承辦部門 辦結(jié)日期 備 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 文